Von Zeit zu Zeit werden wir von unseren Kunden gefragt, ob SharePoint Online einen guten Ersatz für ihren Fileserver darstellen würde. Es ist eine gute Frage, denn beides kann auf den ersten Blick ihre Dateien speichern. In vielen Fällen kann SharePoint tatsächlich eine gute Alternative zu einem Dateiserver sein, aber wirklich nur unter bestimmten Umständen.
Wie jede Plattform haben sowohl Dateiserver als auch SharePoint ihre eigenen Stärken und Schwächen für die Speicherung. In diesem Beitrag erkläre ich, welche Option die beste Wahl ist und gehe auf Vor- und Nachteile ein.
Stärken von SharePoint
1. Zusammenarbeit & Dokumentenmanagement
Im Kern ist SharePoint eine zentrale Drehscheibe für die Zusammenarbeit und ist so konzipiert, dass sie als solche genutzt werden kann. Aus diesem Grund ist SharePoint für viele Firmen, die häufig an gemeinsamen Dateien arbeiten, eine attraktive Option. Dokumente, die in SharePoint „Libraries“ gespeichert sind, können gleichzeitig online oder in einem Desktop-Client bearbeitet werden. Bibliotheken können als Netzlaufwerke betrachtet werden, die mit ein wenig Konfigurations-Know-how eingebunden werden können.
Der Dienst verfügt über gute Versionierungsfunktionen, mit denen Benutzer frühere Versionen von Dokumenten, die auf dem Sharepoint gespeichert sind, anzeigen und selbst wiederherstellen können. Wenn also während des Coediting-Prozesses etwas aus einem Dokument gelöscht wurde, kann dieser Inhalt abgerufen und wiederhergestellt werden.
2. Integration
SharePoint Online ist vollständig in die größere Office 365-Suite integriert und bietet mehr Nutzen im Dokumentenmanagement. Die Integration mit Skype for Business ermöglicht es den Benutzern beispielsweise, eine Präsentation direkt aus SharePoint zu ziehen und sie einem Publikum zu präsentieren. In der Zwischenzeit können Daten aus SharePoint in Power BI gezogen werden, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.
3. Automatisierung
Im Gegensatz zu einem Dateiserver kann SharePoint mit Workflows angepasst werden, um Geschäftsprozesse zu optimieren. So kann z.B. der Genehmigungsprozess für Dokumente automatisiert werden, um die richtigen Empfänger bei Änderungen zu alarmieren. Dies dient dazu, den Prozess der manuellen Genehmigung von Änderungen zu eliminieren und die Produktivität der Benutzer aufrechtzuerhalten.
4. Backups
Microsoft selbst speichert regelmäßig Schnappschüsse von SharePoint-Inhalten, die bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Alle 12 Tage wird ein neues Backup gespeichert, das 14 Tage gültig ist. Im besten Fall haben Administratoren zwei Versionen zur Auswahl, wenn eine Wiederherstellung erforderlich ist. Machen Sie aber trotzdem besser noch eine eigene Sicherung.
Wenn das alles gut für Ihr Unternehmen klingt, dann ist es großartig! SharePoint kann als Alternative zu Ihrem Dateiserver gut funktionieren. Es gibt jedoch eine Reihe kleinerer Anforderungen, die ein Hindernis beim Umschalten darstellen können:
SharePoint-Einschränkungen
1. Speicherkapazität
Auch als Cloud-Service hat SharePoint einige Speichergrenzen. Jede Site-Kollektion in SharePoint hat eine Basisspeicherkapazität von 1 TB. Der beste Weg, dies zu umgehen, ist die Erstellung zusätzlicher Websitesammlungen und Dokumentbibliotheken nach Bedarf. Dies schränkt zwar nicht die Speicherkapazität des einzelnen ein, kann aber für die Nutzer verwirrend werden und die Akzeptanz behindern sowie die Zuverlässigkeit des Synchronisationstools beeinträchtigen. Generell ist es nicht das perfekte Tool für große und viele Dateien, dort sind Probleme bei der Synchronisierung vorprogrammiert.
2. Dateigrößen
SharePoint unterstützt Dateigrößen bis zu 2 GB, wobei Dateigrößen unter 300 MB für die Synchronisierung bevorzugt werden. Wenn Ihr Unternehmen typischerweise mit sehr großen Dateien arbeitet, wie z.B. einer Medienproduktionsfirma, ist ein Dateiserver sicher besser für das Hosting geeignet.
3. Dateinamen
Die Namenskonvention spielt auch eine Rolle, ob eine Datei gehostet werden kann oder nicht. Die Dateinamen müssen weniger als 260 Zeichen lang sein, einschließlich des URL-Pfads, der den Standort der Datei angibt (mycompany-my.sharepoint.com/user/documents/vertrieb/2018/…). Dateinamen, die die meisten nicht-alphanumerischen Zeichen enthalten, werden nicht unterstützt.
In den meisten Fällen bedeutet dies lediglich, dass Ihre Dateinamen vor der Übertragung in die Cloud bereinigt werden müssen. Abhängig von der Anzahl der Dateien, die Sie haben, kann dies ein langwieriger Prozess werden.
4. Dateitypen
SharePoint funktioniert am besten, wenn Office-Dokumente darin gespeichert werden (Word, PowerPoint, etc.), einfach weil diese Dateitypen innerhalb des Webportals bearbeitet werden können. Auf die meisten Dateitypen kann zugegriffen werden, allerdings als reine Ansichtsdatei (PDF, JPEG, MP3). Andere Medien, wie z.B. Photoshop oder CAD-Dateien, können nicht über das Webportal betrachtet, sondern gespeichert und mit der Cloud synchronisiert werden.
Datenbankdateien hingegen werden nicht empfohlen, vom Dienst gehostet zu werden, da dies dasselbe wäre wie das Hosten einer Datenbank innerhalb einer Datenbank.
Zusammenfassung
Insgesamt ist SharePoint ein weitaus besseres Werkzeug für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement als die Dateiablage. Das heißt nicht, dass wir partout davon abraten, Sharepoint als Dateiserver zu nutzen – aber es kommt auf Ihre Arbeitsweise an. Kunden, die erfolgreich Sharepoint als Fileserver benutzen, haben oft wenig Benutzer und wenige Dateien. Für Startups kann SharePoint Online beispielsweise ein guter Ersatz sein, bis ein größeres Archiv von Dateien entwickelt ist.
Unternehmen werden jedoch bei ihren Dateiservern bleiben wollen, wenn sie konsistent mit großen Dateien arbeiten oder über ein großes Archiv inaktiver Dateien verfügen.
Sprechen Sie uns an, gerne beraten wir Sie persönlich zu dem Thema. Unser Office 365-Team freut sich auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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