Warum immer mehr Unternehmen von der Google Suite auf Office 365 umsteigenMit der Einführung der Google Suite im Jahr 2006 – damals unter dem Namen Google Apps for Your Domain – haben viele Unternehmen und Institutionen großes Interesse an dieser Reihe von Produktivitätstools und Software gezeigt und sich von ihrer Hausmarke Microsoft Office abgewendet.

Die Google Suite überzeugte die Herzen der Anwender dank der Möglichkeiten des Co-Authoring und der gemeinsamen Nutzung von Dateien, die eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen.

Diese Begeisterung begann sich jedoch zu verlagern, als Microsoft Office 365 einführte, das Tools und Anwendungen mit besseren Funktionen bietet – viele davon sind besonders in Geschäftsumgebungen hilfreich.

Hier sind ein paar Gründe, warum Unternehmen auf Office 365 umsteigen:

Kosteneffizienz

Obwohl die Google Suite ein paar Euro weniger kostet, weisen mehrere Fachleute darauf hin, dass es bei der Nutzung von Office 365 einfach mehr Gegenleistungen für das Geld gibt.

Dazu gehören ein höherer Speicherplatz, die Möglichkeit, offline zu arbeiten, eine Funktion zum Sortieren von Gruppen-E-Mails, eine bessere und garantierte Sicherheit sowie andere Mehrwertdienste. Während Google Suite also nicht so sehr in die Tasche greift, bieten etwas höhere Ausgaben für Office 365 auf lange Sicht größere Chancen auf eine gute Investitionen.

Vertrautheit

Die Produkte von Microsoft sind seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil der Arbeitswelt und der Privathaushalte. Viele Menschen verwenden diese Tools und Anwendungen zur Erstellung von Berichten, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und sogar einfachen Broschüren.

Office 365 bietet eine konsistente Erfahrung über Online- und Offline-Plattformen hinweg, unabhängig vom verwendeten Gerät. Diese Vertrautheit macht es den Benutzern leichter, sich mit Office 365 vertraut zu machen.

Offline-Funktionen

Office 365 bietet den Benutzern auch die Möglichkeit, offline zu arbeiten. Da die meisten Pläne von Microsoft Desktop-Installationen seiner Software vorsehen, können Benutzer ihre Dokumente auch ohne Internetverbindung erstellen, bearbeiten oder überprüfen. Das bedeutet, dass jeder seine Arbeit rechtzeitig beenden kann, ohne dass eine instabile Wi-Fi-Verbindung die Arbeit erschwert.

SharePoint

Die Google Suite verfügt über einen eigenen Dateispeicherdienst, Google Drive; dieser ist jedoch für die individuelle Nutzung gedacht und bietet kein sicheres Dateispeichersystem für mehrere Nutzer.

Obwohl es sich eigentlich um eine einfache Aufgabe handelt, ist die Erstellung eines Ordners in Google Drive und die anschließende Freigabe und Erteilung von Bearbeitungsberechtigungen für jedes Mitglied eines Teams zeitaufwändig. Auch die Wahrscheinlichkeit, dass redundante Dateien vorhanden sind, ist hoch, da mehrere Nutzer auf nur einen Ordner zugreifen können. Ebenso erfordert die Wiederherstellung einer verlorenen Datei in einem gemeinsam genutzten “Domain”-Ordner einen komplizierten Wiederherstellungsprozess für alle Nutzer.

Dies sind Situationen, die mit der webbasierten kollaborativen Plattform SharePoint von Office 365 vermieden werden können.

SharePoint ist in erster Linie ein Dokumentenverwaltungs- und -speichersystem, aber es ist in hohem Maße konfigurierbar, um den einzigartigen Anforderungen verschiedener Organisationen gerecht zu werden.

SharePoint’s Möglichkeiten umfassen:

  • Verwaltung von Unternehmensinhalten und -dokumenten
  • Zentralisierter Zugang zu Informationen und Anwendungen
  • Groupware-Funktionen wie Projektplanung, soziale Zusammenarbeit, gemeinsame Mailboxen und projektbezogene Dokumentenspeicherung und Zusammenarbeit
  • Persönliches Datei-Hosting
  • Individuelle Gestaltung von Webanwendungen
  • Privatsphäre und Sicherheit

Eines der bemerkenswerten Angebote von Office 365 ist die Gewährleistung der Privatsphäre und der Sicherheit von Benutzerdaten.

Der Dienst stellt sicher, dass die Informationen in einem sicheren, hochmodernen Rechenzentrum gespeichert werden. Zusätzlich erhöhen die Datenverschlüsselung und der häufig aktualisierte Viren- und Spamschutz die Sicherheit.

Am wichtigsten ist, dass die Benutzerdaten nicht an Anwendungen oder Benutzer Dritter weitergegeben oder verkauft werden können. Office 365 schützt vor Daten-Crawling und hält sich an seine Datenschutzstandards, ohne dass zusätzliche Kosten über den Grundpreis hinaus anfallen.

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Jens Hagel
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