Heute möchten wir Ihnen die Grundlagen der E-Mail-Archivierung ein wenig näherbringen, dazu stellten wir uns folgende Fragen:

  • Wie sieht die gesetzliche Regelung aus?
  • Welche E-Mails müssen archiviert werden?
  • Was für Vorteile hat man von einem E-Mail Archiv?
  • Wie sieht die Realisierung aus?

Gesetzliche Regelung

E-Mail-Archivierung bedeutet eine langfristige, lückenlose, vor allem sichere und vor Manipulation geschützte Aufbewahrung von E-Mails. Leider muss man dazu sagen, dass sich häufig Firmen nicht an Ihre Pflicht halten und die E-Mail-Archivierung vernachlässigen.

Die gesetzlichen Paragraphen können hier nachgelesen werden:

Relevante E-Mails archivieren

Es ist schwierig nur relevante E-Mails zu archivieren, besonders in größeren Unternehmen, da häufig auch privater E-Mail-Verkehr über die Firmen E-Mail-Adressen stattfindet. Dadurch steigt die benötigte Speicherkapazität oft um eine nicht unwesentliche Menge an. Daher sollte man eine Regelung finden, wie zum Beispiel mit einer vertraglichen Vereinbarung, die den Mitarbeitern den Empfang und Versendung privater E-Mails am Arbeitsplatz über die firmeneigene E-Mail-Adresse untersagt.

 

Welche Vorteile birgt die Archivierung?

E-Mail-ArchivierungDie E-Mail-Archivierung bietet wie jede Form des Backups den Vorteil, dass es vor Datenverlust schützt. Wichtige Dokumente, die als Anhang an den E-Mails angefügt sind, gehen bei sorgfältigen Archivieren nicht verloren, so dass selbst bei einem Systemwechsel oder unvorsichtigen Löschen von E-Mails nichts verloren gehen kann.

Ein weiterer Vorteil der E-Mail Archivierung ist die Entlastung des E-Mail-Servers sowie die Speicherkapazität der Postfächer, da ältere E-Mails nach der Archivierung aus dem Postfach entfernt werden können.

Des Weiteren bietet die direkte Archivierung der eingehenden E-Mails einen guten Schutz vor Manipulation durch Mitarbeiter oder Dritte, man sollte dennoch einmal im Monat, die archivierten E-Mails durcharbeiten und auf Spam überprüfen, da ansonsten das Archiv irrelevante E-Mails enthält und so schneller an Speicherkapazität zulegt.

Realisierung

Die Realisierung einer lückenlosen E-Mail-Archivierung erscheint auf dem Papier relativ einfach aus den Handgelenk zu gehen, doch häufig gleitet Sie einen aus der Hand. Viele Unternehmen suchen sich gerade zur Realisierung einer E-Mail-Archivierungslösung einen IT-Dienstleister, der es Ihren Ansprüchen entsprechend übernimmt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sprechen Sie uns einfach an!

Timo Schwaß

IT-System-Kaufmann bei hagel IT-Services GmbH
Seit August 2015 bei uns im Team als IT-Systemkaufmann und interessiert an allem was die Welt bewegt.

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