In 5 Schritten zu einem Geschäftskontinuitätsplan (Business Continuity Plan, BCP)

Wie wird Ihr Unternehmen reagieren, wenn es mit einer unerwarteten Situation konfrontiert wird? Mit einem Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs wissen Sie genau, welche Schritte zu unternehmen sind.

Die Führung eines kleinen Unternehmens ist eine große Herausforderung. Einem im Januar 2021 von Entrepreneur veröffentlichten Artikel zufolge scheitern 20 % der kleinen Unternehmen innerhalb des ersten Jahres mit ihrer Tätigkeit. Und sage und schreibe 50 % scheitern innerhalb von fünf Jahren. Es gibt viele mögliche Gründe für diese Misserfolge, von Cashflow-Problemen bis hin zu Führungsproblemen. Eines der wichtigsten Probleme ist jedoch die Fähigkeit eines Unternehmens, mit dem Unerwarteten umzugehen. Wie reagiert Ihr Unternehmen, wenn sich eine Situation nicht zu Ihren Gunsten entwickelt? Wenn Sie darauf keine Antwort haben, laufen Sie Gefahr, zu den oben genannten Statistiken beizutragen. Die gute Nachricht ist, dass ein Geschäftskontinuitätsplan (BCP) das ideale Führungsinstrument ist, mit dem Sie sich auf das Unerwartete vorbereiten können.

WAS IST EIN GESCHÄFTSKONTINUITÄTSPLAN?

BCPs sind eine Reihe von vordefinierten Protokollen und Strategien, die festlegen, wie Ihr Unternehmen im Falle einer Katastrophe oder eines Notfalls reagieren wird. Betrachten Sie ihn als eine Sammlung von Backup-Plänen, die Ihnen genau sagen, was Sie tun müssen, wenn das Schlimmste passiert.

Ein BCP sollte alle Aspekte Ihres Unternehmens umfassen, von den technischen Abteilungen bis hin zu den Personalressourcen und den wichtigsten Anlagen. Er sollte auch eine Liste von Protokollen enthalten, die festlegen, wie Sie im Falle einer der folgenden Situationen reagieren:

  • Naturkatastrophen
  • Geräteausfälle
  • Finanzielle oder Cashflow-Probleme
  • Von Menschen verursachte Katastrophen

Das Ziel jedes BCP ist es, die hohe Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zu gewährleisten und so den kontinuierlichen Betrieb und die Wiederherstellung nach einem Notfall zu ermöglichen. Sie sind wichtig, weil eine fehlende Planung extrem kostspielig sein kann. Nach Angaben von IBM kosten Infrastrukturausfälle Unternehmen durchschnittlich 100.000 Dollar pro Stunde. Ein guter BCP senkt diese Kosten, indem er die Auswirkungen solcher Ausfälle auf das Unternehmen minimiert.

DIE FÜNF SCHRITTE ZUM AUFBAU EINES BCP

Nachdem Sie nun wissen, wie wichtig ein BCP ist, ist es an der Zeit, einen für Ihr Unternehmen zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr BCP so umfassend wie möglich ist.

SCHRITT 1 – DURCHFÜHRUNG EINER DETAILLIERTEN RISIKOBEWERTUNG

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste aller möglichen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Diese Liste sollte Risiken zu folgenden Bereichen enthalten:

  • Branche
  • Geografisch
  • Trends und Marktbewegungen
  • Stakeholder
  • Mitarbeiter
  • Unternehmensinfrastruktur

Wenn Sie Ihre Liste fertiggestellt haben, gehen Sie sie durch und ordnen Sie die Risiken nach der Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken, nach Prioritäten. Ein Unternehmen, das in einem Gebiet ansässig ist, das anfällig für Naturkatastrophen wie Erdbeben oder Wirbelstürme ist, wird diesem Risiko möglicherweise eine höhere Priorität einräumen als Problemen im Zusammenhang mit Interessengruppen. Anhand Ihrer Prioritätenliste können Sie erkennen, auf welche Themen Sie sich bei der Erstellung Ihrer BCP zuerst konzentrieren sollten.

SCHRITT 2 – KRITISCHE FUNKTIONEN IDENTIFIZIEREN UND WIEDERHERSTELLUNGSPLÄNE FÜR JEDE FUNKTION ERSTELLEN

Sobald Sie die Risiken kennen, ist es an der Zeit, sich auf die Auswirkungen zu konzentrieren, die der Eintritt dieser Risiken auf das Unternehmen haben könnte.

Erstellen Sie dazu eine Liste der kritischen Funktionen, die Ihr Unternehmen ausführen muss, um seine Produkte oder Dienstleistungen anbieten zu können. Untersuchen Sie dann, wie sich jedes potenzielle Risiko auf jede Funktion auswirken könnte. Wenn Sie eine Funktion finden, die von einem der Risiken betroffen wäre, erstellen Sie einen Wiederherstellungsplan für diese Funktion. Dieser Plan kann die Erstellung von Sicherungskopien wichtiger Daten, die Möglichkeit für Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten, oder das Vorhalten eines zweiten Standorts oder von Sicherungshardware beinhalten. Wiederholen Sie diesen Prozess für jede kritische Funktion, indem Sie den Grad des Risikos ermitteln, dem sie ausgesetzt ist, und was Sie vorsehen müssen, um eine schnelle Wiederherstellung der Funktion im Falle eines Zwischenfalls zu gewährleisten.

SCHRITT 3 – DEFINIEREN SIE NOTFALLROLLEN

Ihre Mitarbeiter sind für Ihre Reaktion auf einen Notfall ebenso wichtig wie Ihre Wiederherstellungspläne. Und oft ist es das schnelle Handeln Ihrer Mitarbeiter, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Pläne in die Tat umzusetzen. Nehmen Sie sich daher etwas Zeit, um für jede potenzielle Situation, die Sie ermittelt haben, die Rollen der wichtigsten Mitarbeiter festzulegen. Legen Sie fest, wer als Notfallkoordinator fungieren soll und welche Aufgaben er in dieser Position zu erfüllen hat.

In einigen Fällen kann es für die Vorbereitung auf Notfälle erforderlich sein, dass Sie Mitarbeiter schulen oder spezielle Lizenzen erwerben. Ihr Plan kann auch Protokolle für die Umverteilung von Mitarbeitern enthalten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat. Der wichtigste Punkt ist, dass Ihre Mitarbeiter wissen müssen, was sie zu tun haben, wenn in Ihrem Unternehmen eine Notfallsituation eintritt.

SCHRITT 4 – DOKUMENTIEREN SIE IHREN PLAN

Kein BCP kann wirksam sein, wenn er nur im Kopf des Chefs existiert. Schließlich kann eines der ermittelten Probleme der Verlust der Führungskraft durch einen Unfall oder etwas anderes sein. Daher müssen Sie Ihren BCP dokumentieren, damit andere bei Bedarf darauf zugreifen und ihn befolgen können. Achten Sie darauf, den BCP an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens aufzubewahren, da dies das Risiko verringert, dass der Plan im Falle einer Katastrophe verloren geht oder beschädigt wird.

SCHRITT 5 – TESTEN SIE DEN BCP REGELMÄSSIG

Keine Situation ist statisch, und es werden neue Probleme auftreten, die Sie veranlassen, Ihren BCP zu überarbeiten. Deshalb muss sichergestellt werden, dass der BCP jederzeit mit den aktuellen Risiken und Kapazitäten des Unternehmens übereinstimmt. Es lohnt sich, ein Notfallbereitschaftsteam zu bilden, das den BCP regelmäßig überprüft. Außerdem sollten Sie die BCP immer dann auf ihre Konsistenz hin überprüfen, wenn in Ihrer Branche eine wesentliche Änderung eintritt, z. B. die Einführung neuer Vorschriften. Führen Sie regelmäßige Tests durch, um Lücken im Plan zu ermitteln

Ein BCP SCHÜTZT IHR GESCHÄFT

Zur Unternehmensführung gehört mehr als die Fähigkeit, Teams aufzubauen und zu inspirieren. Sie müssen sich auch auf den Schutz Ihres Unternehmens konzentrieren, damit Ihre Teams in der Lage sind, in jeder Situation das zu tun, was Sie von ihnen erwarten. Genau das ermöglicht Ihnen ein BCP. Ein guter BCP legt alle Protokolle fest, die im Falle eines Notfalls zu befolgen sind. Indem Sie einen BCP erstellen, versetzen Sie sich in eine bessere Position, um Ihr Unternehmen durch jede Krise zu führen. Natürlich ist die Erstellung eines BCP nicht einfach, insbesondere für kleinere Unternehmen, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres BCP benötigen oder einen anderen Aspekt der Unternehmensführung besprechen möchten, vereinbaren Sie noch heute einen 15-minütigen Beratungstermin mit unserem Team.

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