Der moderne IT-Arbeitsplatz entwickelt sich ständig weiter – Anscheinend wird jeden Tag ein neues Werkzeug oder eine neue Anwendung eingeführt, das sich auf unsere Arbeitsweise auswirkt.
Office 365 bietet ein komplettes Tool-Set für die Zusammenarbeit, das skaliert und angepasst werden kann, um dem individuellen Arbeitsstil jedes Teams gerecht zu werden. Die Veröffentlichung dieser neuen Tools enthält jedoch oft wenig Anleitungen, um Unternehmen dabei zu helfen, den Verwendungszweck dieser Anwendungen zu verstehen und zu entscheiden, welches und wann verwendet werden soll.
Als Führungskraft in Ihrem Unternehmen ist es wichtig, die richtigen Werkzeuge in die Hände Ihrer Mitarbeiter zu legen, damit sie effektiv kommunizieren und zusammenarbeiten können. Aber einfach ausgedrückt, kann es wirklich verwirrend sein zu wissen, welche Werkzeuge wann eingesetzt werden sollen.
In diesem Blog werde ich versuchen, dies zu klären, indem ich speziell auf drei der beliebtesten Tools im Office 365-Toolkit eingehe: OneDrive, Teams und SharePoint.
OneDrive vs. Teams vs. Sharepoint
In diesem Vergleich betrachten wir den Zweck hinter jeder Lösung und geben Beispiele dafür, wann es am sinnvollsten ist, eine über die andere zu stellen. Das Verständnis dieser Produktivitätslösungen erhöht Ihren ROI mit diesen Tools und verbessert Ihre Produktivität.
OneDrive: individuelle Dateiablage
OneDrive ist Microsofts Datei-Hosting- und Synchronisierungsdienst, der als Teil seiner Suite von Office Online-Services betrieben wird. Sie verwenden dies, um die individuelle Speicherung und gemeinsame Nutzung von Unternehmensdateien zu schützen. Dies sind Dateien, die Sie gesammelt oder erstellt haben und die Sie sicher aufbewahren möchten.
Wenn Sie Cloud-basierte File-Sharing-Systeme vergleichen, sollten Sie die Preis-, Speicher- und File-Sharing-Funktionen vergleichen. Der eigenständige Plan reicht von 4,20 EUR bis 8,40 EUR pro Monat/Benutzer. Wenn Sie Office 365 erwerben, ist OneDrive in diesem Abonnement enthalten, ebenso wie eine Vielzahl anderer leistungsstarker Anwendungen von Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Diese Pläne reichen von 6,70 EUR bis 34,40 EUR pro Benutzer und Monat.
Wann man OneDrive verwenden sollte [Praxistipps]
Ich persönlich betrachte OneDrive als meinen individuellen Arbeitsbereich. Vielleicht habe ich ein Whitepaper gefunden, das ich später in der Bahn lesen möchte – ich speichere es auf OneDrive und kann trotzdem lokal auf die Datei zugreifen, auch wenn ich nicht online bin.
Oder vielleicht arbeite ich an einem Entwurf von etwas und bin nicht bereit, es mit jemandem zu teilen, außer ein paar Leuten – ich speichere es auf OneDrive. Sie können immer noch Co-Autor und Autosave in OneDrive aktivieren, und Sie können verwalten, wer Ihre Daten zur Datensicherheit sehen darf und wer nicht. Was mir gefällt und einfach nutzbar ist.
Teams: Gruppenzusammenarbeit
Teams ist Microsofts Unified Communications-Plattform, die persistenten Arbeitsplatz-Chat, Videokonferenzen, Dateiablage (einschließlich der Zusammenarbeit an Dateien) und Anwendungsintegration kombiniert. Die Lösung lässt sich in die Office 365 Office Productivity Suite Ihres Unternehmens integrieren. Es enthält auch Erweiterungen, die auch mit Nicht-Microsoft-Produkten integriert werden können.
Teams ersetzen Skype für Unternehmen. Wenn Sie das also bereits als Ihre Hauptkommunikationsanwendung verwenden, möchten Sie vielleicht mehr darüber erfahren.
Teams wurde entwickelt, um kleinen und mittleren Teams die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern. Aus Sicht der Dokumentenfreigabe bietet es sicheres Co-Authoring, automatische Speicherung und Revisionsaudits und -verfolgung. Es ist als zentrale Anlaufstelle für die gesamte Kommunikation, einschließlich Sprache, E-Mail, Chat und Video, vorgesehen und bietet sowohl internen als auch externen Gastzugang. Unterstützt von KI-Bots und Plugins entwickelt es sich ständig weiter, um innovativ zu bleiben.
Teams ist Teil der Office 365-Sammlung und lässt sich daher nahtlos in andere Microsoft Office-Programme integrieren, mit der Möglichkeit der Integration in andere Dienste von Drittanbietern. Es entwickelt sich schnell zur Einstiegsmöglichkeit für viele Unternehmen.
Wann man Teams einsetzen sollte [Praxistipps]
Ich benutze Teams, wenn ich mit verschiedenen Mitarbeitern an gemeinsamen Initiativen und Projekten zusammenarbeiten muss. Ich kann ein Dokument, das ich in OneDrive speichere, nehmen und es in Teams teilen, wenn ich bereit bin, mit meinem Team zusammenzuarbeiten. Da Teams alle Ihre wichtigsten Kommunikationsanwendungen unter einem Dach vereint, ist es einfach, den Überblick zu behalten, wovon alle sprechen und was sie tun, wenn es um ihren Teil eines Projekts geht. Mit wenigeren Kontextwechseln müssen Sie nicht mehr durch E-Mails, Chat-Threads, Voice-Mails und Dateien suchen, um das Gesamtbild zusammenzufügen – alles ist in Teams zentralisiert.
Zum Beispiel, wenn mein Team an einem neuen Vertriebsansatz arbeitete, haben wir Teams genutzt, um neue Ideen zu entwickeln.
Als unser Vertriebsteam einen neuen Vertriebsansatz identifizierte, haben wir mit Teams Ideen gesammelt, wie man diesen neuen Ansatz schnell zum Leben erwecken kann. Ein anderes Mal war ich Teil eines Projektteams, das mit einem Kunden zusammenarbeitete, der einen Umstieg in die Cloud durchführte, und wir nutzten Teams als Möglichkeit, Informationen zu verfolgen und Pläne zu veröffentlichen, die sich auf dieses Projekt beziehen.
Hier sind weitere Beispiele dafür, wann Sie Teams einsetzen sollten:
- Sie sitzen im Zug und möchten mit Teams und Einzelpersonen während der Fahrt chatten
- Sie möchten innerhalb einer Teilmenge von Personen chatten, Aufgaben erstellen und Dateien freigeben
- Sie haben es mit Dokumenten zu tun, die nur für kleinere Gruppen relevant sind, nicht aber für das Unternehmen insgesamt
- Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ist in der Regel weniger formal und dialogorientiert und zeitnah
- Wenn die Gruppenzugehörigkeit klein, ad-hoc oder flexbiel ist
- Teams ermöglichen es jedem Teammitglied, ohne Eingriff der IT-Abteilung an einem Thema zusammenzuarbeiten, um die Gruppenmitgliedschaft aufrechtzuerhalten. Teams müssen sich nicht an die AD-Strukturen halten
- Teams hat auch die Möglichkeit hinzugefügt, die Zusammenarbeitserfahrung des Teams mit Benutzern außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen
- In Teams können Benutzer an Meetings teilnehmen, Gespräche beginnen, Notizen hinzufügen und Dokumente auf einer einzigen Plattform austauschen. Dies ermöglicht eine flexiblere, schnellere und häufigere Kommunikation – ideal für die Zusammenarbeit zwischen kleineren Gruppen
Sharepoint – Organisation
SharePoint ist Microsofts webbasierte Plattform für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. Es wird häufig als Intranet des Unternehmens genutzt – ein zentraler Ort, an dem die Mitarbeiter Unternehmensinformationen finden können. Es wird oft auch verwendet, um Dateien zu speichern und zusammenzuarbeiten, obwohl wir immer häufiger sehen, wie Diskussionen und Zusammenarbeit in Teams übergehen.
In SharePoint können Sie Daten in Listen, Workflow-Genehmigungen und der Veröffentlichung von Dokumenten sicher verwalten.
SharePoint ist ein erprobtes Werkzeug, und Hub-Sites helfen Benutzern, Inhalte darin zu organisieren.
Wann mann Sharepoint verwenden sollte [Praxistipps]
Da SharePoint mit einer soliden Governance, Konsistenz und Struktur rund um die Funktionalität ausgestattet ist, ist es ein hervorragendes Werkzeug für die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten mit größeren Gruppen. Sie können weiterhin verwalten, wer über Anzeige- und Bearbeitungsrechte verfügt. Die Struktur und Standardfunktionalität von SharePoint kann jedoch auch die Reaktionszeit verzögern, so dass es am besten funktioniert, wenn es sich um unternehmensweite Dokumente handelt, die keine sofortige Reaktion erfordern, wie Schulungen, Richtlinien und Vorlagen. SharePoint ist ein großartiger Ort, um diese Art von Dokumenten zu speichern und zu referenzieren.
Hier sind die wichtigsten Gründe, warum Sie sich für SharePoint entscheiden sollten:
- Governance, Konsistenz und Struktur sind Ihnen sehr wichtig
- Sie möchten mehrere Bereiche der Veröffentlichung von Informationen anlegen (z.B. eine Reihe von HR-Onboarding-Richtlinien mit einer Hauptlandeseite und unterstützenden Unterseiten)
- Sie möchten einen Standort mit spezifischen Konfigurationen?
- Sie möchten die Integration zwischen den Standorten
- Sie erstellen eine interne Knowledgebase oder ein Wiki mit Sharepoint
Die Strukturen sind entscheidend – Zusammenarbeit der Tools
Denken Sie daran, dass SharePoint, Teams und OneDrive oft zusammenarbeiten können, um die ultimative Collaboration-Plattform basierend auf den einzigartigen Arbeitsstilen Ihres Unternehmens zu schaffen. Das bedeutet, wenn Sie daran interessiert sind, diese Tools zu nutzen, sollten Sie zunächst eine starke Basis in SharePoint und generell die Zusammenarbeit über alle Toolsets hinweg aufbauen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen die neuesten Tools für die Zusammenarbeit unter den Kollegen einsetzt, kontaktieren Sie uns, um darüber zu sprechen. Wir freuen uns auf Sie.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
Kommentarbereich geschlossen.