Um die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern, müssen Sie nicht nur Ihre Arbeitsmittel optimieren und Ihre Konzentration fördern. Auch die Organisation Ihres Computer-Desktops ist wichtig.
Ein aufgeräumtes Büro ist das A und O zur Steigerung Ihrer Produktivität. Stapel von Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch können dazu führen, dass Sie viel Zeit mit der Suche nach einem wichtigen Dokument verschwenden. Infolgedessen ist es unwahrscheinlicher, dass Sie Ihre Termine einhalten.
Unordnung kann sich auch auf verschiedene indirekte Weise auf Sie auswirken.
Sie kann Ihre kognitiven Fähigkeiten stark einschränken und Ihre Entscheidungsfindung sowie die Beziehungen zu Ihren Teammitgliedern beeinträchtigen.
Außerdem kann sie sich nachteilig auf Ihre Angstzustände, Ihre Konzentration, Ihren Schlaf und Ihre Essgewohnheiten auswirken. All dies kann Ihre Leistung am Arbeitsplatz beeinträchtigen.
Das Problem der Unordnung betrifft jedoch nicht nur Ihren Schreibtisch oder Ihr Büro.
Auch Ihr Computer-Desktop kann unordentlich sein. Unorganisierte Ordner und ein unaufgeräumter Bildschirm beeinträchtigen Ihre Produktivität ebenso wie die physische Unordnung. Um dieses Szenario zu vermeiden, müssen Sie auch Ihren Computer entrümpeln.
In diesem Artikel finden Sie sieben Tipps zur Entrümpelung Ihres Computer-Desktops.
TIPP 1: ENTWICKELN SIE EIN ORDNERSYSTEM MIT DATEINAMENSKONVENTIONEN
Das Wichtigste, was Sie tun sollten, um Unordnung auf Ihrem Computer zu vermeiden, ist, ein intuitives Ordnersystem einzurichten. Sie können verschiedene Kategorien verwenden, wie z. B. Dateityp oder -name, je nachdem, was für Ihre Recherche oder Arbeit am besten geeignet ist.
Wie auch immer Sie vorgehen, achten Sie darauf, dass Sie gut etablierte Namenskonventionen wählen, die es Ihnen ermöglichen, schnell durch Ihre Dokumente zu navigieren. Das System sollte auch über viele Jahre hinweg einfach zu benutzen sein, daher sollten Sie bei der Erstellung des Systems Ihre Pläne berücksichtigen.
Sie können diese Ordner in Ihren Dateifreigabetools (z. B. Google Drive und Dropbox oder OneDrive), auf Ihrer Festplatte oder auf Ihrem Desktop ablegen, wenn Sie sie regelmäßig sichern.
Mit einer voll funktionsfähigen Struktur können Sie Ihren Desktop entlasten, indem Sie neue Dokumente einfach in die entsprechenden Ordner herunterladen. Anschließend können Sie sie mit dem Suchbefehl auf Ihrem Computer schnell wiederfinden. Geben Sie den Namen Ihres Ordners ein, und Sie gelangen innerhalb von Sekunden zur gewünschten Datei.
TIPP #2 – MACHEN SIE IHREN DESKTOP ATTRAKTIV ZUR ARBEIT
Sie sollten nicht nur dafür sorgen, dass Ihr Computer-Desktop voll funktionsfähig ist, sondern auch seine Attraktivität steigern. Wählen Sie also einen aussagekräftigen oder schönen Hintergrund. Er muss angenehm anzuschauen sein und Sie dazu motivieren, Ihren Computer aufgeräumt zu halten.
Um die Ästhetik auf die nächste Stufe zu heben, können Sie den Hintergrund mit einem Raster oder einer Linie versehen, um die Dateien, die dort landen, besser zu organisieren.
Eine weitere gute Idee ist es, einen motivierenden Hintergrund zu verwenden. Bilder mit aussagekräftigen Botschaften ermutigen Sie, härter zu arbeiten und konzentriert zu bleiben. Diese Art von Coaching ermöglicht es Ihnen auch, Ihren Desktop zu organisieren und den Überblick zu behalten.
TIPP #3 – ERWÄGEN SIE UNTERTEILTE DESKTOPHINTERGRÜNDE
Abgeteilte Desktophintergründe sind eine großartige Möglichkeit, die Organisation Ihres Desktops weiter zu verbessern. Sie können zum Beispiel einen Bereich für Ihren Urlaub oder Ihre Familie, Ihre Hobbys einrichten.
Es gibt Millionen von Hintergrundbildern im Internet, die Ihnen helfen können, Ihren Desktop zu entrümpeln. Sie ergänzen die Konventionen zur Benennung von Ordnern, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern.
TIPP #4 – KONSOLIDIEREN SIE IHRE MEISTGENUTZTEN ANWENDUNGEN/SOFTWARE
Ein schneller Zugriff auf Ihre meistgenutzten Programme oder Software ist ein Muss. So können Sie sofort mit der Arbeit beginnen, ohne Zeit mit der Suche nach Anwendungen zu verschwenden.
Um effizient zu konsolidieren, sollten Sie zunächst feststellen, welche Software für Sie am wichtigsten ist. Ihr Portfolio kann aus zwei oder drei Anwendungen bestehen, die Sie täglich nutzen, oder aus einer ganzen Reihe von Programmen, die die erforderlichen Funktionen bieten.
Sobald Sie Ihre Liste zusammengestellt haben, können Sie möglicherweise mehrere Programme in einer ganzheitlichen Liste zusammenführen. So haben Sie sie an einem Ort und können Ihre Produktivität optimieren.
Die Taskleiste ist eine wirksame Alternative, da die Programmsymbole oft für den größten Teil der Unordnung verantwortlich sind. Wenn Sie die wichtigsten Symbole in der Taskleiste aufbewahren, sind sie schnell zugänglich, da Sie nicht mehr suchen müssen. Das geht bei Windows und am Mac.
TIPP NR. 5 – LÖSCHEN ODER VERSCHIEBEN SIE UNGENUTZTE DATEIEN
Nachdem Sie wichtige Anwendungen kategorisiert haben, müssen Sie sich auch um ungenutzte Programme kümmern. Hier ein Tipp: Wenn Sie sich nicht erinnern können, wann Sie eine bestimmte Software zuletzt verwendet haben, deinstallieren Sie sie. Einfach weg damit, kann man ja zur Not wieder neu installieren.
Da dies eine schwierige Entscheidung sein kann, sollten Sie stattdessen einen Ordner für diese selten verwendeten Dateien erstellen. Verstecken Sie sie, bis Sie sich entschieden haben, ob Sie mit dem Löschen fortfahren möchten.
Für diese Strategie können Sie mehrere Ordner verwenden, z. B. „Verschiedenes“ oder „zu archivieren“. Auf diese Weise werden Sie nicht versehentlich wichtige Dateien entfernen.
Wenn Sie diesen Ansatz wählen, sollten Sie die Ordner regelmäßig überprüfen. Stellen Sie fest, welche Dateien und Anwendungen in Ihrem Unternehmen nicht mehr benötigt werden, und löschen Sie sie, um Unordnung zu vermeiden.
Um zu vermeiden, dass Sie mit der Reinigung in Verzug geraten, sollten Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender eintragen. Das kann ein monatlicher oder wöchentlicher Termin sein, je nachdem, wie viel Arbeit Sie haben.
TIPP #6 – KATEGORISIEREN SIE NEUE INHALTE
Wenn Sie es eilig haben, ist es verlockend, neue Dateien und Programme einfach auf Ihrem Desktop abzulegen. Diese Methode ist jedoch nicht ratsam, weil sie Ihre Organisation behindert.
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um alle neuen Anwendungen und Dateien entsprechend Ihren Namenskonventionen zu organisieren. Eine schnelle Möglichkeit, dies zu tun, ist die automatische Dateisortierung nach Datum oder alphabetisch. Das dauert nicht lange, kann aber die Unordnung auf Ihrem Computer erheblich reduzieren.
TIPP #7 – VERWENDEN SIE ZÄUNE IM STAPELSTIL
Digitale Zäune gruppieren Dateien in bestimmten Bereichen Ihres Desktops, um sie optisch besser zugänglich zu machen. Diese Methode funktioniert viel besser, als alle Dateien in ein oder zwei Ordnern zu vergraben. Außerdem wird sie von vielen Benutzern als benutzerfreundlicher empfunden als gerasterte Hintergründe.
Die Funktion „Stapel“ beispielsweise kategorisiert Inhalte automatisch nach Typ oder einem anderen spezifischen Merkmal. Sie ist auf Macs mit Mojave kostenlos verfügbar.
Auch für PCs gibt es eine ähnliche Funktion namens Fences. Sie ermöglicht es Ihnen, Zäune auf dem Schreibtisch festzulegen und zu verschieben, um die Manövrierfähigkeit zu verbessern. Der einzige Nachteil dabei ist, dass es nicht kostenlos ist.
LASSEN SIE DIE UNORDNUNG NICHT AUSSER KONTROLLE GERATEN
Die Entrümpelung Ihres Desktops ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern.
Wenn Sie ihn richtig organisiert haben, können Sie die benötigten Dateien und Programme mühelos finden. Sie fühlen sich dann erleichtert, und Ihre Stimmung kann sich dramatisch verbessern, so dass Sie mentale Hindernisse während des Arbeitstages überwinden können. Die Optimierung Ihres Desktops kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber sie ist es wert.
Vor allem weil es eine Sache ist, die Ihnen langfristig hilft, wenn Sie sich einmal ein System angeeignet haben.
Sie können auch Ihren IT-Dienstleister mit dieser Aufgabe betrauen, oder zumindest sich einmal von Experten persönliche Tipps abholen und Hilfe bei der Organisation.
In diesem Fall sollten wir uns 10-15 Minuten unterhalten und sehen, ob wir Ihr Problem möglicherweise lösen können. Rufen Sie uns an, und wir werden Ihnen helfen, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern.
Ich freue mich drauf.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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