Cloud StorageDigitalisierung ist einer der Megatrends der IT-Branche heutiger Tage. Der fast vergessene Traum des papierlosen Büros rückt für viele Unternehmen in greifbare Nähe. Mehr und mehr Mittelständler bilden wesentliche Prozesse elektronisch ab und wollen damit für geringere Kosten, schnellere Abläufe und größere Transparenz sorgen. Der erste Schritt hierzu ist in der Regel die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Doch lohnt sich der Umstieg wirklich für jedes Unternehmen?

Checkliste Dokumentenmanagement-System

Die folgende Liste soll Sie bei der Entscheidung unterstützen, ob die Einführung eines DMS für Ihr Unternehmen sinnvoll ist oder nicht. Gehen Sie einfach einen Punkt nach dem anderen durch und erfahren Sie, in welchen Bereichen Sie Zeit und Geld sparen können und in welchen das Optimierungspotential gering ist. Wir haben die Fragen bei der hagel IT-Services GmbH in Hamburg auf Basis von über 10 Jahren Erfahrung im IT-Service für mittelständische Unternehmen erstellt und hoffen, Ihnen damit eine wertvolle Unterstützung zu bieten.

  • Porto- und Druckkosten

Wie hoch sind Ihre jährlichen Kosten für das Drucken und Versenden von Briefen? Wie viel davon entfällt auf Rechnungen, Mahnungen und laufenden internen und externen Schriftverkehr? Ein Grundvorzug der Digitalisierung ist die Senkung dieser Kosten. Elektronische Rechnungen sind in vielen Unternehmen zum Standard geworden. Analoge Mittelständler drucken diese Dokumente aus, kopieren sie und versenden ihrerseits Papierrechnungen. Das gleiche gilt für interne Abläufe: Wie viel Papier wird in Ihrem Unternehmen eingesetzt? Fast alle papiergebundenen Prozesse können elektronisch abgebildet werden. Wenn Ihre Porto- und Druckkosten hoch sind, dann sollten wir uns über Einsparmöglichkeiten unterhalten. Sind sie gering, ist dieser Punkt für Sie wenig interessant.

  • Schnellere Bearbeitung

Wie hoch ist die Durchlaufzeit von Dokumenten in häufig wiederholten Prozessen in Ihrem Unternehmen? Wie lange braucht beispielsweise eine Rechnung vom Empfang über den fachlich Verantwortlichen, die Freigabe, die Kontierung und Bezahlung bis zur Ablage? Es gibt einige solcher Prozesse: Interne Kostenanträge, Bestellvorgänge und Ausgangsrechnungen sind nur drei Beispiele. Mit einem DMS werden die zugrunde liegenden Papierdokumente gleich zu Beginn digital erfasst und dann über Workflows durch das Unternehmen geleitet. Dabei lässt sich individuell festlegen, wer welche Aktion am Dokument ausführt. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit lässt sich deutlich steigern. Wenn diese Abläufe in Ihrem Unternehmen schnell genug funktionieren, besteht hier naturgemäß wenig Änderungsbedarf.

  • Gleichzeitige Bearbeitung

Wo ist die Rechnung? Wie oft stellen Sie sich diese oder ähnliche Fragen in Ihrem Unternehmen? Das Grundproblem von Papier: Es kann gleichzeitig nur von einer Person bearbeitet und eingesehen werden. Dabei muss es häufig jedoch mehrere Stationen im Unternehmen durchlaufen. Eine Übersicht erhält man erst zum Ende der Bearbeitung. Die Einführung eines DMS ermöglicht die jederzeitige Einsicht in alle Dokumente des Unternehmens. Kleinunternehmen profitieren hiervon weniger als größere Unternehmen. Wenn Sie mit fünf Mitarbeitern in einem Büro sitzen, können Sie zur Not auch einmal laut rufen, um das gewünschte Papierstück zu erhalten.

  • Nachvollziehbarkeit

Ist mein Kostenantrag jetzt eigentlich freigegeben? Ist die Rechnung schon bezahlt? Wer hat diese Buchung kontiert? Solche Fragen stellen sich in vielen Unternehmen und die Antwort ist manchmal gar nicht so einfach. Papierdokumente werden von mehreren Mitarbeitern bearbeitet. Wichtige Aktionen werden in der Regel signiert, aber eine wirkliche Nachvollziehbarkeit ist nicht gegeben. Wenn Sie häufiger darüber nachdenken, wer genau was mit einem Schriftstück gemacht hat, dann sollten Sie über die Einführung eines DMS nachdenken: Hier lässt sich jeder einzelne Schritt nachvollziehen: Einscannen, Weiterleiten, Freigeben, Kommentare und weitere Handlungen werden mit Zeitstempeln versehen und eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet. So lassen sich auch Durchlaufzeiten auswerten und verbessern.

  • Suchzeiten

Und nochmal: Wo ist das Dokument? Eines der stärksten Argumente der Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen ist die Verringerung von Suchzeiten. Neben der gleichzeitigen Bearbeitung bietet ein DMS vor allem zahlreiche Möglichkeiten, Schriftstücke mit Zusatzinformationen zu versehen und schneller aufzufinden. Haben Sie schon einmal versucht, ein Dokument in zwei Ordner zu legen, ohne es zu kopieren? Die assoziative Dokumentenverwaltung macht es möglich: Die Rechnung ist nicht nur dem Kunden zugeordnet, sie ist auch gekennzeichnet mit den Etiketten Rechnung, Leistungen, Zeitraum, Ort, Problemkunde, Mahnstufe und vielen weiteren frei definierbaren Schlagwörtern. So werden Dokumente deutlich schneller gefunden. Wie viel Zeit wird in Ihrem Unternehmen mit dem Suchen nach digitalen oder papiergebundenen Informationen verbracht? Dieser Aufwand wird häufig unterschätzt und lässt sich senken.

  • Verfügbarkeit an jedem Ort

Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte? Sind Sie oder Mitarbeiter häufig unterwegs? Wie oft wollten Sie bereits auf Informationen zugreifen, die am aktuellen Ort nicht verfügbar sind? Einmal pro Woche? Dann können Sie auch im Büro anrufen und nachfragen. Diese Anrufe summieren sich allerdings in vielen Unternehmen. Hier kann ein Dokumentenmanagement-System viel Arbeitszeit sparen.

  • Mailserver entlasten

Wie lange dauert es, bis Sie eine E-Mail aus dem vergangenen Jahr finden? Das ist ein guter Indikator für die Auslastung Ihres Mailservers. Zusätzlich sollte regelmäßig nach ausreichenden Speicherkapazitäten gesehen werden. Nach wenigen Jahren werden E-Mail Programme langsam, weil sie zu viel Ballast mit sich herumtragen. Sollte das auf Ihr Unternehmen zutreffen, dann übergeben Sie die Inhalte an eine Anwendung, die für die Speicherung und Suche von massenhaften Dokumenten ausgelegt ist: Ein Dokumentenmanagement-System. So entlasten Sie Ihren Mailserver, wenden Erweiterungsinvestitionen ab und gewinnen an Geschwindigkeit.

  • Rechtssichere Archivierung

Steuerprüfung – Herzlichen Glückwunsch. Wie begeistert wären Sie eigentlich, wenn Sie eine Woche lang in einer Kammer bei Kaffee und trockenen Keksen Aktenordner wälzen müssten? Eben. Zumal sie gleich einen Mitarbeiter abstellen können, der die entsprechenden Dokumente sucht und transportiert. Noch spannender wird es für alle Beteiligten, wenn digitale Dokumente nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Können Sie sicherstellen, dass alle relevanten elektronischen Informationen und Kommunikationsdaten nicht im Nachhinein verändert wurden? Dafür benötigen Sie eine Software, die so archiviert, dass ein Schreibzugriff technisch ausgeschlossen wird und das macht ein professionelles Dokumentenmanagement-System.

Kosten und Nutzen

Mittelständische Unternehmen ohne DMS finden in dieser Checkliste ausnahmslos Ansätze zur Verbesserung ihrer Abläufe und zur Senkung der Kosten. Die einzige Frage ist, ob die Kosten für ein solches System und die internen Aufwände der Einführung und Pflege deutlich unter dem erwarteten Nutzen liegen. Das erfahren Sie letztlich nur in einem persönlichen Gespräch mit einem professionellen IT-Dienstleister. Es gibt Dokumentenmanagement-Systeme unterschiedlichster Preis- und Leistungsklassen. Die Recherche im Internet bringt vielleicht erste Anhaltspunkte, bringt Sie aber in der Entscheidung kaum weiter. Rufen Sie uns an – Wir beraten Sie gerne persönlich.

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Holger Esseling

Freund des Unternehmens und freiberuflicher Fachautor. Holger schreibt mit uns zusammen Artikel zu Themen, die wir gerne kommunizieren möchten. Durch seine langjährigen Erfahrungen im IT-Systemhausverbund iTeam hat er sehr viel Know-How gesammelt.
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