Wenn der IT-Server mehr Staub ansetzt als die Werkstatt
Kennen Sie das? Sie führen ein solides Hamburger Unternehmen. Die Auftragsbücher sind voll, die Mitarbeiter motiviert – aber die IT fühlt sich an wie ein Klotz am Bein.
Genau so ging es einem unserer neuesten Kunden, einem traditionsreichen Maschinenbauer mit 42 Mitarbeitern und Standorten in Hamburg und Leipzig.
Das Herzstück der Kommunikation war „Tobit David“. Eine Software, die vor zehn Jahren vielleicht mal der Goldstandard war, sich heute aber anfühlt wie ein Faxgerät auf Steroiden.
Die Monteure draußen an den Maschinen? Die waren digital abgehängt. E-Mails auf dem Tablet? Ein Glücksspiel.
In dieser Fallstudie zeige ich Ihnen, wie wir den „IT-Stillstand“ beendet und den Betrieb in wenigen Wochen auf den modernen Industriestandard gehoben haben.
Das Problem: „Ein-Mann-IT“ und die Tobit-Sackgasse
Der Geschäftsführer saß mir gegenüber und war sichtlich frustriert.
Sein Problem war nicht nur die veraltete Software. Sein Problem war die Abhängigkeit.
Der bisherige IT-Betreuer – ein klassischer „Einzelkämpfer“ – war fachlich zwar kompetent, aber schlichtweg nicht mehr greifbar. Er war „abgetaucht“.
Das Resultat?
- Server-Roulette: Im Serverraum standen fünf alte Maschinen. Niemand wusste mehr, welche davon überhaupt noch aktiv waren. Ein Kabelsalat, den man sich eher in einem Horrorfilm vorstellt als in einem deutschen Industriebetrieb.
- Onboarding-Albtraum: Wenn ein neuer Ingenieur eingestellt wurde, musste der Geschäftsführer selbst ran. Eine Liste mit 20 Punkten abarbeiten. Software manuell installieren. „Einen halben Tag war ich damit beschäftigt, statt mich um die Firma zu kümmern“, erzählte er mir.
- Die Tobit-Falle: Der Wechsel zu Microsoft 365 war längst beschlossen, wurde vom alten Dienstleister aber monatelang verschleppt. „Das ist kompliziert“, hieß es immer. Die Wahrheit: Es fehlte einfach die Manpower und der Prozess.
Die Analyse: Warum Tobit David zu Microsoft 365 migrieren oft scheitert
Viele Hamburger Unternehmen scheuen den Wechsel. Warum? Weil Tobit ein geschlossenes System ist.
Es gibt keinen einfachen „Exportieren“-Button, der alle Mails sauber nach Outlook schiebt. Es ist Handarbeit. Und genau davor drücken sich viele IT-Dienstleister.
Die Konsequenz des Nicht-Handelns ist fatal
Ihre Mitarbeiter fangen an, sich „Schatten-IT“ zu bauen. Private WhatsApp-Gruppen für die Kommunikation, Google-Kalender für die Planung. Die Datensicherheit geht gegen Null.
Wir bei hagel IT-Services haben dafür einen standardisierten Prozess. Wir wissen, dass es weh tut, alte Zöpfe abzuschneiden. Aber wir wissen auch, dass das Pflaster schnell abgezogen werden muss.
Ihr Weg aus der IT-Sackgasse?
Erkennen Sie Ihr Unternehmen in dieser Geschichte wieder? Veraltete Systeme und die Abhängigkeit von einzelnen Betreuern bremsen Ihr Wachstum.
Lassen Sie uns in einem kostenfreien Erstgespräch einen klaren, verständlichen Weg für Ihre IT-Zukunft skizzieren.
Die Lösung: Autopilot statt Handarbeit
Im Erstgespräch leuchteten die Augen des Geschäftsführers auf, als ich ihm von Microsoft Intune erzählte. Er kannte das Wort nicht, aber er verstand sofort den Nutzen.
Wir haben folgendes umgesetzt:
- Clean Cut bei der E-Mail: Wir haben die Migration von Tobit zu Microsoft 365 Business Premium durchgezogen. Keine Ausreden mehr. Alle Mails, Kalender und Kontakte sind jetzt sauber in der Microsoft-Cloud.
- Der „Autopilot“ für neue PCs: Erinnern Sie sich an die 20-Punkte-Liste für neue Mitarbeiter? Die ist Geschichte. Wir nutzen Microsoft Autopilot. Das bedeutet: Der Kunde bestellt einen Laptop, wir registrieren die Seriennummer. Der Mitarbeiter schaltet das Gerät ein, meldet sich an – und zack: Alle Software, alle Einstellungen, alle Sicherheitsrichtlinien installieren sich vollautomatisch. Wie von Geisterhand.
- Tablets für die Monteure: Endlich haben die Jungs draußen Zugriff auf alles, was sie brauchen. Sicher verwaltet, ohne dass sie private Google-Konten anlegen müssen.
Das Ergebnis: IT, die einfach läuft (und zwar sicher)
Heute muss der Geschäftsführer keine Kabel mehr im Serverraum sortieren. Er muss keine „Admin-Passwörter“ suchen, die vielleicht irgendwo auf einem Zettel stehen.
Er hat einen festen Ansprechpartner bei uns und eine IT Flatrate, die ihm Kostensicherheit gibt.
Der größte Gewinn ist aber nicht die Technik. Es ist die Ruhe im Kopf.
Er weiß: Wenn morgen ein neuer Mitarbeiter anfängt, dauert die Einrichtung 15 Minuten, nicht 5 Stunden.
Und wenn er seine E-Mails auf dem Handy öffnet, sind sie synchron mit dem Büro.
Fazit: Warten Sie nicht auf den Crash
Dieser Fall zeigt exemplarisch, was in vielen Hamburger Büros passiert. Man hält an alter Software fest („läuft ja noch irgendwie“), bis der Leidensdruck zu groß wird oder der alte Server den Geist aufgibt.
Eine Tobit David zu Microsoft 365 Migration ist kein Hexenwerk, wenn man einen Plan hat.
Möchten Sie wissen, wie rot oder grün Ihre IT-Ampel steht?
Lassen Sie uns sprechen. Wir machen eine kurze Bestandsaufnahme – ehrlich, direkt und ohne Fachchinesisch.
Jens Hagel
Geschäftsführer
Ihre IT in erfahrenen Händen: Unser Versprechen an den Mittelstand
Seit unserer Gründung 2004 haben wir unzählige mittelständische Unternehmen begleitet. Wir kennen Ihre Herausforderungen aus erster Hand – von veralteten Systemen wie Tobit David bis hin zu komplexen Cloud-Migrationen.
Unsere Erfahrung basiert nicht auf Theorie, sondern auf tausenden gelösten IT-Problemen. Mit 32 festangestellten Experten an unseren Standorten in IT Dienstleister Hamburg, Bremen, Kiel und Lübeck sind wir immer nah an unseren Kunden.
Unser tiefes Fachwissen ist offiziell bestätigt. Als Microsoft Gold Partner gehören wir zu den Top 1% der IT-Dienstleister weltweit. Diese Kompetenz, ergänzt durch unsere Zertifizierung als Watchguard GOLD Partner, ermöglicht es uns, Lösungen auf höchstem Niveau zu liefern. Branchenanerkennungen wie die Auszeichnung „Deutschlands beste IT-Dienstleister 2025“ durch Statista bestätigen unseren Weg. Wenn unsere Geschäftsführung zu IT-Themen im ZDF als Experte geladen wird, unterstreicht dies unsere anerkannte Autorität.
Technik ist das eine. Vertrauen das andere. Für uns ist es die Basis jeder Zusammenarbeit. Über 5.000 Support-Tickets pro Jahr mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,9 von 5 Sternen zeigen, dass unsere Kunden uns schätzen. Wir versprechen keine kurzfristigen Lösungen, sondern bauen langfristige Partnerschaften auf. Als inhabergeführtes Unternehmen stehen wir, Jens Hagel und Philip Kraatz, persönlich für ehrliche Beratung und transparente Verträge ohne lange Knebel-Laufzeiten ein. Ihr Erfolg ist unser Antrieb.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Eine Umstellung auf Microsoft 365 und eine IT-Flatrate klingen erstmal nach hohen Kosten. Rechnet sich dieser Schritt für ein Unternehmen unserer Größe überhaupt?
Das ist eine absolut berechtigte Frage. Auf den ersten Blick scheint eine Modernisierung eine reine Investition zu sein. Die Wirtschaftlichkeit zeigt sich aber bei der Betrachtung der Gesamtkosten (Total Cost of Ownership). Berücksichtigen Sie die versteckten Kosten Ihrer jetzigen Lösung: Wie viele Stunden verbringt die Geschäftsführung oder ein teurer Fachmitarbeiter mit IT-Problemen oder der Einrichtung neuer Arbeitsplätze? Was kostet Sie der Produktivitätsverlust durch nicht funktionierende mobile Arbeit? Welches finanzielle Risiko bedeutet ein Server-Ausfall oder ein Sicherheitsvorfall? Die IT-Flatrate wandelt unkalkulierbare Risiken und ineffiziente Prozesse in eine planbare monatliche Größe um. Oft ist die neue Lösung unter dem Strich sogar günstiger, weil Effizienzgewinne und Risikominimierung die direkten Kosten übersteigen.
Der Artikel beschreibt einen „Clean Cut“. Das klingt nach Störungen im Betriebsablauf. Wie stellen Sie sicher, dass unser Tagesgeschäft während der Migration nicht lahmgelegt wird?
Ihre Sorge vor Betriebsunterbrechungen ist unser zentrales Augenmerk bei der Planung. Ein „Clean Cut“ bedeutet nicht, dass wir von heute auf morgen den Stecker ziehen. Er bedeutet eine saubere, geplante Umstellung. Unser Vorgehen ist standardisiert: Zuerst bauen wir im Hintergrund die gesamte neue Microsoft-365-Umgebung auf und bereiten die Datenmigration vor – völlig ohne Beeinträchtigung Ihres laufenden Betriebs. Die eigentliche Umschaltung, der sogenannte „Cut-over“, findet dann gezielt zu einer Zeit statt, in der Sie am wenigsten beeinträchtigt sind, typischerweise an einem Wochenende. So können Ihre Mitarbeiter am Montagmorgen direkt in der neuen, funktionierenden Umgebung starten, unterstützt von uns für die ersten Schritte.
Das größte Problem im Beispiel war die Abhängigkeit von einer Person. Wie gewährleisten Sie, dass wir uns mit Ihnen als neuem Partner nicht in eine neue Abhängigkeit begeben?
Ihre Frage trifft den Kern einer professionellen Partnerschaft. Wir lösen das Problem der „Ein-Mann-IT“ durch strukturierte Prozesse und Teamarbeit. Sie erhalten zwar einen festen, persönlichen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse genau kennt. Doch im Hintergrund arbeitet ein ganzes Team von Spezialisten. Jede Anfrage, jede Aufgabe und jede Information zu Ihrer IT-Infrastruktur wird in unserem zentralen System dokumentiert. Fällt Ihr Ansprechpartner krankheits- oder urlaubsbedingt aus, kann jeder Kollege im Team sofort und kompetent übernehmen. Sie kaufen also nicht die Verfügbarkeit einer einzelnen Person, sondern die vertraglich zugesicherte Leistung und das Wissen eines ganzen IT-Systemhauses.
Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.
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