Fallstudie: Gemeinnütziger Verein auf dem Weg vom wackeligen Exchange zu Microsoft 365

Inhalt in Kürze

• Ein gemeinnütziger Verein in Hamburg mit rund 20 Mitarbeitenden hat den IT-Dienstleister gewechselt. Am eigenen Exchange-Server ließ sich nicht einmal mehr ein neues Postfach anlegen.
• Vereinbart ist eine feste Reihenfolge: erst das Backup prüfen und bei Bedarf reparieren, dann den Exchange-Server reparieren, dann den Umzug zu Exchange Online planen.
• Der Umzug zu Microsoft 365 hängt an zwei Fragen: Ist der Verein für die Gemeinnützigen-Angebote von Microsoft berechtigt, und passt es ins Budget? Alte Konten und historische Daten sollen ins Archiv, nicht in die Cloud.
• Fast alles in diesem Bericht ist vereinbart oder geplant, aber noch nicht umgesetzt. Bei jedem Punkt steht, wie weit er ist.

Ein Verein will ein Postfach für eine neue Praktikantin oder einen neuen Praktikanten anlegen. Das gelingt nicht, weil die Verwaltungsoberfläche des eigenen Exchange-Servers nicht erreichbar ist. Mit diesem Problem hat die Zusammenarbeit begonnen.

Hier steht, was wir vorgefunden haben, was wir mit dem Verein vereinbart haben und warum die Reihenfolge so wichtig ist. Die Gespräche liegen wenige Wochen zurück. Deshalb steht bei jedem Punkt dabei, ob er vereinbart, empfohlen oder noch offen ist.

Exchange-Server im Verein: die Ausgangslage

Der Verein hat seinen IT-Dienstleister gewechselt. Für die Übergabe der Zugänge mussten wir den bisherigen Dienstleister erst kontaktieren. Das ist bei einem Wechsel normal und war mit dem Verein so abgesprochen. Worauf es dabei ankommt, steht in unserem Beitrag IT-Dienstleister wechseln: Warnsignale und Ablauf.

Im Einsatz sind ein eigener Exchange-Server für die Mails, ein Fileserver mit Cloud-Ablage und ein NAS als Speicher für die Datensicherung. Im ersten Gespräch hat der Verein drei Probleme geschildert.

Die Exchange-Verwaltung war nicht erreichbar. Selbst einfache Aufgaben gingen nicht mehr, etwa ein neues Postfach anzulegen. Unsere erste Einschätzung: Der Server braucht Wartung, mehrere Updates und Neustarts. Das ist nicht grundsätzlich kritisch, kostet aber Zeit.

Remote Desktop war gesperrt. Die Fernzugänge per Remote Desktop wurden aus Sicherheitsgründen abgeschaltet. Das VPN als Ersatz war aber noch nicht bei allen eingerichtet. Einige Mitarbeitende konnten deshalb vorübergehend nicht von zu Hause arbeiten.

Die Sprachnachrichten ließen sich nicht abspielen. Die Telefonanlage schickt Nachrichten vom Anrufbeantworter als Audiodatei im WAV-Format per Mail. Viele dieser Anhänge ließen sich nicht abspielen. Unsere Analyse ergab: Die Firewall entfernt WAV-Anhänge, weil sie als potenziell riskant eingestuft sind.

Dazu kommen zwei Punkte, die den Zeitplan mitbestimmen. Eine zweite, nicht mehr benötigte Mail-Domain wird stillgelegt. Die Nutzer dort werden umgestellt, technisch ist das sofort möglich. Außerdem ist ein neuer Internetanschluss bereitgestellt. Den Wechsel will der Verein so legen, dass er keine zusätzliche Störung verursacht.

Hier alle Befunde mit ihrem Stand:

Warum erst das Backup, dann der Exchange-Server

Der naheliegende Weg wäre gewesen, sofort am Exchange-Server zu arbeiten. Wir haben etwas anderes vereinbart: Bevor ein Techniker den Server anfasst, muss die Datensicherung zuverlässig laufen. Gibt es dabei Probleme, wird zuerst das Backup repariert.

Der Grund ist einfach. Updates und Reparaturen an einem Mailserver können schiefgehen. Wenn das passiert und keine funktionierende Sicherung da ist, gibt es keinen Weg zurück. Dann sind Postfächer, Kalender und Kontakte des ganzen Vereins in Gefahr.

Das BSI beschreibt dieses Risiko im Baustein Datensicherungskonzept (CON.3). Dort steht sinngemäß: Wer regelmäßig sichert, kann deshalb noch lange nicht sicher wiederherstellen. Ohne regelmäßige Tests bleibt offen, ob die gesicherten Daten im Ernstfall zurückkommen.

Das Schaubild zeigt die vereinbarte Reihenfolge:

Die Reparatur läuft als eigener Auftrag nach Aufwand, mit Auftragsnummer und Technikertermin. Zur Dauer haben wir dem Verein eine ehrliche Spanne genannt: im besten Fall einige Tage bis eine Woche, im ungünstigen Fall mehrere Wochen. Wie lange es wirklich dauert, zeigt sich erst am Server.

Wie ein solcher Umzug grundsätzlich abläuft, beschreibt unser Beitrag Exchange auf Microsoft 365 migrieren. Für die Datensicherung selbst gibt es mit hagel one backup ein fertiges Angebot für Unternehmen und Vereine.

Exchange 2016 und 2019: Supportende und was danach kommt

Unsere Empfehlung, den Mailserver mittelfristig abzulösen, hat nicht nur mit der aktuellen Störung zu tun. Microsoft hat den Support für die beiden letzten klassischen Exchange-Versionen beendet. Neben diesen beiden gibt es mit Exchange Server SE eine Abo-Version, die weiter Updates bekommt. Welche Version beim Verein läuft, wird bei der Reparatur geprüft.

Die Daten stammen von den Lebenszyklus-Seiten von Microsoft für Exchange Server 2019, Exchange Server 2016 und die Exchange Server Subscription Edition.

Wer seinen Mailserver weiter selbst betreiben will, kann zur Subscription Edition wechseln. Dann bleibt aber auch alles, was dazugehört: Updates, Neustarts, Sicherung, Störungen. Beim Verein war es diese Wartung, an der es zuletzt hakte. Deshalb empfehlen wir hier Exchange Online. Der Verein würde damit weniger eigene Server betreiben, und die Postfächer ließen sich über das Microsoft-365-Portal verwalten.

Die Entscheidung liegt beim Verein, und sie hängt am Budget. Das ist kein Vorbehalt aus Höflichkeit. Für diesen Verein entscheiden die Lizenzkosten mit darüber, ob der Umzug überhaupt in Frage kommt.

Microsoft 365 für Gemeinnützige: erst die Berechtigung prüfen

Microsoft bietet berechtigten gemeinnützigen Organisationen Zuschüsse und Rabatte an. Für den Verein ist das entscheidend: Ohne diese Berechtigung würden die Kosten deutlich steigen. Für ihn wäre das ein mögliches Ausschlusskriterium.

Nach dem aktuellen Stand der Microsoft-Seiten für Non-Profits (geprüft im Oktober 2026) sieht das Angebot so aus:

• Laut den Microsoft-FAQ für Non-Profits ist Microsoft 365 Business Basic das primäre Zuschussangebot. Laut der Preisübersicht für Non-Profits gibt es das Paket auf Spendenbasis für bis zu 300 Nutzer.
• Microsoft 365 Business Premium gibt es laut der Microsoft-365-Seite für Non-Profits für berechtigte Organisationen mit 75 Prozent Rabatt, nicht als Zuschuss.
• Die Prüfung der Berechtigung kann laut Microsoft bis zu sieben Werktage dauern, je nach Land und je nachdem, wie schnell angeforderte Unterlagen kommen.

Ältere Anleitungen im Netz beschreiben teils andere Angebote. Maßgeblich ist der Stand bei Microsoft zum Zeitpunkt der Bestellung.

Für die Prüfung erstellen wir dem Verein eine Checkliste mit den nötigen Nachweisen. Die Kriterien stehen auf der Microsoft-Seite zur Berechtigung. Die wichtigsten Punkte daraus:

• Anerkannter Status. Die Organisation muss in ihrem Land als gemeinnützig oder nichtstaatlich anerkannt sein.
• Gemeinnützige Mission. Sie muss auf gemeinnütziger Basis arbeiten und eine Mission zum Nutzen der Gemeinschaft haben.
• Keine Ausschlussgruppe. Behörden, Schulen und Hochschulen, Finanzinstitute und einige weitere Gruppen sind laut Microsoft ausgenommen.
• Regelmäßige Selbsterklärung. Wer gefördert wird, muss die Spendenrichtlinien regelmäßig bestätigen. Sonst kann die Berechtigung entzogen werden.

Altdaten archivieren statt migrieren

Der zweite Punkt, der über die Kosten mitentscheidet, ist der Speicher. In Microsoft 365 bekommt jede Organisation einen festen Grundspeicher für SharePoint. Weitere Lizenzen erhöhen ihn nur wenig.

Microsoft nennt dafür in den SharePoint-Beschränkungen eine klare Formel: 1 TB pro Organisation plus 10 GB je erworbener Lizenz. Bei zum Beispiel 20 Lizenzen wären das rechnerisch 1 TB und 200 GB. Wer dauerhaft über der Grenze liegt, riskiert laut Microsoft, dass die Umgebung schreibgeschützt wird. Dann lassen sich keine Inhalte mehr hinzufügen oder ändern, bis wieder Platz ist.

Deshalb empfehlen wir dem Verein, alte und nicht mehr aktive Konten sowie historische Daten nicht zu migrieren, sondern zu archivieren, zum Beispiel auf dem vorhandenen NAS. So sieht die Aufteilung aus:

Ein Nebeneffekt: Je weniger Daten umziehen, desto kleiner wird der Umzug. Wichtig ist nur, dass auch das Archiv in die Datensicherung einbezogen wird. Warum Daten in Microsoft 365 zusätzlich gesichert werden sollten, steht in unserem Beitrag Microsoft 365 Backup: Pflicht gegen Datenverlust.

VPN statt Remote Desktop und die verschwundenen Sprachnachrichten

Die beiden anderen Baustellen sind kleiner, betreffen aber den Alltag jeder Person im Verein.

VPN für alle, die es brauchen. Remote Desktop bleibt gesperrt. Stattdessen soll das VPN bei allen eingerichtet werden, die von zu Hause arbeiten. Eine Hürde dabei: Programme lassen sich im Verein derzeit nicht zentral auf die Geräte verteilen. Die Nutzer starten Download und Einrichtung selbst über eine Adresse, die wir ihnen geben. Vereinbart ist, die Einrichtung für alle abzuschließen und die offenen Tickets dazu zu bereinigen. Welche Rolle VPN im Homeoffice spielt, steht in unserem Beitrag Homeoffice sicher gestalten: VPN, MDM und Zero Trust.

Eine Regel für WAV-Dateien. Die Firewall hat aus Sicherheitsgründen Audiodateien im WAV-Format aus Mails entfernt. Das ist an sich eine vorsichtige Einstellung, trifft hier aber die Sprachnachrichten des Anrufbeantworters. Vereinbart ist, die Regel zu prüfen und gezielt anzupassen. Wir stimmen das mit der Person ab, die die strenge Regel gesetzt hat. So wird die Sicherheitseinstellung nicht einfach abgeschaltet, sondern nur so weit geöffnet, wie es nötig ist.

Bei den Endgeräten sehen wir derzeit keinen Umstellungsbedarf. Die Geräte und Benutzer später zentral über Microsoft Entra ID zu verwalten, ist eine Option für einen späteren Schritt. Mit einer zentralen Geräteverwaltung (Microsoft Intune) ließen sich dann auch Programme verteilen. Wie wir Vereine und andere gemeinnützige Träger betreuen, steht auf unserer Seite IT für Gesundheit, Bildung und Soziales in Hamburg.

So arbeiten wir mit dem Verein zusammen

Neben der Technik haben wir mit dem Verein auch die Form der Zusammenarbeit festgelegt. Der Verein wünscht sich kurze, regelmäßige Statusmeldungen per E-Mail statt Telefonaten. Das haben wir so vereinbart.

1. Übergabe klären: Zugänge und Unterlagen vom bisherigen Dienstleister einholen.
2. Backup prüfen: Erst wenn die Sicherung zuverlässig läuft, geht es am Server weiter.
3. Exchange reparieren: Wartung, Updates und Neustarts als Auftrag nach Aufwand.
4. VPN und WAV-Regel: Einrichtung für alle abschließen, Firewall-Regel abgestimmt anpassen.
5. Berechtigung prüfen: Checkliste für die Gemeinnützigen-Angebote von Microsoft abarbeiten.
6. Migration planen: Projektplan mit Checkliste und regelmäßigen Folgeterminen, Altdaten ins Archiv.

Die Stilllegung der zweiten Mail-Domain und der Wechsel des Internetanschlusses laufen parallel. Beide sollen so terminiert werden, dass sie keine zusätzliche Störung bringen.

Was wir daraus gelernt haben

Für Vorstände und Geschäftsführer ohne IT-Hintergrund lässt sich der Fall auf vier Sätze bringen.

Erst die Sicherung, dann die Reparatur. Wer an einem wackeligen Server arbeitet, braucht einen Weg zurück. Diesen Weg gibt es nur mit einem Backup, das nachweislich funktioniert.

Ein Umzug ist keine Reparatur. Wer einen instabilen Server in die Cloud umzieht, zieht seine Probleme mit um. Deshalb kommt erst die Stabilität, dann der Plan.

Bei Gemeinnützigen entscheidet die Lizenz mit. Ob der Umzug zu Microsoft 365 sich rechnet, hängt an der Berechtigung für die Angebote für Gemeinnützige. Die prüft man vorher, nicht hinterher.

Nicht alles muss umziehen. Alte Konten und historische Daten gehören ins Archiv. Das spart Speicher in Microsoft 365 und macht den Umzug kleiner.

Wir sehen es jede Woche: Backups, die seit Monaten nicht geprüft wurden. Alle denken, es läuft — bis der Ernstfall kommt und nichts wiederherstellbar ist. Deshalb testen wir Backups regelmäßig.

Jens HagelGründer, hagel IT-Services GmbH

Eine ganz andere Geschichte aus einem anderen Verein erzählt unsere Fallstudie Wie ein Hamburger Verein seine IT-Kosten planbar machte. Dort ging es um planbare Kosten statt einzelner Hardware-Angebote, hier um einen Mailserver und den Weg in die Cloud.

Prüfen Sie Ihre eigene Umgebung

Fünf Fragen, die Sie ohne IT-Wissen beantworten oder Ihrem Dienstleister stellen können:

• Läuft Ihr Mailserver noch mit Support? Exchange 2016 und 2019 sind seit dem 14.10.2025 ohne Support.
• Wann wurde Ihr Backup zuletzt zurückgespielt? Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist eine Hoffnung.
• Können alle, die es brauchen, von zu Hause arbeiten? Und zwar über einen sicheren Zugang wie VPN.
• Kommen alle wichtigen Mails samt Anhang an? Etwa Sprachnachrichten oder Scans von Geräten.
• Ist Ihre Organisation für die Microsoft-Angebote für Gemeinnützige registriert? Wenn nicht: Lohnt sich die Prüfung?

Den Betrieb von Microsoft 365 übernehmen wir bei unseren Kunden mit hagel one m365. Wer die gesamte IT abgeben will, findet alles Weitere bei unseren Managed IT-Services in Hamburg.

Weiterführende Quellen

• Exchange Server 2019 – Lebenszyklus und Exchange Server 2016 – Lebenszyklus – Microsoft Learn
• Exchange Server Subscription Edition – Lebenszyklus – Microsoft Learn
• SharePoint-Beschränkungen: Gesamtspeicher pro Organisation – Microsoft Learn
• Microsoft 365 für Non-Profits, Berechtigung und FAQ – Microsoft
• CON.3 Datensicherungskonzept – BSI