So erstellen Sie ein IT-Budget mit Ihrem IT-Dienstleister

Die Technologie entwickelt sich in einem Tempo weiter, mit dem viele Führungskräfte kleiner Unternehmen nicht Schritt halten können. Jeden Tag tauchen neue Cyber-Bedrohungen auf, die sowohl veraltete Technologien als auch die neuesten Innovationen ausnutzen. Bei der Erstellung einer Budgetvorlage für die Informationstechnologie, die Sie der Geschäftsleitung vorlegen, müssen Sie sowohl die Risiken als auch die Chancen berücksichtigen und sich bemühen, Ihr Budget und Ihre Strategie mit den Zielen Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

Ein IT Managed Services Anbieter (Managed Services Provider – MSP) bietet eine ausgelagerte Lösung, bei der Unternehmen die Hilfe eines Teams von Fachleuten in Anspruch nehmen können, um ihre IT-Wartung und -Support zu verwalten. Diese Dienste folgen in der Regel einem Abonnement-Modell, bei dem Dinge wie Serviceverfügbarkeit und Reaktionszeiten auf Supporttickets durch eine Service Level Vereinbarung (Service Level Agreement – SLA) garantiert werden. Ein MSP ist eine klare Alternative zu einer voll ausgestatteten internen IT-Abteilung und kann in vielerlei Hinsicht helfen.

Was ist bei der Erstellung eines IT-Budgets zu beachten?

Ein Beispiel für ein IT-Budget sollte sowohl interne als auch ausgelagerte IT-Ressourcen und -Dienstleistungen umfassen, z. B. firmeneigene Hardware, Softwarelizenzen und Dienstleistungen wie Cloud Computing, Managed Backup und Notfallwiederherstellung. Was genau in Ihrem Budget enthalten sein sollte, hängt von vielen Faktoren ab, z. B. von den Zielen und Prioritäten Ihres Unternehmens, der Branche und den verfügbaren Mitteln. Welche Services Sie auslagern, hängt von den Fähigkeiten Ihres internen IT-Teams ab, falls Sie eines haben. MSPs können entweder als vollständig ausgelagerte IT-Abteilung dienen oder die Fähigkeiten eines bestehenden Teams ergänzen.

#1. Erhöhen Sie den Fokus auf geschäftskritische Vorgänge

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt auch Ihr Bedarf an zuverlässigen Technologielösungen, die mit der Nachfrage skalieren können. Dies bringt jedoch auch eine erhöhte Belastung für das IT-Management mit sich, was dazu führen kann, dass Mitarbeiter viel Zeit mit Dingen verbringen, die nicht zu ihren Kernaufgaben und -kompetenzen gehören.

Die Zusammenarbeit mit einem MSP hilft Ihnen dabei, ein kosteneffizienteres Budget zu erstellen, indem Sie die Aufgaben auslagern können, für die Ihr internes Team nicht optimal ausgestattet ist. Dadurch wird wertvolle Zeit für die Mitarbeiter frei, die sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können – Ihnen helfen, Ihr Geschäft auszubauen.

#2. Innovieren Sie schneller, ohne zusätzliches Risiko

Ein begrenztes IT-Budget kann sich als Innovationshindernis erweisen, besonders wenn Sie versuchen, alles im eigenen Haus zu erledigen. Gleichzeitig steigt die Gefahr, dass agilere Konkurrenten Ihnen Ihre Marktposition streitig machen. Kleine Unternehmen benötigen das gleiche Maß an IT-Anpassungsfähigkeit, -Effizienz und -Sicherheit wie große Unternehmen, aber diese Anforderungen können in der Regel nicht allein erfüllt werden.

Ein MSP kann skalierbare, hochmoderne Technologie auf Abruf bereitstellen, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu unterstützen und das Risiko zu verringern, lukrative neue Chancen zu verpassen. Schließlich ist Innovation das, was sie tun, und sie können einen maßgeschneiderten Plan anbieten, der mit Ihren Zielen und Budgets übereinstimmt.

#3. Befähigen Sie Remote-Mitarbeiter (Fernarbeitskräfte) mit Cloud-Diensten

Die Überwachung von Remote-Mitarbeitern wird nicht einfacher, vor allem jetzt, da Unternehmen zunehmend unter Druck stehen, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Mit einer größeren Vielfalt an mitarbeiter- und unternehmenseigenen Geräten, die sich mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden, ist es für Administratoren schwieriger denn je, die Sicherheit zu gewährleisten und den Aufwand für die Verwaltung und Kostenkontrolle unter Kontrolle zu halten.

Ein zuverlässiger MSP sollte in der Lage sein, Sie bei der Migration in die Cloud zu unterstützen, damit Sie die Vorteile des Zeitalters der Remote-Arbeit nutzen können, ohne unnötige Risiken oder Komplexität hinzuzufügen. Jedes IT-Budget sollte die mit Remote-Arbeit verbundenen Kosten einbeziehen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Remote-Arbeit auch für sich genommen eine enorme Kosteneinsparungsmöglichkeit darstellt.

#4. Halten Sie kostspielige Ausfallzeiten bei einem Minimum

Es ist wichtig, die IT-Budgetierung als eine Investition zu betrachten und nicht nur als Kostenstelle. Denn wenn ein kritisches IT-System ausfällt, kann das am Ende ein Vielfaches dessen kosten, was eine Investition in eine verlässliche Wartung und Behebung kosten würde. Deshalb sollte eines der Hauptziele Ihrer IT-Budgetplanung darin bestehen, Ausfallzeiten und daraus resultierende Geschäftsunterbrechungen auf ein Minimum zu beschränken.

MSPs garantieren in ihren Service Level Vereinbarungen ein Mindestmaß an Serviceverfügbarkeit sowie eine maximale Reaktionszeit auf Supportanfragen. Daher kann die Einbeziehung von Managed Services in Ihr Budget das Risiko unerwarteter und oft nicht quantifizierbarer Ausgaben erheblich reduzieren.

#5. Verwandeln Sie Kapitalausgaben in vorhersehbare Betriebskosten

Traditionell drehte sich die IT-Budgetierung um die Zuteilung von Mitteln für vorrangige Projekte, bei denen es sich meist um Kapitalausgaben handelte, die oft schwer vorhersehbar waren. Zum Beispiel ist das Break/Fix-Support-Modell bekanntermaßen schwer zu budgetieren, da man einfach nicht sagen kann, wie viel man für Reparaturen benötigt, bis ein Problem auftritt.

Eine Partnerschaft mit einem MSP wie uns verwandelt diese Kapitalausgaben und unvorhersehbaren Reparaturrechnungen in vorhersehbare Betriebskosten, wobei Sie nur für die Ressourcen zahlen, die Sie tatsächlich benötigen. Auf diese Weise ist es viel einfacher, die Kontrolle über Ihre Technologieausgaben zu behalten und gleichzeitig sowohl kurz- als auch langfristige Kosten zu senken. Sprechen Sie mit mir, ich freue mich auf Ihren Kontakt.

Jens Hagel
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