Wissensmanagement

„Gemeinsam zum Erfolg!“ ist einer der wichtigsten Gedanken bei einer erfolgreichen Projektplanung. Seit Jahren werden genau für diesen Zweck Groupware und E-Colloboration (dt. Gruppensoftware, elektronische Zusammenarbeit) eingesetzt, doch viele Benutzer wissen kaum etwas darüber oder nutzen es nur rudimentär.

Heutzutage besitzen fast alle Firmen ein firmeneigenes Netzwerk, ein sogenanntes Intranet, um gemeinsam Dokumente zu nutzen oder bereitzustellen, eine interne Dokumentation zu führen, um sich gegenseitig anonymes Feedback zu geben oder gar zur Koordination und Verwaltung von Projekten und Aufgaben.

Vorteile eines firmeneigenen Netzwerks mit einer E-Collaboration

Für einige Firmen ist es ein Anreiz wichtige Dokumente digital für die zuständigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Die Gründe dafür sind schnell ersichtlich:

  • Jeder Mitarbeiter ist auf demselben Informationsstand
  • Wichtige Informationen wie zum Beispiel Deadlines, können grafisch hervorgehoben werden oder mit Erinnerungsfunktionen zurück ins Gedächtnis gerufen werden.
  • Änderungen am Dokument ziehen je nach Konfiguration eine E-Mail Benachrichtigung mit sich
  • Austausch über den Fortschritt ist durch häufige Erinnerungen fast schon vorprogrammiert

 

Freischnauze oder doch lieber nach Plan?

Groupware kann auch zur Planung von Tageszielen genutzt werden. So ist es möglich in sogenannten Workflows (dt. Arbeitsabläufen) zu arbeiten. Das bedeutet jedem Benutzer bestimmte Aufgaben zuzuweisen und diese dann nachdem Fließbandprinzip abzuarbeiten. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Groupware für Brainstormings zu nutzen und die daraus resultierenden Ideen zu Aufgaben zu formen. Je nach Kreativität und Produktivität Ihrer Mitarbeiter sollte ein jeweiliges Modell gewählt werden.

 

Inselbegabungen vorbeugen

Versuchen Sie als Firma gemeinsam auf dem gleichen Wissensstand zu gelangen. Häufig ist es so, dass sich früher oder später eine Art Experte in dem jeweiligen IT-Gebiet entwickelt. Sei es in Sachen Gestaltung von Seiten oder der Einpflegung von Daten in die Groupware, beziehungsweise auch die Verwaltung. Gemeinsam ist es immer einfacher auf dem neusten Stand zu bleiben.

 

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Timo Schwaß

IT-System-Kaufmann bei hagel IT-Services GmbH
Seit August 2015 bei uns im Team als IT-Systemkaufmann und interessiert an allem was die Welt bewegt.

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