Die Tischtelefone, die im Büro stehen, sind schnell überholt geworden, da viele Mitarbeiter heutzutage außerhalb des Büros arbeiten.
Statt herkömmlicher Telefonsysteme verwenden zukunftsorientierte Unternehmen Softphones für den Großteil, wenn nicht sogar für die gesamte Kommunikation.
Falls Ihr Unternehmen dies noch nicht getan hat, finden Sie hier überzeugende Gründe, warum Sie mit dem Einsatz von Softphones beginnen sollten. Und am besten gar keine Tischtelefone mehr einsetzen.
Jederzeit und überall ein Business-Telefon verwenden
Softphones sind im Wesentlichen eine Art von Anwendung, die Sie auf internetfähigen Geräten wie Smartphones oder Laptops ausführen können.
Dadurch wird ein physisches Handgerät überflüssig, so dass Sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung Anrufe tätigen und entgegennehmen können. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter zu Hause sind, bieten Softphones ihnen eine große Flexibilität. Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, Leitungen für eine herkömmliche Telefoneinheit in ihrem Heimbüro einzurichten – sie können ihr persönliches Smartphone einfach in ein Kommunikationswerkzeug auf Geschäftsebene verwandeln.
Mitarbeiter können auch im Freisprechbetrieb telefonieren, sofern ihr Gerät über ein anständiges Headset oder Mikrofon verfügt.
Geringere Kosten
Der beste Aspekt von Softphones ist, dass sie die Kosten erheblich senken. Zum einen müssen Sie, anstatt viel Geld für die Installation und Wartung von Bürotelefonen auszugeben, nur eine geringe Abonnementgebühr zahlen, um leistungsstarke Softphone-Funktionen auf Ihrem Mobilgerät und Computer zu erhalten.
Alle Ausgaben im Zusammenhang mit Serverkosten und Systemwartung werden vom Softphone-Anbieter übernommen. Noch wichtiger ist, dass Softphones Kommunikationsdaten über das Internet und nicht über herkömmliche Telefonleitungen übertragen. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mit Gebühren für Orts- und Ferngespräche auseinandersetzen müssen.
Tatsächlich bieten einige Softphone-Anbieter einen ermäßigten Tarif für Auslandsgespräche an, während Sie bei anderen kostenlos telefonieren können.
Benutzerfreundliche Schnittstelle
Softphones verfügen über eine interaktive Benutzeroberfläche, die leicht zu erlernen ist. Wenn Sie einen Anruf an einen Kollegen weiterleiten möchten, müssen Sie den Anruf einfach per Drag & Drop auf den Namen des Kollegen ziehen – es ist nicht notwendig, eine Nebenstelle auf Ihrem Telefon zu wählen.
Wenn Sie jemanden anrufen müssen, brauchen Sie nur über eine Suchleiste nach seinem Profil zu suchen und einfach auf seinen Namen zu klicken, um einen Anruf einzuleiten.
Möchten Sie allen mitteilen, dass Sie zu beschäftigt sind? Mit Softphones können Sie den Nicht-Stören-Modus für bestimmte Zeiträume aktivieren, in denen eingehende Anrufe entweder direkt an die Voicemail weitergeleitet oder an die nächste verfügbare Person weitergeleitet werden.
Darüber hinaus bieten Softphones Benachrichtigungen über eingehende Anrufe mit Anrufer-ID und Profilinformationen, damit Sie genau wissen, mit wem Sie sprechen.
Videokonferenzen in hoher Qualität
Wenn Sie etwas Spannenderes als einen einfachen Telefonanruf benötigen, können Sie mit Softphones Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern abhalten. Diese erleichtern die Durchführung von team- und unternehmensweiten Besprechungen, selbst wenn die Teilnehmer kilometerweit voneinander entfernt sind. Die Teilnehmer können wichtige visuelle Hinweise auch durch Körpersprache erkennen, so dass die Gespräche mit Kunden und Kollegen klarer und persönlicher werden.
Die besten Softphone-Dienste ermöglichen es Ihnen sogar, Ihren Bildschirm gemeinsam zu nutzen, so dass Sie sich besser mit Ihren Mitarbeitern an entfernten Standorten koordinieren können.
Enge Integration mit Unternehmenssoftware
Ein weiterer Vorteil von Softphones ist, dass sie Ihre bestehenden Systeme ergänzen können.
Wenn Softphones beispielsweise in Ihre Customer Relationship Management (CRM)-Software integriert werden, können Sie vorhergehende Anrufprotokolle und relevante Kundeninformationen zusammenstellen, bevor Sie einen Anruf tätigen. Dies ist besonders nützlich für Kundenservice- und Vertriebsmitarbeiter, die Kontextinformationen benötigen, um ihre Kunden besser bedienen zu können.
Alles in allem sind Softphones perfekt für jedes Unternehmen, das mit Spitzenleistung arbeiten möchte. Sie sind intuitiv, funktionsreich und kostengünstig. Wenn Ihr Unternehmen also nicht über dieses unverzichtbare Kommunikationstool verfügt, sollten Sie noch heute ein Upgrade erwerben. Rufen Sie uns jetzt an, um Ihre Kommunikationssysteme zu verbessern.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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