Daten richtig aufbewahren: Die Richtlinie für Hamburger Unternehmen

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihr kleines Unternehmen aus Hamburg mit Daten überschwemmt wird? Das ist ein sehr häufiges Phänomen. Die digitale Welt hat die Art und Weise, wie kleine Unternehmen arbeiten, verändert. Wir haben jetzt eine überwältigende Menge an Informationen, die wir verwalten müssen: Mitarbeiterdaten, Verträge, Protokolle, Finanzberichte, ganz zu schweigen von Kunden-E-Mails und Backups. Als IT Dienstleister Hamburg unterstützen wir Sie dabei, diese Herausforderungen zu meistern.

Eine Studie von PR Newswire zeigt, dass 72% der Führungskräfte von Unternehmen sagen, sie hätten aufgegeben, Entscheidungen zu treffen, weil die Datenflut zu groß war.

Wenn all diese Informationen nicht richtig verwaltet werden, können sie schnell unübersichtlich werden. Effektive IT-Lösungen helfen, indem sie die richtige Richtlinie zur Datenaufbewahrung einführen. Eine solide Richtlinie zur Datenaufbewahrung hilft Ihrem Unternehmen, organisiert zu bleiben, die Vorschriften einzuhalten und Geld zu sparen. Hier erfahren Sie, was Sie aufbewahren, what Sie löschen sollten und warum das wichtig ist.

Was ist eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung und warum sollten Sie sich darum kümmern?

Betrachten Sie eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung als das Regelwerk Ihres Unternehmens für den Umgang mit Informationen. Darin ist festgelegt, wie lange Sie Daten aufbewahren und wann der richtige Zeitpunkt ist, um sie loszuwerden. Dabei geht es nicht nur um einen Reinigungsprozess, sondern darum, zu wissen, was aufbewahrt und was gelöscht werden muss.

Jedes Unternehmen sammelt unterschiedliche Arten von Daten. Einige davon sind für den Betrieb oder aus rechtlichen Gründen unerlässlich. Andere Teile? Nicht so sehr. Es mag wie eine gute Idee erscheinen, Daten aufzubewahren, aber das erhöht die Kosten für die Speicherung, macht die Systeme unübersichtlich und schafft sogar rechtliche Risiken.

Mit einer Richtlinie können Sie nicht nur das Notwendige aufbewahren, sondern auch verantwortungsvoll damit umgehen.

Die Ziele einer intelligenten Datenaufbewahrung

Eine gute Richtlinie schafft ein Gleichgewicht zwischen dem Nutzen der Daten und der Datensicherheit. Sie möchten die Informationen aufbewahren, die für Ihr Unternehmen von Nutzen sind, sei es für Analysen, Audits oder den Kundendienst, aber nur so lange, wie sie wirklich benötigt werden.

Hier sind die wichtigste Gründe, warum kleine Unternehmen Richtlinien zur Datenaufbewahrung einführen:

• Einhaltung von lokalen und internationalen Gesetzen.
• Verbesserte Sicherheit durch Beseitigung veralteter oder nicht mehr benötigter Daten, die ein Risiko darstellen könnten.
• Effizienz bei der Verwaltung von Speicherplatz und IT-Infrastruktur.
• Klarheit darüber, wie und where Daten im Unternehmen gespeichert werden.

Und vergessen Sie nicht den Wert der Datenarchivierung. Anstatt alles in Ihrem aktiven System zu speichern, können die Daten sicher in einem kostengünstigen Langzeitspeicher abgelegt werden.

Vorteile einer durchdachten Richtlinie zur Datenaufbewahrung

Hier sehen Sie, was eine gut durchdachte Richtlinie Ihrem Unternehmen bringt:

Niedrigere Speicherkosten: Sie müssen nicht mehr für Speicherplatz zahlen, der von veralteten Dateien belegt wird.

Weniger Unordnung: Leichterer Zugriff auf die Daten, die Sie benötigen.

Gesetzlicher Schutz: Bleiben Sie auf der richtigen Seite der Gesetze wie GDPR, HIPAA oder SOX.

Schnellere Audits: Finden Sie wichtige Daten, wenn die Aufsichtsbehörden anklopfen.

Geringeres rechtliches Risiko: Wenn sie nicht vorhanden sind, können sie vor Gericht nicht gegen Sie verwendet werden.

Bessere Entscheidungsfindung: Konzentrieren Sie sich auf aktuelle, relevante Daten, nicht auf veraltetes Rauschen.

Best Practices für die Erstellung Ihrer Richtlinie

Auch wenn keine zwei Unternehmen identische Richtlinien haben werden, gibt es doch einige bewährte Verfahren, die für alle gelten:

1. Verstehen Sie die Gesetze: Jede Branche und Region hat spezifische Datenanforderungen. Gesundheitsdienstleister müssen beispielsweise den HIPAA befolgen und Patientendaten sechs Jahre oder länger aufbewahren. Finanzunternehmen müssen gemäß SOX Aufzeichnungen für mindestens sieben Jahre aufbewahren.
2. Definieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen: Nicht bei jeder Aufbewahrung geht es um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Vielleicht benötigt Ihr Vertriebsteam Daten für Jahresvergleiche oder die Personalabteilung möchte Zugriff auf die Mitarbeiterbewertungen der letzten zwei Jahre. Bringen Sie die rechtlichen Anforderungen mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang.
3. Sortieren Sie die Daten nach Typ: Wenden Sie keine pauschale Richtlinie an. E-Mails, Kundendatensätze, Gehaltsabrechnungsdaten und Marketingdateien servieren unterschiedlichen Zwecken und haben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
4. Archivieren Sie, statt zu horten: Speichern Sie langfristige Daten getrennt von aktiven Daten. Nutzen Sie Cloud-Speicherlösungen oder Archivierungssysteme, um Ihre primäre IT-Infrastruktur zu entlasten.
5. Planen Sie die Aufbewahrung vor Gericht: Sollte Ihr Unternehmen jemals in einen Rechtsstreit verwickelt werden, müssen Sie eine Möglichkeit finden, die Datenlöschung für alle Aufzeichnungen zu unterbrechen, die vor Gericht benötigt werden könnten.
6. Schreiben Sie zwei Versionen: Eine ausführliche, juristische Version für Compliance-Beauftragte und eine vereinfachte, leicht verständliche Version für Mitarbeiter und Abteilungsleiter.

Erstellen der Richtlinie Schritt für Schritt

Sind Sie bereit, loszulegen? Hier erfahren Sie, wie Sie von der Idee zur Umsetzung kommen:

1. Stellen Sie ein Team zusammen: Bringen Sie IT, Rechtsabteilung, Personalabteilung und Abteilungsleiter zusammen. Jeder hat seine eigenen Bedürfnisse und Erkenntnisse.
2. Identifizieren Sie die Compliance-Regeln: Dokumentieren Sie alle geltenden Vorschriften, von lokalen Gesetzen bis hin zu branchenspezifischen Richtlinien.
3. Erfassen Sie Ihre Daten: Wissen Sie, welche Arten von Daten Sie haben, where sie gespeichert sind, wem sie gehören und wie sie zwischen den Systemen fließen.
4. Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest: Legen Sie fest, wie lange die einzelnen Datentypen aufbewahrt, archiviert oder gelöscht werden.
5. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest: Weisen Sie Teammitglieder für die Überwachung, Prüfung und Durchsetzung der Richtlinie zu.
6. Automatisieren Sie, wo möglich: Verwenden Sie Software-Tools für die Archivierung, Löschung und Kennzeichnung von Metadaten. Tools wie SkyKick Backup können Ihnen dabei helfen.
7. Überprüfen Sie regelmäßig: Planen Sie jährliche (oder halbjährliche) Überprüfungen, um Ihre Richtlinie an neue Gesetze oder geschäftliche Veränderungen anzupassen.
8. Klären Sie Ihre Mitarbeiter auf: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sich die Richtlinie auf ihre Arbeit auswirkt und wie sie mit den Daten richtig umgehen.

Ein genauerer Blick auf die Compliance

Wenn Ihr Unternehmen in einer regulierten Branche tätig ist oder auch nur mit Kundendaten umgeht, ist die Einhaltung von Gesetzen nicht verhandelbar. Beispiele für Gesetze zur Datenaufbewahrung aus der ganzen Welt sind:

• HIPAA: Gesundheitsdienstleister müssen Patientendaten mindestens sechs Jahre lang aufbewahren.
• SOX: Öffentlich gehandelte Unternehmen müssen Finanzunterlagen sieben Jahre lang aufbewahren.
• PCI DSS: Unternehmen, die Kreditkartendaten verarbeiten, müssen sensible Informationen aufbewahren und sicher entsorgen.
• GDPR: Jedes Unternehmen, das mit EU-Bürgern zu tun hat, muss klar definieren, welche persönlichen Daten aufbewahrt werden, warum und für wie lange.
• CCPA: Unternehmen mit Sitz in Kalifornien oder in den USA, die Einwohner Kaliforniens bedienen, müssen Transparenz und Opt-out-Rechte für personenbezogene Daten bieten.

Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und Rufschädigung führen. Ein kluger IT-Dienstleister kann Ihnen dabei helfen, diese Vorschriften zu umgehen und sie einzuhalten.

Räumen Sie Ihren digitalen Kleiderschank auf

Genauso wie Sie nicht jede Quittung, jede E-Mail oder jeden Zettel für immer aufbewahren würden, sollte Ihr Unternehmen nicht ohne guten Grund Daten horten. Eine kluge, gut organisierte Richtlinie zur Datenaufbewahrung ist nicht nur eine IT-Notwendigkeit, sondern ein strategischer Schritt, um Ihr Unternehmen zu schützen, Kosten zu senken und auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben.

Bei IT-Lösungen geht es nicht nur darum, defekte Computer zu reparieren, sondern auch darum, dass Sie intelligenter arbeiten können. Mit unseren Cloud Lösungen Hamburg können Sie Ihre Daten effizient verwalten. And wenn es um Daten geht, ist ein wenig Organisation von großem Vorteil. Warten Sie also nicht darauf, dass Ihre Systeme langsamer werden oder dass ein Audit zur Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Posteingang landet.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und beginnen Sie noch heute mit der Ausarbeitung einer Richtlinie zur Datenaufbewahrung, damit Sie die Kontrolle über den digitalen Fußabdruck Ihrem Unternehmens übernehmen können. Auch in Bremen bieten wir maßgeschneiderte IT-Dienstleistungen an.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Jens Hagel

Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.