Moin Moin, mein Name ist Jens Hagel. Vor kurzem rief mich der IT-Verantwortliche eines etablierten Hamburger Bauunternehmens an. Er klang frustriert.
Seine Worte waren ehrlich und direkt, so wie wir es hier in Hamburg gewohnt sind:
„Herr Hagel, bei uns brennt es an allen Ecken. Wir haben das Gefühl, nur noch Feuer zu löschen, statt unsere IT strategisch für die Zukunft aufzustellen.“
Diese Aussage höre ich oft von Geschäftsführern und IT-Leitern mittelständischer Unternehmen. Es ist das klassische Symptom einer IT, die organisch, aber ohne klaren Plan gewachsen ist.
In dieser Fallstudie zeige ich Ihnen transparent und nachvollziehbar, wie wir die Situation bei diesem Bauunternehmen analysiert und eine klare, zukunftssichere Strategie entwickelt haben. Eine Strategie, die nicht nur die Probleme löste, sondern dem Unternehmen auch finanzielle Planbarkeit und Sicherheit zurückgab.
Die Ausgangslage: Tägliches IT-Chaos bei einem 180-Mann-Betrieb
Stellen Sie sich ein erfolgreiches Bauunternehmen vor. 180 Mitarbeiter, davon 53 an PC-Arbeitsplätzen. Die Auftragsbücher sind voll. Doch im Hintergrund knirscht es gewaltig.
Der IT-Verantwortliche, nennen wir ihn Herrn Behrens, beschrieb mir eine Situation, die viele Unternehmer kennen:
- Ständige Systemausfälle: Server, die ohne Vorwarnung den Dienst quittieren. Drucker, die genau dann streiken, wenn wichtige Pläne gedruckt werden müssen. Mitarbeiter, die mehr Zeit in der Warteschleife des alten IT-Dienstleisters verbringen als mit ihrer eigentlichen Arbeit.
- Veraltete Technik: Die Systeme waren über die Jahre gewachsen. Unterschiedliche Hardware, veraltete Softwarestände und fehlende Updates stellten ein enormes Sicherheitsrisiko dar. Ein Patch-Management für die Server existierte praktisch nicht.
- Fehlende Organisation: Die Einrichtung eines neuen Laptops für einen Mitarbeiter dauerte Tage und war jedes Mal ein Glücksspiel. Ein standardisierter Prozess? Fehlanzeige.
- Undurchsichtige Kosten: Der bisherige IT-Dienstleister rechnete nach Stunden ab. Jede Störung, jeder Anruf erzeugte neue, unvorhersehbare Kosten. An eine Budgetplanung war nicht zu denken. Herr Behrens nannte es treffend: „Ein Fass ohne Boden.“
Das größte Problem war jedoch die Unsicherheit. Niemand im Unternehmen hatte einen echten Überblick über den Zustand der IT. Die Geschäftsführung spürte nur die Auswirkungen: unproduktive Mitarbeiter und ein wachsendes, unkalkulierbares Cyber-Risiko.
Der Wendepunkt: Die Suche nach einer klaren IT-Strategie
Herr Behrens hatte die Nase voll. Er brauchte keinen weiteren Techniker, der ihm stundenweise Probleme flickte. Er suchte einen Partner, der Verantwortung übernimmt und ein „Rundum-sorglos-Paket“ schnürt.
Seine Forderung an uns war einfach und klar:
- Transparenz: Eine ehrliche Bestandsaufnahme. Was haben wir? Wo sind die Schwachstellen? Was muss getan werden?
- Planbarkeit: Feste monatliche Kosten statt unkalkulierbarer Stundenabrechnungen. Ein IT-Budget, auf das man sich verlassen kann.
- Sicherheit: Eine moderne, proaktive Sicherheitslösung, die das Unternehmen vor den wachsenden Bedrohungen aus dem Netz schützt.
Es ging ihm nicht darum, das billigste Angebot zu finden. Es ging ihm darum, den Wert einer funktionierenden IT für das Kerngeschäft – das Bauen – zu sichern. Er wollte, dass sich die Geschäftsführung wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann, anstatt sich mit IT-Problemen herumzuschlagen.
Schluss mit IT-Chaos – Zeit für Ihre Strategie!
Die Geschichte von Herrn Behrens ist kein Einzelfall. Wenn auch Sie sich nach Planbarkeit, Sicherheit und einem IT-Partner sehnen, der Verantwortung übernimmt, dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt für den ersten Schritt.
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen und kostenfreien Erstgespräch klären, wie wir Ihre IT vom Problemherd zum stabilen Fundament für Ihren Erfolg machen.
Unsere Lösung: Die hagel-IT-Methode in drei Schritten
In unserem Gespräch wurde schnell klar, dass wir genau hier ansetzen. Unser Modell basiert nicht auf dem Verkauf von Stunden, sondern auf dem Liefern von Ergebnissen. Wir haben Herrn Behrens unseren bewährten Prozess vorgestellt, der genau auf die Bedürfnisse von Unternehmen wie seinem zugeschnitten ist.
Schritt 1: Die schonungslose Bestandsaufnahme
Vertrauen beginnt mit Klarheit. Deshalb starten wir immer mit einer tiefgehenden Analyse der gesamten IT-Infrastruktur. Für einen einmaligen Festpreis schauen wir uns alles an: Server, Netzwerk, Arbeitsplätze, Software, Lizenzen und vor allem die Sicherheit. Das Ergebnis ist kein technischer Kauderwelsch, sondern ein verständlicher Bericht, der die Schwachstellen aufzeigt und klare Handlungsempfehlungen gibt. Dieser Bericht war die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen und gab der Geschäftsführung des Bauunternehmens erstmals einen echten Überblick.
Möchten Sie mehr über die Aufdeckung kritischer Risiken erfahren? Lesen Sie unseren Artikel „1-Stunden-IT-Audit in Hamburg: 3 kritische Risiken, die wir bei einem Unternehmen aufdeckten“.
Schritt 2: Das Festpreis-Modell für planbare Kosten
Basierend auf der Analyse erstellten wir ein Angebot, das auf einem monatlichen Festpreis, der IT Flatrate pro Arbeitsplatz und Server basiert. In diesem Preis ist alles enthalten: Überwachung, Wartung, Updates, Support für die Mitarbeiter und proaktives Management. Keine versteckten Kosten. Keine bösen Überraschungen am Monatsende. Endlich war das IT-Budget zu 100% planbar.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre IT-Ausgaben im Griff behalten.
Der Unterschied wird in dieser Gegenüberstellung besonders deutlich:
| Merkmal | Vorher (Alter Dienstleister) | Nachher (hagel IT-Services) |
|---|---|---|
| Kostenmodell | Reaktiv, nach Stunden | Proaktiv, monatlicher Festpreis |
| Budgetplanung | Unmöglich | 100% planbar |
| Sicherheit | Lückenhaft, veraltet | Standardisiert, proaktiv, inkl. Schulungen |
| Mitarbeiter-Support | Lange Wartezeiten, frustrierend | Schnelle Hilfe, feste Ansprechpartner |
Schritt 3: Die Umsetzung der Strategie
Nach der Zustimmung der Geschäftsführung begannen wir mit der Umsetzung. Hier geht es nicht nur um Technik, sondern um saubere Prozesse:
- Standardisierung: Wir haben die IT vereinheitlicht. Mithilfe von Microsoft 365 und Werkzeugen wie Intune/Autopilot können wir neue Laptops nun per Fernzugriff in kürzester Zeit einrichten – sicher und standardisiert. Microsoft Autopilot macht die moderne Gerätebereitstellung leicht.
- Cyber-Security: Wir implementierten eine mehrschichtige Sicherheitsarchitektur mit moderner Firewall und Antivirus-Lösungen. Doch Technik ist nur die halbe Miete. Deshalb haben wir automatisierte Cyber-Security-Schulungen eingeführt, um die Mitarbeiter für Gefahren wie Phishing zu sensibilisieren. Denn der Mensch ist und bleibt ein wichtiger Teil der Verteidigungskette. Dies ist entscheidend, um den effektiven Schutz vor Datendiebstahl zu gewährleisten.
- Proaktives Management: Unsere Systeme überwachen die IT des Kunden 24/7. Wir sehen Probleme, bevor sie zu Ausfällen führen. Statt Feuer zu löschen, sorgen wir dafür, dass es gar nicht erst brennt.
Das Ergebnis: Fokus auf das Kerngeschäft
Heute, einige Monate später, ist die IT im Bauunternehmen kein Krisenherd mehr, sondern ein stabiles Fundament für das Geschäft. Die Systemausfälle sind verschwunden. Die Mitarbeiter können produktiv arbeiten. Die IT-Kosten sind fest im Budget verankert.
Und die Geschäftsführung? Sie hat die Gewissheit, dass ihre digitale Infrastruktur in sicheren Händen ist und kann sich wieder voll und ganz auf das konzentrieren, was sie am besten kann: Bauprojekte erfolgreich umsetzen.
Diese Verwandlung vom IT-Chaos zur klaren Strategie ist kein Einzelfall. Es ist das Ergebnis eines bewährten Prozesses, der auf Transparenz, Partnerschaft und klaren Verantwortlichkeiten beruht.
Wenn Ihnen die Geschichte dieses Hamburger Bauunternehmens bekannt vorkommt und Sie sich ebenfalls nach einer stabilen, planbaren und sicheren IT für Ihr Unternehmen sehnen, dann lassen Sie uns sprechen. Buchen Sie einen Termin für ein erstes, unverbindliches Gespräch. Gerne führe ich mit Ihnen eine erste Analyse durch, damit auch Sie den Weg aus dem IT-Chaos finden.
Warum Sie uns vertrauen können: Erfahrung und Expertise seit 2004
Seit unserer Gründung im Jahr 2004 verfolgen wir in Hamburg eine klare Mission: Wir sorgen dafür, dass die IT mittelständischer Unternehmen einfach funktioniert. In fast zwei Jahrzehnten haben wir unzählige IT-Landschaften modernisiert. Unsere Erfahrung stammt nicht aus Lehrbüchern, sondern aus der täglichen Praxis mit Unternehmen wie Ihrem. Wir kennen die Tücken gewachsener Strukturen und wissen, wie man sie in stabile, zukunftssichere Systeme überführt.
Unser Team besteht aus 32 festangestellten und zertifizierten Experten. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1 % der IT-Dienstleister weltweit und sind zudem Watchguard Gold Partner. Diese Anerkennungen belegen unser tiefes Fachwissen in den Bereichen Modern Workplace, Microsoft 365, Azure und IT-Sicherheit. Unsere Expertise wird auch von außen geschätzt: So wird unsere Geschäftsführung regelmäßig vom ZDF zu Fachthemen befragt, und Auszeichnungen wie „Deutschlands bester IT-Dienstleister 2025 Hamburg“ bestätigen die Qualität unserer Arbeit.
Vertrauen ist die Basis unserer Partnerschaften. Deshalb setzen wir auf maximale Transparenz. Über 5.000 gelöste Support-Tickets pro Jahr mit einer durchschnittlichen Kundenbewertung von 4,9 von 5 Sternen sprechen für sich. Wir stehen zu unserem Wort – mit einer Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbaren Verträgen. Bei uns gibt es keine undurchsichtigen Stundenabrechnungen, sondern eine feste, planbare Investition in Ihre Betriebssicherheit. Gemeinsam mit meinem Geschäftsführer-Kollegen Philip Kraatz stehe ich dafür ein, dass wir für Sie ein verlässlicher Partner auf Augenhöhe sind.
Auch in Berlin bieten wir als IT Dienstleister Berlin unsere Dienstleistungen für KMU an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein monatlicher Festpreis ist planbar, aber ist er unterm Strich nicht teurer als eine flexible Stundenabrechnung?
Das ist eine absolut berechtigte kaufmännische Frage. Auf den ersten Blick mag ein Festpreis höher erscheinen als die stundenbasierte Abrechnung in einem störungsfreien Monat. Die entscheidende Frage ist aber: Was sind die Gesamtkosten der IT – inklusive aller Ausfälle und unproduktiven Stunden? Ein Dienstleister, der pro Stunde bezahlt wird, verdient an Problemen. Unser Festpreis hingegen schafft den Anreiz, Ihre IT so stabil wie möglich zu halten, denn jeder Ausfall verursacht bei uns Kosten, nicht bei Ihnen. Denken Sie an die versteckten Kosten eines Serverausfalls: verlorene Arbeitszeit von 10, 20 oder 50 Mitarbeitern, verpasste Deadlines, Reputationsschaden. Diese Risiken sind im Festpreis einkalkuliert und minimiert. Es ist also weniger eine Frage der Kosten, sondern eine Investition in die Betriebssicherheit und die Reduzierung von Geschäftsrisiken.
Der Wechsel zu einem neuen IT-Partner und die Umstellung klingen aufwendig. Wie stellen Sie sicher, dass unser Tagesgeschäft nicht gestört wird?
Ihre Sorge ist absolut nachvollziehbar, denn das Kerngeschäft muss ungestört weiterlaufen. Wir sehen die Implementierung daher wie eine sorgfältig geplante Operation am offenen Herzen. Viele vorbereitende Arbeiten, wie die Konfiguration neuer Systeme oder die Einrichtung von Cloud-Diensten, finden komplett im Hintergrund statt. Kritische Umstellungen, die eine kurze Unterbrechung erfordern – beispielsweise der Wechsel eines zentralen Servers –, planen wir gezielt außerhalb Ihrer Kernarbeitszeiten, also an Abenden oder Wochenenden. Wir erstellen einen detaillierten Migrationsplan, den wir vorab mit Ihnen abstimmen. So weiß Ihr Team genau, was wann passiert. Unser Ziel ist immer, dass Ihre Mitarbeiter am Montagmorgen ihre Arbeit an einer stabileren und schnelleren IT wieder aufnehmen, ohne den Übergang als störend empfunden zu haben.
Der Artikel spricht von einer „schonungslosen Bestandsaufnahme“ als erstem Schritt. Was bedeutet das konkret für uns und wie viel interne Ressourcen bindet das?
Gute Frage, denn Ihre Zeit ist kostbar. „Schonungslos“ bedeutet für uns vor allem transparent und vollständig, aber nicht belastend für Sie. In der Praxis sieht das so aus: Nach einem initialen Gespräch benötigen wir einen zentralen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen – oft ein IT-Verantwortlicher oder ein Geschäftsführer. Der Aufwand für diese Person beschränkt sich meist auf wenige Stunden für ein Auftakt-Briefing, die Bereitstellung von Zugängen und ein Abschlussgespräch. Die eigentliche Analyse, also die technische Prüfung von Servern, Netzwerk, Lizenzen und Sicherheitsarchitektur, führen unsere Spezialisten mit weitgehend automatisierten Tools durch. Das bindet kaum interne Ressourcen, da es parallel zum laufenden Betrieb geschieht. Das Ergebnis für Sie ist ein Management-tauglicher Bericht, der Ihnen einen klaren Überblick über den Zustand, die Risiken und die Potenziale Ihrer IT gibt – eine fundierte Grundlage für alle weiteren strategischen Entscheidungen.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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