Das Szenario: Ein Anruf, den jeder Geschäftsführer fürchtet
Es war ein ganz normaler Arbeitstag, als mich der Anruf einer IT-Leiterin aus Hamburg erreichte.
Ihre Stimme war ruhig, aber die Botschaft hatte es in sich.
„Herr Hagel, unser Lead-Systemadministrator verlässt uns in drei Monaten. Wir brauchen Hilfe. Und zwar schnell.“
⚠️ Die Situation? Klassisch und brandgefährlich.
Ein Dienstleistungsunternehmen mit über 70 Mitarbeitern. Ein Dienstleistungsunternehmen mit über 70 Mitarbeitern. Eine gewachsene IT-Infrastruktur mit kritischen Systemen. Und ein zentraler Wissensträger, der „alles im Kopf hat“.
Die IT-Leiterin wusste genau: Einen qualifizierten Nachfolger zu finden, dauert in Hamburg aktuell 6 bis 12 Monate. Utopisch, das rechtzeitig zu schaffen.
Sie stand vor der Wahl:
- Option A: Hoffen, dass in den Monaten ohne Admin nichts kaputtgeht (Russisch Roulette).
- Option B: Panisch irgendeinen Freelancer anheuern, der die Systeme nicht kennt.
- Option C: Einen IT-Notfallplan entwickeln, der sofort greift.
Sie entschied sich für Option C. Und sie rief uns an.
Die Ausgangslage: Komplexer als gedacht
Als wir uns die Infrastruktur ansahen, fanden wir eine hochmoderne, aber komplexe Umgebung vor:
- 70+ Arbeitsplätze mit Windows 11 und Microsoft Endpoint Management.
- Mobile Endgeräte: Dutzende Tablets für Außendienst-Mitarbeiter, die täglich im Einsatz sind.
- Sicherheit: Enterprise-Firewall, segmentierte Netzwerke und VPN-Zugriffe für Home-Office.
- Server: Eine virtuelle Umgebung mit über 20 VMs (VMware), darunter ERP-System, Fileserver und Datenbanken.
- Spezial-Anwendungen: Branchenspezifische Software, die nur der scheidende Admin im Detail verstand.
Das Problem war nicht die Technik an sich. Das Problem war die Abhängigkeit von einer einzigen Person.
Wenn dieser Admin geht und am nächsten Tag der Mail-Server ausfällt oder das ERP-System nicht mehr erreichbar ist, steht der Betrieb still.
Plötzlich führungslos in der IT: Wie ein Hamburger Mittelständler den Admin-Weggang meisterte
Wir bei hagel IT-Services haben für genau solche Fälle ein Framework entwickelt. Wir ersetzen nicht einfach Köpfe. Wir implementieren Systeme.
Unser Ziel war klar: Die IT-Ausfallsicherheit für diesen Mittelständler garantieren – ab Tag 1 nach dem Weggang.
Schritt 1: Die Wissenstransfer-Phase
Wir warteten nicht, bis der Admin weg war. Wir nutzten die verbleibenden Wochen seiner Anstellung intensiv. In gemeinsamen Sessions mit unserem Senior-Techniker-Team extrahierten wir das „Kopf-Wissen“.
Wir dokumentierten nicht nur Zugangsdaten (das ist Standard), sondern Prozesse.
„Wie ist die Netzwerksegmentierung aufgebaut?“
Das Ergebnis war keine langweilige Dokumentation, sondern ein lebendes Handbuch für den Betrieb.
Schritt 2: Übernahme der kritischen Systeme
Eine Systemadministrator Nachfolge ist mehr als nur „Support machen“. Es geht um die Hoheit über die Sicherheit.
Wir übernahmen sofort: Server Betreuung Hamburg ist dabei unsere Kernkompetenz.
- Das Patch-Management für alle Server und Clients.
- Die Überwachung der Backup-Systeme, damit im Ernstfall auch wirklich eine Wiederherstellung klappt.
- Die Verwaltung der Firewall und Netzwerk-Security.
Warum? Weil das die Lebensversicherung des Unternehmens ist. Wenn hier etwas schiefgeht, droht der Stillstand.
Schritt 3: Der Hybride Support
Die IT-Leiterin hatte Sorge, dass ein externer Dienstleister zu unpersönlich ist. Ihre Mitarbeiter waren es gewohnt, „mal eben“ ins Büro des Admins zu gehen.
Unsere Lösung: Ein hybrides Modell.
Wir richteten feste Vor-Ort-Tage ein, an denen einer unserer System-Engineers physisch im Unternehmen sitzt. Für die Mitarbeiter fühlt es sich an, als wäre ein neuer Kollege da.
Für den Rest der Woche steht unser Service-Desk in Hamburg per Fernwartung bereit – mit Reaktionszeiten unter 30 Minuten.
Das Ergebnis: Nahtloser Übergang
Der letzte Arbeitstag des Admins kam. Und was passierte?
Nichts.
Kein Ausfall. Keine Panik. Die Außendienst-Mitarbeiter synchronisierten ihre Tablets wie immer. Die Buchhaltung griff auf das ERP-System zu. Das Backup lief grün durch.
„Herr Hagel, meine größte Sorge war, dass wir in ein Loch fallen. Stattdessen fühlt es sich an, als hätten wir unsere IT-Abteilung über Nacht vergrößert.“
Was haben wir wirklich erreicht?
- Keine Kopfmonopole mehr: Das Wissen liegt jetzt bei einem ganzen Team von Experten, nicht mehr bei einer Einzelperson.
- Höhere Sicherheit: Durch den externen Blick haben wir „Betriebsblindheit“ eliminiert und Sicherheitslücken geschlossen.
- Flexibilität: Das Unternehmen sucht nun in Ruhe nach einem neuen internen Mitarbeiter – ohne Druck, den „Erstbesten“ nehmen zu müssen.
Schluss mit dem Kopfmonopol in Ihrer IT
Die Kündigung Ihres Admins ist kein Notfall, sondern Ihre Chance auf eine zukunftsfeste IT. Sichern Sie wertvolles Wissen, bevor es Ihr Unternehmen verlässt. In einem kostenfreien Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie Sie aus der Abhängigkeit eine Stärke machen.
Fazit für Hamburger Geschäftsführer
Der Weggang eines Admins ist kein Weltuntergang.
Er ist eine Chance.
Es ist die Chance, aus einer „One-Man-Show“ eine professionelle, dokumentierte und skalierbare IT-Struktur zu machen. Ob Sie die Stelle danach wieder intern besetzen oder dauerhaft bei uns bleiben, entscheiden Sie.
Aber Sie entscheiden es ohne die Pistole auf der Brust.
Stecken Sie in einer ähnlichen Situation? Droht wichtiges Know-how das Unternehmen zu verlassen?
Lassen Sie uns sprechen, bevor der letzte Arbeitstag Ihres Admins ansteht.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Warum Geschäftsführer uns ihre IT anvertrauen
Die im Artikel beschriebene Herausforderung ist kein theoretisches Szenario. Sie ist die Realität, in der wir seit über 20 Jahren erfolgreich agieren.
Seit unserer Gründung 2004 haben wir uns als inhabergeführtes IT-Systemhaus darauf spezialisiert, die IT von Mittelständlern nicht nur am Laufen zu halten, sondern strategisch abzusichern. Unser 32-köpfiges Team aus festangestellten, zertifizierten Experten steht Ihnen von unseren Standorten in Hamburg, IT Systemhaus Bremen, Kiel und Lübeck aus zur Seite.
Unser tiefes Fachwissen ist offiziell bestätigt. Als Microsoft Gold Partner und Watchguard GOLD Partner gehören wir zur Spitze der IT-Dienstleister. Diese Zertifizierungen belegen höchste Kompetenz in den Bereichen Modern Workplace, Azure Cloud und IT-Sicherheit.
Die Auszeichnung als „Deutschlands bester IT-Dienstleister 2025„ durch Statista sowie die Tatsache, dass unsere Geschäftsführung vom ZDF als Experte befragt wird, unterstreichen unsere anerkannte Autorität in der Branche.
Vertrauen ist die Basis jeder erfolgreichen Partnerschaft. Unsere Kunden bestätigen dies eindrucksvoll: Eine durchschnittliche Zufriedenheit von 4,9 von 5 Sternen bei über 5.000 Support-Tickets jährlich spricht für sich. Wir stehen zu unserer Leistung mit einer Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbaren Verträgen. Für uns zählt nicht der kurzfristige Vertrag, sondern Ihre langfristige Handlungsfähigkeit und Sicherheit.
Sichern Sie Ihre IT-Handlungsfähigkeit
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wir haben ein festes IT-Budget. Ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters nicht deutlich teurer als ein neuer Administrator?
Das ist eine wichtige kaufmännische Frage. Auf den ersten Blick mag ein monatliches Gehalt günstiger erscheinen. Berücksichtigen Sie jedoch die Gesamtkosten: Die Kosten für einen einzigen Systemausfall können schnell ein Jahresgehalt übersteigen.
Hinzu kommen Rekrutierungskosten, Lohnnebenkosten und monatelange Einarbeitung. Unser Modell bietet planbare, operative Kosten und skaliert mit Ihrem Bedarf. Sie erhalten den Zugriff auf ein ganzes Team von Spezialisten – für Security, Netzwerk, Server – oft zu geringeren Gesamtkosten als ein einzelner hochqualifizierter Angestellter. Der größte Vorteil ist jedoch die Risikominimierung: Ihre IT wird sofort handlungsfähig und unabhängig von Einzelpersonen.
Der Artikel warnt vor der Abhängigkeit von einer Person. Ersetze ich diese nicht einfach durch die Abhängigkeit von einem Unternehmen?
Ein berechtigter Einwand. Unser zentrales Ziel ist das genaue Gegenteil: Wir schaffen für Sie Unabhängigkeit.
Der Kern unserer Arbeit ist die strukturierte Dokumentation aller Systeme, Prozesse und Abhängigkeiten. Dieses „digitale Handbuch“ gehört am Ende Ihnen. Anders als beim „Wissen im Kopf“ eines Mitarbeiters, schaffen wir eine transparente, nachvollziehbare Grundlage. Sollten Sie sich später entscheiden, die IT wieder komplett intern zu betreuen, übergeben wir eine voll dokumentierte und stabile Umgebung. Sie gewinnen also die Kontrolle zurück, anstatt sie abzugeben.
Bei uns kündigt ein Admin in zwei Monaten. Welche konkreten ersten Schritte müssen wir gehen und wie schnell können Sie helfen?
Geschwindigkeit ist hier entscheidend. Unser Vorgehen ist darauf ausgelegt, sofort zu greifen:
- Kurzfristiges Strategiegespräch: Wir analysieren Ihre Situation, Dringlichkeit und die technischen Rahmenbedingungen – oft innerhalb von 24 bis 48 Stunden.
- Wissenstransfer-Workshops: Wir setzen uns umgehend mit Ihrem scheidenden Admin zusammen. Wir „übersetzen“ sein Expertenwissen in praxistaugliche Prozessdokumentationen für unser gesamtes Team.
- Parallele Systemübernahme: Noch während des Transfers übernehmen wir proaktiv das Monitoring, die Backups und das Sicherheitsmanagement. Das minimiert Risiken ab Tag eins.
Dieser Prozess stellt sicher, dass am letzten Arbeitstag Ihres Administrators kein Vakuum entsteht, sondern ein nahtloser Übergang stattfindet.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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