Datenschutzerklärung
Stand: Oktober 2026
1. Verantwortlicher
hagel IT-Services GmbH
Spaldingstraße 64-68
20097 Hamburg
Telefon: 040 284 10 26-0
E-Mail: info@hagel-it.de
Geschäftsführer: Philip Kraatz
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
4. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg.
5. Hosting
Cloudflare Pages
Diese Website wird auf Cloudflare Pages gehostet, einem Dienst der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser automatisch an Cloudflare übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und die IP-Adresse.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung und Absicherung der Website.
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Cloudflare.
6. Webanalyse und Tracking
Matomo
Wir nutzen auf unserer Website Matomo (ehemals Piwik), eine Open-Source-Webanalysesoftware. Matomo wird self-hosted auf unserem eigenen Server in Deutschland betrieben (Hetzner-Rechenzentrum Falkenstein, Host: metomo.it-support-hamburg-24x7.de, Site-ID 2). Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt — alle Daten verbleiben auf unserem eigenen Server in Deutschland.
IP-Anonymisierung: Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt, sodass kein Rückschluss auf Ihre Person möglich ist.
Da Matomo self-hosted betrieben wird, keine Daten an Dritte übermittelt werden und die IP-Anonymisierung aktiv ist, ist keine Cookie-Einwilligung erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der statistischen Auswertung des Nutzerverhaltens zur Optimierung unserer Website.
Sie können die Erfassung durch Matomo jederzeit über den Opt-Out unten verhindern.
Matomo Opt-Out
Sie können die Erfassung durch Matomo verhindern, indem Sie die folgende Option deaktivieren:
7. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.
ActiveCampaign: Für die Verarbeitung von Kontaktanfragen und den E-Mail-Versand nutzen wir ActiveCampaign (ActiveCampaign, LLC, 1 N Dearborn St, 5th Floor, Chicago, IL 60602, USA). ActiveCampaign ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ihre Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und ggf. zur Zusendung von Informationen zu unseren Dienstleistungen verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung bei Newsletter-Anmeldung).
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von ActiveCampaign.
7b. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben – über das Formular in einer Stellenanzeige oder per E-Mail an personal@hagel-it.de –, verarbeiten wir Ihre Angaben und Unterlagen, um über die Einstellung zu entscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Zugriff haben nur die Personen, die mit dem Verfahren befasst sind.
Wie Ihre Bewerbung zu uns kommt: Bewerbungen über das Formular leiten wir über den E-Mail-Versanddienst Resend (Resend, Inc., USA) an unser Bewerbungspostfach weiter. Das Postfach liegt bei Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland). Von dort übernimmt unser internes Bewerbermanagement die Bewerbung; es läuft auf einem Server in Deutschland.
Unterstützung durch KI: Beim Eingang liest ein Sprachmodell von OpenAI (GPT-4o mini) Eckdaten wie Gehaltsvorstellung, Wohnort und Qualifikationen aus Ihren Unterlagen aus und erstellt eine Zusammenfassung. Wir nutzen dafür die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI direkt – anders als bei unserer Chat-Assistentin nicht über Microsoft Azure in der EU. Anbieter ist OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, bzw. OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA). Bei OpenAI und bei Resend können Daten in die USA übermittelt werden. Über Einladung oder Absage entscheidet immer ein Mensch.
Speicherdauer: Ihre Unterlagen löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. So lange bewahren wir sie nach einer Absage auf, um uns gegen mögliche Ansprüche verteidigen zu können, etwa nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Länger speichern wir sie nur, wenn Sie eingewilligt haben, dass wir Sie für künftige Stellen berücksichtigen (Talentpool, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Wenn wir Sie einstellen, gehen die Unterlagen in Ihre Personalakte über.
Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie Beschwerde beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Einzelheiten in Abschnitt 4). Ohne die Angaben, die das Formular als Pflichtfeld kennzeichnet, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten. Fragen zu Ihrer Bewerbung beantworten wir unter personal@hagel-it.de.
8. Terminbuchung
Für die Online-Terminbuchung nutzen wir Microsoft Bookings, einen Dienst der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Bei der Terminbuchung werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere von Ihnen angegebene Daten an Microsoft übermittelt und in unserem Microsoft-365-Tenant gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Microsoft.
9. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
10. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert.
Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Analyse-Cookies (Matomo): Diese dienen der statistischen Auswertung. Da Matomo self-hosted betrieben wird, ist keine Einwilligung erforderlich (siehe Abschnitt 6). Sie können der Erfassung jederzeit über den Matomo Opt-Out widersprechen.
Statistik-Cookies (Google Tag Manager, Microsoft Clarity): Diese werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Cookie-Banner gesetzt (siehe Abschnitte 11 und 12b).
Marketing-Cookies (Meta Pixel): Diese werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Cookie-Banner gesetzt (siehe Abschnitt 12).
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.
11. Google Tag Manager
Wir nutzen den Google Tag Manager (Container-ID: GTM-MV685PH) zur Verwaltung von Website-Tags. Der GTM selbst speichert keine personenbezogenen Daten und setzt keine Cookies. Er wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner geladen.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.
12. Meta Pixel (Facebook)
Nach Ihrer Einwilligung setzen wir das Meta Pixel (Pixel-ID: 169839270547340) ein. Es dient der Reichweitenmessung und dem Remarketing für Facebook- und Instagram-Werbeanzeigen.
Datenempfänger: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Eine Datenübermittlung in die USA kann stattfinden.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Meta.
12b. Microsoft Clarity
Nach Ihrer Einwilligung nutzen wir Microsoft Clarity (Projekt-ID: r4w2ryks16) zur Analyse des Nutzerverhaltens. Clarity erstellt Heatmaps und pseudonymisierte Sitzungsaufzeichnungen (ohne Eingaben in Formularen und Passwortfelder), um Schwachstellen in der Benutzerführung zu erkennen und die Website zu verbessern.
Verarbeitete Daten: IP-Adresse (gekürzt), Geräte- und Browserinformationen, besuchte Seiten, Maus- und Scroll-Bewegungen, Klicks. Eingaben in Formularfeldern werden automatisch maskiert und nicht übertragen.
Datenempfänger: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Eine Datenübermittlung in die USA kann stattfinden (Data Privacy Framework).
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Microsoft.
13. Schriftarten
Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht dabei keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern, und es werden keine Daten an Dritte übertragen.
14. YouTube (Videos)
Auf einzelnen Seiten binden wir Videos von YouTube ein (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).
Die Videos werden nicht automatisch geladen. Sie sehen zunächst nur ein Vorschaubild, das von unserem eigenen Server stammt — dabei wird keine Verbindung zu YouTube hergestellt und es werden keine Daten an Google übertragen. Erst wenn Sie das Vorschaubild anklicken, um das Video zu starten, wird die Verbindung zu YouTube aufgebaut. Dabei werden unter anderem Ihre IP-Adresse und Informationen über den verwendeten Browser an Google übermittelt. Sind Sie gleichzeitig in Ihrem YouTube-Konto angemeldet, kann Google den Videoabruf Ihrem Konto zuordnen.
Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus von YouTube (youtube-nocookie.com). Rechtsgrundlage für die Datenübertragung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch das aktive Anklicken des Vorschaubilds erteilen. Solange Sie ein Video nicht starten, findet keine Übertragung statt.
Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.
13b. KI-gestützte Bearbeitung von Support-Anrufen
Wenn Sie unseren Support anrufen oder wir Sie im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung zurückrufen, unterstützt ein KI-Assistent („Quill") unsere Technikerinnen und Techniker während des Gesprächs — etwa mit passendem Lösungswissen und einem Ticket-Entwurf. Ziel ist eine schnellere und besser dokumentierte Hilfe. Es wird weder ein Audio-Mitschnitt noch ein wörtliches Gesprächstranskript gespeichert: Der Ton wird ausschließlich kurz und flüchtig zur Spracherkennung verarbeitet und unmittelbar wieder gelöscht; auch die erzeugte Verschriftlichung bleibt nur im Arbeitsspeicher für die Dauer des Gesprächs und wird danach verworfen. Es entsteht kein dauerhaft abspielbares Gespräch.
Was dauerhaft gespeichert wird: ausschließlich das von unseren Mitarbeitenden erstellte Ticket bzw. eine kurze Zusammenfassung Ihres Anliegens (kein Wortlaut), nebst Telefonnummer und den zur Bearbeitung erforderlichen Angaben. Zwecke: Unterstützung unserer Mitarbeiter, Servicequalität und Dokumentation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem, korrekt dokumentiertem Support); für die Dokumentation Ihres Anliegens zudem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Empfänger/Auftragsverarbeiter sind technische Dienstleister, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen (siehe Auftragsverarbeitung); das KI-Sprachmodell wird in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt) betrieben. Speicherdauer: Das Ticket bzw. die Zusammenfassung wird im Rahmen der üblichen Support-Aufbewahrung gespeichert; Sitzungs-Metadaten (z. B. Telefonnummer) werden spätestens nach 365 Tagen anonymisiert. Ein Audio-Mitschnitt oder wörtliches Transkript entsteht nicht. Ausgehende Anrufe: Rufen wir Sie an, weisen wir Sie beim ersten Kontakt kurz auf diese KI-Unterstützung hin.
Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) — teilen Sie es uns einfach im Gespräch mit oder kontaktieren Sie uns; dann unterstützt der Assistent Ihr Gespräch nicht.
13c. KI-Chat-Assistentin auf der Website („Bitsy")
Auf dieser Website bieten wir eine KI-gestützte Chat-Assistentin („Bitsy") an, die Ihre Fragen zu unseren Leistungen beantwortet. Der Chat startet nicht von selbst — er verarbeitet erst dann Daten, wenn Sie ihn öffnen und eine Nachricht senden. Die Nutzung ist vollständig freiwillig; alle Informationen sind auch ohne ihn auf der Website verfügbar.
Damit die Assistentin antworten kann, wird der Inhalt Ihrer Nachricht an den Microsoft Azure OpenAI Service übermittelt und dort verarbeitet. Der von uns genutzte Dienst läuft in der Azure-Region Deutschland (Frankfurt am Main) — Ihre Nachrichten werden also innerhalb der EU verarbeitet, eine Übermittlung in die USA findet nicht statt. Microsoft handelt dabei als Auftragsverarbeiter; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (siehe Auftragsverarbeitung). Die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an OpenAI weitergegeben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen, rund um die Uhr verfügbaren Erstauskunft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Was zusätzlich verarbeitet wird: Ihre Nachrichten und die Antworten der Assistentin werden zusammen mit der aufgerufenen Seite und einer zufällig erzeugten Besucher-Kennung (kein Name, keine IP-Adresse) auf einem Server in Deutschland gespeichert, um den Assistenten zu verbessern und Anfragen nachvollziehen zu können. Nennen Sie im Chat von sich aus Ihre E-Mail-Adresse, weil Sie weitere Informationen wünschen, wird diese als Anfrage gespeichert und an uns weitergeleitet. Bitte übermitteln Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) — dafür erreichen Sie uns direkt unter info@hagel-it.de.
Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) und die Löschung Ihres Chat-Verlaufs formlos unter info@hagel-it.de verlangen.
15. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht.
16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.
