Interne IT vs. Systemhaus: Ein ehrlicher Kosten-Nutzen-Check für Hamburger KMU
Als Geschäftsführer in Hamburg stehen Sie früher oder später vor der Frage, ob Sie weiter auf eine eigene IT-Abteilung setzen oder den Schritt zu einem spezialisierten Systemhaus mit Managed Services gehen.
Besonders in Branchen mit hohem Sicherheitsbedarf wird diese Entscheidung schnell zur strategischen Weichenstellung, weil IT-Ausfälle und Sicherheitsvorfälle direkte Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben können.
In diesem Artikel rechne ich ein reales Projekt aus Hamburg anonymisiert nach und zeige, ab wann eine interne Stelle teurer ist als ein modular aufgebautes Managed-Service-Konzept.
IT-Outsourcing Kostenvergleich: Was kostet eine interne IT-Stelle wirklich?
In unserem Beispielunternehmen, einem Hamburger Dienstleister mit unter 100 Mitarbeitenden, bestand die IT-Abteilung aus einem kleinen Team.
Die Herausforderung entstand, als ein zentraler Systemadministrator kurzfristig das Unternehmen verließ. Die Aufgabe war klar: Die Lücke schließen, ohne die IT-Sicherheit und die Betriebsfähigkeit der Server-, Netzwerk- und Backup-Infrastruktur zu gefährden.
Schauen wir zuerst auf die Vollkosten einer internen IT-Stelle auf Systemadministrator-Niveau in Hamburg:
- Bruttogehalt Systemadministrator: In der Praxis häufig 60.000–80.000 € pro Jahr, je nach Erfahrung und Verantwortung.
- Lohnnebenkosten, Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit: Typischerweise plus 20–30 % auf das Bruttogehalt.
- Weiterbildung, Zertifizierungen und Fachliteratur: Schnell 5.000–15.000 € in drei Jahren, wenn das Know-how aktuell bleiben soll.
- Arbeitsplatz, Hardware, Lizenzkosten und Tools für die Administration: Weitere laufende Kosten, die selten im Kopf mitgerechnet werden.
- Fluktuation und Recruiting-Risiko: Bei Weggang fallen Suchkosten, Einarbeitung und oft ein temporärer Produktivitätsverlust an.
Rechnet man diese Positionen zusammen, landet man schnell bei Gesamtjahreskosten von deutlich über 80.000 € für eine erfahrene Vollzeitkraft – also rund 6.700–8.000 € pro Monat inklusive Nebenkosten.
| Kostenblock | Interne IT-Stelle (VZ) | Managed Services Paket |
|---|---|---|
| Monatliche Kernleistung | Effektiv 6.700–8.000 € Vollkosten, unabhängig von der Auslastung. | Ab ca. 2.000–7.000 € für klar definierte, skalierbare Service-Pakete. |
| Ausfallrisiko (Urlaub, Krankheit, Kündigung) | Voll beim Unternehmen, Vertretung schwer zu organisieren. | Durch Teamstruktur beim Systemhaus abgefedert, Verantwortlichkeit liegt im Servicevertrag. |
| Weiterbildung & Zertifizierungen | Direkte Zusatzkosten und Arbeitsausfall. | Im Paketpreis eingepreist, Know-how wird vom Anbieter vorgehalten. |
| 24/7-Bereitschaft und Eskalation | Oft nicht realistisch abbildbar, zusätzliche Rufbereitschaft nötig. | Im Managed-Services-Konzept skalierbar zubuchbar. |
Der entscheidende Punkt: Das Unternehmen bezahlt intern die Vollkosten einer Stelle, auch wenn nur ein Bruchteil der Zeit wirklich für die kritische Infrastruktur benötigt wird, während ein externer Partner genau diesen Teil als klar definiertes Paket abdecken kann.
Fallstudie: Hamburger Dienstleister mit hohem Sicherheitsbedarf
Die Ausgangslage: Ein Hamburger Unternehmen mit sensiblen Kundendaten steht unter hohem Druck, IT-Sicherheit und Verfügbarkeit sauber zu erfüllen.
Der interne Systemadministrator verlässt das Unternehmen, das verbleibende IT-Team kann die kritische Infrastruktur nicht nebenbei dauerhaft mitbetreuen.
Angefragt wurden konkret drei Bereiche:
- Überwachung und Support der zentralen Server- und Netzwerkinfrastruktur.
- Überwachung und Support der Backup-Infrastruktur, inklusive täglicher Kontrolle und Testwiederherstellungen.
- Support für die Microsoft Cloud-Umgebung (Azure, Microsoft 365).
Die Frage der Geschäftsführung lautete nicht nur „Wer macht das technisch?“, sondern vor allem „Wie sichern wir uns organisatorisch gegen Ausfälle und Wissensinseln ab – und was kostet das im Vergleich zur Nachbesetzung?“.
Managed Services Hamburg: Modular statt Fixkostenblock
Für das Unternehmen wurde ein modularer Managed-Service-Ansatz entwickelt, der sich eng an der bestehenden Infrastruktur orientiert und die bisherige Administratorrolle gezielt ersetzt. Statt einer neuen Vollzeitstelle werden klar abgegrenzte Service-Module als monatlich kündbare Pakete gebucht.
Die Kalkulation zeigte, dass ein Basispaket zur Überwachung der kritischen Systeme (Server, Netzwerk, Backup) und für Cloud-Support bereits für einen Betrag von ca. 2.100–3.400 € pro Monat realisierbar war – also deutlich unter den Vollkosten einer internen Stelle.
Ein umfassenderes Paket, das die operative Kernleistung der bisherigen Stelle vollständig abdeckt, wurde mit ca. 7.200 € pro Monat veranschlagt.
Der Unterschied zur internen Lösung: Das Unternehmen zahlt nur für klar definierte Leistungsmodule, kann das Paket jederzeit anpassen und trägt weder Recruiting-Risiko noch Know-how-Abhängigkeit von einzelnen Köpfen.
💡Ihre IT-Kosten: Fixer Block oder flexible Lösung?
Sie erkennen Ihre Situation im Beispiel wieder und fragen sich, ob ein flexibles Servicemodell auch für Ihr Unternehmen die wirtschaftlichere und sicherere Wahl ist? Lassen Sie uns genau das in einem unverbindlichen Erstgespräch beleuchten. Wir zeigen Ihnen auf, wie ein Wechsel von starren Personalkosten zu maßgeschneiderten IT-Services konkret aussehen kann.
Wann sich der Wechsel vom internen Admin zum Systemhaus rechnet
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich nun eine eigene IT-Abteilung, und ab wann ist IT-Outsourcing wirtschaftlich sinnvoller?
Für Hamburger KMU zwischen etwa 30 und 150 Mitarbeitenden zeigt sich, dass eine gemischte Struktur – internes IT-Management plus externes Managed-Service-Team – meist bessere Ergebnisse liefert als der Aufbau mehrerer Vollzeitstellen nur für den operativen Betrieb.
Typische Richtwerte aus aktuellen Marktübersichten:
- Umfassende Managed Services kosten häufig 75–200 € pro Arbeitsplatz und Monat, je nach Sicherheitsniveau und Leistungsumfang.
- Für ein Unternehmen mit 50–100 Mitarbeitenden ergibt das oft 3.000–10.000 € pro Monat und ersetzt damit eine oder mehrere interne Stellen samt Weiterbildungs- und Ausfallrisiko.
- Praxisfälle zeigen Einsparpotenziale von bis zu 40–60 % gegenüber reinen Inhouse-Strukturen, insbesondere, wenn Security und 24/7-Bereitschaft berücksichtigt werden.
Im Fall des Hamburger Dienstleisters war schnell klar: Für die klar umrissenen Aufgaben ist ein modularer Managed-Service-Vertrag wirtschaftlich attraktiver und organisatorisch robuster als die klassische Nachbesetzung.
IT-Kosten optimieren: So gehen Hamburger KMU pragmatisch vor
Statt aus dem Bauch heraus „für“ oder „gegen“ Outsourcing zu entscheiden, lohnt sich ein strukturierter Kosten-Nutzen-Check mit Zahlen aus Ihrem eigenen Unternehmen. Die Vorgehensweise im beschriebenen Projekt lässt sich eins zu eins auf andere Hamburger KMU übertragen:
- Schritt 1 – Vollkosten der internen IT erfassen: Gehälter, Nebenkosten, Weiterbildungen, Ausfälle, Tools und Recruiting-Aufwand realistisch auflisten.
- Schritt 2 – Kritische Aufgaben klar definieren: Was muss wirklich 24/7 funktionieren und wie viele Stunden pro Monat fallen dafür an?
- Schritt 3 – Szenarien vergleichen: „Weiter wie bisher“, „Stelle nachbesetzen“ und „modulare Managed Services“ mit echten Zahlen nebeneinander legen.
Genau diesen Vergleich erstellen wir mit Hamburger Unternehmen in einem strukturierten IT-Outsourcing Kostenvergleich. Wenn Sie möchten, gehen wir Ihre Zahlen gemeinsam durch und zeigen transparent, ab wann der Wechsel vom Fixkostenblock zum flexiblen Leistungspaket für Ihr Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll ist.
Bewährte Expertise: Warum Hamburger Mittelständler auf uns bauen
Ein Kostenvergleich liefert eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Doch als Geschäftsführer wissen Sie: Am Ende zählt der Partner, der die versprochene Leistung zuverlässig erbringt. Deshalb möchten wir Ihnen transparent zeigen, worauf unser Fundament aus Erfahrung und Vertrauen beruht.
Erfahrung aus erster Hand seit 2004: Wir sind kein Start-up, sondern ein inhabergeführtes IT-Systemhaus, das seit über zwei Jahrzehnten fest im norddeutschen Mittelstand verankert ist.
Unser 32-köpfiges Team aus festangestellten Experten betreut Kunden von unseren Standorten in Hamburg, Bremen, Kiel und Lübeck aus. Diese langjährige Praxis bedeutet: Wir kennen die realen Herausforderungen von Unternehmen wie Ihrem.
Nachweisbare Expertise und anerkannte Autorität: Unser tiefes Fachwissen wird extern bestätigt. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1% der Microsoft-Partner weltweit und sind zudem Watchguard Gold Partner.
Auszeichnungen wie „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025“ von Statista oder die Tatsache, dass unsere Geschäftsführung vom ZDF zu IT-Sicherheitsthemen befragt wird, unterstreichen unsere anerkannte Stellung in der Branche.
Gelebte Vertrauenswürdigkeit: Vertrauen entsteht durch Taten,nicht durch Worte. Unsere Kunden bestätigen unsere Zuverlässigkeit in über 5.000 Support-Tickets jährlich mit einer Zufriedenheit von durchschnittlich 4,9 von 5 Sternen.
Wir glauben an unsere Leistung – deshalb bieten wir eine Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbare Verträge. Unser Ziel ist keine kurzfristige Gewinnmaximierung, sondern eine langfristige, ehrliche Partnerschaft auf Augenhöhe.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wir haben Bedenken, die Kontrolle über unsere strategisch wichtige IT abzugeben. Wie flexibel sind wir mit einem Managed-Services-Vertrag wirklich?
Das ist eine absolut berechtigte Frage. Professionelle Managed Services bedeuten nicht, die Kontrolle abzugeben, sondern operative Verantwortung zu delegieren. Sie als Unternehmen geben weiterhin die strategische Richtung vor: Was soll die IT leisten? Welche Ziele verfolgen wir? Der Partner ist für die Umsetzung verantwortlich.
Die Kontrolle behalten Sie über klar definierte Service Level Agreements (SLAs), in denen Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten und Berichtspflichten festgeschrieben sind. Gute Verträge sind zudem modular und flexibel. Wächst Ihr Unternehmen oder ändern sich Anforderungen, können Sie Service-Pakete anpassen, erweitern oder reduzieren – oft viel schneller, als Sie eine interne Stelle auf- oder abbauen könnten.
Der Kosten-Nutzen-Vergleich ist klar, aber was sind die typischen Risiken bei der Implementierung von Managed Services? Wo lauern Fallstricke?
Ein ehrlicher Blick auf die Risiken ist entscheidend. Der größte Fallstrick ist die Wahl des falschen Partners. Mögliche Risiken sind eine zu starre „One-size-fits-all“-Betreuung, mangelnde Kommunikation oder unklare Zuständigkeiten, die zu Reibungsverlusten führen. Ein weiteres Risiko ist die Abhängigkeit von einem Anbieter, wenn der Übergabeprozess (Onboarding) und die Dokumentation nicht sauber erfolgen.
Achten Sie bei der Auswahl daher auf drei Dinge: 1. Transparente, verständliche Verträge ohne versteckte Kosten. 2. Nachweisbare Erfahrung mit Unternehmen Ihrer Größe und Branche. 3. Einen sauberen Onboarding-Prozess, bei dem Ihre gesamte IT-Umgebung akribisch dokumentiert wird. Das minimiert die Abhängigkeit und stellt sicher, dass die Zusammenarbeit auf einem soliden Fundament steht.
Angenommen, der Wechsel rechnet sich für uns. Was ist der erste, pragmatische Schritt, um den Prozess zu starten, ohne direkt eine tiefgreifende Entscheidung treffen zu müssen?
Der beste Start ist ein klar umrissenes, risikoarmes Pilotprojekt. Statt sofort die gesamte IT outzusourcen, können Sie einen spezifischen, kritischen Bereich an einen externen Partner übergeben. Ein klassisches Beispiel ist die Überwachung Ihrer Backup-Infrastruktur oder das Management Ihrer Microsoft 365-Sicherheitseinstellungen.
So können Sie die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Servicequalität in der Praxis testen, ohne Ihre Kernprozesse zu berühren. Parallel dazu liefert ein gemeinsamer Workshop, wie der im Artikel beschriebene Kosten-Nutzen-Check, eine fundierte Datengrundlage für die strategische Gesamtentscheidung. Dieses Vorgehen gibt Ihnen die Sicherheit, die richtige Wahl zu treffen, bevor Sie sich langfristig binden.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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