Als Unternehmer in Hamburg kenne ich den Puls unserer Stadt: Es muss schnell gehen, verlässlich sein und am Ende des Tages muss sich die harte Arbeit auch rechnen. Das gilt für mein Geschäft, die hagel-IT, genauso wie für unsere Kunden.
Einer dieser Kunden, eine mittelständische Spedition mit 15 Mitarbeitern, stand vor einiger Zeit vor einer Herausforderung, die viele Geschäftsführer kennen: Die IT fühlte sich mehr wie eine Handbremse an als wie ein Motor.
In dieser Fallstudie zeige ich Ihnen ganz offen, woran das lag und wie wir gemeinsam das Ruder herumgerissen haben.
Es ist die Geschichte eines Wechsels von einem reinen Reparaturservice hin zu einer echten strategischen Partnerschaft. Und ich verspreche Ihnen: Sie werden einige Parallelen zu Ihrer eigenen Situation entdecken.
Die Ausgangslage: Ein IT-Dienstleister, der keine Zeit mehr hatte
Stellen Sie sich ein klassisches Logistikunternehmen vor. Die Taktung ist hoch, die Kommunikation läuft fast ausschließlich digital und ein Systemausfall, selbst für wenige Stunden, sorgt für Chaos und kostet bares Geld.
Die IT dieses Unternehmens wurde von einem Ein-Mann-Betrieb betreut – ein fähiger Techniker, keine Frage, aber sein Fokus hatte sich auf andere Projekte wie die Verkabelung von Gebäuden verlagert.
Für die Spedition bedeutete das: Der Dienstleister war nur noch reaktiv zur Stelle.
Strategische Beratung? Fehlanzeige.
Proaktive Wartung? Nicht im Angebot.
Man zahlte nach Aufwand, wenn etwas kaputtgeht, und hoffte, dass das nicht zu oft passierte.
Der Tropfen, der das Fass zum Überlaufen brachte, war ein unscheinbares Thema: das Upgrade von Windows 10 auf Windows 11.
Der Vorschlag des Dienstleisters: ein Einsatz von drei bis fünf Tagen vor Ort, um die wenigen betroffenen Rechner manuell zu aktualisieren. Für die Geschäftsführung war das ein Schock. Fast eine Woche potenzieller Arbeitsausfall und gebundene Ressourcen für einen Standardvorgang? Das war der Moment, in dem klar wurde: Es musste sich etwas ändern.
Mehr als nur reaktiver Support: Unsere strategische IT-Betreuung für die Cloud Lösungen Hamburg
Als wir ins Gespräch kamen, ging es dem Geschäftsführer nicht darum, den günstigsten Anbieter zu finden. Er suchte einen Partner, der sein Geschäft versteht und mitdenkt.
Jemand, der nicht nur Probleme löst, sondern sie verhindert, bevor sie entstehen. Genau hier setzen wir mit unserem Ansatz an, den ich Ihnen anhand dieses Beispiels erläutern möchte.
Schritt 1: Die schonungslose Analyse – Wo stehen Sie wirklich?
Unser erster Schritt ist nie, sofort Rechner auszutauschen oder Software zu installieren. Unser erster Schritt ist zuzuhören und zu analysieren.
In einem intensiven Gespräch und einer anschließenden Analyse der IT-Infrastruktur deckten wir schnell die eigentlichen Risiken auf, die weit über ein veraltetes Betriebssystem hinausgingen:
- Fehlende Sicherheitsstandards: Es gab keine durchgängige Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Cloud-Dienste, Laptops waren nicht verschlüsselt und die Datensicherung des lokalen Servers war eine tickende Zeitbombe – sie erfolgte auf ein lokales NAS, das bei einem modernen Ransomware-Angriff ebenfalls verschlüsselt worden wären.
- Ineffiziente Prozesse: Das Einrichten eines neuen Mitarbeiter-PCs war ein manueller, tagelanger Prozess. Das bedeutete lange Wartezeiten und hohe Kosten für Technikerstunden.
- Versteckte Kosten: Das Unternehmen zahlte für eine teure Microsoft 365 Enterprise-Lizenz, obwohl eine deutlich günstigere Business-Lizenz nicht nur ausgereicht, sondern sogar die passenden Werkzeuge für die Lösung der Sicherheitsprobleme bereits enthalten hätte.
Allein das Aufdecken dieser Punkte zeigte dem Geschäftsführer, dass seine bisherige IT-Betreuung an der Oberfläche kratzte, während die wahren Gefahren und Kostenfresser im Verborgenen lagen.
Ihre IT: Nur Reparaturservice oder strategischer Partner?
Wenn Sie das Gefühl haben, dass auch Ihre IT-Betreuung nur an der Oberfläche kratzt, ist es Zeit für ein Gespräch. Lassen Sie uns in einem unverbindlichen, kostenfreien Erstgespräch herausfinden, wo bei Ihnen die wahren Potenziale und Risiken liegen.
Schritt 2: Sicherheit als Fundament – Vom Sorgenkind zum Schutzschild
Für eine Spedition, deren gesamte Kommunikation und Auftragsabwicklung digital läuft, ist IT-Sicherheit keine Option, sondern eine Existenzgrundlage. Wir haben daher ein umfassendes Sicherheitskonzept umgesetzt, das auf modernen Standards basiert:
- Proaktiver Schutz (Managed Endpoint Security): Anstelle des Standard-Virenschutzes haben wir eine moderne Sicherheitslösung implementiert, die wir zentral überwachen. Wir sehen, ob der Schutz auf allen Geräten aktiv und aktuell ist und können bei Bedrohungen sofort eingreifen.
- Moderne Geräteverwaltung mit Microsoft Intune: Wir haben die Verwaltung aller Laptops zentralisiert. Das ermöglicht uns, Sicherheitsrichtlinien wie die Festplattenverschlüsselung durchzusetzen und sicherzustellen, dass private und geschäftliche Daten sauber getrennt bleiben – ein Muss bei Homeoffice und mobiler Arbeit.
- Wasserfeste Datensicherung: Die lokale Datensicherung wurde durch ein Cloud-Backup ersetzt, das unveränderlich ist. Selbst wenn ein Angreifer das gesamte System verschlüsselt, bleiben die Backups unangetastet und eine schnelle Wiederherstellung ist garantiert.
- Das Ende des manuellen Aufsetzens: Mit Microsoft Autopilot gehört die tagelange Einrichtung neuer Laptops der Vergangenheit an. Ein neuer Mitarbeiter bekommt ein originalverpacktes Gerät, verbindet es mit dem Internet und der Laptop konfiguriert sich vollautomatisch mit allen Programmen und Einstellungen. Der Zeitaufwand für uns und den Kunden sinkt von Tagen auf Minuten.
Schritt 3: Kostenoptimierung, die sich rechnet – Wie die IT sich selbst finanziert
Gute IT-Betreuung muss nicht teurer sein. Oft ist das Gegenteil der Fall. Bei der Spedition haben wir genau das bewiesen.
Der größte Hebel war die Lizenzoptimierung. Wir analysierten den tatsächlichen Bedarf und stellten fest, dass die Microsoft 365 Business Premium Lizenz für rund 20 € pro Nutzer und Monat perfekt passte. Sie ersetzte die alte Lizenz für 45 € und enthielt bereits die Tools (wie Intune und Autopilot), die wir für die Umsetzung des Sicherheitskonzepts benötigten.
Die einfache Rechnung:
Allein durch diese Umstellung sparte das Unternehmen pro Mitarbeiter und Monat 25 €. Auf 15 Mitarbeiter hochgerechnet, sind das 375 € im Monat oder 4.500 € im Jahr.
Diese Ersparnis deckte bereits einen Großteil der Kosten für unsere proaktive Betreuung im Rahmen unserer IT Flatrate. Der Kunde erhielt also deutlich mehr Sicherheit und Effizienz, ohne am Ende mehr zu bezahlen.
Das Ergebnis: Eine IT, die einfach funktioniert
Was hat sich für die Spedition geändert? Die Geschäftsführung muss sich keine Sorgen mehr um die IT machen. Sie hat die Gewissheit, dass im Hintergrund ein Partner wacht, der die Systeme überwacht, aktuell hält und bei Problemen sofort zur Stelle ist.
Arbeitsausfälle durch IT-Probleme sind auf ein Minimum reduziert. Fällt ein Laptop aus, ist am nächsten Tag ein neues, voll einsatzbereites Gerät da, ohne dass ein Techniker stundenlang beschäftigt ist. Das spart nicht nur Geld, sondern vor allem Nerven und sorgt für produktive Mitarbeiter.
Durch regelmäßige strategische Gespräche stellen wir sicher, dass die IT auch zukünftig mit dem Unternehmen wächst und neue Chancen, wie die vollständige Ablösung des letzten lokalen Servers durch eine Cloud-Lösung, aktiv angegangen werden.
Partnerschaft auf Augenhöhe: Ihre IT in den Händen von Experten
Jens Hagel
Geschäftsführer
Erfolgreiche IT-Strategien basieren auf mehr als nur Technik. Sie basieren auf Vertrauen und nachgewiesener Kompetenz. Seit unserer Gründung im Jahr 2004 haben wir unzählige mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg in eine sichere und effiziente digitale Zukunft begleitet. Unser Team aus 32 festangestellten und zertifizierten Experten bringt nicht nur technisches Wissen, sondern vor allem jahrelange Praxiserfahrung aus erster Hand mit.
Unsere Expertise wird von führenden Technologiepartnern und unabhängigen Institutionen anerkannt. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1% der IT-Dienstleister weltweit und als Watchguard Gold Partner beweisen wir höchste Kompetenz in der IT-Sicherheit. Externe Anerkennungen, wie die Auszeichnung „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025“ durch statista oder die Tatsache, dass unsere Geschäftsführung als Experte vom ZDF befragt wird, unterstreichen unsere Autorität in der Branche.
Das größte Vertrauen aber schenken uns unsere Kunden – jeden Tag. Eine durchschnittliche Zufriedenheit von 4,9 von 5 Sternen in über 5.000 Support-Tickets jährlich ist für uns Ansporn und Bestätigung zugleich. Wir glauben an transparente Partnerschaften. Deshalb bieten wir monatlich kündbare Verträge und eine Zufriedenheitsgarantie. Denn wir sind überzeugt: Eine gute Zusammenarbeit baut auf Leistung, nicht auf langfristiger Vertragsbindung.
Ist Ihre IT auch nur ein „Reparaturservice“?
Wenn Ihnen die Geschichte dieser Hamburger Spedition bekannt vorkommt – das Gefühl, für Ihre IT zu bezahlen, aber keinen strategischen Mehrwert zu erhalten –, dann ist es vielleicht Zeit für ein Gespräch.
Ein moderner IT Dienstleister Hamburg ist keine reine Kostenstelle. Er ist eine Investition in Ihre Sicherheit, Ihre Effizienz und Ihre Zukunftsfähigkeit.
Lassen Sie uns unverbindlich darüber sprechen, wo bei Ihnen die versteckten Risiken und Potenziale liegen. Buchen Sie sich einfach einen Termin für ein erstes Kennenlernen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Das klingt nach einem großen Projekt. Mit welchen Kosten und welchem internen Aufwand muss ich bei einer solchen Umstellung rechnen?
Das ist eine zentrale Frage. Der größte Fehler wäre, nur die initialen Projektkosten zu sehen. Eine professionelle IT-Modernisierung ist eine Investition, die sich oft selbst finanziert.
Erstens decken wir oft sofortige Einsparpotenziale auf, wie im Beispiel die Lizenzoptimierung, die neue Betreuungskosten direkt senken.
Zweitens übernimmt ein erfahrener Partner den Großteil des Aufwands, sodass Ihr Team kaum vom Tagesgeschäft abgelenkt wird.
Drittens – und das ist der entscheidende Punkt – müssen Sie die Kosten des Nichtstuns dagegenhalten: ein Tag Betriebsausfall durch einen Ransomware-Angriff oder stundenlange Ineffizienz durch langsame Prozesse kosten ein Vielfaches der präventiven Maßnahmen.
Wir haben auch einen langjährigen IT-Betreuer. Wie sieht ein erster, unverbindlicher Schritt aus, um herauszufinden, ob wir wirklich gut aufgestellt sind?
Ein solcher Schritt sollte für Sie maximalen Erkenntnisgewinn bei minimalem Risiko bedeuten. Das Vorgehen ist meist zweistufig: Zuerst führen wir ein strategisches Gespräch auf Geschäftsführerebene. Es geht nicht um Technik, sondern um Ihre Geschäftsziele, Prozesse und Sorgen. Wo drückt der Schuh?
Darauf basierend führen wir eine strukturierte Analyse Ihrer IT durch. Das Ergebnis ist keine Verkaufspräsentation, sondern ein klares Management-Summary, das Ihnen nüchtern aufzeigt: Das sind Ihre aktuellen Risiken (z.B. im Bereich Sicherheit, Datenschutz), das sind Ihre Effizienz-Potenziale (z.B. Automatisierung) und hier liegen Ihre versteckten Kosten. Mit diesen Fakten haben Sie eine fundierte Grundlage für Ihre Entscheidung – egal, wie diese ausfällt.
Ein Wechsel des IT-Partners birgt ja auch Risiken. Worauf muss ich bei der Auswahl und während der Umstellung achten?
Ihre Sorge ist absolut berechtigt, denn der laufende Betrieb darf nicht gefährdet werden. Achten Sie bei der Auswahl eines neuen Partners vor allem auf drei Dinge: Versteht er Ihr Geschäft oder spricht er nur „Tech“? Hat er einen erprobten, standardisierten Prozess für die Migration? Und arbeitet er proaktiv (z.B. mit einer Flatrate) oder verdient er erst, wenn bei Ihnen etwas kaputtgeht?
Eine professionelle Umstellung selbst erfolgt immer schrittweise und mit Netz und doppeltem Boden. Zuerst werden die neuen Systeme parallel aufgebaut und getestet. Erst wenn alles nachweislich funktioniert – meist nach einer Übergangsphase, in der beide Systeme laufen – wird das alte System kontrolliert abgeschaltet. So ist ein nahtloser Übergang ohne Betriebsunterbrechung gewährleistet.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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