Die effiziente Verwaltung Ihrer Druckinfrastruktur ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihr IT-Budget zu minimieren.
Viele kleine und große Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass sie ineffektive Druckmodalitäten verwenden, seien Sie schlauer und befolgen Sie folgende Tipps.
1. Ersetzen Sie veraltete Drucker
Ihre veralteten und billigen Drucker erfüllen vielleicht die absoluten Mindestanforderungen, aber sie schöpfen Ihr IT-Budget ziemlich aus.
Jedes Gerät, das fünf Jahre alt (oder älter) ist, erfordert häufige Reparaturen und verursacht mehr Ärger, als es wert ist. Da alte Drucker nicht mehr unter Garantie stehen, ist ihre Reparatur kostspielig und schwierig. Außerdem ist es schwierig, Ersatzteile für alte Drucker zu finden, da die Hersteller diese nicht mehr führen.
Wenn Sie veraltete Geräte durch neuere, multifunktionale Upgrades ersetzen, investieren Sie in Hardware, die sich durch Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen bezahlt macht.
2. Vermeiden Sie den Kauf unnötiger Verbrauchsmaterialien
Eine schlecht gemanagte Druckerumgebung führt zu einem Vorrat an Patronen, Tonern und Papierstapeln. Dies geschieht zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine grundlegende Fehlfunktion fälschlicherweise mit einem Tintenmangel in Verbindung bringt und dann eine unnötige Lieferanfrage stellt. Dies kommt häufiger vor, als Sie vielleicht denken, und ist definitiv teurer.
In Ermangelung eines dedizierten Druckerverantwortlichen können Sie diese Situation vermeiden, indem Sie den Nachschubaustausch automatisieren. Weisen Sie eine Person an, die proaktiv Bestellungen aufgeben kann, wenn die Vorräte ausgehen, so dass eine Person dafür verantwortlich ist, unnötige Bestellungen zu vermeiden.
3. Legen Sie verbindliche Prozess-Workflows fest
Das Einreichen von Spesenabrechnungen, das Einreichen von Reisekostenerstattungen und andere administrative Aufgaben erfordern einen ordnungsgemäßen Dokumenten-Workflow. Ohne entsprechende Richtlinien drucken Mitarbeiter und Verwaltungsangestellte unnötige Dokumente aus.
Automatisieren Sie die dokumentengesteuerten Prozesse Ihres Unternehmens, um überflüssige Druckaufträge, die zu Stapeln von nicht mehr benötigten Dokumenten führen, zu reduzieren oder zu verhindern. Diese Druckaufträge sind nicht nur verschwenderisch, sondern auch ein Sicherheits- und Datenschutzanliegen.
4. Werden Sie papierlos
Die Entwicklung einer Dokumentenmanagement-Lösung, die den Papierverbrauch reduziert, ist eine effektive Möglichkeit, Geld zu sparen. Es ist vielleicht nicht in jeder Abteilung möglich, aber diejenigen, die ihre Arbeit ohne Druck erledigen können, sollten entweder dazu gezwungen oder dazu motiviert werden. Das Drucken langer E-Mail-Ketten, die in einer Besprechung besprochen werden können, ist nur ein Beispiel für eine verschwenderische Praxis, die vermieden werden sollte.
5. Reduzieren Sie die IT-Supportanfragen für Druckprobleme
Das Heranziehen eines internen IT-Technikers zur Unterstützung bei Problemen wie Papierstaus, Wi-Fi-Problemen bei Druckern und anderen Anliegen schadet wahrscheinlich mehr als es nützt. Sie und Ihr IT-Personal könnten den Umgang mit diesen Produktivitätskillern vermeiden, indem Sie die Problembereiche Ihrer Druckumgebung identifizieren. Dann können Sie an spezifischen Lösungen für Ihr Büro arbeiten, z. B. einen Druck-Workflow entwerfen oder Hilfe von Dokumentenmanagement-Experten erhalten, die zeit- und budgetschonende Lösungen empfehlen können.
Die Zusammenarbeit mit Experten für die Verwaltung Ihres IT-Workflows macht Ihren täglichen Betrieb effizienter und spart Geld bei den Druckkosten. Unsere Experten empfehlen Ihnen gerne bewährte Verfahren und Tipps zum Dokumentenmanagement. Rufen Sie uns noch heute an.
Karl Isler ist ein erfahrener IT-Experte und Autor. Seine Fachkenntnisse in den Bereichen IT-Strategie, Cloud Computing und Datensicherheit ermöglichen es ihm, fundierte Artikel für unseren IT-Entscheider-Blog zu verfassen
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