Von Konzern-IT zu eigener Infrastruktur. Eine Fallstudie zur IT-Ausgründung in Hamburg: Wie eine Neugründung mit uns vom ersten Tag an durchstartete.
Als Geschäftsführer eines Hamburger Unternehmens wissen Sie, wie wichtig eine funktionierende IT ist. Doch was passiert, wenn man sich aus einem Großkonzern ausgründet?
Plötzlich steht man vor der Herausforderung, eine komplett neue, eigenständige IT-Infrastruktur aufzubauen.
Die alte Konzern-IT ist oft zu komplex, zu teuer und passt einfach nicht mehr zu den agilen Prozessen einer Neugründung. Genau vor dieser Situation stand kürzlich auch ein aufstrebendes Hamburger Unternehmen aus der Personalvermittlungsbranche, das wir bei diesem entscheidenden Schritt begleiten durften.
In dieser Fallstudie zeige ich Ihnen die 5 entscheidenden Schritte, mit denen wir für dieses Unternehmen eine sichere, skalierbare und moderne IT-Infrastruktur aufgebaut haben – und wie auch Sie die typischen Fallstricke bei einer IT-Ausgründung vermeiden.
Die Herausforderung: Raus aus der Konzern-IT
Das Unternehmen, ein Spin-off einer großen Gesellschaft mit über 300 Mitarbeitern, nutzte anfangs die IT-Infrastruktur des Mutterkonzerns. Schnell wurde klar: Das ist keine Dauerlösung.
Die Prozesse waren starr, die Anforderungen des Konzerns an die IT-Sicherheit für das kleine, flexible Team überdimensioniert und die Kosten intransparent.
Das Ziel war klar: eine eigene, einfache und cloud-basierte IT-Lösung, die mit dem Unternehmen wachsen kann. Die Mitarbeiter sollten von überall aus sicher arbeiten können, sei es in Hamburg, Frankfurt oder im Homeoffice.
Die Kernanforderungen waren:
- Einrichtung und Verwaltung von 5-8 Arbeitsplätzen (Laptops und Smartphones).
- Eine moderne Arbeitsumgebung auf Basis von Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive).
- Keine eigenen Server, alles soll in der Cloud laufen.
- Ein professioneller Partner, der sich um alles kümmert: von der Einrichtung neuer Mitarbeiter bis hin zum Support bei Problemen.
Unsere 5-Schritte-Lösung für eine erfolgreiche IT-Ausgründung in Hamburg
Für eine erfolgreiche IT-Ausgründung braucht es einen klaren Plan. Wir sind dabei nach unserem bewährten 5-Schritte-Modell vorgegangen, das speziell auf die Bedürfnisse von KMU in Hamburg zugeschnitten ist.
1Schritt 1: Die strategische Analyse (Cyber-Risiko-Analyse)
Jedes erfolgreiche IT-Projekt beginnt mit dem genauen Verständnis der Ausgangslage und der Ziele. Im ersten Schritt haben wir gemeinsam mit der Geschäftsführung eine Cyber-Risiko-Analyse durchgeführt.
In einem einstündigen Gespräch haben wir die spezifischen Anforderungen und potenziellen Sicherheitsrisiken des Unternehmens erfasst. Das Ergebnis ist ein verständliches Ampelsystem-Dokument, das der Geschäftsführung einen klaren Überblick über den Sicherheitsstatus ihrer IT gibt. Dieses Dokument dient uns als roter Faden für die weitere Zusammenarbeit und wird regelmäßig aktualisiert.
2Schritt 2: Die zentrale Frage: Übernahme oder Migration des Microsoft Tenants?
Eine der wichtigsten Weichenstellungen bei einer IT-Ausgründung ist die Frage nach dem Microsoft 365 Tenant. Ein Tenant ist quasi Ihr digitales Hauptquartier in der Microsoft-Cloud. Hier werden alle Benutzer, Daten und Lizenzen verwaltet.
Im Fall unseres Kunden war zunächst unklar, ob sie einen eigenen Tenant von der Muttergesellschaft übernehmen konnten oder ob ein komplett neuer aufgesetzt und die Daten migriert werden müssten.
Die Übernahme ist meist der einfacherere und kostengünstigere Weg. Eine Migration hingegen erfordert eine genaue Planung, um sicherzustellen, dass alle E-Mails und Daten lückenlos übertragen werden.
Wir haben für beide Szenarien einen klaren Plan mit transparenten Kosten aufgezeigt, sodass die Geschäftsführung eine fundierte Entscheidung treffen konnte.
3Schritt 3: Aufbau einer sicheren und skalierbaren M365-Umgebung
Nachdem die Tenant-Frage geklärt war, ging es an die eigentliche Einrichtung. Wir haben eine saubere, auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Microsoft 365-Umgebung konfiguriert.
Dazu gehört die Einrichtung von SharePoint als zentrale Datenablage, die Konfiguration von Teams für die interne und externe Kommunikation sowie die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter über OneDrive jederzeit und von überall auf ihre Dateien zugreifen können.
Wichtig war hierbei, von Anfang an eine klare Ordner- und Berechtigungsstruktur zu etablieren, um auch bei wachsender Datenmenge den Überblick zu behalten.
4Schritt 4: Sicherheitsrichtlinien für Laptops & Smartphones per Intune
Ein modernes Unternehmen braucht flexible und sichere Endgeräte. Egal ob Firmen-Laptop oder privates Smartphone – der Zugriff auf Unternehmensdaten muss abgesichert sein.
Mit Microsoft Intune, einem Tool zur Geräteverwaltung, haben wir dafür gesorgt, dass alle Geräte, die auf Firmendaten zugreifen, bestimmten Sicherheitsstandards entsprechen.
Das bedeutet konkret: Festplatten sind verschlüsselt, Updates werden automatisch eingespielt und bei Verlust eines Geräts können die Firmendaten aus der Ferne gelöscht werden.
Für die Mitarbeiter ist der Prozess denkbar einfach: Sie schalten ihr neues Notebook ein, verbinden es mit dem Internet und der Rest passiert automatisch.
5Schritt 5: Standardisierte Prozesse für On- und Offboarding
Ein- und Austritte von Mitarbeitern sind in einem dynamischen Unternehmen an der Tagesordnung. Unser Kunde wollte sich nicht mit dem Anlegen von Benutzern, der Bestellung von Lizenzen oder der Einrichtung von E-Mail-Signaturen aufhalten.
Diese Aufgaben haben wir komplett übernommen. Durch standardisierte Prozesse stellen wir sicher, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an arbeitsfähig sind und ehemalige Mitarbeiter sicher aus allen Systemen entfernt werden. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern sorgt auch für ein hohes Maß an Sicherheit.
Ihre IT-Ausgründung braucht einen klaren Fahrplan
Sie stehen vor einer ähnlichen Herausforderung? Die Trennung von der Konzern-IT ist eine strategische Weichenstellung.
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch klären, wie Sie von Anfang an die richtigen Entscheidungen für eine sichere, skalierbare und kosteneffiziente Infrastruktur treffen.
Das Ergebnis: Eine IT, die einfach funktioniert
Durch die Auslagerung der IT an uns konnte sich das Hamburger Unternehmen voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
Die Geschäftsführung hat einen klaren, planbaren Kostenblock für die IT und die Gewissheit, dass ihre Daten sicher sind. Die Mitarbeiter profitieren von einer modernen, flexiblen Arbeitsumgebung und einem professionellen Ansprechpartner bei IT-Fragen, der innerhalb kürzester Zeit erreichbar ist.
Stehen Sie vor einer ähnlichen Herausforderung? Wenn Sie eine IT-Ausgründung in Hamburg planen oder einfach Ihre bestehende IT auf ein neues Level heben wollen, dann lassen Sie uns sprechen.
In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihre Situation und zeigen Ihnen, wie eine Zusammenarbeit aussehen könnte.
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Theorie ist gut, doch in der IT zählt vor allem die praktische Erfahrung. Seit unserer Gründung im Jahr 2004 haben wir unzählige mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg in eine sichere digitale Zukunft begleitet.
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Letztlich ist die Zufriedenheit unserer Kunden der wichtigste Maßstab. Bewertungen von durchschnittlich 4,9 von 5 Sternen und die langjährigen Partnerschaften sprechen für sich. Wir stehen für ehrliche Beratung und Transparenz – untermauert durch unsere Zufriedenheitsgarantie und monatlich kündbare Verträge. Denn unser Ziel ist Ihr unternehmerischer Erfolg. Darauf können Sie sich verlassen.
