Der Hauptunterschied zwischen Microsoft Teams und seinen Konkurrenten wie Slack oder Convo lässt sich in einem Wort zusammenfassen: Integration.
Teams lässt sich in verschiedene Microsoft-Anwendungen wie Word, OneNote, Planner und SharePoint integrieren. Wenn Sie Office 365 bereits abonniert haben, helfen Ihnen diese Tipps und Tricks, mehr mit Teams zu erreichen.
Verwenden von SharePoint zum Speichern und Freigeben von Dateien
Möglicherweise verwenden Sie bereits SharePoint, um Dateien zu speichern und mit Ihren Teamkollegen zusammenzuarbeiten. Aber wussten Sie, dass Sie in jedem Team-Channel auf die Registerkarte Dateien klicken können, um Dateien aus SharePoint für Teammitglieder freizugeben? Sie können auch auf SharePoint-Dateien zugreifen, die bereits im Channel freigegeben sind, und mit Office Online oder Office Desktop auch an diesen Dateien zusammenarbeiten.
E-Mails in einen Kanal weiterleiten
Sie erhalten täglich unzählige E-Mails, von denen einige in Ihrem Posteingang verloren gehen können. Glücklicherweise macht es Microsoft einfach, jede E-Mail-Nachricht von Outlook an einen Kanal in Teams weiterzuleiten, so dass Nachrichten an beiden Stellen angezeigt werden. Klicken Sie einfach auf die Ellipse neben einem beliebigen Kanalnamen und wählen Sie „Email-Adresse anfordern“. Dadurch wird eine E-Mail-Adresse für den Kanal generiert, die Sie kopieren und zum Weiterleiten von Dateien, Dokumenten und Nachrichten verwenden können.
Bleiben Sie bei wenigen Gruppen
Während Sie innerhalb Ihrer Organisation so viele Gruppen erstellen können, wie Sie möchten, kann ein Übertreiben zu einer überladenen Messaging-Schnittstelle führen, die die Teammitglieder überschwemmt. Wir empfehlen Ihnen, Gruppen auf der Grundlage der Anzahl der Projekte und der beteiligten Mitglieder zu erstellen; bei Bedarf können Sie jederzeit weitere hinzufügen.
Einrichten von Audiokonferenzen
Mit Teams können Sie Sprachmeetings in Gruppen oder mit nur einem Teammitglied abhalten. Dies ist besonders nützlich bei der Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern oder Kunden. In diesem Fall können Sie ihnen Gastzugriff auf Ihren Team-Channel gewähren. Dies stellt sicher, dass sie in der Lage sind, mit Ihnen zu kommunizieren, aber nicht die Historie anderer vertraulicher Informationen einsehen können.
Kommunikationsstrategien testen
Nur weil sich einige der Funktionen in Teams mit Yammer und Skype für Unternehmen überschneiden, bedeutet das nicht, dass sie alle redundant sind. Betrachten Sie es als Chance, verschiedene Kommunikationsstrategien zu testen, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Wenn die meisten Ihrer Kunden beispielsweise über eine Skype-ID verfügen, können Sie Skype für Kundenanrufe und Teams für interne Anrufe verwenden.
Austausch von Gesprächen mit neuen Teammitgliedern
Teams macht das Onboarding einfach. Anstatt zahlreiche E-Mails und Dokumente an neue Mitarbeiter weiterzuleiten, können Sie Teams verwenden, um Gespräche aus einem Thread oder Projekt mit ihnen zu teilen. So kann sich jeder leicht einarbeiten, ohne sich mit lästigen Dokumenten herumschlagen zu müssen.
Microsoft Teams und andere Office-Lösungen sind mit vielen nützlichen Funktionen ausgestattet, die einiges Ihrer Zeit benötigen, um sie zu beherrschen. Aber wenn Sie diese Tools nutzen, können Sie Zeit sparen und die Effizienz maximieren, ohne dass Sie dafür einen Cent extra ausgeben müssen. Wenn Sie Fragen zu Microsoft Office haben und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, zögern Sie nicht, uns anzurufen.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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