Cloud Computing auf dem Vormarsch IT ist Vertrauenssache. Daher stellte sich für viele mittelständische Unternehmen gar nicht die Frage, ob sie ihre IT-Abteilung an einen externen Dienstleister auslagern. Historisch gewachsen ist in Unternehmen bis 200 Mitarbeiter meist eine Person mit der Administration der IT-Systeme betraut. Mittlerweile macht sich allerdings auch die Erkenntnis breit, dass ein Mensch alleine den komplexen und dynamischen IT-Markt nicht im Ansatz überblicken kann, dass Administratoren auch kündigen können und dass externe Dienstleister häufig geringere Kosten verursachen als die interne IT-Abteilung. In diesem Beitrag erhalten Sie Tipps für Ihre Make-or-Buy-Entscheidung im IT-Service.

Was kostet interner IT-Support?

Die Kosten für bereits angestellte Mitarbeiter werden in vielen Unternehmen noch immer als „eh-da-Kosten“ betrachtet. So entsteht kein zusätzlicher Aufwand für den internen IT-Service. Der Kollege ist ja schon da. Allerdings könnte der Kollege ja auch etwas anderes machen. Für die Entscheidung zur Auslagerung ist ein Abwägung der realistischen Kosten wichtig. Ein gut ausgebildeter und erfahrener IT-Administrator trägt eine große Verantwortung und wird dementsprechend vergütet. Sechsstellige Gehälter sind im kleinen Mittelstand eher die Ausnahme. Nehmen wir 50.000 € brutto an, dann ist das sicherlich eher konservativ. Mit direkten Lohnnebenkosten sind wir bei 60.000 €. Hinzu kommen IT-Ausstattung, Büro, Aus- und Weiterbildung, betriebliche Alterversorgung und weitere Aufwendungen. Grob gerundet kostet ein interner IT-Administrator 100.000 € pro Jahr. Dafür steht er nach Urlaub, Krankheit und Weiterbildung 200 Tage im Jahr zur Verfügung.

Spagat zwischen IT-Support und Weiterentwicklung

Es gibt dankbarere Jobs als den des IT-Administrators: Auf der einen Seite soll er dafür sorgen, dass alle IT-Systeme im Unternehmen reibungslos funktionieren, auf der anderen Seite soll er die IT weiterentwickeln und verbessern. Dazu kommen regelmäßig Sonderwünsche der Geschäftsleitung. Der Admin organisiert den technischen Einkauf, erstellt Berichte zur Sicherheit und Effizienz und wird mit zusätzlichen IT-Projekten versorgt. Das Problem: Er kann nicht alles.

Nicht über den Tellerrand schauen

Leitet der Administrator das Projekt zur Einführung der neuen ERP-Software, dann kann er nicht schnell einem Kollegen bei einem IT-Problem Support leisten. Andersherum kann ein Admin, der schnell und unkompliziert Probleme löst, nicht die passende Software für das Unternehmen auswählen. Das gilt nicht nur für ERP-Software: In Unternehmen mit eigener IT-Abteilung trifft man in der Praxis sehr häufig IT-Lösungen, die nur einem Kriterium genügen: Der Admin kennt und beherrscht sie. Ob sie zum Unternehmen und seinen Prozessen passen? Eher nicht.

(Teil-) Outsourcing erhöht die Effektivität

In vielen mittelständischen Unternehmen ist der Trend zu erkennen, zumindest Teile der IT-Abteilung auszulagern. In der Regel werden zunächst einfache Service-Arbeiten und der Helpdesk an einen Dienstleister übergeben, der mit bestehenden Service-Strukturen schneller und effizienter unterstützen kann. In der Folge werden Mitarbeiter des externen Dienstleisters zu immer mehr Aufgaben herangezogen und schließlich auch in strategische Fragen eingebunden. Es kann sehr wertvoll sein, Impulse von außen zu bekommen.

Professioneller Dienstleister vor Ort

Externe IT-Dienstleister bringen schnellen Service, Erfahrung aus anderen Unternehmen und Kontinuität in die IT-Administration ein. Dafür sollte der IT-Partner über die nötige Professionalität verfügen und möglichst vor Ort sitzen, um kurze Anfahrtszeiten zu gewährleisten. Wir bei der hagel IT-Services GmbH unterstützen seit über 10 Jahren mittelständische Unternehmen im IT-Service. Dabei übernehmen wir vom Support bis zur strategischen Beratung auf Geschäftsleitungsebene die ganze Bandbreite an IT-Leistungen. Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen als erfahrener Partner vor Ort. Sprechen Sie uns einfach an.

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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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