Kennen Sie das Gefühl, wenn die Technik, auf die Sie sich täglich verlassen, plötzlich den Dienst verweigert? Ein Kunde, Inhaber eines etablierten Architekturbüros in der Metropolregion Hamburg, erlebte genau das.
Jahrelang setzte er auf eine Tobit-Lösung für seine E-Mail-Kommunikation. Doch als der Support für die Software ausblieb und die mobile Synchronisation zusammenbrach, stand er vor einem ernsten Problem.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie wir gemeinsam den Weg aus dieser Sackgasse gefunden haben – hin zu einer modernen, sicheren und zukunftsfähigen IT-Lösung mit Microsoft 365.
Die Herausforderung: Ein Architekturbüro im IT-Stillstand
Das Architekturbüro, ein Team von vier Mitarbeitern, verwaltete ein E-Mail-Archiv von fast 100 Gigabyte – eine gewaltige Datenmenge, die über Jahre gewachsen war. Die bestehende IT-Infrastruktur basierte auf einem Windows Server 2019 und der E-Mail-Software David von Tobit.
Über Jahre hatte ein externer IT-Partner das System betreut, doch nach dessen plötzlichem Tod stand das Büro ohne Ansprechpartner da. Anfragen an Tobit direkt blieben unbeantwortet, und telefonischer Support war nicht mehr erreichbar.
Die Situation spitzte sich zu, als die mobile Kommunikation über das iPhone plötzlich mit der Meldung „Account Fehler“ ausfiel. Der Zugriff auf E-Mails und Kontakte war von einem Tag auf den anderen nicht mehr möglich.
Die Probleme beschränkten sich jedoch nicht nur auf die mobile Kommunikation. Auch auf den Desktop-PCs lief die Tobit-Software alles andere als rund. Der Inhaber erkannte, dass er auf einem Pulverfass saß.
Was würde passieren, wenn das gesamte System ausfällt? Oder schlimmer noch: Was, wenn ein Hacker die veraltete Infrastruktur als Einfallstor nutzt? Die Sorge wuchs, dass im Ernstfall niemand in der Lage oder willens wäre, das veraltete System anzufassen und die Daten zu retten.
Es war klar: Eine neue, verlässliche Lösung musste her. Eine Lösung, die nicht nur funktioniert, sondern auch die Sicherheit der sensiblen Projektdaten gewährleistet und einen Partner an der Seite, der Verantwortung übernimmt.
Steckt Ihre IT ebenfalls im Stillstand?
Wenn die Herausforderungen des Architekturbüros Ihre eigenen Sorgen widerspiegeln, ist Abwarten keine Option. Erfahren Sie, wie Sie Ihre IT sicher modernisieren können.
Wir bieten Ihnen eine erste Orientierung – in einem kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch.
Der Lösungsansatz: Ein strukturierter Weg zu Microsoft 365
In unserem ersten Gespräch wurde schnell klar, dass eine schnelle „Hauruck-Aktion“ nicht die Lösung sein konnte. Um einen nachhaltigen und sicheren Wechsel zu gewährleisten, schlugen wir einen strukturierten Prozess vor, der auf Transparenz und einem gemeinsamen Verständnis der Ausgangslage basiert.
1. Die Cyber-Risiko-Analyse
Als ersten Schritt führten wir eine Cyber-Risiko-Analyse durch. In einem ausführlichen Gespräch klärten wir den Kunden über die aktuelle Bedrohungslage für Unternehmen seiner Größe auf. Wir sprachen über die Gefahren von Ransomware, Phishing und anderen Cyberangriffen.
Ziel war es, eine gemeinsame Sprache zu finden und das Bewusstsein für die Risiken zu schärfen, die eine veraltete IT-Infrastruktur mit sich bringt. Diese Analyse ist die Grundlage für alle weiteren Schritte, da sie das „Warum“ hinter der Notwendigkeit einer Modernisierung verdeutlicht. Um mehr über effektiven Schutz zu erfahren, lesen Sie hier: Cybersicherheit im Oktober 2025: Aktuelle Berichte und Umfragen enthüllen alarmierende Trends.
2. Die Infrastrukturanalyse
Im zweiten Schritt folgte eine detaillierte Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Wir dokumentierten alle Systeme, Software-Versionen und Konfigurationen.
Wo liegen welche Daten? Wie ist der Zustand der Backups? Welche Hardware ist im Einsatz?
Diese Bestandsaufnahme ist entscheidend, um den Migrationsprozess exakt zu planen und unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Wir stellten fest, dass bereits Microsoft 365 Lizenzen im Unternehmen vorhanden waren, was den Umstieg erleichtern würde.
3. Die geplante Migration zu Microsoft 365
Basierend auf den Ergebnissen der Analysen erstellten wir einen detaillierten Migrationsplan. Der Plan sah vor, die 100 GB an E-Mails und alle Kontakte sicher von Tobit zu Microsoft 365 zu übertragen.
Durch die Nutzung der Cloud-Infrastruktur von Microsoft konnten wir die Abhängigkeit von der lokalen Server-Hardware reduzieren und gleichzeitig die Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten erhöhen. Wir planten den Umstieg so, dass die Ausfallzeiten für das Architekturbüro auf ein absolutes Minimum reduziert wurden. Erfahren Sie mehr über Cloud Migration Services in Hamburg.
Das Ergebnis: Eine zukunftssichere IT-Infrastruktur aus der Cloud
Mit dem Wechsel zu Microsoft 365 hat das Architekturbüro nicht nur seine akuten Probleme gelöst, sondern auch die Weichen für eine sichere und flexible Zukunft gestellt.
Die E-Mails und Kontakte sind nun sicher in der Microsoft Cloud Lösungen Hamburg gespeichert und von überall und jedem Gerät aus zuverlässig erreichbar. Die Kosten für die IT sind durch das monatliche Abonnement planbar und transparent.
️ Doch der größte Gewinn ist das Gefühl der Sicherheit.
Durch die modernen Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365 und unsere laufende Betreuung ist das Unternehmen nun optimal vor Cyber-Bedrohungen geschützt. Wir kümmern uns im Hintergrund darum, dass alle Systeme auf dem neuesten Stand sind und die Backups zuverlässig funktionieren.
Der Inhaber kann sich wieder voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren, mit dem Wissen, einen verlässlichen IT-Partner an seiner Seite zu haben, der die Verantwortung für die gesamte IT übernimmt.
Diese Case Study zeigt eindrücklich, wie wichtig es ist, bei IT-Problemen nicht den Kopf in den Sand zu stecken.
Ein strukturierter Wechsel von einer veralteten Lösung wie Tobit zu einer modernen Plattform wie Microsoft 365 ist kein Hexenwerk, sondern eine lohnende Investition in die Zukunft und Sicherheit Ihres Unternehmens.
Wenn auch Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden, zögern Sie nicht, uns anzusprechen. Wir finden auch für Sie den passenden Weg. Auch in Hamburg bieten wir Ihnen unseren IT Service Hamburg an.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Unsere Expertise für Ihren Erfolg: Erfahrung und Kompetenz seit 2004
Die richtige IT-Entscheidung zu treffen, erfordert Vertrauen. Dieses Vertrauen verdienen wir uns jeden Tag aufs Neue – durch gelebte Erfahrung und nachweisbare Kompetenz.
Erfahrung aus der Praxis: Seit unserer Gründung 2004 haben wir unzählige IT-Projekte für den Mittelstand realisiert. Unser 32-köpfiges Team aus festangestellten, zertifizierten Experten löst jährlich über 5.000 Supportanfragen.
Diese Erfahrung aus erster Hand zeigt uns, wo die wirklichen Herausforderungen für Unternehmen wie Ihres liegen. Wir sprechen Ihre Sprache und verstehen, was für Ihren Geschäftserfolg zählt. Als Managed Services Anbieter in Hamburg sind wir Ihr IT-Partner für den Mittelstand.
Nachweisbare Expertise: Unsere Kompetenz ist offiziell bestätigt. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1 % der IT-Dienstleister weltweit. Diese hohe Auszeichnung, ergänzt durch unsere Watchguard GOLD Partnerschaft, belegt unser tiefes Fachwissen in den Bereichen Modern Workplace, Microsoft 365, Azure und IT-Sicherheit.
Renommierte Institutionen wie statista, die uns als „Deutschlands bester IT-Dienstleister 2025“ auszeichneten, und das ZDF, das die Expertise unserer Geschäftsführung für Experteninterviews schätzt, bestätigen unsere führende Rolle.
Gelebte Vertrauenswürdigkeit: Vertrauen ist die Basis einer jeden Partnerschaft. Unsere Kunden geben uns auf Google durchschnittlich 4,9 von 5 Sternen, weil wir halten, was wir versprechen.
Wir setzen auf absolute Transparenz durch klare Prozesse, monatlich kündbare Verträge und eine Zufriedenheitsgarantie. Von unseren Standorten in Hamburg, IT Service Bremen, Kiel und Lübeck aus bauen wir auf ehrliche Beratung und langfristige, stabile Kundenbeziehungen. Ihr Erfolg ist unser Antrieb.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ein Wechsel zu Microsoft 365 klingt erstmal nach einer großen Investition. Lohnt sich das für uns im Vergleich zur Weiternutzung der bestehenden Server-Lösung?
Das ist eine absolut berechtigte kaufmännische Frage. Auf den ersten Blick scheinen die monatlichen Lizenzkosten eine neue Belastung zu sein. Betrachtet man aber die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership), kehrt sich das Bild oft um.
Bei Ihrer jetzigen Lösung tragen Sie versteckte Kosten: Strom für den Server, unplanbare Ausgaben für Notfall-Reparaturen, die regelmäßige Neuanschaffung von Hardware alle 5-7 Jahre und vor allem das unkalkulierbare Risiko eines längeren Betriebsausfalls oder Datenverlusts durch einen Cyberangriff.
Die Kosten für die Wiederherstellung und der entgangene Umsatz übersteigen die Jahreskosten von Microsoft 365 oft um ein Vielfaches. Die Cloud-Lösung wandelt diese unplanbaren Risiken in eine feste, kalkulierbare monatliche Investition in Stabilität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit um.
Mit welchem Aufwand und welchen Ausfallzeiten müssen wir bei der Implementierung von Microsoft 365 konkret rechnen?
Die Sorge vor einer Betriebsunterbrechung ist der häufigste Grund, warum notwendige IT-Projekte aufgeschoben werden. Ein professionell geplanter Migrationsprozess minimiert diese Risiken jedoch gezielt.
Der Großteil der Arbeit, wie die Einrichtung der neuen Konten und die Vorbereitung des Datentransfers, findet im Hintergrund statt, ohne Ihren Arbeitsalltag zu stören. Der eigentliche Umzug, der sogenannte „Cutover“, wird strategisch geplant – meist über ein Wochenende oder über Nacht.
Für Ihre Mitarbeiter bedeutet das in der Praxis: Sie verlassen am Freitag ihr Büro mit der gewohnten alten Umgebung und starten am Montagmorgen nahtlos mit dem neuen, voll funktionsfähigen Microsoft 365. Eine kurze Einweisung genügt, da die Oberfläche intuitiv und den meisten bereits vertraut ist.
Angenommen, wir erkennen uns in der Situation wieder. Was wäre der erste, unverbindliche Schritt, um herauszufinden, ob dieser Weg für uns sinnvoll ist?
Der richtige erste Schritt ist niemals die Entscheidung für ein Produkt, sondern die Schaffung einer soliden Entscheidungsgrundlage. Genau hier setzen wir mit der im Artikel beschriebenen Infrastruktur- und Risikoanalyse an.
In einem gemeinsamen Termin verschaffen wir uns einen Überblick über Ihre aktuelle Situation: Welche Systeme sind im Einsatz, wo liegen die kritischen Daten und welche konkreten unternehmerischen Risiken bestehen?
Das Ergebnis ist eine klare, verständliche Dokumentation Ihrer Ausgangslage und eine auf Fakten basierende Empfehlung. Damit haben Sie eine professionelle Grundlage, um eine strategische IT-Entscheidung zu treffen – sei es für oder gegen einen Wechsel. Dieser erste Schritt dient Ihrer Orientierung und verpflichtet Sie zu nichts Weiterem.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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