So erstellen Sie eine erfolgreiche Richtlinie zur Telearbeit in Ihrer Firmenpolitik 2In den letzten Jahren hat sich die Fernarbeit von einem bloßen Trend zu einer weit verbreiteten Politik in allen Organisationen, ob groß oder klein, entwickelt.

Fortschrittliche Technologien und mobile Lösungen haben es den Arbeitnehmern nicht nur ermöglicht, flexibler zu werden, sondern haben auch die Art und Weise verändert, wie Menschen ihre Arbeit erledigen.

Während die Produktivitätssteigerung durch Heimarbeit (Fernarbeit oder Telearbeit) immer mehr Beachtung findet, werden auch die Fähigkeiten, die für eine erfolgreiche Telearbeitsrichtlinie erforderlich sind, immer wichtiger.

Wenn Sie daran denken, Ihre eigene Richtlinie für die Fernarbeit umzusetzen, müssen Sie zunächst daran denken, dass dieser Wandel nicht über Nacht geschehen wird. Sie brauchen einen gründlichen Aktionsplan, um den Prozess zu rationalisieren.

Dies mag als eine mühsame Aufgabe erscheinen, aber wenn Sie die Zeit einplanen, stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter großen Nutzen aus einer erfolgreichen Einrichtung der Telearbeit ziehen werden.

Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Vorteile einer effektiven Telearbeitsrichtlinie werfen:

  • Weniger Zeitaufwand für das Pendeln – Die Arbeit von zu Hause aus reduziert die Transportkosten, was bedeutet, dass sich Ihre Mitarbeiter entspannen und Zeit sparen können, was zu einer glücklicheren und gesünderen Belegschaft führt. Eine Reduzierung der Zeit, die für ein stressiges und langes Pendeln aufgewendet werden muss, ist definitiv ein Vorteil für die Mitarbeiter und gibt auch Ihrem Unternehmen einen Schub.
  • Geringere Mitarbeiterfluktuation – Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) können bei Gehältern und Sozialleistungen selten mit größeren Organisationen konkurrieren. Aber mit einer guten Politik der Fernarbeit können Sie Ihren Mitarbeitern die Agilität und Flexibilität bieten, die sie brauchen, um die kleinen Ablenkungen des Lebens zu bewältigen, wie z.B. schnelle Bankgeschäfte oder das Abholen der Kinder von der Schule, wenn der Unterricht vorzeitig unterbrochen wird. Dies führt letztendlich zu einer besseren Work-Life-Balance, was wesentlich zur Mitarbeiterbindung beiträgt.
  • Mehr Zugang zu einem breiteren Bewerberkreis – Der „Millenniums-Effekt“, bei dem jüngere Generationen kostengünstig und effektiv von jedem Ort der Welt aus kommunizieren können, hat die Arbeitsstandards angehoben, wobei sie die gleiche Flexibilität am Arbeitsplatz erwarten. Das Angebot einer Homeoffice-Option kann Ihnen helfen, junge, hochqualifizierte Mitarbeiter anzuziehen, die in einer entspannten Arbeitsumgebung gedeihen.
  • Geringere Kosten – Büroflächen sind teuer. Tatsächlich handelt es sich dabei um eine der größten Fixkosten in Ihrem Unternehmen. Indem Sie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, im Rahmen einer vereinbarten Rotation von zu Hause aus zu arbeiten, und indem Sie eine Hot-Desking-Politik verfolgen, können Sie die benötigte Bürofläche reduzieren.
  • Erhöhte Produktivität – Auch wenn dies vielleicht nicht für alle Mitarbeiter gilt, werden einige feststellen, dass die Möglichkeit, in einer Umgebung ihrer Wahl arbeiten zu dürfen, sie tatsächlich motivieren kann, ihre Aufgaben besser zu erfüllen.

Trotz dieser Vergünstigungen gibt es immer noch einige Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nur ungern an Telearbeitsplätze gehen lassen. Sie sind besorgt über die damit verbundenen Risiken, wie schlechte Kommunikation, mangelnde Rechenschaftspflicht und geringeres Engagement der Mitarbeiter.

Hier finden Sie Tipps, wie Sie eine effektive Fernarbeits-Richtlinie erstellen können:

  1. Definieren Sie klar die Cyber-Sicherheitspraktiken für Fernarbeiter/Heimarbeiter
  2. Erstellen Sie klare Protokolle für den Zugriff, die Übertragung und die Speicherung sensibler Daten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern geeignete Tools zur Verfügung stellen, die die Cybersicherheit gewährleisten, z. B. Anti-Malware-Programme und virtuelle private Netzwerke (VPNs), die einen sicheren Fernzugriff auf intern gespeicherte Unternehmensdaten ermöglichen.
  3. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter über die Cybersicherheitsprotokolle aufklären und schulen. Dazu gehört auch die Implementierung von Sicherheitsprotokollen in Ihre „Bring your own device (BYOD)-Richtlinie“. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel ihr Gerät verlieren, müssen sie dies sofort melden und dringende Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu mindern.



Über die richtige Technologie verfügen

Für eine erfolgreiche Politik der Fernarbeit ist eine offene Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Da der direkte Kontakt von Angesicht zu Angesicht reduziert wird, sollte es für Fernarbeiter/Heimarbeiter obligatorisch sein, eine klare und rechtzeitige Kommunikation zwischen den Teams herzustellen, um Prioritäten, Ziele, Fristen und Berichte zu vermitteln.

Investieren Sie in Kommunikationswerkzeuge wie Chat-Software, sicheren Dokumentenaustausch und Web-Konferenzen. Anwendungen wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Hangouts ermöglichen einige persönliche Treffen, was bei persönlichem Austausch von Vorteil sein könnte.

Definieren und Festlegen spezifischer Richtlinien

Ohne Richtlinien und Kontrollpunkte wird es schwierig sein, den Überblick über Ihre Mitarbeiter zu behalten und sie zur Rechenschaft zu ziehen. Als solcher liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu kommunizieren.

Entwickeln Sie ein Dokument, das Ihre Politik klar darlegt, stellen Sie sicher, dass jeder Zugang zu relevanten Informationen hat, und fordern Sie alle auf, die Richtlinien zu befolgen. Geben Sie an, wie Sie kommunizieren, die Arbeitszeit überprüfen und die Anforderungen für die Durchführung von Fernarbeit/Heimarbeit erfüllen wollen. Wenn Sie klare Anweisungen geben und Ihre Strategie ausarbeiten, können Sie die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Bereich Telearbeit verbessern.

Die Einführung Ihrer Fernarbeitsrichtlinie sollte vor ihrer Umsetzung erfolgen. Denken Sie daran, dass nicht alle Arbeitsplätze der Fernarbeit/Heimarbeit förderlich sind. Daher ist es gut, jeden Mitarbeiter oder jede Position zu evaluieren, um festzustellen, welcher Mitarbeitertyp für die Telearbeit geeignet ist.

Durch eine Partnerschaft mit hagel-IT können Sie die Herausforderungen bei der Umsetzung Ihrer Fernarbeitspolitik bewältigen. Unser Expertenteam kann Ihnen helfen, die richtigen Technologielösungen für Ihre Bedürfnisse zu finden und zu implementieren. Kontaktieren Sie uns noch heute für weitere Informationen.

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