IT Service Dispatcher / Coordinator (m/w/d) – 100% Remote in Europa (ideal auch aus Georgien)

Stellenbeschreibung

Du suchst einen Remote-Job in Europa – idealerweise aus Georgien (z.B. Tbilisi, Batumi oder Kutaisi) – bei dem du strukturierst, koordinierst und dafür sorgst, dass im IT-Service alles rundläuft?
Als IT Service Dispatcher / Coordinator (m/w/d) bei der hagel-IT Services GmbH bist du die zentrale Schnittstelle zwischen unseren Kund:innen und unseren Techniker:innen und sorgst dafür, dass alle Anfragen schnell und professionell bearbeitet werden.

Wichtig: Für diese Position benötigst du gute Deutschkenntnisse (mindestens Niveau B1 nach CEFR), da du täglich mit deutschsprachigen Kund:innen und Kolleg:innen sprichst.
IT-Fachwissen ist nicht zwingend erforderlich – viel wichtiger sind Organisation, Serviceorientierung und klare Kommunikation.

Die Stelle ist vollzeit, unbefristet und 100% remote. Du kannst von überall in Europa arbeiten, zum Beispiel aus Georgien, Polen, Rumänien oder anderen Ländern mit ähnlicher Zeitzone.

Deine Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle: Du nimmst eingehende Kundenanfragen über Telefon, E-Mail oder Ticketsystem entgegen und schätzt deren Dringlichkeit ein.
• Priorisieren & Steuern: Du priorisierst Tickets, weist sie den passenden Techniker:innen zu und behält alle offenen Vorgänge im Blick.
• Einsatzplanung der Techniker: Du koordinierst Termine, planst Einsätze und stellst sicher, dass alle Aufgaben effizient abgearbeitet werden.
• Sales-Unterstützung: Du vereinbarst und koordinierst Termine mit neuen potenziellen Kund:innen für unser Vertriebsteam.
• Tagesgeschäft am Laufen halten: Du überwachst offene Tickets, erinnerst bei Bedarf nach und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im IT-Service.
• Kundenkommunikation: Du informierst Kund:innen proaktiv über den Status ihrer Anfragen und managst Erwartungen transparent und freundlich.
• Schnelles Reagieren: Bei Notfällen, Terminverschiebungen oder ungeplanten Änderungen findest du spontan passende Lösungen.

Dein Profil

• Organisations-Talent: Du liebst es zu planen, zu koordinieren und mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten.
• Strukturierte Arbeitsweise: Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben.
• Lösungsorientiertes Mindset: Wenn Probleme auftauchen, suchst du nach pragmatischen, schnellen Lösungen.
• Ausgeprägte Serviceorientierung: Kundenzufriedenheit ist dir wichtig, du denkst mit und handelst freundlich und professionell.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit: Du kannst dich klar, verständlich und wertschätzend mit Kund:innen und Kolleg:innen austauschen.
• Teamplayer: Du arbeitest gerne mit anderen zusammen und unterstützt dein Team aktiv.
• Deutschkenntnisse mindestens B1: Du kannst dich mündlich und schriftlich mit deutschsprachigen Kund:innen und Kolleg:innen verständigen.
• Nice-to-have: Erfahrung als Dispatcher, Koordinator:in oder im Customer Service sowie Umgang mit Ticket- oder Dispatch-Systemen.

Was wir Dir bieten

• 100% Remote-Job in Europa: Arbeite von dort, wo du dich wohlfühlst – zum Beispiel aus Georgien (Tbilisi, Batumi, Kutaisi) oder einem anderen europäischen Land.
• Vollzeit & langfristige Perspektive: Eine unbefristete Vollzeitstelle mit klaren Strukturen und der Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit.
• Flexible Arbeitszeiten: Deine Arbeitszeit liegt im Kern zwischen ca. 8:00 und 18:00 Uhr (CET / deutsche Zeit). Die genaue Abstimmung erfolgt gemeinsam mit dir.
• Professionelle Einarbeitung: Du erhältst eine strukturierte Einführung in unsere Systeme, Prozesse und Tools – IT-Fachwissen kannst du bei uns lernen.
• Stabiles, wachsendes Unternehmen: Du arbeitest in einem etablierten IT-Service-Unternehmen mit einem eingespielten Team.
• Direkte Kommunikation: Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen und eine offene Feedbackkultur.

Dein neuer Arbeitsplatz – Remote aus Georgien oder Europa

Dein Arbeitsplatz ist dort, wo du bist: im Homeoffice in Georgien, in einem Coworking-Space in Tbilisi, Batumi oder Kutaisi oder an einem anderen Ort in Europa mit stabiler Internetverbindung.
Wichtig ist, dass du zuverlässig in unserer Arbeitszeit nach deutscher Zeitzone erreichbar bist und konzentriert arbeiten kannst.

Unser Team sitzt überwiegend in Hamburg. Du arbeitest eng digital mit uns zusammen – per Video-Calls, Chat und modernen Cloud-Tools.
Wenn du einmal in Hamburg bist, freuen wir uns natürlich auch, dich in unserem Büro persönlich zu begrüßen.

Du fühlst Dich angesprochen? / Ready to apply?

Wir freuen uns auf dich! Sende deine Bewerbung (Lebenslauf auf Englisch oder Deutsch) direkt an uns.

Bitte nutze ausschließlich das folgende Formular / please only use the following form:

Kurz über hagel IT

Wir sind der verlässliche IT-Partner für Unternehmen – mit Sitz in Hamburg und Kund:innen überwiegend im deutschsprachigen Raum.
Mit derzeit 32 Mitarbeiter:innen kümmern wir uns um moderne IT-Strukturen und betreuen unsere Kund:innen ganzheitlich im Tagesgeschäft.

Mit unseren Managed Services decken wir die gesamte Bandbreite der IT ab: von IT-Service und Helpdesk über IT-Sicherheit und IT-Infrastruktur bis hin zu Cloud-Lösungen.
Wir arbeiten vorausschauend, mit modernen Technologien und einem starken Fokus auf langfristige Kundenbeziehungen.

Dich erwartet eine Du-Kultur, flache Hierarchien und ein hilfsbereites Team, das sich gegenseitig unterstützt – egal ob in Hamburg vor Ort oder remote aus Georgien bzw. anderen Ländern Europas.

Job Description (English)

Are you looking for a fully remote job in Europe – for example from Georgia (Tbilisi, Batumi, Kutaisi) – where you organize, coordinate and keep IT service operations running smoothly?
As an IT Service Dispatcher / Coordinator (m/f/d) at hagel-IT Services GmbH you are the key link between our customers and our technicians and directly shape customer satisfaction.

Please note: This role requires professional German skills (at least B1 level CEFR), because you will communicate with German-speaking customers and colleagues on a daily basis.
You do not need an IT background – what really matters is your organizational strength, service mindset and clear communication.

The position is a full-time, permanent, 100% remote role. You can work from anywhere in Europe, for example from Georgia, Poland, Romania or other countries with a similar time zone.

Your responsibilities

• Central point of contact: Receive incoming customer requests via phone, email or ticket system and assess their urgency.
• Prioritize & dispatch: Prioritize tickets, assign them to the right technician and keep track of all open requests.
• Technician scheduling: Coordinate appointments, plan technician assignments and make sure all tasks are processed efficiently.
• Sales support: Schedule and coordinate appointments with new potential clients for our sales team.
• Keep operations running: Monitor open tickets, follow up when needed and ensure smooth daily IT service operations.
• Customer communication: Provide proactive updates to customers, manage expectations and communicate clearly and professionally.
• Handle emergencies: React quickly to emergencies or scheduling changes and find practical solutions on the spot.

Your profile

• Organizational talent: You enjoy planning, coordinating and keeping multiple tasks under control.
• Structured way of working: You work accurately, reliably and take ownership of your tasks.
• Solution-oriented mindset: When issues arise, you focus on solutions instead of problems.
• Strong service orientation: Customer satisfaction matters to you and you act friendly and professionally.
• Excellent communication skills: You can communicate clearly and respectfully with customers and technicians.
• Team player: You like to work with others and support your colleagues.
• German skills B1 or higher: You can communicate effectively in German with customers and colleagues, both spoken and written.
• Nice to have: Experience as a dispatcher, coordinator or in customer service and familiarity with ticketing or dispatch software.

What we offer

• 100% remote job in Europe: Work from where you feel comfortable – for example from Georgia (Tbilisi, Batumi, Kutaisi) or any other suitable European location.
• Full-time & long-term role: Permanent full-time position with a long-term perspective in a stable company.
• Flexible working hours: Usual working hours are between 8:00 and 18:00 (CET / German time). We will define the exact schedule together with you.
• Structured onboarding: We train you on our tools, systems and processes so that you can grow into the role step by step.
• Stable, growing IT company: Work in an established IT service provider with an experienced and friendly team.
• Flat hierarchies: Short decision paths, direct communication and a supportive team culture.

Your remote workplace – from Georgia or anywhere in Europe

Your workplace is wherever you are: in your home office in Georgia, in a coworking space in Tbilisi, Batumi or Kutaisi, or from another European country – as long as you have a stable internet connection and can work focused during our German business hours.

Our core team is based in Hamburg, Germany. You will collaborate closely with us via video calls, chat and modern cloud tools.
If you ever visit Hamburg, you are very welcome to drop by our office and meet the team in person.

Du fühlst Dich angesprochen? / Ready to apply?

Wir freuen uns auf dich! Sende deine Bewerbung (Lebenslauf auf Englisch oder Deutsch) direkt an uns.

Bitte nutze ausschließlich das folgende Formular / please only use the following form:

FAQ zur Stelle (Deutsch)

Kann ich von überall in Georgien arbeiten?
Ja. Du kannst von überall in Georgien (z.B. Tbilisi, Batumi, Kutaisi oder einer anderen Stadt) arbeiten, solange du eine stabile Internetverbindung hast und zuverlässig in unserer Arbeitszeit nach deutscher Zeitzone (CET) verfügbar bist.

Brauche ich IT-Fachwissen für diesen Job?
Nein. Du musst kein:e IT-Experte:in sein. Wichtig sind Organisation, Serviceorientierung und gute Kommunikation. Alles Wichtige zu unseren Tools, Prozessen und typischen Anfragen bringen wir dir in der Einarbeitung bei.

Wie gut muss mein Deutsch sein?
Du solltest auf einem Niveau von mindestens B1 (CEFR) sein. Das bedeutet: Du kannst Telefonate auf Deutsch führen, Kundenanfragen verstehen und schriftlich klar und verständlich antworten. Wenn du unsicher bist, bewirb dich trotzdem – wir schauen gemeinsam, ob es passt.

Wie sind die Arbeitszeiten aus Sicht von Georgien?
Wir arbeiten nach deutscher Zeit (CET). Da Georgien in der Regel einige Stunden voraus ist, verschiebt sich dein Arbeitstag nach vorne. Das ist für viele Mitarbeitende in Georgien attraktiv, weil sie früher Feierabend haben. Die genauen Zeiten stimmen wir individuell mit dir ab.

Ist die Stelle wirklich 100% remote?
Ja. Du kannst vollständig remote arbeiten. Es gibt keine Pflicht, nach Hamburg zu kommen. Wenn du aber einmal in Hamburg bist, freuen wir uns natürlich über einen Besuch im Büro.

In welcher Sprache findet der Arbeitsalltag statt?
Die Kundenkommunikation und viele interne Abläufe sind auf Deutsch. Ein Teil der internen Kommunikation (z.B. in Tools oder Dokumentation) kann auch auf Englisch stattfinden. Du solltest dich in beiden Sprachen grundsätzlich wohlfühlen.

FAQ about the role (English)

Can I work from anywhere in Georgia?
Yes. You can work from anywhere in Georgia (for example Tbilisi, Batumi or Kutaisi) as long as you have a stable internet connection and can reliably work during our business hours in German time (CET).

Do I need an IT background?
No. You do not need to be an IT specialist. What matters is that you are organized, service-oriented and communicate clearly. We will train you on our tools, processes and typical request types during onboarding.

How good does my German have to be?
You should have at least B1 level (CEFR). You need to be able to handle phone calls in German, understand customer requests and reply in writing in a clear and understandable way. If you are not sure, feel free to apply and we will assess it together.

What do the working hours look like from Georgia?
We work according to German time (CET). Georgia is usually a few hours ahead, which means your workday will start and end earlier in local time. Many team members in Eastern Europe and the Caucasus find this very convenient.

Is this job 100% remote?
Yes, this is a fully remote position. There is no requirement to come to Hamburg. If you visit Hamburg at some point, you are of course welcome to drop by our office.

Which language will I use most in my daily work?
Most customer communication and many internal processes are in German. Some internal communication, tools and documentation may be in English. You should feel generally comfortable working in both languages.