Kennen Sie das? Ihre Firma wächst, die Anforderungen an Ihre IT werden komplexer und Sie verbringen mehr Zeit mit technischen Problemen als mit Ihrem eigentlichen Geschäft. Genau vor dieser Herausforderung stand auch ein aufstrebendes Hamburger Beratungsunternehmen, das als Spin-off aus einem großen Konzern hervorging. Die bestehende IT-Infrastruktur der Muttergesellschaft war für das kleine, agile Team zu schwerfällig und passte einfach nicht mehr zu den modernen Arbeitsweisen.
Die Lösung? Ein komplett serverloses Büro, das auf Microsoft 365 und intelligenter Cloud-Technologie basiert. Auch in Hamburg bieten wir maßgeschneiderte IT Dienstleister Hamburg für kleine und mittelständische Unternehmen an.
In diesem Erfahrungsbericht zeige ich Ihnen, wie wir diesem Unternehmen geholfen haben, sich von alten IT-Lasten zu befreien und eine zukunftsfähige, flexible und sichere Arbeitsumgebung zu schaffen. Sie werden sehen, dass der Weg in die Cloud einfacher ist, als Sie vielleicht denken – und welche enormen Vorteile er für Ihr Unternehmen bringen kann.
Die Herausforderung: Gefangen in einer überdimensionierten IT-Struktur
Unser Kunde, ein dynamisches Team von Beratern, das häufig von unterschiedlichen Standorten aus arbeitet – mal in Hamburg, mal in Frankfurt, mal im Homeoffice –, nutzte anfangs die IT-Systeme des ehemaligen Mutterkonzerns. Das bedeutete: starre Prozesse, komplizierte Freigaben und ein Mangel an Flexibilität.
Wollte ein neuer Mitarbeiter an Bord geholt werden, war das mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Die Einrichtung eines neuen Notebooks, die Freischaltung von Zugängen oder die Erstellung einer E-Mail-Signatur – alles musste über das IT-Department des Konzerns laufen. Das war nicht nur langsam, sondern auch frustrierend für ein Team, das schnell und unkompliziert agieren muss.
Die Mitarbeiter wollten ihre Geräte – eine Mischung aus Firmen-Notebooks und privaten Smartphones – einfach und sicher nutzen können, ohne sich durch ein Labyrinth von IT-Regularien kämpfen zu müssen. Die Kernanforderungen waren klar: Die gesamte IT sollte in der Cloud laufen, die Zusammenarbeit über Microsoft 365 über Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive reibungslos funktionieren und der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert werden. Es gab keine sensiblen Kundendaten, die spezielle Schutzmaßnahmen erforderten; es ging darum, eine einfache, aber sichere Basis für das tägliche Arbeiten zu schaffen.
Die Lösung: Das serverlose Büro mit Microsoft 365
Nach einem ersten Gespräch war klar: Die Vision des Kunden von einer unkomplizierten und modernen IT passte perfekt zum Konzept des „serverlosen Büros“. Anstatt weiterhin auf eine teure und wartungsintensive Server-Infrastruktur im eigenen Haus oder bei einem Hoster zu setzen, verlagern wir die gesamte IT-Umgebung in die Microsoft Cloud. Das Herzstück dieser Lösung bildet Microsoft 365, das weit mehr ist als nur Word, Excel und Outlook.
Mit Microsoft Intune haben wir eine zentrale Plattform geschaffen, über die alle Endgeräte – egal ob Windows-Notebooks oder private iPhones – verwaltet und abgesichert werden können. Das sogenannte „Company Portal“ gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Geräte selbstständig und sicher in das Firmennetzwerk zu integrieren.
Neue Notebooks werden mithilfe von Windows Autopilot quasi per Knopfdruck eingerichtet: Der Mitarbeiter packt das Gerät aus, verbindet es mit dem Internet, meldet sich mit seinen Zugangsdaten an und nach wenigen Minuten ist alles Notwendige installiert und konfiguriert – inklusive aller Programme, Zugänge und Sicherheitsrichtlinien.
Ein weiterer entscheidender Punkt war die Frage, ob der Kunde bereits über eine eigene Microsoft 365-Umgebung (einen sogenannten „Tenant“) verfügte oder ob Daten aus der Konzern-IT migriert werden müssten. Glücklicherweise stellte sich heraus, dass bereits ein eigener Tenant existierte, was den Übergang erheblich vereinfachte. So konnten wir direkt mit der Optimierung und Absicherung der bestehenden Struktur beginnen, anstatt eine aufwendige Datenmigration durchführen zu müssen.
Die Umsetzung: Ein klarer Fahrplan für den Wandel
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und alle sicherheitsrelevanten Aspekte zu berücksichtigen, sind wir nach einem bewährten Plan vorgegangen:
- Cyber-Risiko-Analyse: In einem gemeinsamen Workshop mit der Geschäftsführung haben wir die individuellen Sicherheitsanforderungen des Unternehmens analysiert und in einem verständlichen Ampelsystem dokumentiert. Dieses Dokument dient als Leitfaden für alle zukünftigen IT-Sicherheitsmaßnahmen und wird regelmäßig aktualisiert.
- IT-Dokumentation: Wir haben die gesamte IT-Infrastruktur des Kunden detailliert erfasst und dokumentiert. Diese „Infrastrukturanalyse“ ist die Grundlage für unseren Support und stellt sicher, dass wir bei Problemen oder neuen Anforderungen sofort im Bilde sind und schnell helfen können.
- Einrichtung und Konfiguration: Auf Basis der Analyse und Dokumentation haben wir die Microsoft 365-Umgebung nach unseren Best Practices konfiguriert, Intune für die Geräteverwaltung eingerichtet und die Prozesse für das On- und Offboarding von Mitarbeitern automatisiert.
Durch diesen strukturierten Prozess konnten wir sicherstellen, dass die neue IT-Landschaft nicht nur leistungsfähig und sicher ist, sondern auch perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
Ihr Weg zur unkomplizierten IT?
Erkennen Sie Ihr Unternehmen in den beschriebenen Herausforderungen wieder? Starre Strukturen und veraltete Technik müssen kein Hindernis sein. Lassen Sie uns in einem ersten, kostenfreien Gespräch gemeinsam klären, wie eine moderne IT-Strategie auch Sie entlasten kann.
Das Ergebnis: Maximale Flexibilität bei planbaren Kosten
Seit der Umstellung auf das serverlose Büro profitiert das Hamburger Beratungsunternehmen von einer Cloud Lösungen Hamburg IT, die einfach funktioniert und sich flexibel an das Wachstum anpasst. Neue Mitarbeiter sind innerhalb kürzester Zeit startklar, und die IT-Verwaltung läuft nahezu unsichtbar im Hintergrund. Die Mitarbeiter können von überall aus sicher auf alle Daten und Anwendungen zugreifen und dabei die Geräte nutzen, mit denen sie am produktivsten sind.
Ein entscheidender Vorteil ist auch die Kostentransparenz. Anstelle von unvorhergesehenen Ausgaben für neue Hardware, Lizenzen oder Reparaturen zahlt das Unternehmen eine fexible monatliche Pauschale pro Mitarbeiter. In dieser IT-Flatrate ist der gesamte Support für alle IT-Fragen und -Probleme enthalten. Wächst das Unternehmen, kommen einfach neue Plätze hinzu; verkleinert es sich, werden die Kosten entsprechend reduziert. Diese Planbarkeit gibt dem Unternehmen die finanzielle Sicherheit, die es für sein Wachstum benötigt.
Dieser Erfahrungsbericht zeigt, dass der Schritt in ein serverloses Büro keine Raketenwissenschaft ist. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite können auch Sie Ihre IT modernisieren, Ihre Mitarbeiter begeistern und sich wieder voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ein serverloses Büro auch Ihr Unternehmen voranbringen kann, dann lassen Sie uns doch einfach mal unverbindlich sprechen.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Unsere Expertise für Ihren Erfolg: Erfahrung, auf die Sie bauen können
Theorie ist gut, doch im Mittelstand zählen praktische Ergebnisse. Als Geschäftsführer wissen Sie, dass Vertrauen die Basis jeder guten Partnerschaft ist. Deshalb lassen wir Taten sprechen.
Gelebte Erfahrung seit 2004
Seit unserer Gründung begleiten wir Unternehmen wie Ihres auf dem Weg in eine moderne IT-Zukunft. In dieser Zeit haben wir unzählige Projekte erfolgreich umgesetzt und wissen genau, vor welchen Herausforderungen der Mittelstand steht. Diese Praxiserfahrung aus erster Hand fließt in jede unserer Entscheidungen ein.
Nachgewiesene Expertise
Unser Team aus 32 zertifizierten Experten ist auf den Modern Workplace mit Microsoft 365, Azure und IT-Sicherheit spezialisiert. Als Microsoft Gold Partner zählen wir zu den Top 1 % der IT-Dienstleister weltweit. Diese Kompetenz wird durch Auszeichnungen wie „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025“ von statista oder unsere Rolle als Ansprechpartner für das ZDF bestätigt.
Verlässlichkeit und Transparenz
Vertrauen verdient man sich. Mit monatlich kündbaren Verträgen und einer Zufriedenheitsgarantie gehen wir für Sie ins Risiko. Über 5.000 gelöste Support-Tickets pro Jahr mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,9 von 5 Sternen bei Google und ProvenExpert zeigen: Wir sind da, wenn Sie uns brauchen. Gemeinsam mit meinem Geschäftsführer-Kollegen Philip Kraatz stehe ich persönlich für eine ehrliche Beratung und eine langfristige Partnerschaft auf Augenhöhe ein.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Das Konzept klingt überzeugend, aber was bedeutet das finanziell für uns? Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
Das ist eine zentrale unternehmerische Frage. Die Kosten für ein serverloses Büro gliedern sich in zwei Bereiche: die einmalige Implementierung und die laufenden monatlichen Gebühren. Die Implementierungskosten hängen vom Zustand Ihrer aktuellen IT ab – existiert bereits eine Microsoft-365-Struktur, ist der Aufwand geringer. Müssen Daten migriert und Berechtigungen neu aufgebaut werden, ist die Investition höher, schafft aber eine saubere, sichere Basis für die Zukunft. Im laufenden Betrieb profitieren Sie von einem entscheidenden Vorteil: Statt unplanbarer Ausgaben für Server-Reparaturen oder Hardware-Zyklen haben Sie eine feste, kalkulierbare monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Diese deckt Lizenzen, Support und Sicherheitsüberwachung ab, sodass die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) in der Regel unter denen einer traditionellen IT liegen.
Ein serverloses Büro ist stark vom Internet abhängig. Was passiert, wenn die Verbindung im Büro ausfällt? Steht dann alles still?
Ein berechtigter Einwand und ein wichtiges Thema bei der Risikobewertung. Moderne Cloud-Lösungen sind jedoch darauf vorbereitet. Erstens können Mitarbeiter dank lokaler Synchronisation (z. B. über OneDrive) an vielen Dokumenten offline weiterarbeiten; die Änderungen werden später automatisch synchronisiert. Zweitens ist Redundanz der Schlüssel: Für Büros empfehlen wir grundsätzlich eine zweite, unabhängige Internetanbindung, oft über 5G/LTE. Fällt eine Leitung aus, schaltet das System automatisch um. Drittens bietet das serverlose Konzept hier einen entscheidenden Vorteil: Im Extremfall können Ihre Mitarbeiter nahtlos ins Homeoffice wechseln und bleiben produktiv – eine Flexibilität, die ein lokaler Serverausfall nicht bieten würde.
Wir sind kein Start-up und nutzen etablierte Branchensoftware. Ist eine vollständige Umstellung für uns überhaupt realistisch?
Absolut. „Serverlos“ ist ein strategisches Ziel, kein Dogma. Für etablierte Unternehmen ist der Weg oft ein hybrider Ansatz. In einer ersten Analyse identifizieren wir, welche Anwendungen (z. B. für DATEV, CAD oder Maschinensteuerung) eventuell weiterhin einen lokalen Server benötigen. Die Kern-IT wie E-Mail, Dateien und Zusammenarbeit wird in die Microsoft-Cloud verlagert, um sofortige Vorteile bei Flexibilität und Sicherheit zu schaffen. Unverzichtbare Spezialsoftware kann parallel auf einem schlanken Server vor Ort oder in einem deutschen Rechenzentrum weiterlaufen. So modernisieren Sie schrittweise in Ihrem Tempo, kombinieren die Vorteile beider Welten und minimieren jedes betriebliche Risiko.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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