Seit kurzem sind wir nun auch ecoDMS Partner. ecoDMS ist ein revisionskonformes und plattformunabhängiges Dokumentenmanagement-System. Es basiert dabei auf einer Client-Server Architektur, funktioniert also auch im Netzwerk mit mehreren Benutzern.

ecoDMS hilft Ihnen bei der Archivierung von Dokumenten. Man kann es nutzen, um Dokumente aus Papier – und natürlich auch bereits digitale Dokumente – einzuscannen, zu archivieren, zu verwalten und wiederzufinden.

Mit nur einigen Mausklicks werden die entsprechenden Dokumente revisionskonform archiviert. Dabei werden sie auch gleich im Volltext indiziert. Und ohne manuellen Eingriff auch gleich kategorisiert. Die eingebaute Intelligenz weiß dabei gleich, wo das entsprechende Dokument hingehört und klassifiziert es automatisch. Eine tolle Arbeitserleichterung.

Auf der Seite des Anwenders gibt es einen Windows-Client. Aber auch über ein Smartphone kann über eine App zugegriffen werden (die Schnittstelle kommt gleich mit) – oder über ein Tablet oder über einen Webbrowser. Auch der Webserver wird gleich mitgebracht und kann mit einem Klick aktiviert werden. So einfach sollten Installationen sein.

Wo liegen die Daten?

Bei ecoDMS (Link zum Hersteller) liegen die Daten bei Ihnen im Büro, auf dem lokalen Server. ecoDMS nutzt dafür eine performante Datenbank und Container. Dadurch lassen sich die Daten auch nicht einfach manipulieren.

Auf Wunsch bieten wir auch eine Installation des Servers in einem Cloud-Rechenzentrum an. Dann kann man das System auch mit wenig Aufwand hochverfügbar betreiben. Und Sie müssen sich um nichts kümmern.

Die Umstellung von der klassischen Ablage in ein ecoDMS-System kann dabei einfach erfolgen. Es ist ein schlankes System, welches sich gut und zügig auf Ihre Anforderungen konfigurieren lässt.

Weitere Funktionen, die wir hervorheben möchten:

  • Der Posteingang kann auch gleich digital bearbeitet werden
  • Einfache Archivierung auch vom Arbeitsplatz über Drag & Drop
  • E-Mail-Archivierung aus Microsoft Outlook/Office 365 und Thunderbird mit nur einem Mausklick. Schicken Sie die Rechung, die per Mail kam, einfach per Klick in das ecoDMS.
  • Versionsverwaltung
  • Notizfeld
  • Historienfunktion
  • Aufbewahrungszyklen definierbar
  • Einfache Backupfunktion gleich eingebaut
  • Lizenzen einzeln kaufbar und zeitlich uneingeschränkt lauffähig
  • Keine Begrenzug an Dokumenten
  • Die Serverseite läuft unter Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (also auch auf einer QNAP und Synology NAS)
  • Support durch Ihr lokales Systemhaus oder direkt durch den Hersteller

Wie geht es weiter?

Gerne besprechen wir mit Ihnen die Details und senden Ihnen ein Angebot bezüglich einer Einrichtung bei Ihnen vor Ort. Unsere Mitarbeiter aus dem ecoDMS-Team freuen sich über Ihren Anruf!

Jens Hagel
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Jens Hagel

Geschäftsführer bei hagel IT-Services GmbH
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH in Hamburg. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
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