Seien wir ehrlich: Die meisten Führungskräfte nutzen Microsoft Copilot wie einen glorifizierten Taschenrechner.
Sie lassen sich mal eine E-Mail umschreiben oder einen Text zusammenfassen. Das ist nett. Aber es ist Geldverschwendung.
Wenn du als Geschäftsführer eines 100-Mann-Unternehmens Copilot nur dafür nutzt, lässt du das eigentliche Potenzial liegen.
Das ist so, als würdest du einen Ferrari kaufen, um damit nur zum Briefkasten zu fahren. Kann man machen. Ist aber nicht smart.
In den letzten Wochen habe ich viele Gespräche mit Hamburger Unternehmern geführt. Das Feedback ist oft ähnlich: „Ja, Jens, wir haben das jetzt. Aber was bringt es mir wirklich?“
Ich habe mir die aktuellen Updates und Best Practices für das letzte Quartal 2025 angesehen – direkt aus der Praxis von CIOs, die das Tool nicht nur installiert, sondern gemeistert haben.
Hier sind die Strategien, die deinen Arbeitsalltag als Geschäftsführer wirklich verändern. Keine Theorie. Nur Hebel, die Zeit sparen.
Microsoft Copilot Tipps für Geschäftsführer: Dein persönliches Briefing automatisieren
Wir analysieren ständig, was im Markt passiert. Schaut man sich die Top-Treffer bei Google zu „Microsoft Copilot Tipps“ an, findet man oft Listen wie „Lass dir einen Witz erzählen“ oder „Schreibe ein Gedicht“.
Das hilft dir im Meeting mit dem Aufsichtsrat oder beim Jahresgespräch herzlich wenig.
Wir müssen tiefer gehen. Es geht um Kontext und Automatisierung.
1. Das „Montagmorgen-Briefing“ (Scheduled Prompts)
Jeden Montagmorgen machst du wahrscheinlich das Gleiche: Du schaust in deinen Kalender. Du prüfst, was anliegt. Du scannst E-Mails.
Das kostet dich jeden Montag 15 bis 30 Minuten wertvolle Energie, bevor die Woche überhaupt gestartet ist.
Das Feature, das die meisten übersehen, sind geplante Prompts (Scheduling Prompts).
Stell dir vor, du kommst montags ins Büro, öffnest deinen Copilot-Chat und dort liegt bereits eine fertige Analyse:
- Welche internen Meetings stehen diese Woche an?
- Wo gibt es Konflikte?
- Welche Vorbereitung fehlt noch?
Wie du das umsetzt:
Du gibst Copilot einmalig den Befehl:
Sobald er das Ergebnis liefert, klickst du nicht weg. Du gehst auf die Optionen und wählst „Diesen Prompt planen“. Du stellst ein: Jeden Montag, 07:30 Uhr.
Ab sofort arbeitet dein Assistent, bevor du überhaupt den ersten Kaffee hattest. Das ist kein Hexenwerk, das ist ein Prozess. Und Prozesse skalieren.
2. Die neue Such-Oberfläche: Finden statt Suchen
Wir alle kennen das schwarze Loch namens „SharePoint-Suche“. Du weißt, dass die Datei existiert. Du weißt, dass Müller sie vor drei Wochen geschickt hat. Aber du findest sie nicht.
Die neue Such-Integration in Copilot ist ein Gamechanger, wenn du sie richtig bedienst. Es geht nicht mehr nur um Stichworte. Du kannst jetzt Datenquellen integrieren.
Du tippst „Tipps und Tricks“ oder „Quartalszahlen“ ein und filterst sofort:
- Nur Dateien (Files)
- Nur SharePoint-Sites
- Nur Personen
Der Clou: Du kannst Copilot anweisen, Ticketsysteme oder andere Datenbanken mit einzubeziehen.
Für uns als IT-Dienstleister bedeutet das: Ich frage nicht mehr drei Mitarbeiter, wie der Status bei Kunde XY ist. Ich frage Copilot.
Er zieht die Daten aus E-Mails, Teams-Chats und den verknüpften Tickets. Antwort in 5 Sekunden statt 5 Minuten.
3. Der Slash-Befehl: Kontext ist King
Einer der größten Fehler bei der Nutzung von KI ist fehlender Kontext. Du fragst: „Was haben wir über das Projekt Müller besprochen?“ Copilot durchsucht alles. Das Ergebnis ist oft Wischiwaschi.
Profis nutzen den Slash (/).
Wenn du im Chat / tippst, kannst du den Kontext lasern:
/Person(z.B. nur Chats mit deinem Vertriebsleiter)/Meeting(z.B. nur das Leadership-Meeting vom letzten Donnerstag)/File(nur diese eine Excel-Tabelle)
Der Prompt lautet dann:
Das Ergebnis ist präzise. Es ist belastbar. Und es verhindert, dass du dich auf „Ich glaube, wir hatten gesagt…“ verlassen musst.
In unserer Branche hier in Hamburg zählt Verbindlichkeit. Das hier ist dein Werkzeug dafür.
Vom Wissen zur Umsetzung: Machen wir Copilot profitabel.
Diese Tipps sind der Anfang. Der wahre Hebel liegt jedoch in einer Strategie, die genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch klären, wie Sie Copilot wirklich für sich arbeiten lassen – ohne teures Herumprobieren.
4. Custom Instructions: Klon deine Stimme
Vielleicht hast du Copilot schon mal gebeten, eine E-Mail zu entwerfen, und das Ergebnis klang wie eine Pressemitteilung eines DAX-Konzerns aus den 90ern. Voller Füllwörter. „Gamechanging“. „Streamlinen“.
Das klingt nicht nach dir. Und wenn es nicht nach dir klingt, schickst du es nicht ab. Ergo: Du schreibst es doch wieder selbst. Zeitersparnis = Null.
Die Lösung sind Custom Instructions (Benutzerdefinierte Anweisungen).
Du kannst in den Einstellungen genau definieren, wer du bist und wie Copilot schreiben soll. Ich habe bei mir zum Beispiel hinterlegt:
„Ich bin Geschäftsführer eines IT Systemhaus Hamburg. Schreibe in einem direkten, klaren Ton. Vermeide Corporate-Bullshit-Bingo. Keine Buzzwords wie ‚Synergien‘ oder ‚tiefgreifend‘. Schreibe wie ein Mensch, professionell aber ‚Spartanisch‘. Komm zum Punkt.“
Seitdem sind die Entwürfe zu 90% treffsicher. Ich muss kaum noch korrigieren. Das ist der Unterschied zwischen einem Spielzeug und einem Werkzeug.
5. Das Gedächtnis (Memory)
Ein guter persönlicher Assistent merkt sich Dinge, ohne dass du sie jedes Mal wiederholen musst. Copilot kann das jetzt auch.
Wenn du schreibst: „Ich bin montags und freitags im Homeoffice“ oder „Meine wichtigste Kennzahl ist der Deckungsbeitrag II“, dann speichert Copilot das.
Beim nächsten Mal, wenn du fragst: „Schlag mir einen Termin für das Meeting vor“, wird er nicht den Freitag vorschlagen, weil er weiß, dass du nicht im Büro bist. Du musst das System einmal füttern, damit es dich dauerhaft entlastet.
Fazit: Technologie ist nur so gut wie die Strategie dahinter
Microsoft Copilot ist mächtig. Aber nur, wenn man die Standard-Pfade verlässt. Die meisten Unternehmen in Hamburg haben die Lizenzen gekauft, aber niemanden geschult. Das Ergebnis ist Frustration und teure Software, die keiner nutzt.
Wir bei hagel IT-Services sehen jeden Tag: Der Hebel liegt nicht in der Software, sondern im Prozess. Wenn du diese fünf Punkte umsetzt, hast du einen echten Wettbewerbsvorteil. Wenn nicht, hast du nur ein weiteres Icon in der Taskleiste.
Lass uns dafür sorgen, dass deine IT für dich arbeitet, nicht umgekehrt.
Herzlichst,
Jens Hagel
Jens Hagel
Geschäftsführer
Unsere Expertise: Warum Sie hagel-IT vertrauen können
Die Ratschläge in diesem Artikel sind kein theoretisches Wissen. Sie stammen direkt aus unserer täglichen Arbeit mit mittelständischen Unternehmen.
Seit 2004 unterstützen wir Firmen in Hamburg, Bremen, Kiel und Lübeck dabei, ihre IT sicher und effizient zu gestalten. Unser Team aus 32 zertifizierten Experten meistert komplexe Projekte – von der Cloud-Migration bis zur Implementierung moderner Cybersicherheitslösungen.
Unsere Kompetenz ist mehrfach bestätigt. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zur Spitze der IT-Dienstleister und unser Status als Watchguard Gold Partner belegt unser tiefes Fachwissen im Bereich IT-Sicherheit.
Diese Expertise wird auch von unabhängiger Seite anerkannt: Statista zeichnete uns als einen von „Deutschlands besten IT-Dienstleistern 2025“ aus, und das ZDF zieht unsere Geschäftsführer regelmäßig als Fachexperten zu IT-Themen hinzu.
Das wichtigste Fundament ist für uns jedoch das Vertrauen unserer Kunden. Ein Bewertungsdurchschnitt von 4,9 von 5 Sternen auf Google und über 5.000 erfolgreich gelöste Support-Tickets pro Jahr sprechen eine klare Sprache.
Als inhabergeführtes Unternehmen setzen wir auf langfristige Partnerschaften, transparente Beratung und eine Zufriedenheitsgarantie. Wir sind überzeugt von unserer Leistung – deshalb sind unsere Verträge jederzeit monatlich kündbar.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Die Lizenzkosten sind ein Faktor. Lohnt sich der Aufwand für diese fortgeschrittene Nutzung wirklich?
Eine absolut berechtigte Frage. Die Lizenzkosten pro Mitarbeiter sind transparent. Die wahren Kosten entstehen jedoch, wenn das Werkzeug brachliegt.
Betrachten Sie es so: Die größte nicht skalierbare Ressource in Ihrem Unternehmen ist die Zeit Ihrer Führungskräfte und Experten. Wenn Ihr Vertriebsleiter durch automatisierte Meeting-Zusammenfassungen und kontextbezogene Suche nur zwei Stunden pro Woche spart, amortisiert sich die Investition bereits.
Multiplizieren Sie das mit Ihrem Führungsteam. Der ROI liegt nicht im Tool selbst, sondern in der freigesetzten strategischen Kapazität und der Beschleunigung von internen Prozessen. Die Frage ist also weniger, was Copilot kostet, sondern was es Sie kostet, es nicht richtig zu nutzen.
Das klingt überzeugend. Welche ersten Schritte empfehlen Sie für die Implementierung im Unternehmen?
Gehen Sie nicht mit der Gießkanne vor. Ein unternehmensweiter Rollout ohne Strategie führt zu Frust. Starten Sie stattdessen mit einem gezielten Leuchtturmprojekt:
1. **Pilotgruppe definieren:** Wählen Sie eine Abteilung oder ein kleines Team, das offen für Neues ist, z. B. der Vertrieb oder das Projektmanagement.
2. **Konkreten Anwendungsfall festlegen:** Lösen Sie ein echtes Problem. Beispiel: „Wir automatisieren die wöchentliche Erstellung der Projektstatus-Updates aus Teams-Chats und E-Mails.“
3. **Kurzschulung durchführen:** Trainieren Sie die Pilotgruppe genau für diesen Anwendungsfall, inklusive der Tipps aus dem Artikel (Custom Instructions, Slash-Befehle).
4. **Erfolg messen und kommunizieren:** Machen Sie die Zeitersparnis sichtbar (z. B. „4 Stunden pro Woche im Team gespart“) und schaffen Sie so eine positive Dynamik für weitere Abteilungen.
Welche Risiken muss ich bei der Einführung beachten – insbesondere in Bezug auf Datensicherheit?
Zwei Aspekte sind hier entscheidend.
Erstens, die **Datensicherheit**: Microsoft Copilot für Unternehmen operiert innerhalb Ihres geschützten Microsoft 365-Tenants. Ihre Daten (Chats, E-Mails, Dokumente) werden nicht zum Training der öffentlichen KI-Modelle verwendet. Wichtig ist: Copilot respektiert die bestehenden Berechtigungen. Ein Mitarbeiter kann also keine Informationen abfragen, auf die er nicht ohnehin schon Zugriff hätte. Eine saubere Berechtigungsstruktur in SharePoint und Co. ist daher die beste Voraussetzung.
Zweitens, die **Gefahr der kritiklosen Übernahme**: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, die KI als Assistenten zu sehen, nicht als Orakel. Die Regel sollte lauten: Copilot erstellt den Entwurf oder fasst zusammen, aber die finale Prüfung, Validierung und strategische Entscheidung bleibt immer eine menschliche Aufgabe. Fördern Sie kritisches Denken, statt es durch die KI zu ersetzen.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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