SoftwareverteilungDas papierlose Büro war bereits eine Vision der Neunziger Jahre. Doch wie sieht es heute aus? Es wird so viel gedruckt wie nie zuvor. Ist die Idee gescheitert? Nur scheinbar. Die absolute Anzahl ausgedruckter Seiten steigt zwar unaufhörlich, noch dramatischer sinkt allerdings der prozentuale Anteil ausgedruckter Informationen im Vergleich zur gesamten Datenmenge. Das bedeutet: Ein immer größerer Anteil der Informationen wird rein digital verarbeitet. Die Digitalisierung ist in vollem Gange und setzt sich weitgehend unbemerkt in allen Branchen durch. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche handfesten Vorteile digitale Geschäftsprozesse mit sich bringen und wie Sie davon profitieren können.

Kostensenkung

Der erste Vorteil rein elektronischer Abläufe liegt auf der Hand: Papier muss nicht mehr gekauft, bedruckt und versendet werden. Rechnet man die Gesamtkosten insbesondere für Porto- und Druckkosten zusammen, wird der Betrag bei vielen mittelständischen Unternehmen schnell fünfstellig pro Jahr. Auf der Geräteseite hingegen sind kaum Einsparungen realisierbar. Kurzfristig steigen die Kosten sogar, da neue Dokumentenscanner beschafft werden müssen. Die direkten Gesamtkosten sinken jedoch in der Regel bereits im ersten Jahr und ab dann noch deutlicher.

Effizienzsteigerung

Einer der größten Vorteile digitaler Geschäftsprozesse liegt in der Steigerung der Prozesseffizienz. Zunächst entfallen typische Aufgaben papierbasierter Abläufe: Insbesondere das Hin- und Hertragen von Dokumenten und langwierige Suchvorgänge kosten Arbeitszeit, die anderswo besser eingesetzt werden kann. Darüber hinaus führt die Digitalisierung von Abläufen auch zur detaillierten Aufnahme der einzelnen Schritte. Sie werden messbar und können kontinuierlich verbessert werden. Das geht bis zur vollständigen Automatisierung einzelner oder mehrerer Aufgaben.

Transparenz

„Das habe ich Ihnen doch gesagt“ oder „Das Dokument habe ich Ihnen aber gegeben“ – solche Sätze sind alltäglich zu hören, wenn analoge Prozesse durchgeführt werden. Mit der Digitalisierung wird jeder einzelne Arbeitsschritt nachvollziehbar. Wer hat zu welcher Zeit welche Informationen erhalten und welche Veränderungen vorgenommen? Die neue Transparenz führt zu größtmöglicher Klarheit in den Abläufen, beugt Missverständnissen vor und ist die Basis für eine Messung der Effizienz einzelner Prozesse und Mitarbeiter.

Rechtssichere Archivierung

Was bei Dokumenten noch selbstverständlich erscheint, wird bei Kommunikationsdaten, beispielsweise in E-Mails, gerne übersehen: Die rechtssichere Archivierung ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Professionelle Dokumenten-Management-Systeme sorgen für die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung aller relevanten Informationen.

Unabhängigkeit

Digitalisierte und teilautomatisierte Prozesse manifestieren das Wissen und die Abläufe des Unternehmens. Damit wird die gesamte Organisation unabhängiger von den ausführenden Mitarbeitern. Diese werden zwar an vielen Stellen weiterhin benötigt – die Einweisung neuer Mitarbeiter ist jedoch deutlich einfacher und der Weggang einzelner Mitarbeiter gefährdet nicht mehr ganze Unternehmensprozesse

Unternehmenswert

Nicht zuletzt münden all diese Vorteile in eine Steigerung des Unternehmenswertes. Eine Organisation ist mehr als die Summe seiner Teile. Je besser die Abläufe des Unternehmens dokumentiert und organisiert sind, desto wertvoller wird das Unternehmen selbst. Der Wert dessen, was über die Summe der Einzelleistungen hinausreicht, steigt demnach. Gerade automatisierte Prozesse sind eigenständige Vermögenswerte, auch wenn sie in der Bilanz nicht auftauchen. Im Falle eines Unternehmenskaufs wird die Bedeutung von Organisationsstrukturen schnell deutlich: Im Rahmen der Überprüfung des Kaufobjekts, der Due Dilligence, spielen dokumentierte und effiziente Unternehmensprozesse eine bedeutende Rolle und steigern den Kaufpreis.

Digitalisierung mit einem Dokumenten-Management-System

Nicht ohne Grund haben Dokumenten-Management-Systeme (DMS) derzeit Hochkonjunktur. Die Umstellung und Digitalisierung der Prozesse ist zwar ein Großprojekt, doch die Resultate sind überzeugend: Effizientere, teils automatisierte und vollständig transparente Prozesse. Ermöglicht wird dies durch Workflow-Anwendungen, die viele DMS-Anwendungen heutzutage mitliefern. Wir bei der hagel IT-Services GmbH setzen auf den etablierten deutschen Hersteller d.velop, der mit seinem umfangreichen DMS zu den führenden Anbietern in Deutschland zählt. Gerne besprechen wir mit Ihnen persönlich, welchen Nutzen die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen stiften kann. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Holger Esseling
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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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