Microsoft 365 ist eine mächtige Plattform, die uns im geschäftlichen Alltag an vielen Stellen den Rücken freihält. Sie fördert die Zusammenarbeit und sorgt für schlankere Abläufe – das wissen wir alle. Aber Hand aufs Herz: Viele Unternehmen hier in Hamburg zahlen Monat für Monat zu viel Geld für Lizenzen und Funktionen, die sie gar nicht voll ausschöpfen.
Die gute Nachricht ist: Sie können diese Verschwendung stoppen und Ihr Budget sinnvoller einsetzen. Durch einen intelligenteren Umgang mit M365 Security und den neuen Copilot Add-ons heben Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe.
In diesem Beitrag gebe ich Ihnen praktische Einblicke aus der Praxis, damit Sie teure Fehler vermeiden und Entscheidungen treffen, die wirklich zu Ihren geschäftlichen Zielen passen.
Was bieten Microsoft 365 und Copilot eigentlich schon im Standard?
Auch ohne teure Premium-Add-ons bietet Microsoft 365 bereits ein solides Fundament an Sicherheits- und KI-Funktionen.
Sie verfügen über Werkzeuge für das Identitäts- und Zugriffsmanagement, wie Azure Active Directory (jetzt Entra ID), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Single Sign-On und bedingten Zugriff (Conditional Access).
Schon die Basis-Pläne liefern Schutz vor Bedrohungen und Malware, inklusive Scans für E-Mails, Phishing-Schutz durch Microsoft Defender sowie Sicherheitsvorkehrungen für Anhänge und Links.
Je nach Ihrem Plan haben Sie vielleicht auch schon Funktionen zur Verhinderung von Datenverlust (DLP) und Compliance-Tools an Bord, um Benutzeraktivitäten zu prüfen oder gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Bevor Sie also auf Premium-Stufen upgraden, sollten wir genau hinschauen, was Sie wirklich brauchen.
Wer weiß, was bereits im Paket enthalten ist, zahlt nicht doppelt.
Wie Unternehmen bei Microsoft 365 Security und Copilot zu viel bezahlen
Bevor wir zu den Lösungen kommen, müssen wir verstehen, wo das Geld eigentlich versickert. Diese Kostenfallen sind oft nicht auf den ersten Blick erkennbar und verstecken sich im Tagesgeschäft:
- Der Kauf von zu großen Paketen: Wie bereits erwähnt, greifen viele Organisationen vorschnell zu den höheren Tarifen wie E3 oder E5 oder buchen Premium-Features für jeden einzelnen Nutzer, obwohl viele dieser Werkzeuge im Arbeitsalltag der meisten Mitarbeiter gar keine Anwendung finden.
- Lizenzen, die einfach weiterlaufen: Ein weiterer großer Kostenfaktor sind zugewiesene Lizenzen, die niemand mehr nutzt. Mitarbeiter haben vielleicht die Abteilung gewechselt, sind in Elternzeit, arbeiten nur noch Teilzeit oder haben das Unternehmen verlassen – aber ihre Premium-Lizenz läuft weiter. Wenn das niemand kontrolliert, summieren sich diese „Karteileichen“ über die Zeit zu einem beachtlichen finanziellen Verlust.
- Fehler beim Offboarding von Mitarbeitern: Oft werden Benutzerkonten gelöscht, wenn ein Mitarbeiter geht, ohne vorher die Lizenz sauber zu entkoppeln. Das Löschen des Accounts im AD gibt die Lizenz in Microsoft 365 nicht automatisch zurück. Ohne manuelle Anpassung oder eine saubere Automatisierung zahlen Sie also weiter für eine Lizenz, die niemand mehr nutzen kann.
- Doppelte Funktionen für denselben Nutzer: Das Admin-Portal von Microsoft 365 warnt Sie leider nicht vor doppelten Zuweisungen. Es passiert schnell, dass wir redundante Tools an einen Benutzer vergeben. Ein klassisches Beispiel: Jemand bekommt eine E3-Lizenz und zusätzlich eine separate Defender-Lizenz, obwohl diese im E3-Paket schon enthalten ist. Das ist schlichtweg Geldverbrennung.
Zahlen Sie auch zu viel? Beenden wir das Lizenz-Chaos.
Die vielen Lizenzmodelle und Add-ons von Microsoft 365 können schnell unübersichtlich werden. Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch gemeinsam klären, wie Sie Ihr Budget wieder für echtes Wachstum einsetzen – statt für ungenutzte Lizenzen.
So reduzieren Sie die Verschwendung bei Microsoft 365
Jetzt mal Butter bei die Fische: Vieles von dieser Verschwendung lässt sich vermeiden. Mit etwas Disziplin und den richtigen Prozessen können Sie Ihr Budget deutlich effizienter nutzen.
Hier sind unsere praxiserprobten Strategien:
- Stufen Sie „Light User“ herunter: Nicht jeder Mitarbeiter braucht eine E3 oder E5 Lizenz. Muss der Empfang oder ein Lagerist wirklich Zugriff auf komplexe Compliance-Tools haben, wenn eigentlich nur E-Mails und Teams genutzt werden? Wenn wir die tatsächliche Nutzung analysieren, können wir diese Nutzer oft auf E1 oder einen passenden kleineren Plan umstellen, ohne dass die Produktivität leidet.
- Automatisieren Sie das Offboarding: Sorgen Sie dafür, dass Lizenzen automatisch entzogen werden, sobald ein Mitarbeiter als „ausgeschieden“ markiert wird. Nutzen Sie Workflow-Tools wie Power Automate, verknüpft mit Ihrem HR-System, um Zugriffe zu widerrufen, Gruppenmitgliedschaften zu beenden und Lizenzen in einem Aufwasch freizugeben.
- Konsolidieren Sie überlappende Features: Prüfen Sie Ihre Tools für Sicherheit, Compliance und Zusammenarbeit auf Überschneidungen. Wenn Ihr Microsoft-Plan bereits Advanced Threat Protection bietet, können Sie sich die Kosten für Drittanbieter-Tools oft sparen. Dasselbe gilt für Copilot: Wenn es andere KI-Tools im Unternehmen ersetzen kann, bündeln Sie alles unter einem Dach.
- Überprüfen Sie Gruppen- und geteilte Postfächer: Viele Unternehmen weisen versehentlich Premium-Lizenzen an geteilte Postfächer (Shared Mailboxes) oder Service-Accounts zu. Das bringt oft gar keinen technischen Vorteil. Wandeln Sie diese in kostenlose geteilte Postfächer um, um Lizenzen freizuschaufeln. So stellen Sie sicher, dass Ihr M365-Budget nur für Nutzer ausgegeben wird, die auch Wert schöpfen.
- Richten Sie Ablaufwarnungen und Richtlinien ein: Vermeiden Sie künftige Verschwendung durch klare Regeln. Notieren Sie sich Verlängerungsdaten, damit Verträge für ungenutzte Software nicht versehentlich automatisch verlängert werden. Überwachen Sie Inaktivität und lassen Sie sich warnen, wenn Lizenzen zu lange brachliegen.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Erfahrung, die sich für Sie auszahlt: Unser Versprechen an den Mittelstand
Theorie ist gut, Praxis ist besser. Seit unserer Gründung 2004 haben wir unzählige IT-Projekte für mittelständische Unternehmen in Hamburg und Norddeutschland umgesetzt. Wir kennen die Herausforderungen, die Unternehmer wie Sie täglich meistern – denn wir sind selbst einer.
Unser Team aus 32 festangestellten und zertifizierten Experten bringt geballtes Fachwissen mit. Als Microsoft Gold Partner und Watchguard Gold Partner gehören wir zur Spitze der IT Dienstleister Hamburg. Diese Expertise wird geschätzt: So werden unsere Geschäftsführer regelmäßig vom ZDF zu IT-Sicherheitsthemen befragt und wir wurden von Statista als „Deutschlands bester IT-Dienstleister 2025“ ausgezeichnet.
Dieses Wissen aus erster Hand, etwa aus komplexen Cloud-Migrationen für Kunden wie Engel & Völkers, fließt direkt in unsere Beratung für Sie ein.
Am Ende zählt für uns nur Ihr Erfolg. Das belegen nicht nur die positiven Rückmeldungen unserer Kunden, sondern auch eine durchschnittliche Zufriedenheit von 4,9 von 5 Sternen bei über 5.000 Support-Tickets pro Jahr. Wir setzen auf Transparenz und faire Partnerschaften: mit monatlich kündbaren Verträgen und einer klaren Zufriedenheitsgarantie. Wir empfehlen Ihnen nur, was Sie wirklich brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Lassen Sie Microsoft 365 intelligenter für sich arbeiten
Lassen Sie nicht zu, dass ungenutzte Microsoft 365 Lizenzen und Add-ons still und heimlich Ihre Ressourcen aufzehren. Übernehmen Sie die Kontrolle.
Wenn Sie Ihre Tools exakt auf den tatsächlichen Bedarf abstimmen, sparen Sie bares Geld, vereinfachen die Verwaltung und steigern die Produktivität.
Die Optimierung Ihrer Microsoft 365 Umgebung bedeutet einfach, mehr Wert aus dem zu holen, was Sie ohnehin schon bezahlen.
Wenn Sie Unterstützung dabei brauchen, Ihr Lizenzmanagement besser in den Griff zu bekommen oder smarte Technologie-Entscheidungen für Ihr Unternehmen in Hamburg zu treffen, sprechen Sie uns gerne an. Mein Team und ich haben genau das schon für viele Organisationen umgesetzt.
Lassen Sie uns starten.
Auch in Berlin bieten wir unsere IT-Dienstleistungen für KMU an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Das klingt plausibel, aber auch nach Aufwand. Mit welchen konkreten Einsparungen können wir rechnen und lohnt sich eine solche Analyse für ein mittelständisches Unternehmen überhaupt?
Eine berechtigte Frage. Aus der Praxis können wir sagen: Die meisten mittelständischen Unternehmen können ihre jährlichen Microsoft-Lizenzkosten um 15 bis 25 % senken. Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern reden wir schnell über einen fünfstelligen Betrag pro Jahr. Der Aufwand für die Erstanalyse ist eine Investition, die sich oft schon nach wenigen Monaten amortisiert. Entscheidend ist, dass nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Verwaltung vereinfacht und Sicherheitsrisiken durch ungenutzte Konten minimiert werden. Der Nutzen ist also mehrdimensional.
Angenommen, ich bin überzeugt – was wären die ersten, pragmatischen Schritte, die ich meiner IT jetzt auftragen sollte, ohne das Tagesgeschäft zu stören?
Ein guter Startpunkt ist, ohne große Störung schnelle Erfolge zu erzielen. Geben Sie Ihrer IT diese drei konkreten Aufgaben:
- Eine Liste aller zugewiesenen Lizenzen erstellen und diese mit der aktiven Mitarbeiterliste abgleichen. So finden Sie sofort „Lizenz-Karteileichen“.
- Alle Benutzer identifizieren, die sich in den letzten 90 Tagen nicht angemeldet haben. Das sind die ersten Kandidaten für eine Lizenz-Neubewertung.
- Prüfen, ob Lizenzen an geteilte Postfächer oder Funktionskonten vergeben sind, und diese freigeben.
Allein diese drei Schritte können bereits signifikante Einsparungen aufdecken, ohne die Produktivität eines einzigen aktiven Mitarbeiters zu beeinträchtigen.
Wie passt diese Lizenzoptimierung in unsere Pläne für Microsoft Copilot? Sollten wir erst aufräumen und dann in KI investieren?
Das ist eine exzellente strategische Frage.
Die klare Empfehlung lautet: Erst optimieren, dann investieren.
Microsoft Copilot setzt eine Basislizenz (z.B. Microsoft 365 Business oder E3/E5) voraus. Wenn Sie Copilot auf einer unnötig teuren Basislizenz aufsetzen, zahlen Sie doppelt zu viel. Ein sauberes Lizenzmanagement schafft das finanzielle Budget, um Copilot gezielt für jene Mitarbeitergruppen einzuführen, bei denen der größte Produktivitätsgewinn zu erwarten ist. Die Optimierung ist also nicht nur eine Sparmaßnahme, sondern die kaufmännische Grundlage für eine erfolgreiche und rentable KI-Strategie in Ihrem Unternehmen.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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