MPSEine neue Möglichkeit zur Steuerung des Druckoutput, dank dem Managed Print Service.

Heutzutage sind alle Drucker, die in Unternehmen zu finden sind, Netzwerkdrucker. Diese Netzwerkdrucker können intern über das Netzwerk konfiguriert und gewartet werden. Jeder Anwender in einem Unternehmen kann den jeweiligen Drucker ansteuern und verschiedenste Druckaufträge bspw. mit einer dafür zugewiesenen PIN abfragen. Mittlerweile ist die Verbrauchsteileversorgung so automatisiert, dass alle Drucker automatisch melden, wenn etwas benötigt wird.

Kosten beim Drucken

Deutsche Unternehmen geben mittlerweile rund 34 Milliarden Euro aus, nur um Dokumente zu drucken. Das kann, je nach Unternehmensbranche 3-6 Prozent des Umsatzes ausmachen.
Die Kosten setzen sich zusammen aus:

  • Direkten Verbrauchskosten (Toner, Tintenpatronen, Papier)
  • Indirekten Verbrauchskosten (EDV-Aufwand, Schulungen von Mitarbeitern)
  • Hardwarekosten (Drucker, Multifunktionssysteme)

Schon das Druckerpapier ergibt einen großen Anteil der direkten Verbrauchskosten, wobei gerade das Druckerpapier oft unnütz verschwendet wird. In der Regel kann man sagen, landet eins von sechs ausgedruckten Papieren im Müll. Dank MPS lassen sich die Druck-Infrastruktur und die Gesamtkosten analysieren und optimieren. Im Bereich des Dokumentenmanagement findet oft das Optimieren statt, denn dort werden Dokumentenprozesse entweder vollautomatisiert oder vereinfacht.

Managed Print Services

Oft werden Managed Print Services von eigenständigen Dienstleistern erbracht, die auf solche Druckprozesse spezialisiert sind, wie z.B. Systemhäuser, IT-Dienstleister oder Software-Anbieter.
Das Verwalten und Optimieren ist sehr mühsam und oft sehr zeitaufwendig. Der Umfang der Dienstleistung eines IT-Dienstleisters beinhaltet meisten die Wartung und Support der einzelnen Drucker.

Im Rahmen neuer MPS Projekte sind zunächst grundlegende Fragen zu klären:

  • Wie ist das Druckverhalten in dem Unternehmen?
  • Wie viele Drucker/Multifunktionsgeräte gibt es?
  • Welche Druckaufträge werden in der Regel ausgeführt?

Solch eine Bestandsanalyse nennt man auch den „IST- Zustand“. Nach einer solchen Analyse wird eine Bedarfsbestimmung für das Unternehmen erstellt. Wenn der IST- Zustand geklärt ist, wird der optimale SOLL-Zustand festgelegt, ebenso wird die neue Struktur gesteuert und in Betrieb genommen. Daraus wird der Optimierungsplan erstellt, der aus folgenden Punkten besteht:

  • Einsatz zusätzlicher Softwarelösungen, zur Datensicherheit und Optimierung des Arbeitsprozesses
  • Erstellung eines Gebäude- bzw. Raumplanes mit der Festlegung von festen Standorten für die  jeweiligen Systeme
  • Erstellung einer Liste mit den benötigten Systemen und deren Verbrauchsmaterialien

Um in Zukunft Papier zu sparen, gibt es neben dem bekannten Duplex Druck eine Multi- Page-Funktion. Dabei werden die Seiten verkleinert und auf nur eine Seite gedruckt. Mit der Scanvorschau kann man falsche Ausdrucke vermeiden.

Es gibt verschiedene Wege, die Arbeitsprozesse zu erleichtern, denn je nach Größe des Unternehmens können Verbesserungen wie z.B. das Duplex Drucken selbstständig eingeführt werden. Größere Unternehmen sollten jedoch besser auf einen externen IT-Dienstleister zurückgreifen, denn dieser hat die Erfahrung und bringt das benötigte Know- How mit.

Jens Hagel
Folge mir

Jens Hagel

Geschäftsführer bei hagel IT-Services GmbH
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH in Hamburg. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
Jens Hagel
Folge mir

Kommentar schreiben