Als Geschäftsführer eines Hamburger Unternehmens wissen Sie, wie wichtig eine funktionierende IT ist. Doch was passiert, wenn man sich aus einem Großkonzern ausgründet?
Plötzlich steht man vor der Herausforderung, eine komplett neue, eigenständige IT-Infrastruktur aufzubauen.
Die alte Konzern-IT ist oft zu komplex, zu teuer und passt einfach nicht mehr zu den agilen Prozessen einer Neugründung. Genau vor dieser Situation stand kürzlich auch ein aufstrebendes Hamburger Unternehmen aus der Personalvermittlungsbranche, das wir bei diesem entscheidenden Schritt begleiten durften.
In dieser Fallstudie zeige ich Ihnen die 5 entscheidenden Schritte, mit denen wir für dieses Unternehmen eine sichere, skalierbare und moderne IT-Infrastruktur aufgebaut haben – und wie auch Sie die typischen Fallstricke bei einer IT-Ausgründung vermeiden.
Die Herausforderung: Raus aus der Konzern-IT
Das Unternehmen, ein Spin-off einer großen Gesellschaft mit über 300 Mitarbeitern, nutzte anfangs die IT-Infrastruktur des Mutterkonzerns. Schnell wurde klar: Das ist keine Dauerlösung.
Die Prozesse waren starr, die Anforderungen des Konzerns an die IT-Sicherheit für das kleine, flexible Team überdimensioniert und die Kosten intransparent.
Das Ziel war klar: eine eigene, einfache und cloud-basierte IT-Lösung, die mit dem Unternehmen wachsen kann. Die Mitarbeiter sollten von überall aus sicher arbeiten können, sei es in Hamburg, Frankfurt oder im Homeoffice.
Die Kernanforderungen waren:
- Einrichtung und Verwaltung von 5-8 Arbeitsplätzen (Laptops und Smartphones).
- Eine moderne Arbeitsumgebung auf Basis von Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive).
- Keine eigenen Server, alles soll in der Cloud laufen.
- Ein professioneller Partner, der sich um alles kümmert: von der Einrichtung neuer Mitarbeiter bis hin zum Support bei Problemen.
Unsere 5-Schritte-Lösung für eine erfolgreiche IT-Ausgründung in Hamburg
Für eine erfolgreiche IT-Ausgründung braucht es einen klaren Plan. Wir sind dabei nach unserem bewährten 5-Schritte-Modell vorgegangen, das speziell auf die Bedürfnisse von KMU in Hamburg zugeschnitten ist.
1Schritt 1: Die strategische Analyse (Cyber-Risiko-Analyse)
Jedes erfolgreiche IT-Projekt beginnt mit dem genauen Verständnis der Ausgangslage und der Ziele. Im ersten Schritt haben wir gemeinsam mit der Geschäftsführung eine Cyber-Risiko-Analyse durchgeführt.
In einem einstündigen Gespräch haben wir die spezifischen Anforderungen und potenziellen Sicherheitsrisiken des Unternehmens erfasst. Das Ergebnis ist ein verständliches Ampelsystem-Dokument, das der Geschäftsführung einen klaren Überblick über den Sicherheitsstatus ihrer IT gibt. Dieses Dokument dient uns als roter Faden für die weitere Zusammenarbeit und wird regelmäßig aktualisiert.
2Schritt 2: Die zentrale Frage: Übernahme oder Migration des Microsoft Tenants?
Eine der wichtigsten Weichenstellungen bei einer IT-Ausgründung ist die Frage nach dem Microsoft 365 Tenant. Ein Tenant ist quasi Ihr digitales Hauptquartier in der Microsoft-Cloud. Hier werden alle Benutzer, Daten und Lizenzen verwaltet.
Im Fall unseres Kunden war zunächst unklar, ob sie einen eigenen Tenant von der Muttergesellschaft übernehmen konnten oder ob ein komplett neuer aufgesetzt und die Daten migriert werden müssten.
Die Übernahme ist meist der einfacherere und kostengünstigere Weg. Eine Migration hingegen erfordert eine genaue Planung, um sicherzustellen, dass alle E-Mails und Daten lückenlos übertragen werden.
Wir haben für beide Szenarien einen klaren Plan mit transparenten Kosten aufgezeigt, sodass die Geschäftsführung eine fundierte Entscheidung treffen konnte.
3Schritt 3: Aufbau einer sicheren und skalierbaren M365-Umgebung
Nachdem die Tenant-Frage geklärt war, ging es an die eigentliche Einrichtung. Wir haben eine saubere, auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Microsoft 365-Umgebung konfiguriert.
Dazu gehört die Einrichtung von SharePoint als zentrale Datenablage, die Konfiguration von Teams für die interne und externe Kommunikation sowie die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter über OneDrive jederzeit und von überall auf ihre Dateien zugreifen können.
Wichtig war hierbei, von Anfang an eine klare Ordner- und Berechtigungsstruktur zu etablieren, um auch bei wachsender Datenmenge den Überblick zu behalten.
4Schritt 4: Sicherheitsrichtlinien für Laptops & Smartphones per Intune
Ein modernes Unternehmen braucht flexible und sichere Endgeräte. Egal ob Firmen-Laptop oder privates Smartphone – der Zugriff auf Unternehmensdaten muss abgesichert sein.
Mit Microsoft Intune, einem Tool zur Geräteverwaltung, haben wir dafür gesorgt, dass alle Geräte, die auf Firmendaten zugreifen, bestimmten Sicherheitsstandards entsprechen.
Das bedeutet konkret: Festplatten sind verschlüsselt, Updates werden automatisch eingespielt und bei Verlust eines Geräts können die Firmendaten aus der Ferne gelöscht werden.
Für die Mitarbeiter ist der Prozess denkbar einfach: Sie schalten ihr neues Notebook ein, verbinden es mit dem Internet und der Rest passiert automatisch.
5Schritt 5: Standardisierte Prozesse für On- und Offboarding
Ein- und Austritte von Mitarbeitern sind in einem dynamischen Unternehmen an der Tagesordnung. Unser Kunde wollte sich nicht mit dem Anlegen von Benutzern, der Bestellung von Lizenzen oder der Einrichtung von E-Mail-Signaturen aufhalten.
Diese Aufgaben haben wir komplett übernommen. Durch standardisierte Prozesse stellen wir sicher, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an arbeitsfähig sind und ehemalige Mitarbeiter sicher aus allen Systemen entfernt werden. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern sorgt auch für ein hohes Maß an Sicherheit.
Ihre IT-Ausgründung braucht einen klaren Fahrplan
Sie stehen vor einer ähnlichen Herausforderung? Die Trennung von der Konzern-IT ist eine strategische Weichenstellung.
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch klären, wie Sie von Anfang an die richtigen Entscheidungen für eine sichere, skalierbare und kosteneffiziente Infrastruktur treffen.
Das Ergebnis: Eine IT, die einfach funktioniert
Durch die Auslagerung der IT an uns konnte sich das Hamburger Unternehmen voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
Die Geschäftsführung hat einen klaren, planbaren Kostenblock für die IT und die Gewissheit, dass ihre Daten sicher sind. Die Mitarbeiter profitieren von einer modernen, flexiblen Arbeitsumgebung und einem professionellen Ansprechpartner bei IT-Fragen, der innerhalb kürzester Zeit erreichbar ist.
Stehen Sie vor einer ähnlichen Herausforderung? Wenn Sie eine IT-Ausgründung in Hamburg planen oder einfach Ihre bestehende IT auf ein neues Level heben wollen, dann lassen Sie uns sprechen.
In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihre Situation und zeigen Ihnen, wie eine Zusammenarbeit aussehen könnte.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Gebündelte Expertise für Ihren Erfolg: Warum Sie uns vertrauen können
Theorie ist gut, doch in der IT zählt vor allem die praktische Erfahrung. Seit unserer Gründung im Jahr 2004 haben wir unzählige mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg in eine sichere digitale Zukunft begleitet.
Unsere Expertise speist sich nicht aus Lehrbüchern, sondern aus Tausenden erfolgreich umgesetzten Projekten und über 5.000 gelösten Supportfällen pro Jahr. Wir kennen die Herausforderungen des Mittelstands aus erster Hand.
32+
zertifizierte Experten
4,9 / 5
Sterne-Bewertung
Top 1%
Microsoft Partner (Gold)
2004
Gründungsjahr
Unser inhabergeführtes Team aus 32 festangestellten und zertifizierten Experten bildet das Herzstück unserer Kompetenz. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1 % der Microsoft-Partner weltweit und sind zudem Watchguard GOLD Partner. Unsere Spezialisierung auf den Modern Workplace, Microsoft Azure und Cybersecurity wird regelmäßig von unabhängiger Seite bestätigt – etwa durch die Auszeichnung als „Deutschlands beste IT Dienstleister Hamburg“ von Statista. Selbst Medien wie das ZDF ziehen unsere Geschäftsführung als Experten zu IT-Sicherheitsthemen hinzu.
Letztlich ist die Zufriedenheit unserer Kunden der wichtigste Maßstab. Bewertungen von durchschnittlich 4,9 von 5 Sternen und die langjährigen Partnerschaften sprechen für sich. Wir stehen für ehrliche Beratung und Transparenz – untermauert durch unsere Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbare Verträge. Denn unser Ziel ist Ihr unternehmerischer Erfolg. Darauf können Sie sich verlassen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was bedeutet eine solche Umstellung für die Kosten? Ist Cloud-IT nicht teurer als unsere abgeschriebenen Server?
Das ist eine zentrale kaufmännische Frage. Auf den ersten Blick wirkt ein monatliches Abo-Modell pro Mitarbeiter eventuell teurer als eine bereits getätigte, abgeschriebene Investition. Die Wahrheit liegt jedoch in den Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO).
Bei lokaler IT haben Sie hohe verdeckte Kosten: administrative Aufwände, Wartungsverträge, Strom, regelmäßige Ersatzinvestitionen und vor allem die unkalkulierbaren Kosten eines Ausfalls oder Sicherheitsvorfalls.
Eine Cloud-Lösung wie Microsoft 365 wandelt unplanbare Investitionskosten (CAPEX) in planbare, flexible Betriebskosten (OPEX) um. Sie zahlen pro Nutzer und Monat einen festen Betrag und erhalten dafür höchste Verfügbarkeit, Sicherheit auf Konzernniveau und Skalierbarkeit. Kurz: Sie investieren nicht mehr in Blech, sondern in Effizienz, Sicherheit und Agilität. Das rechnet sich fast immer.
Auch in Cloud Lösungen Hamburg sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner.
Mein Team ist voll ausgelastet. Wie viel interne Ressourcen bindet eine solche Implementierung?
Ihr Einwand ist absolut berechtigt – Ihr Fokus muss auf dem Kerngeschäft liegen. Genau darauf ist das im Artikel beschriebene Vorgehen ausgelegt.
Die Implementierung durch einen erfahrenen Partner minimiert den internen Aufwand drastisch. Ihr Beitrag konzentriert sich auf strategische Entscheidungen in kurzen, effizienten Workshops (wie der initialen Risiko-Analyse). Die technische Umsetzung, Datenmigration und Konfiguration laufen im Hintergrund und werden komplett vom Dienstleister gesteuert.
Nach der Umstellung entlasten standardisierte Prozesse, wie das beschriebene On- und Offboarding, Ihre Verwaltung sogar dauerhaft. Ziel ist es, dass Ihr Team von der neuen Lösung von Tag eins an profitiert, anstatt durch das Projekt blockiert zu werden.
Worin bestehen die strategischen Risiken, wenn ich mich voll auf Microsoft und einen externen Partner verlasse?
Das ist ein wichtiger Punkt für jeden Entscheider, der die Kontrolle behalten will. Sehen wir uns die beiden Abhängigkeiten getrennt an: Microsoft ist als Plattform ein globaler Standard. Die Investitionen in Sicherheit und Entwicklung übersteigen die Möglichkeiten jedes Mittelständlers bei Weitem. Das ist weniger ein Risiko als eine Absicherung.
Die Abhängigkeit vom IT-Partner ist der kritischere Punkt. Hier ist die Wahl entscheidend.
Ein professioneller Partner sorgt für Transparenz durch klare Dokumentation (z. B. das Ampel-Dokument aus Schritt 1), definierte Service-Level-Agreements (SLAs) und standardisierte Konfigurationen. Sie erhalten Administratoren-Zugänge und die volle Hoheit über Ihren Microsoft Tenant. Sollten Sie den Partner eines Tages wechseln wollen, ist eine saubere Übergabe möglich. Das größte Risiko ist also nicht die Abhängigkeit an sich, sondern die Wahl eines unprofessionellen Partners.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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