Läuft Ihr Tagesgeschäft, aber die IT fühlt sich an wie ein Klotz am Bein? Kennen Sie das Gefühl, dass veraltete Technik und umständliche Prozesse Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit abhalten?
Ich bin Jens Hagel, und genau das höre ich oft von Hamburger Unternehmern, die mit Herzblut ihr Handwerk betreiben.
Man ist stolz auf die Qualität seiner Arbeit, aber im Büro herrscht Chaos: Daten sind auf verschiedenen Rechnern verstreut, mobiles Arbeiten ist ein Krampf und die Rechnungsstellung kostet mehr Zeit als nötig.
Diese Geschichte hier ist für Sie, wenn Sie das ändern wollen.
Es ist die Geschichte eines etablierten Hamburger Metallbaubetriebs – ein klassischer Meisterbetrieb. Ein Inhaber, eine engagierte Kraft im Büro, volle Auftragsbücher. Doch die IT war im Gestern steckengeblieben. Lassen Sie uns gemeinsam ansehen, wie wir das Problem gelöst haben.
Die Ausgangslage: Ein starkes Handwerk mit schwacher IT
Stellen Sie sich eine Werkstatt vor, in der hochwertige Metallarbeiten entstehen. Präzision, Kreativität und Erfahrung sind hier alles. Doch das Büro konnte da nicht mithalten.
Die Anfrage, die uns erreichte, sprach Bände. Die Büromitarbeiterin beschrieb die Situation so:
„Wir möchten unsere IT modernisieren und flexibler arbeiten. Wichtig ist uns, dass alle Daten zentral in einer Cloud-Lösung gespeichert sind, damit wir von beiden Arbeitsplätzen immer auf den aktuellsten Stand zugreifen können.“
Die Schmerzpunkte waren klar und typisch für viele Handwerksbetriebe:
- Keine Flexibilität: Alle wichtigen Daten – Angebote, Rechnungen, Kundeninfos – lagen auf einem einzigen PC in der Werkstatt. Arbeit von zu Hause oder unterwegs? Unmöglich.
- Daten-Wirrwarr: Der Austausch von Dateien erfolgte per E-Mail oder USB-Stick. Das Risiko, mit veralteten Versionen zu arbeiten oder Daten zu verlieren, war allgegenwärtig.
- Veraltete Software: Die Rechnungsstellung war umständlich. Die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) konnten nicht erfüllt werden.
- Unprofessioneller Auftritt: Der Wunsch nach professionellen E-Mail-Adressen über eine zentrale Lösung wie Outlook war groß.
- Unsicherheit: Der Betrieb hatte bisher keinen festen IT-Partner. Die Angst, in die falsche Technik zu investieren oder an einen unzuverlässigen Dienstleister zu geraten, war spürbar.
Der Betrieb stand vor der Wahl: Weiterwursteln und wertvolle Zeit verlieren oder den Schritt in eine saubere, digitale Zukunft wagen.
Schluss mit dem Technik-Frust im Büro?
Wenn die IT-Probleme aus diesem Beispiel klingen wie Ihr eigener Arbeitsalltag, ist es Zeit für einen klaren Plan. In einem unverbindlichen, kostenfreien Erstgespräch sprechen wir über Ihre Ziele und skizzieren einen einfachen Weg in eine sorgenfreie digitale Zukunft. Ohne Fachjargon, dafür mit praktischen Lösungen.
Von der Werkbank in die Cloud: Wie ein Hamburger Handwerksbetrieb seine IT für die Zukunft aufstellt
Der Bedarf war akut und die Ziele klar definiert. Es ging nicht darum, Technik um der Technik willen anzuschaffen. Es ging darum, den Arbeitsalltag einfacher, sicherer und effizienter zu gestalten.
Unser Plan basierte auf vier Säulen, die exakt auf die Bedürfnisse des Betriebs zugeschnitten waren.
1. Das Fundament: Zentraler Datenzugriff mit Microsoft 365
Die Kernherausforderung war der isolierte Datenbestand. Die Lösung lag auf der Hand: Microsoft 365.
Es ist weit mehr als nur Word und Excel. Für den Metallbaubetrieb war es die Schaltzentrale für die gesamte Büroorganisation. Wir haben nicht nur die Software installiert, sondern ein komplettes System geschaffen:
- Ein zentraler Speicherort: Alle Firmendaten wurden sicher in die Microsoft Cloud (OneDrive) übertragen. Ob am PC in der Werkstatt oder am neuen Laptop – jeder hatte jederzeit Zugriff auf dieselben, aktuellen Dateien.
- Professionelle E-Mails: Wir richteten vier Mail-Adressen (Inhaber, Info, Buchhaltung, Büro) über Outlook ein. Das sorgt für einen professionellen Auftritt und eine klare Trennung der Kommunikation.
2. Die Hardware: Passgenau und langlebig statt überdimensioniert
Ein Handwerksbetrieb braucht keine Hochleistungs-Gaming-PCs. Er braucht zuverlässiges Werkzeug.
Basierend auf dem Wunsch nach einem soliden Gerät im dreistelligen Preisbereich haben wir uns für bewährte Business-Hardware entschieden:
- Ein neuer Laptop: Ein robuster Terra Wortmann Laptop wurde komplett für den mobilen Einsatz konfiguriert – mit allen nötigen Programmen und sicherem Zugriff auf die Cloud.
- Upgrade für den Bestands-PC: Der vorhandene Rechner in der Werkstatt wurde auf den neuesten Stand gebracht und nahtlos in die neue Cloud-Umgebung integriert.
- Ein Netzwerkdrucker für alle: Der neue Drucker/Scanner wurde so eingerichtet, dass er von beiden Arbeitsplätzen – und sogar vom Smartphone aus – genutzt werden kann.
3. Die Software: Das richtige Werkzeug für die Rechnungsstellung
Die Kundenseite hatte bereits gut recherchiert und Programme wie sevDesk oder orgaMAX ins Auge gefasst. Hier war unsere Beratung als erfahrenes IT Systemhaus Hamburg entscheidend.
Die wichtigste Anforderung war die CTI-Funktion (Anruferkennung am PC) in Kombination mit einer echten Cloud-Lösung.
Unsere klare Empfehlung war sevDesk. Warum? Weil es als einzige der genannten Lösungen alle Wünsche ohne Kompromisse erfüllte: 100% Cloud, integrierte CTI-Funktion, exzellente Microsoft 365-Anbindung und perfekt zugeschnitten auf kleine Unternehmen und Handwerker. Wir haben nicht nur beraten, sondern auch bei der Einrichtung geholfen.
4. Der Service: Ein Festpreis für absolute Sorgenfreiheit
Die größte Sorge vieler Unternehmer sind unkalkulierbare Kosten. Ein Projekt, das nach Stunden abgerechnet wird, kann schnell zum Fass ohne Boden werden. Deshalb haben wir ein klares Pauschalangebot gemacht.
Für einen Festpreis haben wir das komplette „Professioneller Start“-Paket umgesetzt. Darin enthalten war alles:
- Bestandsaufnahme & saubere Dokumentation: Die Basis für schnellen Support in der Zukunft.
- Einrichtung beider Arbeitsplätze: Vom Upgrade des alten PCs bis zur Konfiguration des neuen Laptops.
- Vollständige Datenmigration: Die sichere Übertragung aller Firmendaten in die Cloud.
- Drucker-Installation und Einrichtung der E-Mail-Postfächer.
Der Kunde kaufte kein Bündel an Dienstleistungen, sondern ein Ergebnis: „Es läuft einfach.“ Diese Planungssicherheit war für die Entscheidung entscheidend.
Das Ergebnis: Fokus auf das Handwerk, nicht auf die IT
Was hat sich für den Betrieb verändert? Technisch gesehen eine ganze Menge.
Aber was wirklich zählt, sind die Verbesserungen im täglichen Geschäft:
- Volle Flexibilität: Die Bürokraft kann jetzt Angebote von zu Hause schreiben oder der Inhaber auf der Baustelle auf Kundendaten zugreifen.
- Keine Sorgen mehr um Datenverlust: Alles wird zentral und sicher in der Cloud gespeichert und automatisch gesichert.
- Effiziente Prozesse: Rechnungen inklusive E-Rechnungen werden mit wenigen Klicks erstellt. Dank Anruferkennung erscheint der richtige Kunde direkt am Bildschirm.
- Gewonnene Zeit: Die Zeit, die früher mit Datensuche und umständlichen Prozessen verschwendet wurde, fließt jetzt wieder vollständig ins Kerngeschäft: die eigentliche Handwerksarbeit.
Mein Ziel als IT-Partner ist es, dass die Technik im Hintergrund verschwindet und einfach funktioniert. Damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihr Unternehmen wirklich ausmacht.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Gebündelte Erfahrung für Ihren Erfolg
Die Geschichte dieses Handwerksbetriebs ist kein Einzelfall. Seit unserer Gründung 2004 begleiten wir mittelständische Unternehmen wie Ihres auf dem Weg in die digitale Zukunft. Unsere Erfahrung kommt nicht aus Lehrbüchern, sondern aus der täglichen Praxis und hunderten Projekten bei unseren Kunden in Hamburg, Bremen, Kiel und Lübeck.
Unser Team aus 32 festangestellten, zertifizierten Experten ist das Herzstück unseres Erfolgs. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zum Top 1 % der IT-Dienstleister weltweit – eine Anerkennung für tiefstes Fachwissen in Microsoft 365, Azure Cloud und IT-Sicherheit.
Diese Expertise wird von unabhängiger Seite bestätigt: Die Auszeichnung von Statista als „Deutschlands bester IT-Dienstleister“ oder Anfragen vom ZDF an unsere Geschäftsführung unterstreichen unsere führende Rolle.
Technik ist nur die halbe Miete. Echtes Vertrauen entsteht durch Verlässlichkeit auf Augenhöhe. Deshalb bieten wir Festpreise statt unklarer Stundenkontingente und stehen mit einer Zufriedenheitsgarantie für unsere Arbeit ein.
Das Ergebnis: Langfristige Partnerschaften und eine Kundenzufriedenheit, die für sich spricht. Bei über 5.000 Support-Anfragen pro Jahr bewerten uns unsere Kunden mit durchschnittlich 4,9 von 5 Punkten. Denn am Ende zählt, was ein Kunde wie Thorsten Eckel von Hanse Service sagt: „Mit Hagel-IT haben wir einen erfahrenen Partner, auf den wir uns jederzeit zu 100% verlassen können.“
Sehen Sie sich in dieser Geschichte wieder?
Wenn Ihnen die beschriebenen Herausforderungen bekannt vorkommen, dann lassen Sie uns reden. Oft ist der erste Schritt der schwerste.
Deshalb bieten wir einen einfachen und wertvollen Einstieg: unsere Cyber-Risiko-Analyse.
In einem etwa einstündigen Gespräch mit einem unserer Technik-Experten analysieren wir Ihre aktuelle IT-Situation und zeigen Ihnen verständlich auf, wo Ihre größten digitalen Risiken liegen.
Sie erhalten ein klares Risikoprofil und konkrete Empfehlungen. Diese Analyse ist eine kleine Investition, die Ihnen absolute Klarheit über Ihren Handlungsbedarf verschafft. Es ist der perfekte, unverbindliche erste Schritt in eine sorgenfreie IT-Zukunft.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ihr Artikel spricht von einem Festpreis. Mit welchen Kosten muss ich für ein solches IT-Modernisierungsprojekt ungefähr rechnen?
Eine sehr berechtigte kaufmännische Frage. Die exakten Kosten für die Implementierung hängen von Faktoren wie Mitarbeiteranzahl, Datenmenge und dem Bedarf an neuer Hardware ab. Bei einem Kleinbetrieb wie im Beispiel amortisiert sich die Investition jedoch oft schon innerhalb des ersten Jahres – allein durch Effizienzgewinne und vermiedene Risiken wie Datenverlust.
Der entscheidende Vorteil unseres Festpreises ist die absolute Planungssicherheit. Sie investieren in ein funktionierendes Ergebnis, nicht in unabsehbare Stundenkontingente. Betrachten Sie es als eine Investition in die Zukunftsfähigkeit und den Wert Ihres Unternehmens, nicht als reinen Kostenpunkt.
Eine komplette IT-Umstellung klingt nach einer Operation am offenen Herzen. Wie stellen Sie sicher, dass mein Tagesgeschäft während der Implementierung nicht lahmgelegt wird?
Das ist die Kernsorge jedes Unternehmers, die wir sehr ernst nehmen. Unser Vorgehen ist darauf ausgelegt, die Störungen im Betrieb zu minimieren. Die meiste Arbeit findet im Hintergrund und geplant außerhalb Ihrer Kernarbeitszeiten statt.
In der Praxis bedeutet das: Wir bereiten die neue Cloud-Umgebung und die Geräte komplett vor. Die eigentliche Datenmigration planen wir gezielt für ein Wochenende oder über Nacht. Ihr Team verlässt am Freitag das Büro und kann am Montagmorgen nahtlos in der neuen, schnelleren Umgebung weiterarbeiten. Eine sorgfältige Planung und Tests vor der Live-Schaltung garantieren, dass der Übergang reibungslos verläuft und alle Daten sicher an ihrem neuen Ort sind.
Neue Technik ist eine Sache, aber wie sorge ich dafür, dass meine Mitarbeiter die neuen Systeme auch annehmen und effizient nutzen?
Technik allein schafft noch keinen Mehrwert – sie muss von den Menschen angenommen werden. Deshalb endet unser Job nicht mit der Installation.
Erstens wählen wir bewusst Systeme wie Microsoft 365 und sevDesk aus, da sie sehr benutzerfreundlich sind. Zweitens ist eine kurze, praxisorientierte Einweisung für die Mitarbeiter Teil des Pakets. Wir zeigen nicht, was die Software alles kann, sondern wie man die täglichen Aufgaben – ein Angebot schreiben, eine Rechnung erstellen – einfacher und schneller erledigt.
Langfristig zahlt es sich aus, weil Sie mit einem zentralen IT-Partner die Sicherheit haben, dass Fragen schnell geklärt werden. Das entlastet Sie als Geschäftsführer und Ihre Mitarbeiter nachhaltig.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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