Cloud Storage Software zum Enterprise Resource Planning (ERP) ist das Herzstück der meisten mittelständischen Unternehmen. Hier werden Personal und Betriebsmittel koordiniert, Prozesse gesteuert und die Finanzbuchhaltung betrieben. Dabei entwickelt sich der Markt für ERP-Systeme so rasant weiter wie die Anforderungen der Unternehmen und Abteilungen: Mobilität, Integration und detaillierte Individualisierung stehen ganz oben auf der Agenda vieler IT-Entscheider und Fachbereiche. Doch die Einführung eines neuen ERP-Systems will gut geplant sein. Wir haben die zehn häufigsten Fehler bei der ERP-Auswahl und Einführung zusammengestellt, damit Ihr Projekt den Nutzen bringt, den Sie erwarten.

Fehler Nr. 1: Unklarer interner Auftrag

Einer der häufigsten Fehler ereignet sich gleich zu Beginn des Projekts. In der Regel wird ein interner Auftrag zur Einführung oder Umstellung des ERP-Systems von der Geschäftsführung beauftragt. Der ausgewählte Projektmanager fühlt sich geehrt und übernimmt die Projektleitung gerne. Nicht selten wird zu diesem Zeitpunkt überhaupt nicht oder sehr wenig hinterfragt, welche Absichten und Timelines verfolgt werden. Das Projekt wird ins Leben gerufen, ohne dass geklärt wird, ob es überhaupt sinnvoll und in der gewünschten Weise umsetzbar ist.

Fehler Nr. 2: Vage Ziele

Der nächste Fehler schließt sich direkt an: Das Projekt soll schnell umgesetzt werden, lästige Formalitäten wie eine ausführliche Zieldefinition werden schnell erledigt und wenig hinterfragt. Dabei sollte die SMART-Formel für Ziele nicht als Pflicht angesehen werden, sondern richtig umgesetzt als Grundstein für ein erfolgreiches Projekt verstanden werden: Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert werden Ziele das zentrale Verhandlungselement in der Startphase des Projekts. Ehrlichkeit und Gradlinigkeit des Projektmanagers sind zwar unbequem, zahlen sich aber im gesamten späteren Verlauf des Projekts aus.

Fehler Nr. 3: Mittelmäßige Teammitglieder

Eine hohe Kunst besteht darin, die besten Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen. Gerade gute Leute sind in ihren Abteilungen schwer abkömmlich. Hier hilft nur Hartnäckigkeit. Der Harmonie wegen und aufgrund eines selbstgemachten Zeitdrucks wird die Auswahl von Teammitgliedern häufig anhand ihrer Verfügbarkeit vorgenommen. Dabei sollten Fachkompetenz, Erfahrung und kommunikative Fähigkeiten im Vordergrund stehen. Wenn dann aus Kostengründen externe Berater gänzlich abgelehnt werden, hat das Projekt eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit des Scheiterns.

Fehler Nr. 4: Mündliche Absprachen

„Das habe ich nie gesagt“, solche Sätze fallen in fast jedem ERP-Projekt. Wenn nicht von Beginn an schriftlich gearbeitet wird, beginnend beim internen Auftrag und der Zieldefinition über den Projektplan und die Zustimmung aller Beteiligten, kann das den Projekterfolg gefährden. Sicher werden einige Entscheidungen auf diese Weise schneller getroffen – sie werden nur nicht klar formuliert, von allen mitgetragen und sind nicht transparent.

Fehler Nr. 5: Kosmetik

In einer frühen Phase des Projekts wird der Ist-Stand von Prozessen und Kennzahlen aufgenommen. Hierbei gibt es zwei Arten von schädlichen kosmetischen Korrekturen: Zum einen wird der Status Quo schlechter dargestellt, um die Zielerreichung einfacher zu machen. Zum anderen wollen die Verantwortlichen für den Ist-Stand Fehler verschweigen und die Lage besser aussehen lassen, als sie ist. Machen Sie Offenheit und Ehrlichkeit zu einer Grundtugend des Projektteams – ohne Kompromisse.

Fehler Nr. 6: Warum in die Ferne schweifen

Viele Unternehmen können nach einem Jahr gar nicht mehr genau sagen, warum sie sich für genau diese Software entschieden haben. Häufig ist es ein Mitarbeiter oder Dienstleister, der sagt „Diese oder jene Software würde super passen für Euch“. Damit steht die Entscheidung schon fest und es werden zur Pflichterfüllung noch zwei weitere Anbieter konsultiert, die von Beginn an chancenlos ihre Lösung vorstellen. Gerade bei der Software-Auswahl sollte daher ein erfahrener externer Berater hinzugezogen und deutlich über den Tellerrand geschaut werden.

Fehler Nr. 7: Individualitis

Die Software soll sich dem Prozess anpassen und nicht anders herum. Das klingt intuitiv einleuchtend, stimmt aber nicht. Moderne ERP-Systeme bilden wesentliche Prozesse mit Branchenstandards ab, die durchaus individualisiert werden können. Ein großer Fehler ist es allerdings, jede Komfortanforderung der Fachabteilungen 1:1 umzusetzen. Damit entstehen hohe Kosten der Zusatzprogrammierung und das System wird nicht selten sehr schwer administrierbar. Halten Sie sich an Standards, wo immer es geht und muten Sie den Kollegen lieber eine kleine Umgewöhnung zu, wenn die Kosten-Nutzen-Rechnung gegen die Individualisierung spricht.

Fehler Nr. 8: Zeitdruck

Es zieht sich häufig durch das gesamte Projekt: „Wir müssen im Plan bleiben, wir brauchen jetzt eine Entscheidung“. Warum? Häufig ist es völlig egal, ob das ERP-System einen Monat früher oder später eingeführt wird. Ein selbst erstellter Zeitplan sollte nicht das gesamte Team unter Druck setzen und am Ende den Erfolg gefährden. Das gilt vor allem bei der Auswahl des Systems: Lassen Sie sich Zeit. Wenn die Entscheidung nicht völlig klar ist und von allen getragen wird, dann treffen Sie sie später.

Fehler Nr. 9: Der frühe Wurm

Die Einführung des Live-Betriebs ist der neuralgische Punkt jedes ERP-Projekts. Nirgends ist die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns so groß. An keiner Stelle wird die Qualität des Projektmanagements so deutlich sichtbar. Daher ist es unverständlich, dass viele ERP-Systeme zu früh eingeführt werden. Funktionen sind nicht ausreichend getestet, die Datenübernahme ist lückenhaft und die Key User sind unzureichend geschult. Auch hier spielt selbst gewählte Hektik eine große Rolle. Führen Sie die Software erst ein, wenn wirklich alle Vorbereitungen getroffen sind.

Fehler Nr. 10: Aus den Augen, aus dem Sinn

Einmal eingeführt wird ein ERP-System schnell uninteressant. Die Projektleitung hat Ihr Lob bekommen, die Geschäftsführung ist zufrieden, alles läuft – scheinbar. Sieht man genauer hin, beginnt nun an vielen Stellen die Nacharbeit. Das neue System muss ausführlich dokumentiert werden, hier und da sind noch Anpassungen notwendig, einige Datenbestände müssen übertragen werden. Doch niemand steuert diese Tätigkeiten. Halten Sie die Aufmerksamkeit auf dem Projekt, kommunizieren Sie auch die Arbeiten nach der Einführung und fordern Sie die Ressourcen dafür ein.

Der Kardinalfehler: keine professionelle Begleitung

Von der Zieldefinition bis zur Einführung: Ohne professionelle Begleitung durch einen Berater oder einen IT-Dienstleister sind viele ERP-Projekte zum Scheitern verurteilt. Nutzen Sie die Expertise und Erfahrung externer Unterstützer. Wir bei hagel IT-Services begleiten seit über zehn Jahren mittelständische Unternehmen im Großraum Hamburg bei Projekten zur Verbesserung der IT-Infrastruktur und Business Software. Sprechen Sie uns gerne an.

Holger Esseling
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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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