Als Geschäftsführer der hagel IT-Services hier in Hamburg spreche ich täglich mit IT-Verantwortlichen und Unternehmern.
Oft geht es um die typischen Themen: IT-Sicherheit, Cloud-Umstieg, Microsoft 365.
Doch vor kurzem landete eine Anfrage auf meinem Tisch, die auf den ersten Blick alltäglich wirkte, sich aber als perfektes Beispiel dafür entpuppte, worauf es in der IT-Dienstleistung wirklich ankommt.
Ein großes Handelsunternehmen für schwere Maschinen mit Dutzenden Standorten in ganz Europa meldete sich bei uns. Der Auftrag: Ein Partner für die Migration ihrer gesamten Drucker-Infrastruktur – rund 125 Geräte – auf Microsoft Azure Universal Print.
Der IT-Systemingenieur am anderen Ende der Leitung war technisch versiert, aber sichtlich frustriert. Verständlich, denn er hatte ein Problem „an der Backe“, das bei genauerem Hinsehen viel komplexer war, als es klang.
Die Herausforderung: Eine Migration zu Microsoft Azure Universal Print in Hamburg
Stellen Sie sich die Ausgangslage vor: mehrere Standorte in Europa und in jeder steht ein alter, lokaler Druckserver. Jeder dieser Server muss gewartet, gepatcht und abgesichert werden. Ein enormer administrativer Aufwand und ein Sicherheitsrisiko.
Der Plan des Unternehmens war also goldrichtig: Die dezentralen Server abschaffen und eine moderne, zentrale Cloud-Lösung mit Microsoft Universal Print einführen.
Doch genau hier beginnt die Komplexität, die viele unterschätzen:
- Geräte-Kompatibilität: Sind alle 125 Drucker überhaupt „Universal Print-ready“? Oder benötigen Dutzende davon spezielle „Connectors“, also kleine Software-Brücken, die zusätzlich verwaltet werden müssen?
- Spezialanwendungen: Was ist mit Etikettendruckern im Lager oder Multifunktionsgeräten, die spezielle Scan-to-Folder-Funktionen nutzen? Funktionieren diese nach der Umstellung noch reibungslos?
- Lizenzen und Kosten: Reicht die vorhandene Microsoft 365 Lizenz für das erwartete Druckvolumen? Oder gerät man in eine Kostenfalle, weil teure Zusatzpakete für Druckaufträge nötig werden?
- Rollout-Planung: Wie migriert man die viele Standorte, ohne das Tagesgeschäft der Mitarbeiter zu stören?
Man würde denken, ein klarer Fall für einen der „ganz Großen“ im IT-Markt. Doch der IT-Verantwortliche erzählte mir etwas Erstaunliches: Er hatte bereits bei den Branchenriesen angefragt.
Die Antwort war ernüchternd. Es gab schlichtweg niemanden mit ausgewiesener, praxiserprobter Expertise für Azure Universal Print.
Eine brandneue Technologie, die zwar von Microsoft aggressiv beworben wird, für die aber anscheinend selbst die größten Systemhäuser noch keine Spezialisten aufgebaut haben.
Ein Markt mit einer überraschenden Expertise-Lücke
Das war der Moment, in dem mir klar wurde: Der Kunde braucht keinen weiteren Anbieter, der sich erst einarbeiten muss. Er braucht einen ehrlichen Partner, der die Situation versteht und ihm einen klaren Weg aufzeigt.
Einen Partner, der zugibt, wenn ein Projekt die eigene Kragenweite übersteigt, aber die richtigen Kontakte hat, um das Problem trotzdem zu lösen.
Meine erste Reaktion war deshalb nicht, ein Angebot zu schreiben. Meine Reaktion war, zuzuhören und zu sagen:
„Ganz offen, die reine Umsetzung für 125 Drucker in ganz Europa verteilt ist nicht unser Kerngeschäft. Unsere Kunden in Hamburg haben in der Regel bis zu 150 Mitarbeiter und vielleicht eine Handvoll Drucker. Aber ich habe eine Idee, wie ich Ihnen trotzdem helfen kann.“
IT-Projekt ohne klaren Weg? Starten wir mit einem ehrlichen Gespräch.
Gerade bei komplexen IT-Herausforderungen fühlt man sich schnell alleingelassen. Statt falscher Versprechen bieten wir Ihnen Orientierung. In einem unverbindlichen und kostenfreien Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, was der beste und ehrlichste nächste Schritt für Ihr Unternehmen ist.
Unser Ansatz: Ehrlichkeit und Netzwerk statt falscher Versprechen
Es geht in der IT-Betreuung nicht darum, jeden Auftrag um jeden Preis zu bekommen. Es geht darum, für den Kunden die beste Lösung zu finden.
Genau deshalb sind wir Teil von SYNAXON, Deutschlands größter IT-Verbundgruppe. Dieses Netzwerk ist unsere „Geheimwaffe“. Es gibt uns die Möglichkeit, für jede noch so spezielle Anforderung den passenden, geprüften Experten zu finden.
Anstatt also wochenlang ein halbgares Angebot zu erarbeiten, habe ich dem IT-Verantwortlichen einen einfachen und direkten Weg vorgeschlagen:
- Wir nehmen die Anfrage.
- Wir bereiten sie professionell auf und identifizieren die Kernherausforderungen.
- Wir stellen sie gezielt in unser Netzwerk aus über 2.600 IT-Systemhäusern ein.
- Wir filtern die Rückmeldungen und präsentieren dem Kunden einen oder zwei handverlesene Spezialisten, die nachweislich Erfahrung mit solchen Projekten haben.
Dieser Ansatz hat für den Kunden einen unschätzbaren Wert.
Er spart sich die mühsame und oft frustrierende Suche nach einem kompetenten Partner.
Er bekommt keine Verkäufer, sondern echte Experten an den Tisch. Und er hat mit uns einen neutralen Berater an seiner Seite, der den Prozess begleitet.
Was bedeutet das für Ihr IT-Projekt in Hamburg?
Diese Fallstudie zeigt, worauf es für Hamburger Unternehmer ankommt: Sie brauchen einen IT-Partner auf Augenhöhe. Einen Partner, der nicht nur seine eigenen Dienstleistungen verkaufen will, sondern Ihre unternehmerischen Ziele versteht und den besten Weg dorthin findet.
Ob es um die Ablösung eines einzelnen Servers, die Einführung von Microsoft 365 oder ein komplexes Migrationsprojekt geht – der erste Schritt ist immer eine ehrliche Analyse. Und genau das bieten wir Ihnen. Als erfahrenes IT Systemhaus Hamburg betreuen wir Sie gerne umfassend.
Wenn Sie vor einer ähnlichen Herausforderung stehen und eine ehrliche, kompetente Einschätzung von einem erfahrenen IT-Unternehmer aus Hamburg wünschen, dann lassen Sie uns sprechen.
Buchen Sie einen 15-minütigen, kostenlosen Strategie-Call, in dem wir klären, was der beste nächste Schritt für Ihr Unternehmen ist.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Praxiserprobte Expertise: Warum Geschäftsführer uns vertrauen
Seit unserer Gründung im Jahr 2004 leben wir eine einfache Philosophie: Wir sind kein austauschbarer Dienstleister, sondern ein strategischer Partner für den Mittelstand. Jedes IT-Projekt basiert auf Ehrlichkeit und dem Ziel, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Unser Team aus 32 zertifizierten Experten bringt die Erfahrung aus über 20 Jahren und tausenden erfolgreichen Projekten mit. Wir haben unzählige Migrationen in die Microsoft Cloud begleitet und komplexe IT-Sicherheitskonzepte umgesetzt.
Dieses Wissen aus erster Hand ist die Basis unserer Beratung. Als Microsoft Gold Partner und Watchguard GOLD Partner verfügen wir über die höchste anerkannte Kompetenz für die Technologien, die für Sie entscheidend sind: Microsoft 365, Azure Cloud und Cybersecurity.
Unsere führende Rolle wird nicht nur von unseren Kunden, sondern auch von unabhängiger Seite bestätigt. Auszeichnungen wie ‘Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025’ von statista oder die Tatsache, dass unsere Geschäftsführung als Experte für IT-Themen vom ZDF befragt wird, unterstreichen unsere Autorität in der Branche.
Doch am Ende zählt nur eines: Ihr Vertrauen. Dieses verdienen wir uns täglich neu – mit transparenter Kommunikation und Ergebnissen, die überzeugen.
Eine durchschnittliche Kundenzufriedenheit von 4,9 von 5 Sternen bei über 5.000 Support-Anfragen pro Jahr spricht für sich. Deshalb bieten wir Ihnen eine Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbare Verträge. Wir sind von unserer Leistung so überzeugt, dass wir Sie nicht mit langen Laufzeiten binden müssen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Lohnt sich eine Umstellung auf Universal Print für ein typisches mittelständisches Unternehmen überhaupt?
Für die meisten mittelständischen Unternehmen lautet die Antwort: Ja, der strategische Nutzen überwiegt die Kosten deutlich.
Der größte Vorteil liegt in der Reduzierung des administrativen Aufwands: Sie schaffen physische Druckserver ab, die gewartet, abgesichert und aktualisiert werden müssen. Das spart nicht nur Kosten für Hardware und Strom, sondern setzt vor allem wertvolle IT-Ressourcen für strategische Projekte frei.
Zudem erhöht eine zentrale Cloud-Lösung die Sicherheit und Flexibilität, da Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice oder von verschiedenen Standorten aus sicher drucken können, ohne komplexe VPN-Verbindungen. Entscheidend ist eine saubere Analyse vorab: oft decken Ihre bestehenden Microsoft 365 Lizenzen die Nutzung bereits ab, solange das Druckvolumen im Rahmen bleibt.
Was sind die ersten, konkreten Schritte für eine Implementierung, ohne das Tagesgeschäft zu stören?
Ein erfolgreiches Vorgehen startet nie mit der vollständigen Umstellung. Wir empfehlen einen Drei-Schritte-Ansatz, um Risiken zu minimieren:
- Analyse & Inventur: Zuerst wird eine Bestandsaufnahme aller Drucker gemacht. Welche Modelle sind im Einsatz? Welche davon sind nativ mit Universal Print kompatibel? Für welche wird ein Connector benötigt? Hier klärt sich schnell der reale Aufwand.
- Pilotprojekt starten: Wählen Sie eine Abteilung oder eine kleine Gruppe von Mitarbeitern für ein Pilotprojekt aus. So können Sie die Funktionalität in der Praxis testen, Feedback sammeln und Kinderkrankheiten beheben, ohne dass der gesamte Betrieb betroffen ist.
- Stufenweiser Rollout: Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt wird die Migration schrittweise auf weitere Abteilungen oder Standorte ausgeweitet. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit arbeitsfähig bleiben und die IT-Abteilung nicht überlastet wird.
Ein erfahrener Partner wird immer ein solches stufenweises Vorgehen vorschlagen, anstatt eine „Hauruck-Aktion“ zu empfehlen.
Laufen wir Gefahr, unsere gesamte Drucker-Hardware austauschen zu müssen, und mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
Nein, ein sofortiger Austausch der gesamten Flotte ist in der Regel nicht notwendig. Viele moderne Geschäftsdrucker unterstützen Universal Print bereits nativ.
Für ältere, aber noch funktionstüchtige Geräte gibt es den sogenannten „Universal Print Connector“. Das ist eine kleine Software, die auf einem verbleibenden Server oder einem PC installiert wird und als Brücke zwischen den alten Druckern und der Microsoft Cloud dient. Das ist eine gute Übergangslösung.
Die Hauptkosten des Projekts liegen nicht im Kauf neuer Hardware, sondern in der sorgfältigen Planung, Konfiguration und der schrittweisen Migration. Ein Hardware-Austausch sollte strategisch erfolgen, wenn Geräte das Ende ihrer Lebensdauer erreichen. So verteilen Sie die Investitionen und modernisieren Ihre Infrastruktur nachhaltig, anstatt hohe Einmalkosten zu verursachen.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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