Die Wahl der richtigen Cloud-Speicherlösung kann sich ein wenig so anfühlen, als stünden Sie vor einem All-you-can-eat-Buffet mit endlosen Optionen – so viele Möglichkeiten, von denen jede verspricht, die beste zu sein. Eine falsche Entscheidung kann zu Geldverschwendung, gefährdeten Daten oder sogar zu Produktivitätsengpässen führen. Für Inhaber kleiner Unternehmen könnte der Einsatz nicht höher sein.
Ganz gleich, ob Sie sich zum ersten Mal mit dem Thema Cloud-Speicher beschäftigen oder ob Sie ein erfahrener Profi sind, der seine derzeitige Einrichtung optimieren möchte, wir werden Sie durch diesen umfassenden Leitfaden führen, damit Sie mit Zuversicht eine Cloud-Speicherlösung auswählen können, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Warum sollten kleine Unternehmen den richtigen Cloud-Speicher in Betracht ziehen?
Die Geschäftsabläufe haben einen digitalen Wandel durchlaufen. Mit Remote-Arbeit, mobiler Kommunikation und einer Datenflut, die schneller als je zuvor erfolgt, ist Cloud Storage nicht länger optional. Er ist ein Eckpfeiler für Effizienz und Ausfallsicherheit.
Einem Bericht von TechRepublic zufolge haben 94 % der Unternehmen nach der Migration in die Cloud deutliche Verbesserungen bei der Sicherheit festgestellt. Diese Statistik spricht Bände. Für kleine Unternehmen zählt jedes Quäntchen an operativer Verbesserung.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die die Einführung von Cloud Storage vorantreiben:
- Kosteneffizienz – Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen, und brauchen keine sperrigen Server.
- Integrierte Sicherheit – Die meisten Anbieter bieten Verschlüsselung, Berechtigungskontrollen und Auditing-Tools.
- Skalierbarkeit – Fügen Sie bei Bedarf Speicherplatz hinzu oder reduzieren Sie ihn, ohne neue Hardware kaufen zu müssen.
- Remote-Zusammenarbeit – Greifen Sie von überall und mit jedem Gerät sicher auf Dateien zu.
Kurz gesagt, Cloud-Speicher ermöglicht es kleinen Unternehmen, mit größeren Organisationen zu konkurrieren, indem sie Tools auf Unternehmensebene anbieten, ohne das Preisschild auf Unternehmensebene zu tragen.
Wenn Sie mehr über die Vorteile moderner IT-Infrastrukturen erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel über Cloud Computing Revolution der IT-Infrastruktur. Für Unternehmen, die eine umfassende Lösung suchen, bieten wir auch Informationen zu modernen Cloud-Lösungen für Unternehmen.
Die Wahl des richtigen Cloud-Speichers für Ihr kleines Unternehmen
Die Wahl des richtigen Cloud-Speichers kann über die Datenstrategie Ihres Unternehmens entscheiden. Er spielt eine Schlüsselrolle bei der Abwägung von Kosten, Sicherheit und Zugänglichkeit, was für einen reibungslosen Ablauf und die Vernetzung Ihres Teams entscheidend ist. Hier erfahren Sie, was Sie bei der Auswahl des richtigen Cloud-Speichers für Ihr kleines Unternehmen beachten sollten:
Kennen Sie Ihre Speicherbedürfnisse
Verstehen Sie, was Sie speichern wollen
Bevor Sie sich für eine Speicherlösung entscheiden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Daten in Ihrem Unternehmen tatsächlich vorrangig benötigt werden. Nicht jedes Dokument oder Bild muss langfristig gespeichert werden. Einige Daten sind geschäftskritisch und werden täglich verwendet, während andere Dateien aus Compliance- oder historischen Gründen aufbewahrt werden.
Fragen Sie sich selbst:
- Wie viele Daten speichern wir derzeit insgesamt?
- Welcher Teil davon ist aktiv, und welcher ist archiviert?
- Wie schnell wachsen unsere Daten und warum?
Mit einer grundlegenden Dateninventur können Sie verhindern, dass Sie zu viel Geld für ungenutzten Speicherplatz ausgeben, und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihnen der Platz nicht ausgeht, wenn es am wichtigsten ist.
Berücksichtigen Sie Dateitypen und Verwendungszwecke
Verschiedene Branchen haben sehr unterschiedliche Anforderungen an den Speicherplatz. Eine kleine Anwaltskanzlei zum Beispiel bearbeitet hauptsächlich PDFs und Textdateien, die weniger Speicherplatz beanspruchen. Eine Marketing-Agentur oder ein Architekturbüro hingegen hat mit großen Mediendateien zu tun, die den Speicherbedarf schnell in die Höhe treiben können.
Wenn Sie Ihre spezifischen Dateitypen und Arbeitsabläufe kennen, sind Sie besser in der Lage, einen Plan mit den richtigen Leistungs- und Kapazitätsmerkmalen auszuwählen.
Beurteilen Sie Ihr Budget
Schauen Sie nicht nur auf die monatlichen Kosten
Es ist zwar verlockend, dem niedrigsten monatlichen Preis nachzujagen, aber viele Cloud-Speicherlösungen enthalten versteckte oder variable Kosten. Diese können Sie überrumpeln, insbesondere wenn Ihr Bedarf an Datenspeicherung schwankt.
Achten Sie auf:
- Zusätzliche Gebühren für große Datenübertragungen
- Zusatzgebühren für schnelleren Zugriff oder Abruf
- Sicherheitszusätze oder Upgrades zur Einhaltung von Vorschriften
Denken Sie an die Gesamtbetriebskosten und nicht nur an die monatliche Rechnung. Der billigste Tarif kann am Ende mehr kosten, wenn er nicht Ihren tatsächlichen Bedürfnissen entspricht.
Abrechnung nach Aufwand vs. feste Tarife
Wenn Ihr Unternehmen saisonalen Schwankungen oder einer unvorhersehbaren Datennutzung unterliegt, könnte ein Pay-as-you-go-Preismodell ideal sein. Diese Modelle sind flexibel und basieren in der Regel auf der tatsächlichen Nutzung.
Wenn Sie dagegen Wert auf Kostenvorhersagbarkeit legen und wissen, dass Ihr Bedarf an Datenspeicherung konstant ist, kann ein fester monatlicher Tarif Ihnen Sicherheit geben und bei der Budgetplanung helfen. Ziehen Sie in Erwägung, einen Kostenvergleich auf der Grundlage Ihres Datenbedarfs der letzten 6-12 Monate durchzuführen, bevor Sie sich festlegen.
Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance
Schutz für Ihr Unternehmen (und Ihre Kunden)
Cyber-Bedrohungen sind nicht nur ein Problem für große Unternehmen. Tatsächlich berichtet Wired, dass 43% der Cyberangriffe auf kleine Unternehmen abzielen. Diese Angriffe können zu Datenverletzungen, finanziellen Verlusten oder sogar zu rechtlichen Schritten führen.
Die Wahl eines sicheren Cloud-Anbieters ist entscheidend. Achten Sie auf die folgenden Merkmale:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung abdeckt
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Benutzerkonten
- Automatische Backups und Notfallwiederherstellungsprotokolle
- Compliance-Zertifizierungen wie GDPR, HIPAA oder ISO 27001
Wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Kundendaten umgeht oder unter Datenschutzgesetze fällt, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr Anbieter die einschlägigen Vorschriften einhält.
Stellen Sie sicher, dass er Ihnen den Rücken freihält
Eine großartige Technologie bedeutet nichts, wenn es an Unterstützung mangelt. Prüfen Sie, ob Ihr Cloud-Anbieter Folgendes bietet:
- 24/7 technische Unterstützung per Chat, E-Mail oder Telefon
- Klare Service Level Agreements (SLAs), die Betriebszeit und Reaktionszeiten garantieren
- Disaster-Recovery-Support im Falle eines Hardwareausfalls oder von Ransomware
Wenn Probleme auftreten (und das werden sie), kann ein reaktionsschneller Support den Unterschied zwischen einem kleinen Schluckauf und einer ausgewachsenen Krise ausmachen.
Für Unternehmen, die professionelle Unterstützung bei der Implementierung und Verwaltung ihrer Cloud-Infrastruktur benötigen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen IT Service Hamburg Partner.
Denken Sie an Skalierbarkeit
Heutige Bedürfnisse vs. morgiges Wachstum
Viele kleine Unternehmen entscheiden sich für einen Plan, der sich an den aktuellen Bedürfnissen orientiert. Was aber passiert, wenn Ihr Unternehmen wächst oder Ihre Speicheranforderungen in die Höhe schnellen?
Deshalb sollte Skalierbarkeit in Ihrer Cloud-Strategie nicht verhandelbar sein. Suchen Sie nach Anbietern, die es Ihnen leicht machen,:
- Ihre Speicherkapazität ohne größere Unterbrechungen zu erweitern
- Hinzufügen neuer Benutzer oder Teams, wenn Ihr Unternehmen expandiert
- Zugang zu fortschrittlichen Diensten wie automatisierte Workflows, KI-Datei-Tagging oder Analysetools
Bei der Skalierbarkeit geht es nicht nur um mehr Speicherplatz. Es geht darum, ein Speicher-Ökosystem aufzubauen, das sich an die Entwicklung Ihres Unternehmens anpasst.
Vernachlässigen Sie nicht die Benutzerfreundlichkeit und Integration
Wie einfach ist es zu benutzen?
Cloud-Speicher sollte das Leben einfacher machen, nicht schwieriger. Wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, sich auf der Oberfläche zurechtzufinden, kann die Produktivität darunter leiden. Achten Sie auf Funktionen wie:
- Hochladen per Drag-and-Drop
- Möglichkeit der Synchronisierung von Ordnern über verschiedene Geräte hinweg
- Benutzerfreundliche mobile Anwendungen
Eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche wird die Lernkurve verkürzen und die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen erhöhen.
Kann es mit anderen Tools zusammenarbeiten?
Nahtlose Integration ist der Schlüssel. Ihre Cloud-Lösung sollte gut mit Ihrem bestehenden Softwarepaket zusammenarbeiten. Die meisten Unternehmen profitieren von einer Speicherlösung, die sich integrieren lässt mit:
- Microsoft 365 oder Google Workspace
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Systeme
- Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Monday.com
Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos an. Beziehen Sie Ihr Team in den Test einiger Plattformen ein, um zu sehen, was am besten funktioniert, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Vergleichen Sie beliebte Anbieter
Es gibt Dutzende von Cloud-Speicheroptionen, aber einige wenige sind immer wieder die beliebtesten. Schauen wir uns die Stärken einiger beliebter Optionen an, damit Sie deren Funktionen auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen können:
Google Drive
Google Drive ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die Wert auf Zusammenarbeit und Erschwinglichkeit legen. Seine nahtlose Integration mit Google Workspace-Tools wie Docs, Sheets und Gmail macht es zu einer bevorzugten Option für Teams, die bereits im Google-Ökosystem arbeiten. Mit großzügigen kostenlosen Speicherkategorien und kostengünstigen Upgrade-Optionen ist es eine gute Wahl für Startups und kleine Teams, die flexibel bleiben müssen.
Dropbox
Dropbox glänzt, wenn Einfachheit und Medienspeicherung ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Dropbox ist für seine benutzerfreundliche Oberfläche bekannt und macht das Synchronisieren und Teilen von Dateien ganz einfach. Dropbox ist besonders stark im Umgang mit großen Mediendateien und bietet robuste Versionskontroll- und Wiederherstellungsfunktionen, was es zu einem Favoriten unter Kreativprofis wie Designern und Marketingfachleuten macht.
OneDrive
OneDrive ist ideal für Unternehmen, die tief in die Microsoft-Umgebung eingebettet sind. Wenn Sie bereits Office 365 nutzen, ist OneDrive bereits integriert und bietet eine enge Integration mit Word, Excel und Teams. Es ist besonders gut für Windows-Benutzer optimiert und bietet eine reibungslose, vertraute Erfahrung auf allen Geräten, insbesondere in hybriden Arbeitsumgebungen.
Box
Box zeichnet sich durch seinen Schwerpunkt auf Sicherheit und Compliance aus, was es zu einer guten Wahl für Unternehmen in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen oder der Rechtsberatung macht. Es bietet eine fortschrittliche Verschlüsselung, detaillierte Berechtigungseinstellungen und die Einhaltung wichtiger Rahmenwerke wie HIPAA und GDPR. Für Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen, bietet Box die Gewissheit, dass Ihre Informationen gut geschützt sind.
Jede dieser Plattformen hat ihre Stärken. Welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von Ihren spezifischen Prioritäten ab, ob es um Zusammenarbeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration oder felsenfeste Sicherheit geht.
Hamburger Unternehmen profitieren besonders von Cloud-Lösungen, die sowohl lokale Datenschutzbestimmungen erfüllen als auch internationale Geschäftsbeziehungen unterstützen.
Häufige Fallstricke bei der Auswahl des richtigen Cloud-Speichers für Ihr kleines Unternehmen (und wie Sie sie vermeiden können)
Die Auswahl eines Cloud-Speichers mag oberflächlich betrachtet einfach erscheinen (hochladen, speichern, zugreifen), aber viele kleine Unternehmen machen Fehler, die zu Datenverlusten, unerwarteten Kosten oder erheblichen Ineffizienzen führen können. Hier sind die häufigsten Fallstricke und wie Sie sie umgehen können:
Ignorieren von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
Viele kleine Unternehmen gehen davon aus, dass alle Cloud-Speicherplattformen das gleiche Maß an Sicherheit bieten. Dies führt dazu, dass sensible Kunden- oder Geschäftsdaten auf Plattformen gespeichert werden, die nicht den Industriestandards entsprechen oder keinen zuverlässigen Schutz wie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten.
Prüfen Sie immer die Sicherheitszertifizierungen eines Anbieters (z.B. ISO 27001, SOC 2) und die Methoden zur Datenverschlüsselung. Wenn Sie in einer regulierten Branche wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen tätig sind, stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihre Compliance-Verpflichtungen (HIPAA, GDPR usw.) erfüllt. Zögern Sie nicht, den Anbieter nach seiner Erfahrung mit Datenschutzverletzungen und seinem Plan zur Reaktion auf Vorfälle zu fragen.
Auswahl allein aufgrund des Preises
Das billigste Angebot mag sich wie ein Gewinn anfühlen, aber Billiganbieter lassen oft den Kundensupport, die Zuverlässigkeit der Betriebszeit oder die Skalierbarkeit außer Acht. Außerdem können versteckte Gebühren für das Überschreiten von Speichergrenzen oder die Übertragung von Daten anfallen.
Schauen Sie nicht nur auf das Preisschild. Wägen Sie die Kosten gegen die Funktionen, den Kundensupport und die Möglichkeit ab, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Lesen Sie das Kleingedruckte zu den Preisstufen und den Gebühren für die Datenübertragung. Es lohnt sich, etwas mehr für eine Plattform zu bezahlen, die Ihren Anforderungen wirklich gerecht wird.
Übersehene Integration mit bestehenden Tools
Manche Unternehmen entscheiden sich für Speichersysteme, die sich nicht gut mit ihrer vorhandenen Software kombinieren lassen. Dies kann zu frustrierenden Umgehungslösungen, doppelten Aufgaben und Zeitverschwendung führen.
Vergewissern Sie sich, dass sich die Cloud-Speicherlösung nahtlos in Ihr aktuelles Ökosystem integrieren lässt, egal ob es sich dabei um Microsoft 365, Google Workspace, QuickBooks oder Ihr CRM handelt. Viele Plattformen bieten App-Marktplätze oder Integrationsverzeichnisse an – nutzen Sie diese als Ressource, bevor Sie sich festlegen.
Unterschätzung des Skalierungsbedarfs
Einige kleine Unternehmen unterschätzen, wie schnell ihr Speicherbedarf wachsen wird und binden sich an Plattformen, die nicht für eine effiziente Skalierung ausgelegt sind. Unerwartetes Wachstum des Speicherbedarfs kann Kopfzerbrechen bereiten, wenn der Anbieter nicht mithalten kann.
Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihnen wachsen kann. Auch wenn Sie nur ein kleines Team sind, sollten Sie sich nach Speicheranbietern umsehen, die flexible Pläne, abgestuften Speicher und eine unternehmensfähige Infrastruktur anbieten. Achten Sie darauf, wie einfach Sie Ihren Plan aufrüsten oder den Benutzerzugang erweitern können.
Besonders wichtig ist dabei auch die IT-Sicherheit und Flexibilität, die moderne Cloud-Lösungen bieten können.
Vernachlässigung von Backup und Redundanz
Die Speicherung von Daten in der Cloud bedeutet nicht automatisch, dass sie auch gesichert sind. Ohne Redundanz oder einen klaren Backup-Plan können Daten immer noch durch versehentliches Löschen oder Systemfehler verloren gehen.
Suchen Sie nach Anbietern mit integrierten Sicherungs- und Redundanzfunktionen. Fragen Sie nach der Strategie zur Datenreplikation, denn Ihre Daten sollten an mehreren Orten gespeichert werden. Ziehen Sie auch eine 3-2-1-Backup-Strategie in Erwägung: 3 Kopien Ihrer Daten, 2 verschiedene Speichertypen und 1 Offsite (z.B. in der Cloud).
Bei der Auswahl der richtigen Cloud-Speicherlösung geht es nicht darum, einen populären Namen zu wählen oder ein gutes Geschäft zu machen. Es geht darum, ein System zu finden, das sich in Ihren Arbeitsablauf einfügt, Ihr Team unterstützt und Ihnen ein gutes Gefühl gibt. Beginnen Sie mit der Prüfung Ihres Datenbedarfs, wählen Sie ein Kostenmodell, das in Ihr Budget passt, legen Sie Wert auf hohe Sicherheit, sorgen Sie für Skalierbarkeit bei Wachstum und wählen Sie eine benutzerfreundliche Lösung, die sich nahtlos in Ihre Tools einfügt.
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