Das Vereinbaren von Terminen ist eine gängige Tätigkeit. Vertriebsmitarbeiter vereinbaren oft virtuelle Termine, um Fragen zu einem Produkt zu beantworten. Softwareunternehmen ermöglichen es ihren Kunden, Live-Demos zu vereinbaren. Therapeuten für Telemedizin ermöglichen es ihren Kunden, Videositzungen zu buchen.
Dies sind nur einige Beispiele für Gruppen, die von einer neuen Funktion von Microsoft Teams begeistert sein werden. Virtual Appointments wurde kürzlich der Plattform hinzugefügt. Es handelt sich dabei um eine neue Art von Besprechungen, die auf die Zusammenarbeit mit Kunden zugeschnitten ist.
Haben Sie bisher Teams und eine andere Online-Termin-App verwendet? Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre Arbeit vereinfachen.
Was sind virtuelle Termine in Teams?
Virtuelle Termine bietet Ihnen eine All-in-One Meeting-Plattform für Kundengespräche. Sie können B2C-Meetings in Microsoft Teams planen, verwalten und durchführen.
Diese neue Funktion vereint die Planungskomponente mit der Schnittstelle für Videokonferenzen. Jeder, der den Link hat, kann an dem virtuellen Termin teilnehmen. Sie benötigen kein Teams-Konto.
Die Funktionen von Microsofts Terminplanungs-App, Bookings, wird mit Teams verbunden. Dies macht die Funktion der virtuellen Termine so nahtlos wie möglich.
Einige der unten aufgeführten Funktionen sind mit jedem Microsoft 365-Tarif verfügbar. Einige sind mit einem Premium-Tarif verfügbar.
Funktionen von Teams Virtual Appointments
Geplante Termine verwalten
Sie können Ihre geplanten Termine in einer einzigen Ansicht sehen. Verwalten Sie Stornierungen und Zeitänderungen ganz einfach.
Benutzerdefinierte Bestätigungen und Erinnerungen senden
Sie können Kunden eine individuelle Nachricht per SMS oder E-Mail schicken. Dadurch wird das Erlebnis für den Kunden noch persönlicher. Sie können auch die Automatisierung nutzen, um dem Termin eine persönliche Note zu verleihen, ohne jede einzelne Nachricht manuell versenden zu müssen. Automatisierte Terminerinnerungen sind eine weitere zeitsparende Funktion.
Individuell gestalteter Warteraum
Verleihen Sie Ihren virtuellen Terminen eine persönliche Note. Sie können das Wartezimmer des Teams individuell gestalten. Sie können Themen und Logos verwenden, um Ihr Unternehmen bekannt zu machen. Sie können auch mit Teilnehmern chatten, während Sie sich im Warteraum der Lobby befinden. Das ist hilfreich, wenn sich Ihr aktueller Termin in die Länge zieht. Sie können Ihre Gesprächspartner wissen lassen, dass Sie gleich bei ihnen sind.
Meeting-Follow-ups
Nach einem virtuellen Termin können Sie Nachfassaktionen versenden. Auf diese Weise verkürzen Sie die Zeit, die Sie benötigen, um versprochene Folgeinformationen zu versenden. Außerdem behalten Sie alle Details an einem einzigen Ort. So lässt sich die Kommunikation mit Ihren Kunden leichter verfolgen.
Organisation & Abteilungsanalyse
Wie effektiv sind Ihre Termine? Es ist schwer festzustellen, ob Ihre Demos zu Verkäufen führen, wenn Sie nicht über ein gutes Tracking-System verfügen. Es ist auch wichtig, dass Sie einen Überblick über die Kundentermine in Ihrem Unternehmen haben.
Dies können Sie mit einer Premium-Analysefunktion erreichen. Damit erhalten Sie hilfreiche Berichte. Die Berichte bieten Einblicke in die virtuellen B2C-Termine in allen Abteilungen.
Wie Sie virtuelle Termine verwenden
Um virtuelle Termine in Teams nutzen zu können, müssen Administratoren ein paar Dinge einrichten. Beachten Sie, dass Sie ein Buchungsadmin sein müssen, um auf diese Einstellungen zugreifen zu können.
Einen Kalender erstellen
Wählen Sie in der App Virtuelle Termine die Option „Einen Kalender erstellen“ Sie finden diese Option auf der Registerkarte Home.
Größere Unternehmen möchten vielleicht verschiedene Kalender für verschiedene Abteilungen erstellen.
Mitarbeiter hinzufügen
Als nächstes fügen Sie Mitarbeiter hinzu. Sie können bis zu 100 hinzufügen. Sie müssen ihnen auch eine Rolle zuweisen. Sobald Sie Ihre Mitarbeiter hinzugefügt haben, können Sie deren Verfügbarkeit sowohl in Teams als auch in Outlook einsehen.
Was ist ein weiterer Vorteil einer integrierten Plattform wie M365? Die app-übergreifende Kompatibilität. Ihr Kalender wird app-übergreifend synchronisiert.
Termintypen erstellen
Als nächstes richten Sie Ihre Termintypen ein. Sie können aus diesen beiden Optionen wählen:
- Geplant: Sie legen den Tag/die Uhrzeit fest. Das System fügt diese Informationen in die E-Mail-Bestätigung ein.
- Abrufbar (Teams Premium): Die Kunden können den Zeitpunkt des Treffens aus Ihrem Buchungskalender auswählen.
SMS-Benachrichtigungen einrichten (falls gewünscht)
Wenn Sie sich für die Verwendung von SMS-Benachrichtigungen entscheiden und über den richtigen Teams-Tarif verfügen, können Sie dies als nächstes einrichten. Damit können Sie Terminbestätigungen und -erinnerungen ganz einfach per Textnachricht versenden.
Hinweis: Die Teilnehmer benötigen derzeit eine gültige US-amerikanische, kanadische oder britische Telefonnummer, um die SMS-Benachrichtigungen zu erhalten. In Deutschland funktioniert das noch nicht.
Formulare verlinken (falls gewünscht)
Wenn Sie möchten, dass Ihre Teilnehmer Formulare ausfüllen, können Sie diese jetzt verknüpfen. Virtual Appointments erlaubt die Verknüpfung von bis zu vier Cloud-basierten Formularen. Dabei handelt es sich um Formulare, die Sie in Microsoft Forms erstellt haben.
Veröffentlichen Sie Ihre Buchungsseite
Wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben möchten, Termine auf Abruf zu buchen, machen Sie diesen nächsten Schritt. Sie müssen die Buchungsseite veröffentlichen. Dies tun Sie auf der Registerkarte „Verwalten“ von Virtual Appointments. Wählen Sie „Buchungsseite“, und aktivieren Sie „Buchungsseite veröffentlichen“
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