Heutzutage wird häufig vom papierlosen Büro gesprochen, doch in den häufigsten Fällen bereitet einem die Umstellung allein schon Kopf zerbrechen. Der heutige Büroalltag findet je nach Branche größtenteils oder zur Hälfte im digitalem Umfeld statt, daher ist es möglich auch einen weiteren Teil der Arbeitsprozesse zu digitalisieren.

Der kritische Blick auf die Arbeitsvorgänge

Der erste und wichtigste Schritt in Richtung papierloses Büro findet immer damit statt, dass Sie sich mit den firmeninternen Arbeitsprozessen genauer auseinandersetzen, dabei darauf achten, wann Papier zum Einsatz kommt und ob man es nicht nur in digitaler Form ersetzen könnte. Die am meiste verbreitete Methode sich schnell Notizen zu machen ist es auf einem Notizblock, doch auch hier ist es möglich sich digitale Abhilfe zu schaffen etwa über OneNote oder Word aus dem Microsoft Office.

Digitalisieren – Womit anfangen?

Sie sollten damit anfangen die einfachsten Schritte zu digitalisieren, um so den Papier- und Tonerverbrauch langsam, aber sicher zu senken. Erste Schritte dafür, wären das Beispiel wie im vorherigen Absatz schon genannt oder weitere Kopien von wichtigen, eingegangenen Dokumenten durch digitale Abbilder zu ersetzen.
Es bestehen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auch einige technischen Richtlinien (TR) eine der aktuelleren ist die TR 03138-Resiscan bezüglich des „Ersetzendes Scannen“. Der dennoch beste Weg in Richtung papierloses Büro ist immer noch seine Mitarbeiter in diesem Bereich zu schulen und so ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, wann es sinnvoll ist zu drucken und wann nicht.

Wie geht es weiter?

Sicher ist dies nur der erste Schritt. Aber beginnen Sie mit kleinen Aufgaben, bevor Sie eine digitale Lösung kaufen.
Überlegen Sie ihren Betrieb papierloser zu gestalten? Wir von hagel IT-Services beraten Sie gerne ausführlich zu diesem Thema, bis hin zur Einführung einer kompletten Lösung mit Workflows. Solch ein DMS-System gibt es auch zur monatlichen Miete. Sprechen Sie uns einfach an.

Timo Schwaß

IT-System-Kaufmann bei hagel IT-Services GmbH
Seit August 2015 bei uns im Team als IT-Systemkaufmann und interessiert an allem was die Welt bewegt.

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