Es begann mit einer E-Mail, wie wir sie oft bekommen. Eine Mitarbeiterin eines Hamburger Vereins für soziale Arbeit schickte uns eine Einkaufsliste: Sechs neue PCs, Monitore, ein NAS-Server, Festplatten und Softwarelizenzen.
Alles sollte schnell angeboten werden, damit ein Antrag bei der Förderbehörde eingereicht werden kann. Ein klassischer Projekt-Job. Doch ich wusste aus Erfahrung: Die Hardware-Liste war nur die Spitze des Eisbergs. Das eigentliche Problem lag viel tiefer.
Denn was passiert nach dem Kauf?
Wer sorgt dafür, dass die neue Technik sicher bleibt? Wer kümmert sich um Updates, Backups und die Abwehr von Cyberangriffen, gerade wenn man – wie dieser Verein – mit hochsensiblen Daten von Menschen arbeitet?
Und vor allem: Wie vermeidet man, dass die nächste unvorhergesehene Reparatur das mühsam geplante Budget wieder über den Haufen wirft?
Die Herausforderung: Eine Einkaufsliste ist keine Strategie
Im ersten Gespräch mit der engagierten Mitarbeiterin wurde schnell klar, was ich vermutet hatte.
Der Verein, der seit Jahrzehnten wertvolle soziale Arbeit in Hamburg leistet, hatte keine professionelle IT-Betreuung. Wenn etwas kaputtging, wurde es irgendwie repariert. Einen festen Ansprechpartner gab es nicht. Die IT war ein reaktiver Kostenfaktor, kein strategisches Werkzeug.
Die „Pain Points“ waren offensichtlich:
- Budget-Glücksspiel: Die IT-Kosten waren völlig unvorhersehbar. Die Notwendigkeit, ein Angebot für eine Behörde einzuholen, zeigte, wie eng der finanzielle Rahmen war. Ungeplante Ausgaben waren ein echtes Geschäftsrisiko.
- Versteckte Sicherheitsrisiken: Der Wunsch nach einem eigenen Server klang gut, barg aber ohne professionelle Wartung enorme Gefahren. Ransomware, Datenverlust, ungesicherte Zugriffe – gerade für eine Beratungsstelle, die der DSGVO unterliegt, ein No-Go.
- Fehlende Zuständigkeit: Auf meine Frage „Wer kümmert sich denn aktuell, wenn mal etwas nicht funktioniert?“ kam die erwartbare Antwort: „Niemand so richtig.“ Mitarbeiter versuchten, Probleme selbst zu lösen und verloren wertvolle Zeit, die für die eigentliche soziale Arbeit fehlte.
- Kein Fokus auf die Zukunft: Die Anfrage war ein reiner Hardware-Kauf. Es gab keinen Plan, wie die Systeme gewartet, aktualisiert und gesichert werden sollten. Die nächste Krise war nur eine Frage der Zeit.
An diesem Punkt habe ich eine klare Entscheidung getroffen. Ein reiner Hardware-Verkauf wäre für uns nicht sinnvoll und für den Verein keine nachhaltige Lösung gewesen.
Wir verkaufen keine Kisten, wir übernehmen Verantwortung.
Unsere Lösung: So haben wir die IT-Kosten planbar gemacht
Ich habe der Mitarbeiterin offen erklärt: „Die reine Lieferung von Hardware ist für uns nicht sinnvoll. Unser Geschäftsmodell ist die langfristige Partnerschaft, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.“
Nachdem der Vorstand seine grundsätzliche Bereitschaft signalisierte, in einen festen Service zu investieren, um diese Sorgen loszuwerden, haben wir unseren bewährten Prozess gestartet.
Schritt 1: Die Cyber-Risiko-Analyse als Fundament
Statt blind Hardware anzubieten, führten wir für einen symbolischen Betrag von 99 Euro eine umfassende Cyber-Risiko-Analyse durch. Unser Technikleiter nahm sich eine Stunde Zeit, um mit der Geschäftsführung die gesamte IT-Struktur zu beleuchten. Das Ergebnis war ein klares Dokument, das die vorhandenen Risiken schwarz auf weiß aufzeigte – eine unverzichtbare Grundlage für den Vorstand und ein starkes Argument für die Förderbehörde.
Schritt 2: Entwicklung einer maßgeschneiderten IT-Strategie
Basierend auf der Analyse erstellten wir ein Gesamtkonzept, das weit über die ursprüngliche Einkaufsliste hinausging:
- Wechsel zu Microsoft 365: Statt starrer Office-Pakete rieten wir zu Microsoft 365. Warum? Weil es ein Abo-Modell ist, das immer aktuell bleibt und überragende Sicherheitsfunktionen sowie Tools für die Zusammenarbeit wie Teams und SharePoint enthält. Das passte perfekt zum Bedarf an flexibler und sicherer Arbeit.
- Zentrales Sicherheitskonzept: Anstelle eines ungesicherten NAS-Servers im Büro implementierten wir eine professionelle Cloud-Lösung mit durchgehender Endpoint-Security auf allen Geräten und automatisierten, DSGVO-konformen Backups. Die Daten sind nun sicherer als je zuvor.
- Standardisierte Hardware: Wir lieferten die benötigten, leistungsstarken PCs und Monitore, aber als Teil eines Gesamtkonzepts, nicht als isolierte Produkte.
Schritt 3: Der Wechsel zum Managed Service
Der entscheidende Punkt war die Umstellung auf unseren Managed-IT-Service. Anstatt auf den nächsten Ausfall zu warten, betreuen wir die IT des Vereins proaktiv zu einem festen monatlichen Pauschalpreis. Das hat die Dynamik vollständig verändert.
Weg vom IT-Glücksspiel, hin zu planbarer Sicherheit?
Wenn Ihnen die unvorhersehbaren Kosten und die ständige Sorge um Ihre IT bekannt vorkommen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Veränderung. In einem unverbindlichen Erstgespräch beleuchten wir Ihre Situation und zeigen Ihnen einen klaren Weg auf, wie Sie Ihre IT vom Kostenfaktor zum strategischen Vorteil machen.
| Merkmal | Vorher: Reaktiver Modus | Nachher: Managed Service mit hagel-IT |
|---|---|---|
| Kosten | Unkalkulierbar, schwankend je nach Notfall | Fester, budgetierbarer Monatsbetrag |
| Service | Reaktiv: Jemand wird gerufen, wenn es brennt | Proaktiv: Wir verhindern Probleme, bevor sie entstehen |
| Datensicherheit | Unklar, unzureichend, hohes Risiko | Umfassend, dokumentiert & DSGVO-konform |
| Verantwortung | Liegt beim Verein und seinen Mitarbeitern | Liegt komplett bei uns als externem Partner |
Das Ergebnis: Planbare Kosten, maximale Sicherheit und Fokus aufs Wesentliche
Heute hat der Verein nicht nur neue Hardware. Er hat einen strategischen IT-Partner an seiner Seite.
Die IT-Kosten sind kein Glücksspiel mehr, sondern ein fester und planbarer Posten im Budget.
Der Vorstand kann nachts ruhig schlafen, weil er weiß, dass die sensiblen Daten seiner Klienten nach höchsten Standards geschützt sind.
Und die Mitarbeiter können sich endlich zu 100% auf ihre wichtige soziale Arbeit konzentrieren, anstatt sich mit Technikproblemen herumzuärgern.
Diese Fallstudie zeigt: Der Weg zu einer stabilen und sicheren IT beginnt nicht mit einer Einkaufsliste, sondern mit der ehrlichen Frage: „Sind wir bereit, in einen Service zu investieren, der unsere Sorgen dauerhaft löst?“
Jens Hagel
Geschäftsführer
Gebündelte Erfahrung für Ihren Erfolg: Das Fundament unserer Partnerschaft
Die oben beschriebene Fallstudie ist kein Einzelfall. Sie ist das Ergebnis einer Philosophie, die wir seit unserer Gründung im Jahr 2004 leben. Wir verstehen uns nicht als Lieferant, sondern als strategischer Partner für den Mittelstand. Unser Wissen stammt nicht aus Lehrbüchern, sondern aus fast zwanzig Jahren praktischer Erfahrung und unzähligen erfolgreich gemeisterten Projekten.
Unser Team aus 32 festangestellten und zertifizierten Experten bildet das Herzstück unserer Kompetenz. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1% der Microsoft-Partner weltweit. Ergänzt durch den Status als Watchguard GOLD Partner belegt dies unsere tiefe technische Expertise in den Bereichen Modern Workplace, Cloud-Lösungen und IT-Sicherheit.
Diese Kompetenz wird uns auch von außen bestätigt: Auszeichnungen wie „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025„ von statista oder die Tatsache, dass unsere Geschäftsführung vom ZDF als Experte für IT-Sicherheit interviewt wird, unterstreichen unsere anerkannte Autorität in der Branche.
Das wichtigste Zeugnis stellen jedoch unsere Kunden aus. Über 5.000 bearbeitete Support-Tickets pro Jahr werden mit einer durchschnittlichen Zufriedenheit von 4,9 von 5 Punkten bewertet. Öffentliche Bewertungen auf Google, ProvenExpert und KennstDuEinen bestätigen dieses Bild.
Als inhabergeführtes Unternehmen setzen wir auf Transparenz, ehrliche Beratung und langfristige Beziehungen. Deshalb bieten wir eine Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbare Verträge. Wir sind nur dann erfolgreich, wenn Sie es auch sind.
Wenn auch Sie sich von unplanbaren IT-Kosten und der ständigen Sorge um Ihre Datensicherheit befreien wollen, dann lassen Sie uns reden. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch, und wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre IT vom Problemfall zum Erfolgsfaktor machen.
Ihr
Jens Hagel
Geschäftsführer hagel IT-Services GmbH Hamburg
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist ein Managed Service mit fester Pauschale unterm Strich wirklich günstiger als die traditionelle Abrechnung nach Aufwand?
Eine absolut berechtigte Frage. Auf den ersten Blick wirkt eine monatliche Pauschale womöglich höher als sporadische Rechnungen. Die kaufmännische Wahrheit liegt aber in den Gesamtkosten (Total Cost of Ownership).
Die Abrechnung nach Aufwand deckt nur die Reparatur ab. Die viel höheren, unsichtbaren Kosten – wie der Arbeitsausfall von Mitarbeitern, Reputationsschäden bei Datenverlust oder Expresszuschläge für Notfalleinsätze – tauchen in keiner IT-Rechnung auf.
Ein Managed Service investiert proaktiv in die Vermeidung dieser teuren Notfälle. Die Pauschale ist also nicht nur eine Servicegebühr, sondern eine Versicherung gegen Ausfallrisiken und macht Ihre IT-Gesamtkosten planbar und meist sogar niedriger.
Wir können uns keinen langen Ausfall leisten. Wie aufwendig ist die Implementierung und was bedeutet das für unseren laufenden Betrieb?
Ihre Sorge um die Geschäftskontinuität ist der Kern unserer Planung. Die Umstellung erfolgt nicht per Knopfdruck, sondern in einem sorgfältig geplanten, mehrphasigen Prozess.
Alles beginnt mit der Analyse (wie im Artikel beschrieben), um den Ist-Zustand zu verstehen. Darauf basierend erstellen wir einen detaillierten Migrationsplan.
Die eigentliche Implementierung – wie die Einrichtung neuer Software oder der Umzug von Daten – wird, wo immer möglich, außerhalb Ihrer Hauptgeschäftszeiten oder am Wochenende durchgeführt. Ziel ist es, die Beeinträchtigung für Ihr Team auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Sie gewinnen einen neuen IT-Partner, ohne Ihren Betrieb spürbar zu unterbrechen.
Binden wir uns mit einem Managed Service nicht zu stark an einen einzigen Anbieter? Was ist, wenn unser Unternehmen wächst?
Das ist ein klassisches unternehmerisches Abwägen. Die Alternative – kein fester Partner – bedeutet oft ein höheres Risiko: Insellösungen, unklare Verantwortlichkeiten und die Abhängigkeit von Einzelpersonen, die das Unternehmen verlassen können.
Ein guter Managed-Service-Vertrag ist keine Fessel, sondern ein flexibles Fundament. Er ist von vornherein auf Skalierbarkeit ausgelegt. Kommen neue Mitarbeiter hinzu, werden sie einfach in den Service integriert. Wächst Ihr Datenvolumen, wird der Speicherplatz angepasst.
Die Partnerschaft bietet Stabilität und gibt Ihnen Zugang zu einem ganzen Team von Spezialisten. Das reduziert die Abhängigkeit von Einzelpersonen und stellt sicher, dass Ihre IT mit Ihrem Unternehmen professionell mitwächst.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
Kommentarbereich geschlossen.