Microsoft Word ist ein unverzichtbarer Bestandteil der meisten Unternehmen. Es verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Microsoft Word ist eines der beliebtesten Büroprogramme der Welt. Es ermöglicht Millionen von Menschen, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Egal, ob Sie ein Anfänger oder ein fortgeschrittener Benutzer sind, Sie können mit der Software viele verschiedene Dokumente erstellen. Die Liste umfasst Geschäftsbriefe, Lebensläufe, Flyer, Marketing-Newsletter, Etiketten, Pläne, Mitarbeiterberichte und Seminarunterlagen.
Das Beste daran ist, dass Sie sie innerhalb von Sekunden ausdrucken und weitergeben können. Es ist leicht zu verstehen, warum die meisten Unternehmen auf Word setzen. Die Realität ist jedoch, dass viele das volle Potenzial dieses Tools noch nicht ausgeschöpft haben. Es ist vollgestopft mit Funktionen, die Ihnen helfen können, produktiver zu sein, aber nur wenige kennen sie. In diesem Artikel finden Sie 11 Tipps, wie Sie das Beste aus Microsoft Word herausholen können, um Ihre Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.
TIP #1 – Wechseln Sie zu einem Online-Arbeitsplatz
Eines der besten Dinge an Microsoft Word ist, dass Sie es nicht auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer installieren müssen. Auf der Website office.com können Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden und Word Online, die Online-Version dieses Programms, nutzen.
Dies ist besonders nützlich für Personen mit begrenztem Speicherplatz auf ihren Geräten, da Word sehr umfangreich sein kann. Es benötigt etwa 1,2 GB Speicherplatz für Mac und 2,10 GB für Windows. Es bietet die gleiche Funktionalität, ohne Platz auf Ihrem Gerät zu beanspruchen.
TIP #2 – EFFIZIENTES ZUSAMMENARBEITEN
Mit Word können Sie dieselben Dokumente gleichzeitig bearbeiten. Sie brauchen Ihre Datei nur in Ihrem OneDrive-Konto zu speichern, die Freigabefunktion zu nutzen und sie an Ihre Kollegen zu senden. Die Personen, die den Link erhalten, können die Datei dann mit Word Online oder der Desktop-App bearbeiten.
TIP #3 – INTEGRIEREN MIT DICTATE
Geschäftsleute müssen den ganzen Tag über viel schreiben, unter anderem E-Mails beantworten und Präsentationen erstellen. Dies kann sowohl zu körperlicher als auch zu geistiger Ermüdung führen. Die Verwendung von Sprache-zu-Text kann viel einfacher sein, und genau hier kommt Dictate ins Spiel. Dieses Microsoft-Garage-Add-In für Word, PowerPoint und Outlook wandelt das, was Sie diktieren, mit fortschrittlicher Spracherkennungstechnologie in Schrift um. So können Ihre Finger endlich eine Pause vom Tippen einlegen.
TIP Nr. 4 – BEARBEITUNGSKONTROLLE EINRICHTEN
Mit der Funktion „Änderungen verfolgen“ in Word können Sie alle Bearbeitungen in Ihrem Dokument überwachen. Sie finden sie auf der Registerkarte „Überprüfung“, und wenn Sie darauf klicken, können Sie alle Änderungen sehen, die andere Benutzer vorgenommen haben. Das Beste ist, dass Sie auch die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter annehmen können, so dass Sie nicht die ganze Arbeit machen müssen.
TIP #5 – VERKNÜPFTE NOTIZEN VERWENDEN
Es macht keinen Spaß, sich vor Abgabeterminen zu drücken, wenn man keine Motivation findet, seine Artikel zu verfassen. Die beste Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, ist, Ihre Gedanken in OneNote zu speichern. Mit diesem Programm können Sie Zitate und Gedanken zusammenstellen, um Ihre Artikel makellos zu halten. Um Ihre Erfahrungen mit diesem Programm weiter zu verbessern, sollten Sie Linked Notes verwenden. Mit Linked Notes können Sie OneNote an den Rand Ihres Bildschirms stellen. Sie können Word-Artikel erstellen und gleichzeitig Ihre Notizen in OneNote machen. Auf diese Weise bleiben Sie organisiert und konzentriert.
TIPP #6 – RECHERCHE MIT SMART LOOKUP
Mit der Funktion „Smart Lookup“ von Word können Sie während der Arbeit an Dokumenten Online-Recherchen durchführen. Sie müssen Ihre Suchanfrage also nicht in einer anderen Registerkarte eintippen. Markieren Sie dazu ein Wort oder einen Satz, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im folgenden Menü die Option Smart Lookup. Word führt dann eine Bing-Suche durch und zeigt die Ergebnisse im rechten Bereich Ihrer Anzeige an.
TIP Nr. 7 – SCHÜTZEN SIE IHRE VISION MIT DER PASSENDEN VERGRÖSSERUNG
Eines der größten Hindernisse für produktives Arbeiten ist die Überanstrengung der Augen, wenn Sie zu nah am Bildschirm sitzen. Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie die Zoomfunktion. Achten Sie auf den Schieberegler unten rechts in Ihrem Dokument, um die ideale Einstellung zu finden, oder drücken Sie die Windows- und Plus-Tasten auf Ihrer Tastatur. Verwenden Sie die Einstellung, die für Sie am angenehmsten ist, da sie die Augen vor Ermüdung schützt.
TIP #8 – ICONS EINBEZIEHEN
Ihre Dokumente müssen gut lesbar sein. Da die meisten Menschen sich auf Ihre Bilder und Überschriften konzentrieren, sollten Sie ihnen einen gewissen künstlerischen Wert verleihen. Die Word-Symbole helfen Ihnen, dies zu erreichen. Sie sind ein einfaches Mittel, um die Aufmerksamkeit des Lesers auf wichtige Informationen zu lenken, ohne Ihr Dokument zu überladen. Damit können Sie die Lesbarkeit Ihrer Dateien verbessern, so dass die Leser – ob Sie oder ein Kollege – nicht nach bestimmten Wörtern oder Sätzen suchen müssen.
TIP #9 – FORMATIEREN SIE IHRE DATEIEN
Der Bereich Formatvorlagen enthält vorgefertigte Textformatierungsoptionen, mit denen Sie Ihre Dokumente leichter anpassen können. Außerdem können Sie eigene oder häufig verwendete Stile hinzufügen. Wenn Sie Ihre Einstellungen speichern, können Sie sie jederzeit wieder verwenden, ohne Ihre Dokumente manuell formatieren zu müssen.
TIP #10 – BILDER SCHNELLER SUCHEN UND VERWENDEN
Mit Word müssen Sie keinen Webbrowser öffnen, um das perfekte Foto für Ihre Dateien zu finden. Setzen Sie einfach den Cursor in den Abschnitt, in den Sie ein Bild einfügen möchten, navigieren Sie zur Registerkarte Einfügen und wählen Sie Online-Bilder. Wählen Sie das passende Bild aus, das Sie Ihrer Datei hinzufügen möchten, und schon kann sie optisch ansprechender werden.
TIP #11 – BEARBEITEN SIE IHRE PDFS
Man könnte meinen, dass Sie eine PDF-Bearbeitungssoftware herunterladen und installieren müssen, um Ihre PDF-Dateien zu bearbeiten, aber das ist nicht der Fall. Word verfügt über eine praktische PDF-Bearbeitungsfunktion, mit der Sie Ihre Dokumente schnell ändern können. So können Sie viel Zeit sparen und verhindern, dass Sie potenziell schädliche Anwendungen installieren. Doch bevor Sie beginnen, müssen Sie Ihre PDF-Datei in ein mit Word kompatibles Format konvertieren.
MIT MICROSOFT WORD SCHNELLER IHRE AUFGABEN ERLEDIGEN
Microsoft Word ist ein Muss, wenn Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern wollen. Es ermöglicht Ihnen und Ihrem Team die einfache Erstellung von Dokumenten, um die Korrespondenz mit wichtigen Kunden zu erleichtern. Achten Sie bei der Verwendung von Word darauf, dass Sie die oben genannten Funktionen nutzen, um die Erstellung von Dokumenten zu beschleunigen. So können Sie effizienter arbeiten und schneller zu anderen Aufgaben übergehen. Es gibt jedoch noch weitere Möglichkeiten, die Produktivität bei der Verwendung von Microsoft Word zu steigern. Um weitere Tipps zu erhalten, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir können ein unverbindliches Gespräch darüber führen.
Übrigens: Im laufenden IT-Support bei uns ist immer auch eine Betreuung Ihrer Mitarbeiter zu Word dabei. So kann jeder schnell Tipps bekommen.
Gründer und Inhaber der Firma hagel IT-Services GmbH. Natürlich leidenschaftlicher Technikfan und immer auf der Suche nach Verbesserungen.
Kommentarbereich geschlossen.