Eine Anwaltskanzlei beschäftigt sich jeden Tag mit Tonnen von kritischen Aufgaben. Es müssen Mandanten getroffen werden, Berge von Informationen archiviert und analysiert werden, Fälle aktualisiert werden, und Rechnungen müssen ausgestellt und gesammelt werden.
Selbst wenn Sie sich maximal konzentrieren, ist es immer noch leicht möglich, sich durch andere Informationen ablenken zu lassen. Wünschen Sie sich nicht, dass Sie bei dringenden Angelegenheiten sofort bestimmte Personen erreichen könnten? Oder Informationen auf Knopfdruck zu haben, anstatt von App zu App zu wechseln? Wollen Sie nicht einfach nur die Dinge vereinfachen?
Microsoft Teams ist dafür da, die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens zu optimieren. Entwickelt von einem der bekanntesten Technologie-Innovatoren Microsoft, ist Teams eine Business-Kommunikationsplattform, die Ihre Geschäftsabläufe revolutionieren wird.
Menschen an einem Ort versammeln – virtuell und online natürlich
Mit Teams können Sie die Kommunikationskanäle vereinfachen, indem Sie Gruppen mit dem Namen „Teams“ erstellen. Zu jedem Team können Sie bestimmte Personen hinzufügen, die sich auf einen Workflow oder Funktionen beziehen, wie z.B. Abrechnung oder Fallrecht. Sie können auch Teams erstellen, die auf Mandanten oder einem anderen auf Sie zugeschnittenen System basieren.
Darüber hinaus können Sie unter jedem Team verschiedene Abschnitte, die als Kanäle bezeichnet werden, erstellen, die Kollaborationsgruppen für verschiedene Themen oder Fristen sind. Ein Team, das sich dem Mandanten A widmet, kann beispielsweise einen Kanal namens „Case Updates“, einen Kanal namens „Upcoming Events“, einen Kanal namens „Billing“ usw. haben. Sie können Personen ausschließlich zu einem Kanal hinzufügen, so dass Sie nur mit den Personen sprechen können, die dabei sein müssen, um auf den Punkt zu kommen und Ihre Produktivität zu steigern.
Arbeiten von überall
Sie möchten Ihre Kanzlei moderner aufstellen und setzen auf Mitarbeiter, die möglichst von überall arbeiten können sollen? Teams ist dafür perfekt. Es läuft hochsicher in der Cloud bei Microsoft und ist einfach immer verfügbar. Egal von wo Sie arbeiten möchten, so lange Sie Internetzugriff haben, kann es los gehen. Also auch aus dem Home Office beispielsweise. Oder aus einem Internetcafe.
Konsolidierung Ihrer meistgenutzten Anwendungen
Während Sie mit Ihren Kollegen sprechen, müssen Sie möglicherweise Ihre Notizen oder eine Tabellenkalkulation mit Excel einsehen, um Informationen zu überprüfen. Der Wechsel von einer Anwendung zur anderen kann verwirrend werden und die Weitergabe von Daten verzögern. Glücklicherweise kümmert sich Teams um diese Themen, indem es die Integration von Microsoft und Drittanbietern ermöglicht. Alles in einer Oberfläche.
Teams konsolidiert alle Ihre Anwendungen, so dass Sie mit wenigen Klicks das, was Sie benötigen, einfach nutzen können. Die Notizen während Ihres letzten Mandantengesprächs? Überprüfen Sie die Registerkarte OneNote unter Teams. Kommende Termine? Überprüfen Sie Trello oder GitHub. Müssen Dokumente signiert werden? Klicken Sie auf SignEasy. Neben Apps können Sie auch Bots, Tabs oder Messaging-Erweiterungen zu Teams hinzufügen. Klicken Sie einfach unten links in der App auf Store und wählen Sie die Erweiterungen aus, die Sie hinzufügen möchten.
Zusammenarbeit in einer sicheren Umgebung
Wenn Menschen und Technologie in einer App zusammenarbeiten, wird die Kooperation effizienter. Teams unterstützt auch Chats, Audio- und Videoanrufe und Webkonferenzen mit Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Kanzlei, so dass Sie Schlüsselpersonen schneller erreichen können.
Arbeiten Sie in Teams zusammen, denn alle Kommunikationswege sind durch End-to-End-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
Teams kann auch auf so eingestellt werden, dass es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachtet (Legal Hold). Dadurch werden alle internen und externen Korrespondenzen, die auf der App gemacht werden, gespeichert und gesichert. Sollte eine Angelegenheit auftreten, die es erforderlich macht, dass Sie frühere Nachrichten durchsehen müssen, stellt Legal Hold sicher, dass Sie eine Kopie aller relevanten Informationen haben, die sich auf die Fragestellung beziehen.
Mit anderen Worten, Sie müssen sich nicht nur keine Sorgen um neugierige Blicke machen, sondern auch keine Sorgen um den Verlust von Informationen.
Wie passt das zusammen mit meiner Anwaltssoftware?
Sie nutzen schon eine Software, wie z.B. Lecare, Datev, RA-Micro, oder eine der vielen anderen Kanzleilösungen? Prima. nutzen Sie das ruhig weiter. Sehen Sie Teams als eine Ergänzung, es muss nicht sofort alles ersetzen. Vielleicht erkennen Sie für Ihren eigenen Workflow dennoch einen Nutzen darin. Sie bekommen es meist eh kostenlos dazu, also werden Sie früher oder später damit in Berührung kommen.
Je nach Ihrer Tätigkeit kann es dennoch sein, dass Sie nur mit Teams beginnen und alles darüber abwickeln, gerade bei einer Neugründung. Schauen Sie es sich unbedingt an. Microsoft ist nicht umsonst eines der wertvollsten Unternehmen und die Cloud ebnet für Sie völlig neue Möglichkeiten. Das hier ist ganz sicher eine.
Preise und Lizenzen
Microsoft Teams ist bereits in vielen Office 365-Paketen enthalten. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr groß, dass Sie es mitgeliefert bekommen, wenn Sie Office 365 einsetzen. Z.B. in dem Paket Office 365 Business Premium – mit Exchange und vielen anderen Apps für 10,50 EUR im Monat. Hier finden Sie eine Übersicht von Microsoft.
Wie geht es weiter?
Microsoft Teams ist der ideale virtuelle Knotenpunkt, der Ihrer Kanzlei helfen kann, ihre maximale Produktivität zu erreichen.
Und wenn Ihr Unternehmen im Raum Norddeutschland (Hamburg, Bremen, Kiel, Lübeck sind unsere Standorte) ansässig ist, können unsere Technologieexperten Ihnen helfen, herauszufinden, wie Teams Ihrer Kanzlei weiterhelfen kann.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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