Einfache Tipps für ein papierloses BüroAngesichts des Zustands der Umwelt ist der Übergang zu einem papierlosen Büro eine ernsthaft kluge Entscheidung. Schließlich werden die Ressourcen immer knapper, und die Entscheidung für die Papierversion könnte sich aus wirtschaftlicher Sicht als völlig unerwünscht erweisen.

Aber abgesehen von der Umwelt macht der Übergang zum papierlosen Büro einfach Sinn. Vom Standpunkt der Produktivität aus gesehen könnte ein einziges verlorenes Dokument einen halben Tag kosten und Ihre laufenden Projekte unter Druck setzen.


Darüber hinaus müssen Sie sich um den zusätzlichen Speicherplatz kümmern, der in einem papierlosen Büro einfach nicht vorhanden ist.

IST ES MÖGLICH, WIRKLICH PAPIERLOS ZU ARBEITEN?

Die Idee eines 100% papierlosen Büros ist ausgezeichnet, aber zum jetzigen Zeitpunkt ist sie etwas unpraktisch. Auch wenn wir vielleicht irgendwann zu einem völlig papierlosen Punkt kommen werden, brauchen wir beim derzeitigen Stand der Dinge ein gewisses Maß an Papier im Büro.

Bestimmte Branchen benötigen physische Verträge, andere wiederum benötigen gedruckte Kopien von Vorschlägen und Mock-ups, die sie ihren Kunden bei Besprechungen geben können. Natürlich gibt es auch die Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass sie am besten Ideen entwickeln, wenn sie kleine Details auf einer Seite nach dem Zufallsprinzip notieren können.

Es gibt zwar digitale Lösungen für diese Probleme, aber nicht alle Unternehmen haben das Budget, um diese bereitzustellen. Und selbst wenn sie es täten, gibt es die Teammitglieder, die einfach nicht an dem künstlichen Gefühl vorbeikommen, das beispielsweise ein Stift auf einem Notizblock vermittelt.

Ein papierloses Büro im engeren Sinne ist also vielleicht nicht die praktischste Option. Aber abgesehen davon bietet die Minimierung der Papiermenge in Ihrem Büro einige eindeutige Vorteile. Wie erreichen Sie das? Wir haben ein paar Hinweise.

EINFACHE TIPPS ZUR SCHAFFUNG EINES PAPIERLOSEN BÜROS

Der einfachste Weg, den Weg zum papierlosen Büro zu rationalisieren, besteht darin, das Projekt in die Hände eines IT-Supportunternehmens zu legen. Auf diese Weise können Sie leicht auf File-Sharing-Systeme wie Cloud-Services (die vom Drucken abhalten) wechseln und sicher sein, dass Sie den Produktivitätsschub, der mit der Umstellung auf papierloses Arbeiten einhergeht, nicht auf ein Minimum reduzieren.

Damit der Übergang noch reibungsloser verläuft, hier einige Tipps für den papierlosen Umstieg:

1. Unbequemes Drucken
Der Umzug in ein völlig papierloses Büro wird nicht über Nacht geschehen, und Sie werden vielleicht feststellen, dass die Gewohnheit, verschiedene Dokumente auszudrucken, bei einigen Ihrer Mitarbeiter nur schwer zu überwinden ist. Um das Konzept des papierlosen Büros zu verankern, können Sie also den physischen Akt des Druckens erschweren.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Anzahl der im Büro verfügbaren Drucker zu begrenzen. Wenn Ihre Mitarbeiter Drucker auf ihren Schreibtischen haben, entfernen Sie diese. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter aufstehen müssen, um gedruckte Dokumente abzurufen, was sie dazu veranlasst, intensiver nachzudenken, bevor sie die Drucktaste drücken. Und um den Aufwand zu erhöhen, könnten Sie die Drucker von den zentralen Punkten Ihrer Büros entfernen, was den Zugang zu ihnen noch schwieriger machen würde.

2. Informieren Sie Ihre Lieferanten, Kunden und Dienstleister über Ihre Umstellung
Wenn Sie immer noch Lieferanten haben, die Ihnen physische Rechnungen senden, sagen Sie ihnen, dass Ihr Büro papierlos wird und bitten Sie sie, in Zukunft elektronische Rechnungen zu senden. Informieren Sie auch Ihre Kunden, dass Sie Ihre Rechnungen nur noch in elektronischer Form versenden werden.

Bitten Sie auch Ihre Dienstleister und Ihre Bank, ihre Rechnungen und Auszüge künftig in elektronischer Form auszustellen.

3. Scannen Sie Ihre Dokumente und Verträge
Wenn Sie einen Lagerraum voller alter Verträge und Dokumente haben, müssen Sie diese Ausdrucke digitalisieren. Wenn Sie einen vernünftigen Scanner haben, wird dies nicht schwierig sein. Es könnte eine konzertierte Anstrengung und etwas Zeit erfordern, aber es ist notwendig, den Umzug in ein papierloses Büro zu vollziehen.

Wenn Sie keinen Scanner haben, machen Sie sich keine Sorgen, Sie können diese Aufgabe immer noch ohne einen Scanner erledigen. Es gibt zahlreiche Apps, die ein Smartphone im Wesentlichen in einen Scanner verwandeln. Diese mobilen Scan-Apps beispielsweise verfügen alle über die Funktionalität, die für Ihre allgemeinen Scan-Anforderungen erforderlich ist.

Gerne helfen wir mit einem Dokumenten-Management-System und guten Workflows.

4. Digitale Signaturen verwenden
Man könnte meinen, dass die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken und zu unterschreiben, es unmöglich macht, die Papiermenge in Ihrem Büro zu verringern, aber das ist ein Irrtum. Tatsächlich besteht meist keine Notwendigkeit, Dokumente physisch zu unterschreiben.

Anstatt also Seiten auszudrucken, um sie zu unterzeichnen, verwenden Sie elektronische Signaturen.

5. Übergang zum digitalen Fax
Das Faxen erlebte seine Blütezeit vor langer, langer Zeit. Aber es gibt immer noch Unternehmen, die diese Form der Kommunikation in ihrem täglichen Geschäft nutzen. Wenn Sie es mit Unternehmen zu tun haben, die immer noch Dokumente per Fax versenden müssen oder Ihnen immer noch Faxe schicken, sollten Sie den Wechsel zum digitalen Fax in Betracht ziehen.

Durch diese Technik wird die Faxkommunikation in E-Mail umgewandelt. Das bedeutet, dass eingehende Faxe direkt in Ihren Posteingang gelangen, und Sie können Faxe auch direkt von Ihrem Computer oder Mobilgerät aus versenden.

6. Mehr digitale Arbeitsflächen
Abgesehen vom Austausch von Dokumenten könnte Ihr Büro viel drucken, weil Ihre Mitarbeiter Referenzmaterial benötigen. Wenn etwas mit Querverweisen versehen werden muss, ist es einfacher, den Verweis auszudrucken, anstatt ständig zwischen geöffneten Registerkarten und Fenstern zu wechseln.

Eine gute Möglichkeit, dies zu umgehen, ist es, Ihren Mitarbeitern mehrere Displays zur Verfügung zu stellen. Wenn ein Mitarbeiter in der Lage ist, Referenzmaterial auf einem zweiten Bildschirm aufzurufen, entfällt das Ausdrucken des Materials.

DIE VOLLSTÄNDIGE PAPIERLOSIGKEIT IST EIN FERNES, ABER ERREICHBARES ZIEL.

Der Umzug in ein papierloses Büro wird nicht über Nacht geschehen. Wie bei so vielen Dingen im Leben und im Geschäftsleben wird das Erreichen des Ziels eine Reihe kleiner Schritte erfordern. Und möglicherweise müssen Sie verschiedene Ansätze hinzufügen, da sich Ihre Geschäftsprozesse im Laufe der Zeit natürlich weiterentwickeln.

Aber wenn Sie die oben genannten Tipps in Ihren Plan einbauen, werden Sie wahrscheinlich schneller zum Ziel kommen. Sprechen Sie uns an, wenn wir Ihnen helfen dürfen.

Jens Hagel
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