Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich vieles im Alltagsleben sehr schnell verändert. Dazu gehört auch das Arbeiten von Zuhause. Damit dies konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhergeht, müssen einige Faktoren beachtet werden.

Die grundlegende Frage, die Sie sich stellen sollten ist, ob Sie überhaupt dringend an Aufgaben mit personenbezogenen Daten arbeiten müssen.

Wenn Sie zunächst an Aufgaben ohne Personenbezug und ohne andere sensible Daten arbeiten, besteht auch keine Gefahr für große Probleme bei einem eventuellen Datenverlust. Wenn Sie zwingend an sensiblen Daten arbeiten müssen, nutzen Sie folgende Möglichkeiten.

Arbeiten mit Firmenmitteln

Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Firma. Das heißt, nutzen Sie, wenn möglich ein Firmen-Notebook. So bleiben Ihre geschäftlichen Daten gesichert an einem Ort und verhindern das Vermischen mit privaten Daten.

Schützen Sie Ihren PC immer mit einem sicheren Passwort, das aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen besteht. Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich vieles im Alltagsleben sehr schnell verändert.

Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben auf einem Firmen-Notebook zu arbeiten, nutzen Sie die Server Ihrer Firma. Auf diesen können virtuelle Desktop-Arbeitsplätze eingerichtet werden.

Um dann auf das Firmennetzwerk zuzugreifen, können Sie ein VPN (Virtual-Privat-Network) nutzen. So greifen Sie gesichert auf das Firmennetzwerk zu, ohne die Möglichkeit für Außenstehende zum Eingreifen.

Arbeiten mit privaten Geräten

Für den Fall, dass Sie Daten an einem privaten Computer verarbeiten müssen, achten Sie darauf, dass Sie die dienstlichen Daten in einem verschlüsselten Bereich speichern. Legen Sie extra Ordner an, welche Sie dann mit einem Passwort schützen. Dafür gibt es verschiedene kostenlose Software-Programme.

Alternativ speichern Sie Dokumente auf einem, mit Passwort gesichertem USB-Stick. Diese gibt es mit unterschiedlichen Schutzmethoden von verschiedenen Anbietern.

Eine andere Möglichkeit ist die Daten nach der Übertragung in das firmeninterne Netzwerk auf Ihrem privaten Gerät unwiederbringlich zu löschen. Ein reines Verschieben in den Papierkorb mit dem entsprechenden „Leeren“ des Papierkorbs reicht nicht aus. Möglicherweise benötigen Sie zum sicheren Löschen besondere Tools.

Sicherheitslücke E-Mail-Dokumente

Weil Dokumente häufig zeitkritisch sind, werden sie jetzt teilweise wieder ungeprüft zugestellt oder wichtige Dokumente kommen wegen der notwendigen Prüfung verspätet an. Beides ist zu vermeiden.

Ein Beitrag zur Lösung des Problems ist, Dateien im richtigen Datenformat zu versenden. Dabei ist es zunächst wichtig zu verstehen, welche Unterschiede die Formate mit sich bringen.

Sogenannte offene Formate wie .docx (Word) oder .xlsx  (Excel) sind bearbeitbare Dokumente. Wer eine solche Datei empfängt, kann sie zumeist problemlos bearbeiten. Häufig ist dies erwünscht oder sogar notwendig.

Offene Dateien können jedoch oftmals auch problematische Inhalte wie Makros oder Scripte enthalten, also kleine Programme, die mitunter schadhafter Natur sein können. Daher werden sie teilweise automatisiert herausgefiltert.

Geschlossene Dateiformate wie .pdf bieten stark eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten und sind als Papier-Ersatz gedacht. Hier können sich auch weniger Schadfunktionen verbergen. Wenn Sie also Dokumente erhalten, die einem reinen Informationszweck dienen sollen, achten Sie auf das .pdf Format. Bei offenen Formaten sollten Sie auf den Absender achten.

Fazit

Datenschutzkonform von zu Hause aus zu arbeiten, stellt für viele Firmen eine Herausforderung dar. Es sind viele Faktoren zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf mit sensiblen Daten zu ermöglichen. Wenn Sie in dieser schwierigen Lage Unterstützung bei Ihrer IT brauchen, dann sprechen Sie uns an! Gerne beantworten wir weitere Fragen!

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