Produktivitätssteigerung durch Einsatz von Microsoft Workplace AnalyticsMicrosofts Workplace Analytics verwendet Daten, die aus E-Mails, Dokumenten, Kalendern und anderen Office 365-Anwendungen gesammelt wurden, um ein klares Bild der Produktivität von Mitarbeitern und Führungskräften zu vermitteln.

Es handelt sich dabei um ein deutliches Upgrade von MyAnalytics, das es den Mitarbeitern ermöglicht, nur ihre eigenen Daten anzuzeigen.

Wie funktioniert Workplace Analytics?

Workplace Analytics ist ein kostenpflichtiges Add-on zu den Unternehmensplänen von Office 365 und extrahiert Verhaltenseinsichten aus Daten, die aus E-Mails, Kalendern, Dokumenten und Skype von Office 365 gesammelt wurden.

Das bedeutet, dass alle Daten, die ein Mitarbeiter in seine E-Mail und seinen Kalender eingibt – unabhängig davon, ob sich die Informationen in der Betreffzeile oder im Text selbst befinden – zur Bestimmung seiner Produktivität verwendet werden können.

Das Programm verfügt über ein Übersichts-Dashboard, das spezifische Informationen liefert:

  • Week in the Life bietet einen Gesamtüberblick darüber, wie die gesamte Organisation Zeit verbringt und wie die Mitglieder miteinander zusammenarbeiten.
  • Die Besprechungsübersicht zeigt die Zeit, die Menschen in Besprechungen verbracht haben.
  • Management und Coaching misst Einzelgespräche zwischen Ihrem Personal und seinem Vorgesetzten
  • Interne Netzwerke zeigt, wie Menschen innerhalb des Unternehmens miteinander in Verbindung stehen
  • Externe Zusammenarbeit bietet Einblicke in die Art und Weise, wie Menschen aus Ihrem Unternehmen mit denen aus Drittorganisationen in Verbindung treten.
  • Teams Collaboration untersucht, wie Mitarbeiter und Manager mit ihren Kollegen kommunizieren

Was bezweckt Workplace Analytics?

Laut Microsoft befasst sich Workplace Analytics mit den häufigsten Herausforderungen von Unternehmen: Komplexität, Produktivität und Engagement.

Mit den Daten von Workplace Analytics können Führungskräfte und Personalabteilungen Produktivitätsstrategien für das gesamte Unternehmen entwickeln. Wenn die meisten Ihrer Mitarbeiter 60 % ihrer Zeit mit der Teilnahme an Besprechungen und nicht genug Zeit mit kreativer Arbeit verbringen, können Manager eine Strategie entwickeln, um die Besprechungszeiten zu reduzieren und sich mehr auf produktive Aufgaben zu konzentrieren.

Workplace Analytics zeigt auch auf, wie Mitarbeiter mit internen und externen Parteien zusammenarbeiten. Angenommen, einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter kommuniziert häufig mit bestimmten Ansprechpartnern. Mit Hilfe der Daten aus der Arbeitsplatzanalyse könnte der Manager feststellen, ob dieses spezielle Kooperationsmuster dem Mitarbeiter hilft, seine Verkaufsziele zu erreichen, oder ob er andere wichtigere Kontakte verpasst. Auf der Grundlage dieser Informationen könnte der Manager auch feststellen, welche Mitarbeiter ihre Ziele am ehesten erreichen oder übertreffen, und entsprechend unternehmensweite Standards festlegen.

Die Arbeitsplatzanalyse ermöglicht es den Führungskräften auch, den Grad des Engagements eines Mitarbeiters zu bestimmen (d.h., ob die Kooperationsmuster des Unternehmens gut für das Unternehmen sind) und ob die Arbeitsbelastung gerecht auf die Mitarbeiter und/oder Abteilungen verteilt ist.

Ist Workplace Analytics für kleine Unternehmen nützlich?

Große Unternehmen haben Workplace Analytics eingesetzt, aber auch kleine Unternehmen können davon profitieren. Die Daten, die verwendet werden, um Erkenntnisse zu gewinnen, sind die Daten, die die Mitarbeiter selbst generieren – wie viel Zeit sie für Besprechungen aufwenden, mit wem sie häufig kommunizieren und wie viel Zeit sie für produktive Aufgaben aufwenden.

Abgesehen davon, dass die Führungskräfte das Arbeitsverhalten ihrer Mitarbeiter untersuchen können, bietet Workplace Analytics auch einen Überblick über die gesamte Organisationsebene.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen die Möglichkeiten von Workplace Analytics und anderen Office 365-Tools noch besser nutzen kann, rufen Sie uns noch heute an, wir geben unser Wissen gerne weiter.

Jens Hagel
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