Moin aus Hamburg!
Stell dir vor, du kaufst in zwei Jahren 22 Unternehmen. Dein Portfolio wächst, der Umsatz steigt – aber deine IT-Infrastruktur implodiert leise im Hintergrund.
Genau das passierte einer jungen Hamburger Immobilien-Holding, die kürzlich bei uns anklopfte.
Der interne IT-Verantwortliche (nennen wir ihn Constantin) war neu im Job und fand ein digitales Schlachtfeld vor:
- Jeder war Admin: Neue Mitarbeiter bekamen Laptops mit vollen lokalen Admin-Rechten. Ein Traum für Hacker.
- Kein MFA: Die einfachste und wichtigste Sicherheitsmaßnahme (Multi-Faktor-Authentifizierung) war inaktiv.
- Geräte-Wildwuchs: Laptops wurden irgendwie installiert, Updates nicht zentral gesteuert.
- Lizenz-Dschungel: Niemand wusste mehr, wer eigentlich wofür bezahlt.
Das Problem war nicht Inkompetenz. Das Problem war Geschwindigkeit.
Wenn du ein Unternehmen nach dem anderen kaufst, bleibt „Ordnung im Microsoft Tenant“ oft auf der Strecke. Bis es knallt – oder ein Audit ansteht.
Warum „Google-Lösungen“ hier nicht funktionieren
Ich habe mir vor dem Schreiben dieses Artikels angesehen, was man findet, wenn man nach „Microsoft 365 Umgebung aufräumen“ sucht.
Die Top-Treffer sind erschreckend theoretisch.
Da liest du von „Governance-Richtlinien“ und abstrakten „Compliance-Centern“. Oder du landest auf Support-Seiten von Microsoft, die dir erklären, wie du deinen Posteingang sortierst. Das hilft dir als Geschäftsführer null weiter, wenn deine Holding strukturell unsicher ist.
Constantin brauchte keine PDF-Broschüre über „Governance“. Er brauchte jemanden, der die Ärmel hochkrempelt und den Tenant glattzieht. Und zwar schnell.
Die Analyse: Alles auf Rot
Unser Standardprozess beginnt immer ehrlich. Wir verkaufen keine Lösungen, bevor wir das Problem nicht schwarz auf weiß haben.
Wir führen eine Infrastruktur-Analyse durch.
Das Ergebnis bei der Holding war eindeutig: Rot. 🔴
Die Ampel unserer Cyber-Risikoanalyse zeigte fast überall Handlungsbedarf. Eine Ransomware wäre bei einem Angriff durchmarschiert wie durch eine offene Tür.
Constantins Ziel war sportlich: „Ich will bis Ende März eine Basis, die sicher ist und skaliert. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt, will ich nicht mehr basteln.“
Ihr Tenant, Ihre Regeln: Schluss mit dem IT-Chaos.
Wenn „historisch gewachsen“ nur ein nettes Wort für Kontrollverlust ist, wird es Zeit zu handeln. In einem unverbindlichen Erstgespräch zeigen wir Ihnen, welche pragmatischen Schritte Ihre M365-Umgebung wieder sicher und skalierbar machen.
Die Lösung: 20 Stunden für die Freiheit
Wir haben nicht versucht, der Holding einen „Full-Managed-Service“ überzustülpen, den sie (noch) nicht brauchten.
Stattdessen haben wir ein Kontingent von ca. 20 Stunden vereinbart. Unser Ansatz: Hilfe zur Selbsthilfe.
So sah der Schlachtplan aus:
1. Das „Auto-Pilot“ Fundament (ca. 18 Stunden)
Das größte Zeitgrab war das Onboarding. Früher: Laptop auspacken, manuell installieren, Software suchen, Passwörter vergessen. Chaos.
Wir haben Microsoft Autopilot und Intune konfiguriert. Das Ergebnis heute:
- Ein neuer Mitarbeiter in einer der Beteiligungen bekommt einen versiegelten Laptop direkt nach Hause.
- Er schaltet ihn ein, loggt sich mit seiner M365-ID ein.
- ✨ Magie: Alle Sicherheitsrichtlinien, WLAN-Profile und Software-Pakete installieren sich automatisch im Hintergrund.
- Keine lokalen Admin-Rechte mehr. Der User kann arbeiten, aber nichts kaputt machen.
2. Der Sicherheits-Sprint
Parallel haben wir die Basics glattgezogen, die oft vergessen werden:
- MFA für alle erzwungen: Der effektivste Schutz gegen Identitätsdiebstahl.
- Exchange Online Bereinigung: Alte Postfächer und Verteilerlisten konsolidiert.
- Rechte-Struktur: Wer darf was? Wir haben Gruppen definiert, die mit dem Unternehmen wachsen, statt wuchern.
Das Ergebnis: Skalierbarkeit statt Feuerwehr
Nach weniger als 20 Stunden Consulting- und Umsetzungszeit hat die Holding jetzt:
- Einen grünen Status in der Sicherheitsbewertung.
- Einen Onboarding-Prozess, der Minuten statt Stunden kostet.
- Einen internen IT-Leiter, der wieder strategisch arbeiten kann, statt Laptops zu installieren.
Das Wichtigste für die Geschäftsführung: Wenn die Holding morgen die nächste Firma kauft, bricht die IT nicht mehr zusammen.
Das System ist jetzt gebaut, um zu wachsen.
Microsoft 365 Umgebung aufräumen: Ihr Fahrplan
Sie erkennen sich wieder? Vielleicht haben Sie keine 12 Firmen gekauft, aber Ihre M365-Umgebung ist über Jahre „historisch gewachsen“ (das nette Wort für Chaos)?
Warten Sie nicht auf den Audit oder den Verschlüsselungstrojaner. Aufräumen ist oft günstiger und schneller, als Sie denken – wenn man weiß, wo man klicken muss.
Lassen Sie uns in 15 Minuten herausfinden, ob Ihre Umgebung eine tickende Zeitbombe ist oder nur einen Frühjahrsputz braucht.
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Warum uns der Mittelstand vertraut: Erfahrung, die zählt
Seit 2004 sind wir der verlässliche IT-Partner für den Mittelstand. Als inhabergeführtes Unternehmen mit den Geschäftsführern Jens Hagel und Philip Kraatz verstehen wir Ihre Herausforderungen aus erster Hand. Wir liefern keine Theorien, sondern praxiserprobte Lösungen.
Unsere Erfahrung basiert auf fast 20 Jahren, 32 zertifizierten Experten und über 5.000 gelösten Support-Tickets pro Jahr. Wir kennen die IT-Realität in mittelständischen Firmen. Die Fallstudie oben ist nur ein Beispiel dafür, wie wir anpacken und Probleme lösen.
Unsere Expertise wird von Branchenführern anerkannt. Wir sind ausgezeichneter Microsoft Partner und Watchguard GOLD Partner. Unabhängige Auszeichnungen wie „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025“ von Statista oder Expertenanfragen des ZDF bestätigen unsere führende Rolle.
Das wichtigste Fundament ist jedoch das Vertrauen unserer Kunden. Ein Bewertungsschnitt von 4,9 Sternen bei Google und Top-Noten auf anderen Portalen sprechen für sich. Wir stehen für transparente Beratung, eine Zufriedenheitsgarantie und fair kalkulierte, monatlich kündbare Verträge. Unser Ziel ist Ihre langfristige Zufriedenheit, nicht der schnelle Abschluss.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein 20-Stunden-Paket klingt überschaubar. Mit welchen Kosten müssen wir für eine solche Grundsanierung rechnen und wann rechnet sich diese Investition?
Das ist eine zentrale unternehmerische Frage. Die Kosten sind vergleichbar mit einem kleinen Beratungs- oder Agenturprojekt und hängen von der Komplexität Ihrer Umgebung ab. Das 20-Stunden-Beispiel ist ein guter Richtwert für ein mittelständisches Unternehmen mit 50–150 Mitarbeitern, bei dem die Grundlagen geschaffen werden müssen.
Der Return on Investment (ROI) ist mehrdimensional:
- Risikominimierung: Die Vermeidung eines einzigen Ransomware-Vorfalls spart Kosten, die die Investition um ein Vielfaches übersteigen.
- Effizienzgewinn: Rechnen Sie die Stunden, die aktuell für das manuelle Einrichten von Laptops oder für simple Supportanfragen anfallen. Ein automatisierter Prozess mit Autopilot spart pro neuem Mitarbeiter 2–4 Stunden. Diese Zeit kann Ihr Team wertschöpfender einsetzen.
- Lizenzkosten: Bei der Bereinigung finden wir fast immer „Lizenzleichen“ – Konten von ehemaligen Mitarbeitern, für die noch bezahlt wird. Die Einsparungen hier tragen oft einen Teil der Projektkosten.
Die Investition amortisiert sich daher meist schon im ersten Jahr durch vermiedene Risiken und gewonnene Effizienz.
Unser Tagesgeschäft darf nicht gestört werden. Wie läuft eine solche Implementierung ab und wie stark wird mein eigenes Team dabei eingebunden?
Wir verstehen, dass der Betrieb reibungslos weiterlaufen muss. Deshalb ist unser Vorgehen darauf ausgelegt, Störungen zu minimieren:
Phase 1: Analyse & Planung. Hier sprechen wir vor allem mit Ihnen oder einem benannten IT-Ansprechpartner. Für Ihr Team ändert sich nichts. Das Ergebnis ist ein klarer Fahrplan.
Phase 2: Umsetzung im Hintergrund. Die Konfiguration von Intune, Sicherheitsrichtlinien oder der Rechte-Struktur geschieht im Admin-Center von Microsoft 365. Ihre Mitarbeiter arbeiten normal weiter. Wir testen alles in einer geschützten Umgebung.
Phase 3: Gestaffelter Rollout. Änderungen wie die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) werden angekündigt und schrittweise ausgerollt, oft mit einer einfachen Anleitung für die Nutzer. Die Einbindung Ihres Teams beschränkt sich meist auf wenige, gut kommunizierte Minuten pro Mitarbeiter. Unser Ziel ist es, Ihren internen Verantwortlichen zu befähigen, die Systeme danach selbst zu verwalten – nicht, eine neue Abhängigkeit zu schaffen.
Was bringt uns ein aufgeräumtes M365-System über die reine Sicherheit hinaus konkret für die Zukunft?
Sehen Sie es als digitales Fundament für Ihr Unternehmen. Ein sauberes System ist keine reine IT-Maßnahme, sondern eine strategische Weichenstellung. Die konkreten Vorteile für Ihre Unternehmensentwicklung sind:
- Skalierbarkeit: Egal ob Sie einen neuen Standort eröffnen, schnell neue Mitarbeiter einstellen oder eine Firma zukaufen – Ihre IT ist darauf vorbereitet. Das System wächst mit Ihnen, ohne dass es bei jedem Schritt zu einem teuren IT-Projekt kommt.
- Mitarbeiterproduktivität: Ein standardisierter, moderner Arbeitsplatz sorgt für weniger Frust und schnellere Einarbeitung. Es ist die Basis, um später auch andere M365-Werkzeuge wie SharePoint für die Zusammenarbeit oder Power Automate zur Prozessautomatisierung sinnvoll zu nutzen.
- Unternehmenswert & Compliance: In jeder Due Diligence bei einem Unternehmensverkauf oder bei einer Finanzierungsrunde wird die IT-Sicherheit und -Struktur geprüft. Eine saubere, dokumentierte Umgebung ist ein echter Werttreiber und vermeidet unangenehme Überraschungen bei Audits (z.B. nach ISO 27001). Sie sind damit nicht nur sicher, sondern auch „bankable“.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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