Wie Sie das meiste aus Microsoft Teams herausholen

Wenn Sie wie die meisten Anwender sind, verwenden Sie Ihre “Office-Chat-Anwendung” (Teams) nur für einfache, alltägliche Zwecke – um jemandem eine Frage zu stellen oder um sich mit Kollegen auszutauschen. Aber wäre es nicht toll, wenn Sie in diesen Apps mehr Dinge auf einmal tun könnten, z. B. Aufgaben erledigen und mit Kollegen chatten – alles in einem einzigen Fenster? Vielleicht haben Sie bereits von den tollen Funktionen von Microsoft Teams gehört, um dies zu erreichen, aber wie können Sie das Programm optimal nutzen?

Die Bequemlichkeit von Chat-Apps hat es Arbeitnehmern ermöglicht, die Zeit, die sie mit dem Chatten mit Kollegen verbringen, zu verkürzen und mehr Zeit mit der Erledigung ihrer Aufgaben zu verbringen. Darüber hinaus wird arbeitsbezogene Software zunehmend mobiler und benutzerfreundlicher, wobei Apps wie Microsoft Teams mehrere verschiedene Plattformen zusammenführen. Hier erfahren Sie, wie Sie das zu Ihrem Vorteil nutzen können:

Verwenden Sie SharePoint zum Speichern und Freigeben von Dateien

Vielleicht verwenden Sie bereits SharePoint, um Dateien zu speichern und mit Ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Aber wussten Sie, dass Sie in jedem Teams-Kanal auf die Registerkarte Dateien klicken können, um Dateien aus SharePoint mit Teammitgliedern zu teilen? Sie können auch auf bereits im Kanal freigegebene SharePoint-Dateien zugreifen und Office Online oder Office Desktop verwenden, um an diesen Dateien zusammenzuarbeiten.

Leiten Sie E-Mails an einen Channel weiter

Jeden Tag erhalten Sie unzählige E-Mails, von denen viele in Ihrem Posteingang verschüttet sein könnten. Glücklicherweise macht es Microsoft einfach, jede E-Mail-Nachricht von Outlook an einen Teams-Channel weiterzuleiten, sodass sie in beiden Plattformen angezeigt wird.

Klicken Sie dazu auf das Auslassungszeichen (…) neben einem beliebigen Channel-Namen und wählen Sie E-Mail-Adresse abrufen. Dies generiert eine E-Mail-Adresse für den Kanal, die Sie kopieren und zum Weiterleiten von Dateien, Dokumenten und Nachrichten verwenden können.

Bleiben Sie bei ein paar Gruppen

Sie können zwar so viele Gruppen innerhalb Ihrer Organisation erstellen, wie Sie möchten, aber wenn Sie es übertreiben, kann dies zu einer unübersichtlichen Messaging-Oberfläche führen, die die Teammitglieder überfordert. Stattdessen können Sie Gruppen basierend auf der Anzahl der beteiligten Projekte und Teammitglieder erstellen ー Sie können bei Bedarf jederzeit weitere hinzufügen.

Richten Sie Audiokonferenzen ein

Mit Teams können Sie Sprachkonferenzen mit Gruppen oder mit nur einem Teammitglied abhalten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit externen Mitarbeitern oder Kunden kommunizieren, denen Sie einen Gastzugang zu Ihrem Teams-Channel geben können. Der Gastzugang stellt sicher, dass sie zwar mit jemandem kommunizieren können, aber keine privaten Informationen einsehen können.

Testen Sie Kommunikationsstrategien

Nur weil sich einige der Funktionen in Teams mit anderen Microsoft-Plattformen wie Yammer und Skype for Business überschneiden, bedeutet das nicht, dass sie alle überflüssig sind. Sehen Sie es als Chance, verschiedene Kommunikationsstrategien zu testen, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Wenn zum Beispiel die meisten Ihrer Kunden eine Skype-ID haben, können Sie Skype für Kundenanrufe nutzen.

Teilen Sie Gespräche mit neuen Teammitgliedern

Teams macht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter einfach. Statt zahlreiche E-Mails und Dokumente an neue Mitarbeiter weiterzuleiten, nutzen Sie Teams, um vergangene Unterhaltungen und Projekte mit ihnen zu teilen. So können sich alle auf den neuesten Stand bringen, ohne sich mit sperrigen Dokumenten herumschlagen zu müssen.

Microsoft Teams und andere Office-Lösungen sind mit vielen nützlichen Funktionen ausgestattet, die zu beherrschen einige Zeit dauern kann. Aber wenn Sie die Vorteile dieser Tools nutzen, können Sie Zeit sparen und die Effizienz maximieren, ohne einen weiteren Cent ausgeben zu müssen. Wenn Sie Fragen zu Microsoft Office haben und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, zögern Sie nicht, uns anzurufen.

Jens Hagel
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