Lassen Sie sich nicht von veralteter Technik aufhalten: Erstellen Sie einen intelligenten IT-Aktualisierungsplan

Nichts bringt den Tag so durcheinander wie ein eingefrorener Bildschirm oder ein langsamer Computer. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, hatten Sie wahrscheinlich schon mehr als einmal mit veralteter Technik zu tun. Sicherlich fühlt es sich wirtschaftlich an, aus alten Geräten mehr Lebenszeit herauszuholen, aber auf lange Sicht kostet das oft mehr.

Kleine Unternehmen verlieren etwa 98 Stunden pro Jahr, was 12 Arbeitstagen entspricht, aufgrund von technischen Problemen wie langsamen PCs und veralteten Laptops.

Deshalb ist ein IT-Aktualisierungsplan so wichtig. Er sorgt dafür, dass Ihr Team reibungslos arbeitet, vermeidet unerwartete Ausfälle und hilft Ihnen, sicher zu bleiben.

Unabhängig davon, ob Sie verwaltete IT-Services auslagern oder selbst verwalten, kann eine solide Aktualisierungsstrategie Zeit, Stress und Geld sparen. Auch in Hamburg bieten wir individuelle IT-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen an.

Warum es wichtig ist, eine Strategie zu haben

Es ist einfach, alte Hardware zu ignorieren, bis etwas kaputt geht. Aber wenn die Dinge anfangen, auseinanderzufallen, haben Sie keine andere Wahl, als sich nach besseren Teilen umzusehen, Ausfallzeiten in Kauf zu nehmen oder sogar Ihrem Team und Ihren Kunden zu erklären, warum die Dinge langsam sind.

Zu den Risiken einer fehlenden Planung gehören:

• Unerwartete Ausfallzeiten: Schon ein kaputter Laptop kann einen ganzen Arbeitstag unterbrechen.
• Produktivitätseinbußen: Veraltete Technik läuft langsamer, stürzt häufiger ab und kann einfach nicht mehr mithalten.
• Die Sicherheitsrisiken nehmen zu: Ältere Systeme verpassen wichtige Updates, so dass Sie ungeschützt sind.
• Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften: Vor allem, wenn Ihr Unternehmen bestimmte technische Standards oder Vorschriften einhalten muss.

Ein wenig Planung jetzt kann Ihnen später eine Menge Kopfschmerzen ersparen.

4 einfache Strategien für einen klügeren Aktualisierungsplan

Große Budgets und Technikexperten allein bewirken noch keine Wunder. Was zu echten Ergebnissen führt, ist ein praktischer Plan, der auf die Größe, die Anforderungen und das Tempo Ihres Unternehmens abgestimmt ist. So fangen Sie an:

1. Ersetzen Sie nach und nach

Dies ist etwas für diejenigen, die Dinge gerne so lange funktionieren lassen, bis sie nicht mehr funktionieren, aber mit einem cleveren Kniff.

Anstatt alles auf einmal zu ersetzen, tauschen Sie die Geräte nach und nach aus. Wenn eine Maschine anfängt zu funktionieren oder das Ende ihres Lebenszyklus erreicht, ersetzt Sie sie. Sie wissen nicht, wann das ist? Ihr IT-Dienstleister Hamburg kann Ihnen dabei helfen, ein realistisches „Verfallsdatum“ für jedes Gerät festzulegen, basierend auf der Garantie, der Leistung und der Frage, ob es noch mit Ihren wichtigen Tools arbeiten kann.

Dieser Ansatz verteilt die Kosten und hält Überraschungen auf ein Minimum.

2. Planen Sie regelmäßige Aktualisierungszyklen

Wenn Ihr Team stark von der Technik abhängig ist oder Sie nicht warten möchten, bis etwas schief geht, sollten Sie Ihre Hardware nach einem festen Zeitplan erneuern. Alle drei Jahre ist ein üblicher Zeitrahmen für kleine Unternehmen.

Dies ist in mehrfacher Hinsicht hilfreich:

• Sie vermeiden den langsamen Aufbau alter, schwerfälliger Maschinen.
• Sie können Ersatzbeschaffungen im Voraus planen (und budgetieren).
• Wenn Sie in großen Mengen einkaufen, können Sie möglicherweise bessere Preise erzielen.

Es ist ein sauberer, berechenbarer Weg, Ihre Technik auf dem neuesten Stand zu halten.

3. Achten Sie auf Kompatibilitätsprobleme

Technik existiert nicht in einem Vakuum. Ein neues Software-Update könnte mehr Speicherplatz erfordern, als Ihre alten Laptops bewältigen können. Oder eine Cloud-Anwendung lässt sich vielleicht nicht einmal auf einem veralteten Betriebssystem installieren.

Wenn Sie warten, bis etwas kaputt geht oder nicht mehr mit Ihren Tools funktioniert, gerät Ihr Unternehmen in Panik. Lassen Sie stattdessen Ihren IT-Partner regelmäßig überprüfen, ob Ihre Geräte noch gut mit Ihrer Software zusammenarbeiten. Stellen Sie sich das wie einen jährlichen Gesundheitscheck für Ihre Technik vor.

4. Haben Sie keine Angst vor Leasing

Die Anschaffung neuer Geräte lohnt sich nicht immer, vor allem nicht für kleinere Teams. Wenn Sie sich von den hohen Anschaffungskosten abschrecken lassen, ist Leasing vielleicht eine Überlegung wert.

Viele IT-Anbieter bieten Leasingoptionen mit flexiblen Laufzeiten an. Einige bieten sogar alle paar Jahre einfache Upgrades und Support während der Umstellung an. Auf diese Weise können Sie die neuesten Geräte erwerben, ohne Ihr Budget auf einen Schlag zu sprengen.

Führen Sie immer ein Hardware-Register

Hier ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Tipp, um den Überblick über Ihre Technik zu behalten. Alles, was Sie brauchen, ist eine einfache Tabelle, die Folgendes enthält:

• Welche Geräte Sie besitzen
• Wann Sie sie gekauft haben
• Wann die Garantie abläuft
• Alle Probleme, die damit aufgetreten sind
• Wer es benutzt

Diese Liste, die oft als Hardware-Register bezeichnet wird, nimmt Ihnen das Rätselraten aus der Planung. Anstatt zu sagen: „Ich glaube, wir haben den Laptop vor einer Weile gekauft“, wissen Sie genau, wo Sie stehen.

Wenn Sie ein Hardware-Register haben, können Sie

• Muster erkennen, bevor etwas kaputt geht
• Klüger budgetieren
• Bessere Angebote mit Anbietern aushandeln
• Sicherheitsrisiken durch vergessene alte Geräte vermeiden

Die Kosten des zu langen Wartens

Hier ist die harte Wahrheit: Wenn Sie alte Hardware behalten, um „Geld zu sparen“, kostet Sie das am Ende oft mehr. Alte Technik verlangsamt Ihr Team, erhöht die Zahl der Supportanfragen und macht Sie anfälliger für Cyber-Bedrohungen.

Sobald Ihre Ausrüstung wirklich veraltet ist, wird ein Upgrade schwieriger, weil alles auf einmal geändert werden muss. Deshalb ist es am klügsten, der Entwicklung immer einen Schritt voraus zu sein und ihr nicht meilenweit hinterherzuhinken.

Was Sie als nächstes tun sollten

Wenn Sie bereit sind, keine IT-Brände mehr zu löschen, sondern vorausschauend zu denken, finden Sie hier Ihren Spielplan:

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Schreiben Sie auf, was Sie haben und wie alt es ist.
2. Legen Sie Ihre Ziele fest: Stellen Sie neue Mitarbeiter ein? Wechseln Sie die Software? Wechseln Sie in die Cloud? Ihr Aktualisierungsplan sollte die Ziele Ihres Unternehmens unterstützen.
3. Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister: Er kann Ihnen helfen, den besten Zeitpunkt, das beste Budget und die besten Optionen (einschließlich Leasing oder Großeinkauf) zu ermitteln. Eine IT-Beratung kann hier entscheidende Impulse geben.
4. Erstellen Sie einen einfachen Zeitplan: Egal, ob Sie alles auf einmal oder ein Gerät nach dem anderen erneuern, ein Plan ist besser als eine spontane Entscheidung.
5. Überprüfen Sie regelmäßig: Schauen Sie ein- oder zweimal im Jahr vorbei, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Vorsprung durch kluges Auffrischen

Technologie sollte Ihrem Unternehmen helfen und es nicht behindern. Mit ein wenig Planung können Sie überraschende Ausfälle vermeiden, Ausfallzeiten reduzieren und dafür sorgen, dass Ihr Team mit dem ausgestattet ist, was es für den Erfolg braucht.

Bei einer IT-Aktualisierungsstrategie geht es nicht nur darum, alte Geräte zu ersetzen, sondern auch darum, die Produktivität zu schützen, die Sicherheit zu verbessern und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Wenn Ihre Technik reibungslos läuft, läuft auch alles andere reibungslos.

Benötigen Sie Hilfe bei der Entwicklung Ihrer Aktualisierungsstrategie? Kontaktieren Sie uns noch heute.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Jens Hagel

Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.