Inhalt in Kürze
- Eine Hamburger Agentur mit rund 15 Leuten wird in eine Unternehmensgruppe verschmolzen. Die GmbH endet zum Jahresende, der Standort wird Niederlassung, und die Gruppe hat ihre eigene zentrale IT.
- Der Plan des Kunden: SharePoint-Daten auf eine große externe Festplatte exportieren statt eines 1:1-Umzugs. Wir haben empfohlen, die Daten „warm“ zu halten, also erreichbar und gesichert statt im Schrank.
- Beim Export aus SharePoint gelten Grenzen: 20 GB je ZIP-Download, 400 Zeichen Pfadlänge in SharePoint, 260 im Windows-Explorer. Empfohlen: über Nacht ohne ZIP exportieren, Ordnernamen vorher kürzen.
- Zugesagt sind eine formale Kündigung mit Stichtag und eine Liste der Postfächer. Domain und Postfächer sollen bis Ende November in den Microsoft-365-Mandanten der Gruppe umziehen. Vieles ist noch offen, und das steht in diesem Bericht auch so.
Eine Firma zu gründen bringt viel IT mit sich. Eine Firma abzugeben auch. Wenn eine Agentur in einer größeren Gruppe aufgeht, laufen Postfächer, Lizenzen, Daten, Geräte, Firewall und Telefonie bis zum letzten Tag weiter. Danach soll nichts mehr laufen, aber nichts verloren gehen.
Über diesen Abschied haben wir mit einem Bestandskunden ein Strategiegespräch geführt. Hier steht, was er plant, was wir empfohlen haben und was noch offen ist.
| Steckbrief | Der Fall auf einen Blick |
|---|---|
| Branche | Agentur aus der Kreativbranche |
| Größe | Rund 15 Personen |
| Standort | Hamburg, künftig Niederlassung der Gruppe |
| Ausgangslage | Verschmelzung in eine Unternehmensgruppe, die GmbH endet zum Jahresende, die Gruppe hat eine eigene zentrale IT |
| Leistung | Strategiegespräch in der laufenden Betreuung: Abschaltplan für Microsoft 365, Daten, Geräte, Firewall und Telefonie |
| Zeitraum | Gespräch im Frühherbst, Abschluss zum Jahresende geplant |
IT abschalten bei einer Verschmelzung: die Ausgangslage
Bisher betreuen wir die Agentur rundum: Microsoft 365, Überwachung der Geräte, Virenschutz, eine gemietete Firewall, Telefonie über Teams und ein Werkzeug für Passwörter. Nun geht die Agentur in einer größeren Unternehmensgruppe auf. Die bisherige GmbH endet zum Jahresende. Der Hamburger Standort bleibt als Niederlassung bestehen, die IT übernimmt künftig die zentrale IT der Gruppe.
Rechtlich ist eine Verschmelzung klar geregelt. Nach § 20 Umwandlungsgesetz geht mit der Eintragung das Vermögen der übertragenden Gesellschaft samt Verbindlichkeiten auf die übernehmende über. Die übertragende Gesellschaft erlischt. Für die IT gibt es keinen solchen Automatismus. Ein Microsoft-365-Mandant, ein Mietvertrag für eine Firewall oder eine Telefonnummer endet nicht von selbst, nur weil die Firma im Handelsregister erlischt.
Der Kunde kam mit einem eigenen Plan ins Gespräch:
- Kein 1:1-Umzug der SharePoint-Daten in den SharePoint der Gruppe. Der Aufwand dafür war ihm zu hoch.
- Stattdessen sollten die Daten auf eine große externe Festplatte mit mehreren Terabyte Kapazität. Die Platte sollte zur Gruppe gebracht und dort im Serverraum abgelegt werden. Zugriff künftig nur über VPN.
- Vier Mailkonten sind noch aktiv. Ältere Konten hat das Team teils schon exportiert, andere zu Weiterleitungspostfächern umgewandelt.
- Die Passwörter aus dem Passwort-Werkzeug hat das Team bereits exportiert und gesichert. Das Werkzeug fällt mit der Kündigung weg.
- Die Telefonie über Teams wird nicht weiter gebraucht.
Dieser Bericht grenzt sich bewusst von unserer Fallstudie zur IT-Integration bei einem Unternehmenskauf ab. Dort ging es darum, die IT eines gekauften Unternehmens zu übernehmen und weiterzubetreiben. Hier ist es umgekehrt: Die Agentur gibt ihre IT ab, und unsere Aufgabe ist ein sauberer Schluss.
Der Abschalt-Fahrplan bis zum Jahresende
Aus dem Gespräch ergibt sich eine Reihenfolge. Sie ist ein Plan, kein Ergebnis. Jede Station trägt deshalb ihren Stand: zugesagt, geplant, empfohlen oder offen.
Die Festplatte im Schrank: warum wir „warm halten“ empfohlen haben
Der Plan mit der externen Platte spart den Aufwand einer Migration. Wir haben im Gespräch einen Punkt ergänzt: Eine externe Platte allein ist ein einzelner Speicherort. Wenn sie nicht in ein System mit Datensicherung eingebunden wird, gibt es von diesen Daten keine zweite Kopie mehr, sobald der Microsoft-365-Mandant der Agentur abgeschaltet ist.
Unsere Empfehlung lautete deshalb, die Daten „warm“ zu halten. Gemeint ist: Die Daten sind erreichbar, sie sind gesichert, aber sie laufen nicht mehr im täglichen Betrieb. Ob das so umgesetzt wird, war zum Zeitpunkt des Gesprächs offen.
Die drei Wege im Vergleich, eingeordnet nach unserer Einschätzung:
| Variante | Was das bedeutet |
|---|---|
| Platte im Schrank. Export auf eine externe Festplatte, Ablage im Serverraum der Gruppe. | Kein Migrationsaufwand. Aber: ein einzelner Speicherort ohne zweite Kopie, solange die Platte nicht gesichert wird. Plan des Kunden. |
| Warm gehalten. Export auf eine Platte oder einen Speicher, der in die Datensicherung der Gruppe eingebunden ist. | Daten bleiben erreichbar und gesichert, ohne im täglichen Betrieb zu laufen. Unsere Empfehlung, Umsetzung offen. |
| 1:1-Umzug. Inhalte wandern mit Struktur und Rechten in den SharePoint der Gruppe. | Alles bleibt wie gewohnt durchsuchbar. Dafür der höchste Aufwand. Vom Kunden nicht gewählt. |
Wir sehen es jede Woche: Backups, die seit Monaten nicht geprüft wurden. Alle denken, es läuft — bis der Ernstfall kommt und nichts wiederherstellbar ist. Deshalb testen wir Backups regelmäßig.
Jens HagelGründer, hagel IT-Services GmbH
Wie lange die Daten aufbewahrt werden müssen
Bei einer Agentur, die endet, liegt die Frage nahe, wie lange die alten Daten überhaupt noch gebraucht werden. Für einen Teil der Unterlagen gibt es gesetzliche Fristen. § 257 HGB und § 147 AO nennen in der aktuellen Fassung drei Stufen:
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 8 Jahre (seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV, vorher 10) |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Die Frist beginnt laut § 257 Absatz 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Die Verkürzung für Buchungsbelege stammt aus dem Bürokratieentlastungsgesetz IV. Beide Gesetze verlangen außerdem, dass elektronisch aufbewahrte Unterlagen während der Frist verfügbar sind und lesbar gemacht werden können. Eine Platte, die niemand mehr anschließen kann, erfüllt das nicht.
Welche Unterlagen der Agentur unter welche Frist fallen und wer sie nach der Verschmelzung aufbewahrt, ist eine Frage für Ihre Steuerberatung. Wir sorgen dafür, dass die Daten so abgelegt sind, dass die Antwort darauf technisch umsetzbar ist.
Export aus SharePoint: über Nacht, ohne ZIP, mit kurzen Pfaden
Beim Herunterladen großer Datenmengen aus SharePoint gelten Grenzen. Microsoft nennt sie in den Grenzwerten für SharePoint in Microsoft 365:
- Die ZIP-Datei, die SharePoint beim Herunterladen mehrerer Dateien automatisch erzeugt, ist auf 20 GB begrenzt.
- Der vollständige Pfad einer Datei, also Ordner plus Dateiname, darf in SharePoint und OneDrive höchstens 400 Zeichen lang sein.
Die zweite Grenze sitzt auf dem Rechner, der die Daten empfängt. Laut der Microsoft-Übersicht zu Pfadlängen liegt die strengste Grenze im Alltag bei 260 Zeichen im Windows-Explorer und in den Office-Desktop-Apps. Dateien mit längerem Pfad lassen sich dort nicht öffnen, auch wenn sie lokal gespeichert sind. Eine Datei, die in SharePoint tief in Unterordnern liegt, kann also auf der Platte ankommen und trotzdem nicht mehr zu öffnen sein.
Unsere drei Empfehlungen für den Export, dazu ein Prüfschritt für danach:
- Ordnernamen vorher kürzen: Lange Projektnamen in mehreren Ebenen addieren sich. Die Büroleitung hat zugesagt, die Ordnernamen zu kürzen, bevor exportiert wird.
- Ohne ZIP-Paket exportieren: Ein Download über den Browser packt mehrere Dateien in eine ZIP-Datei. Bei großen Mengen stößt das an die 20-GB-Grenze.
- Über Nacht laufen lassen: Ein Export dieser Größe dauert. Deshalb haben wir empfohlen, ihn über Nacht laufen zu lassen.
- Danach stichprobenartig öffnen: Ob Dateien vollständig angekommen sind, zeigt erst das Öffnen. Downloads können abbrechen oder beschädigt ankommen.
Wie man SharePoint-Ablagen grundsätzlich so organisiert, dass sie gar nicht erst ausufern, beschreibt unser Beitrag zu Lifecycle-Richtlinien für SharePoint und OneDrive.
Postfächer und Domain: in den Mandanten der Gruppe
Vier Mailkonten der Agentur waren zum Zeitpunkt des Gesprächs noch aktiv. Ältere Konten hatte das Team nach eigener Aussage teils schon exportiert. Andere waren zu Weiterleitungspostfächern umgewandelt worden. Bei diesen ist ein späterer Export unter Umständen nicht mehr möglich. Deshalb steht die Liste der Postfächer mit Exportbedarf im Fahrplan so weit vorn. Der Kunde hat zugesagt, sie uns zu schicken. Wir prüfen sie und stimmen die Details mit unserer Technik ab.
Unsere Empfehlung für die Postfächer: Die Domain der Agentur zieht in den Microsoft-365-Mandanten der Gruppe um. Dann verwaltet die zentrale IT alle Postfächer einheitlich, und Mails an die bekannten Adressen kommen weiter an. Microsoft beschreibt das Entfernen einer Domain ausdrücklich für den Fall, dass sie einem anderen Abonnement hinzugefügt werden soll. Vorher darf sie von keinem Benutzer, freigegebenen Postfach, keiner Gruppe und keinem Admin-Konto mehr verwendet werden. Danach werden die MX-Einträge angepasst, also die Einträge, die bestimmen, wohin Mails für die Domain zugestellt werden.
Im Mandanten der Gruppe gibt es zwei Wege, die alten Postfächer zu führen:
- Freigegebene Postfächer: Laut Microsoft-Dokumentation zu freigegebenen Postfächern speichert ein freigegebenes Postfach bis zu 50 GB, ohne dass ihm eine Lizenz zugewiesen wird. Die Inhalte bleiben in Outlook durchsuchbar. Für mehr als 50 GB oder ein erweitertes Archiv braucht es eine Lizenz, zum Beispiel Exchange Online Plan 2.
- Exchange Online Plan 1: Wo ein Postfach weiter als eigenes Konto gebraucht wird, genügt nach unserer Einschätzung eine reine Mail-Lizenz statt eines vollen Microsoft-365-Pakets. Plan 1 bietet laut den Exchange-Online-Grenzwerten ein Benutzerpostfach mit 50 GB.
Bestimmte Adressen, etwa das Postfach für Rechnungen, sollen online erreichbar bleiben. Welches Postfach welchen Weg nimmt, stimmen der Kunde und die IT der Gruppe ab. Ziel des Kunden ist, dass Postfächer und Domain spätestens bis Ende November umgezogen sind, damit der Schnitt zum Jahresende sauber bleibt.
Was mit jedem Baustein passiert
Der Stand nach dem Gespräch, Baustein für Baustein:
| Baustein | Was passiert (Stand) |
|---|---|
| Postfächer | Liste mit Exportbedarf an uns (zugesagt). Weiterführen als freigegebene Postfächer im Mandanten der Gruppe (empfohlen). |
| Domain | Umzug in den Mandanten der Gruppe, MX-Einträge anpassen, bis Ende November (geplant). |
| Lizenzen | Laufen weiter, bis Rechte und Pflichten übergehen. Rücknahme wird koordiniert, einzelne auch länger, Reduzierung auf Exchange Online Plan 1 möglich (empfohlen). |
| Geräte | Letztes Einschalten, Abmelden aus der Überwachung, Ersatz für den Virenschutz, dann einlagern (empfohlen, Stichtag offen). |
| Firewall | Mietgerät geht an uns zurück, auch per Post möglich. Die Gruppe bringt eine eigene Lösung (Termin offen). |
| Telefonie | Wird nicht weiter gebraucht. Die Kündigung der Teams-Telefonie-Lizenzen reicht nach unserer Einschätzung (empfohlen). |
| Passwörter | Vom Team exportiert und gesichert (Aussage des Kunden). Den Export vorsichtig handhaben (empfohlen). |
Lizenzen: nichts eigenmächtig kündigen
Wir kündigen nichts auf eigene Faust, solange Rechte und Pflichten der Agentur auf die Gruppe übergehen. Eine zu früh beendete Lizenz könnte ein Postfach kosten, das noch gebraucht wird. Kündigungen werden deshalb koordiniert, einzelne Lizenzen können auch über den Stichtag hinaus laufen.
Damit der Vorgang sauber dokumentiert ist, haben wir um eine formale Kündigung per Mail gebeten: mit Stichtag und einem offiziellen Nachweis, zum Beispiel aus dem Handelsregister. Der Kunde hat sie zugesagt.
Geräte: ein letztes Mal einschalten
Die alten Laptops der Agentur müssen ein letztes Mal eingeschaltet werden. Nur so lassen sie sich sauber aus der Überwachung nehmen. Wenn dabei der bisherige Virenschutz entfernt wird, braucht das Gerät einen Ersatz, bis es eingelagert ist. Als Übergang bietet sich Microsoft Defender an, der in Windows enthalten ist. Laut Microsoft-Dokumentation zur Kompatibilität läuft Microsoft Defender Antivirus unter Windows 10 und 11 im aktiven Modus, wenn er die primäre Virenschutzlösung ist. Ob er nach dem Entfernen tatsächlich aktiv ist, sollte am Gerät geprüft werden.
Was mit Geräten passiert, die endgültig ausgemustert werden, steht in unserem Beitrag zur datenschutzkonformen Entsorgung von IT-Hardware in Hamburg. Die Schritte für die Zugänge aller Personen stehen in unserer IT-Offboarding-Checkliste.
Firewall, Telefonie und Passwörter
Die Firewall ist ein Mietgerät von uns und geht zurück, auch per Post. Die Gruppe bringt für die Niederlassung eine eigene Lösung mit.
Die Telefonie über Teams braucht der Kunde nicht mehr. Nach unserer Einschätzung reicht es, die Lizenzen für Teams-Telefonie zu kündigen. Die Rufnummern liegen beim Anbieter und gehen bei Nichtnutzung an ihn zurück.
Der Passwort-Export verdient eine eigene Zeile. Er enthält alle Zugangsdaten der Agentur in einer Datei. Wir haben empfohlen, ihn vorsichtig zu handhaben. Praktisch heißt das aus unserer Sicht: nicht per Mail verschicken, nicht unverschlüsselt auf einem Laufwerk liegen lassen und den Kreis der Personen mit Zugriff klein halten.
Was offen ist
Zum Zeitpunkt des Gesprächs waren diese Punkte offen:
- Ob die Daten warm gehalten werden oder als Platte im Schrank landen.
- Der Termin für die Rückgabe der Firewall.
- Der Stichtag, an dem die Geräte aus der Überwachung gehen.
- Die Termine für den Umzug von Postfächern und Domain. Diese stimmt der Kunde mit der IT der Gruppe ab, ebenso das Vorgehen beim SharePoint-Export.
Unsere Aufgabe bis dahin: die Postfach-Liste prüfen, mit unserer Technik abstimmen und dem Kunden Rückmeldung zu Export und Umzug geben.
Wer als Agentur noch mitten im Geschäft steht und nicht ans Aufhören denkt, findet in unserer Fallstudie zur IT-Betreuung einer Hamburger Werbeagentur den Anfang der Geschichte. Was wir für Agenturen und Medienunternehmen grundsätzlich anbieten, steht auf der Seite IT für Medien, Agenturen und Finanzwirtschaft in Hamburg.
Was wir daraus gelernt haben
Für Geschäftsführer ohne IT-Hintergrund lässt sich der Fall auf vier Sätze bringen.
Die IT endet nicht mit der Firma. Die Gesellschaft erlischt mit der Eintragung der Verschmelzung. Verträge, Lizenzen und Daten brauchen einen eigenen Plan mit Stichtag.
Eine Platte ist ein Transportmittel, kein Archiv. Wer Daten aufbewahren muss, braucht sie gesichert und lesbar, für die ganze Frist.
Die Reihenfolge entscheidet. Erst klären, was gekündigt wird und welche Postfächer einen Export brauchen. Dann umziehen. Dann abschalten. Wer zuerst abschaltet, kann danach nichts mehr exportieren.
Kündigen ist eine Entscheidung, keine Routine. Deshalb haben wir um eine formale Kündigung mit Stichtag und Nachweis gebeten, statt Lizenzen nach Gefühl zu beenden.
Prüfen Sie Ihre eigene Lage
Fünf Fragen vor einem Verkauf, einer Verschmelzung oder einer Schließung:
- Welche Verträge laufen auf die Firma, die endet? Microsoft 365, Mietgeräte, Telefonie, Werkzeuge. Jeder Vertrag braucht ein Enddatum oder einen neuen Vertragspartner.
- Welche Postfächer brauchen einen Export, bevor sie umgewandelt oder abgeschaltet werden? Die Liste gehört an den Anfang.
- Wo liegen die exportierten Daten, und wer sichert sie? Eine einzelne Platte ohne Sicherung ist ein einzelner Speicherort.
- Wie tief sind Ihre Ordner verschachtelt? Pfade über 260 Zeichen lassen sich im Windows-Explorer nicht öffnen.
- Welche Fristen gelten für Ihre Unterlagen? Das klärt Ihre Steuerberatung, die technische Umsetzung Ihr IT-Dienstleister.
Ob Sie eine Firma aufbauen, übergeben oder abwickeln: In unserer Managed-IT-Betreuung gehört auch der geordnete Schluss dazu. Die Arbeit in Microsoft 365, vom Postfach bis zur Domain, übernimmt bei unseren Kunden das Microsoft-365-Management.
Steht bei Ihnen ein Verkauf, eine Verschmelzung oder eine Schließung an?
15 Minuten Erstgespräch. Kostenlos. Danach wissen Sie, welche Reihenfolge für Ihre IT passt.
Erstgespräch buchen →Weiterführende Quellen
- § 20 UmwG – Wirkungen der Eintragung – Gesetze im Internet
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen – Gesetze im Internet
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen – Gesetze im Internet
- Bürokratieentlastungsgesetz IV – Bundesgesetzblatt
- SharePoint-Grenzwerte – Microsoft Learn
- Längenbeschränkungen für Dateipfade – Microsoft Support
- Informationen zu freigegebenen Postfächern – Microsoft Learn
- Exchange-Online-Grenzwerte – Microsoft Learn
- Domäne aus Microsoft 365 entfernen – Microsoft Learn
- Microsoft Defender Antivirus und andere Virenschutzlösungen – Microsoft Learn
