Ein Leitfaden für kleine Unternehmen in Hamburg zur Implementierung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Haben Sie sich jemals gefragt, wie anfällig Ihr Unternehmen für Cyberangriffe ist? Jüngsten Berichten zufolge zielen fast 43 % der Cyberangriffe auf kleine Unternehmen ab, wobei häufig schwache Sicherheitsmaßnahmen ausgenutzt werden.

Besonders für Unternehmen in Hamburg und der Metropolregion ist der Schutz vor Cyberbedrohungen entscheidend, da die Digitalisierung in der Hansestadt kontinuierlich voranschreitet.

Eine der am meisten übersehenen, aber höchst effektiven Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zu schützen, ist die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Diese zusätzliche Sicherheitsebene macht es Hackern deutlich schwerer, sich Zugang zu verschaffen, selbst wenn sie Ihr Passwort haben.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung für Ihr kleines Unternehmen einführen. Mit diesem Wissen sind Sie in der Lage, einen entscheidenden Schritt zur Sicherung Ihrer Daten zu tun und einen stärkeren Schutz vor potenziellen Cyber-Bedrohungen zu gewährleisten.

Warum ist die Multi-Faktor-Authentifizierung für kleine Unternehmen so wichtig?

Bevor wir uns mit der Implementierung befassen, sollten wir einen Schritt zurücktreten und verstehen, warum die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) so wichtig ist. Kleine Unternehmen sind trotz ihrer Größe nicht immun gegen Cyberangriffe. In der Tat werden sie zunehmend zum Ziel von Hackern. Die Realität ist, dass ein einziges kompromittiertes Passwort zu massiven Sicherheitsverletzungen, Datendiebstahl und schwerwiegenden finanziellen Folgen führen kann.

An dieser Stelle kommt MFA ins Spiel. MFA ist eine Sicherheitsmethode, die mehr als nur ein Passwort für den Zugriff auf ein Konto oder System erfordert. Sie fügt zusätzliche Schichten hinzu, in der Regel in Form eines zeitbasierten Codes, eines biometrischen Scans oder sogar eines physischen Sicherheits-Tokens. Dadurch wird es für Unbefugte sehr viel schwieriger, sich Zugang zu Ihren Systemen zu verschaffen, selbst wenn sie Ihr Passwort erlangt haben.

Es ist nicht mehr die Frage , ob Ihr kleines Unternehmen einem Cyberangriff ausgesetzt sein wird, sondern wann. Die Implementierung von MFA kann die Wahrscheinlichkeit, Opfer gängiger Online-Bedrohungen wie Phishing und Credential Stuffing zu werden, erheblich verringern.

Was ist Multi-Faktor-Authentifizierung?

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist ein Sicherheitsverfahren, bei dem Benutzer zwei oder mehr verschiedene Faktoren angeben müssen, wenn sie sich bei einem Konto oder System anmelden. Dieser mehrschichtige Ansatz erschwert es Cyberkriminellen, sich erfolgreich unbefugten Zugang zu verschaffen. Anstatt sich nur auf einen Faktor zu verlassen, wie z.B. ein Passwort, erfordert MFA mehrere Arten von Beweisen, um Ihre Identität zu beweisen. Das macht sie zu einer viel sichereren Option.

Neben MFA gibt es weitere wichtige Schutzmaßnahmen vor Malware, die kleine Unternehmen implementieren sollten, um ihre IT-Sicherheit zu stärken.

Um besser zu verstehen, wie MFA funktioniert, sollten wir sie in ihre drei Kernkomponenten aufschlüsseln:

Etwas, das Sie wissen

Der erste Faktor bei MFA ist die traditionellste und am häufigsten verwendete Form der Authentifizierung (wissensbasierte Authentifizierung). In der Regel handelt es sich dabei um etwas, das nur der Benutzer kennen sollte, z. B. ein Passwort oder eine PIN. Dies ist die erste Verteidigungslinie und wird oft als der schwächste Teil der Sicherheit angesehen. Passwörter können zwar stark sein, aber sie sind auch anfällig für Angriffe wie Brute-Force, Phishing oder Social Engineering.

Beispiel: Ihr Kontopasswort oder eine PIN-Nummer

Das ist zwar praktisch, aber dieser Faktor allein reicht nicht aus, um Sicherheit zu gewährleisten, denn Passwörter können leicht gestohlen, erraten oder gehackt werden.

Etwas, das Sie haben

Der zweite Faktor bei MFA basiert auf dem Besitz. Dabei geht es um etwas Physisches, auf das der Benutzer Zugriff haben muss, um sich zu authentifizieren. Die Idee dahinter ist, dass selbst wenn jemand Ihr Passwort kennt, er keinen Zugang zu diesem zweiten Faktor hat. Dieser Faktor ist in der Regel etwas, das sich mit der Zeit ändert oder das Sie bei sich tragen.

Beispiele:

• Ein Mobiltelefon, das SMS-basierte Verifizierungscodes (auch bekannt als Einmal-Passcodes) empfangen kann.
• Ein Sicherheits-Token oder eine Smartcard, die alle paar Sekunden eindeutige Codes erzeugt.
• Eine Authentifizierungs-App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator, die zeitbasierte Codes erzeugt, die sich alle 30 Sekunden ändern.

Da sich diese Geräte in Ihrem Besitz befinden, ist es für einen Angreifer sehr viel schwieriger, auf sie zuzugreifen, es sei denn, er stiehlt das Gerät oder bricht in Ihr System ein.

Die Auswahl der richtigen Authentifizierungs-Apps und deren sichere Verwaltung sind entscheidend. Wenn Sie mehr über effiziente IT-Services erfahren möchten, die Ihre Sicherheitsinfrastruktur unterstützen können, finden Sie hier weitere Informationen.

Etwas, das Sie sind

Der dritte Faktor ist die biometrische Authentifizierung, die sich auf Ihre körperlichen Merkmale oder Ihr Verhalten stützt. Biometrische Faktoren sind für jede Person einzigartig und daher extrem schwer zu kopieren oder zu fälschen. Dies wird als inhärenzbasierte Authentifizierung bezeichnet.

Beispiele:

• Fingerabdruckerkennung (häufig bei Smartphones und Laptops).
• Gesichtserkennung (verwendet in Programmen wie Apples Face ID).
• Stimmerkennung (wird häufig in Telefonsystemen oder virtuellen Assistenten wie Siri oder Alexa verwendet).
• Netzhaut- oder Iris-Scan (wird in Hochsicherheitssystemen verwendet).

Dieser Faktor stellt sicher, dass die Person, die versucht, auf das System zuzugreifen, tatsächlich die Person ist, die sie vorgibt zu sein. Selbst wenn ein Angreifer Ihr Passwort und Zugang zu Ihrem Gerät hat, müsste er Ihre einzigartigen biometrischen Merkmale nachahmen oder fälschen, was außerordentlich schwierig ist.

Wie Sie Multi-Faktor-Authentifizierung in Ihrem Unternehmen implementieren

Die Implementierung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Obwohl es wie ein komplexer Prozess erscheinen mag, ist er in Wirklichkeit leichter zu bewältigen, als es den Anschein hat, insbesondere wenn man ihn in klare Schritte unterteilt. Im Folgenden finden Sie eine einfache Anleitung, die Ihnen den Einstieg in die MFA-Implementierung in Ihrem Unternehmen erleichtert:

Bewerten Sie Ihre aktuelle Sicherheitsinfrastruktur

Bevor Sie mit der Implementierung von MFA beginnen, ist es wichtig, dass Sie Ihre aktuelle Sicherheitslage verstehen. Führen Sie eine gründliche Überprüfung Ihrer bestehenden Sicherheitssysteme durch und ermitteln Sie, welche Konten, Anwendungen und Systeme MFA am dringendsten benötigen. Setzen Sie Prioritäten in den sensibelsten Bereichen Ihres Unternehmens, einschließlich:

• E-Mail-Konten (über die häufig vertrauliche Mitteilungen und Passwörter gesendet werden)
• Cloud-Dienste (z.B. Google Workspace, Microsoft 365, etc.)
• Bank- und Finanzkonten (anfällig für Betrug und Diebstahl)
• Kundendatenbanken (zum Schutz von Kundendaten)
• Remote-Desktop-Systeme (zur Gewährleistung eines sicheren Zugangs für Remote-Mitarbeiter)

Indem Sie mit Ihren kritischsten Systemen beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die größten Risiken zuerst angehen und eine solide Grundlage für zukünftige Sicherheit schaffen.

Moderne Cloud-Lösungen bieten oft bereits integrierte MFA-Funktionen, die die Implementierung erheblich vereinfachen können.

Wählen Sie die richtige MFA-Lösung

Es gibt viele MFA-Lösungen, jede mit ihren eigenen Funktionen, Vorteilen und Preisen. Die Wahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen hängt von Ihrer Größe, Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget ab. Hier sind einige beliebte Optionen, die für kleine Unternehmen in Frage kommen:

Google Authenticator

Eine kostenlose, einfach zu bedienende App, die zeitbasierte Codes generiert. Sie bietet eine effektive MFA-Lösung für die meisten kleinen Unternehmen.

Duo Sicherheit

Duo ist für seine benutzerfreundliche Oberfläche bekannt und bietet sowohl cloudbasierte als auch lokale Lösungen mit flexiblen MFA-Optionen.

Okta

Hervorragend geeignet für größere Unternehmen, unterstützt aber auch einfachere MFA-Funktionen für kleine Unternehmen, mit einer Vielzahl von Authentifizierungsmethoden wie Push-Benachrichtigungen und biometrischer Verifizierung.

Authy

Eine Lösung, die Cloud-Backups und die Synchronisierung mehrerer Geräte ermöglicht. Dies erleichtert den Mitarbeitern den Zugriff auf MFA-Codes über mehrere Geräte hinweg.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines MFA-Anbieters Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Kosteneffizienz und Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst. Sie möchten eine Lösung, die sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter ein Gleichgewicht zwischen starker Sicherheit und Praktikabilität herstellt.

Für Hamburger Unternehmen, die eine umfassende IT-Betreuung suchen, bietet ein professioneller IT Service Hamburg oft maßgeschneiderte MFA-Lösungen als Teil ihrer Sicherheitsstrategie.

Implementieren Sie MFA für alle kritischen Systeme

Sobald Sie sich für einen MFA-Anbieter entschieden haben, ist es an der Zeit, ihn in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen müssen:

Schritt 1: Richten Sie MFA für Ihre wichtigsten Anwendungen ein

Priorisieren Sie Anwendungen, die sensible Daten speichern oder darauf zugreifen, wie E-Mail-Plattformen, Dateispeicher (Google Drive, OneDrive) und Customer Relationship Management (CRM)-Systeme.

Schritt 2. Aktivieren Sie MFA für Ihr Team

Machen Sie MFA für alle Mitarbeiter zur Pflicht und stellen Sie sicher, dass es für alle Konten verwendet wird. Stellen Sie sicher, dass auch Mitarbeiter, die von außerhalb des Unternehmens arbeiten, sichere Zugriffsmethoden wie VPNs mit MFA für zusätzlichen Schutz verwenden.

Schritt 3. Bieten Sie Training und Unterstützung an

Möglicherweise sind nicht alle Mitarbeiter mit MFA vertraut. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen und Schulungen für die Einrichtung und Verwendung der Funktion anbieten. Stellen Sie leicht zugängliche Support-Ressourcen für etwaige Probleme oder Fragen zur Verfügung, insbesondere für diejenigen, die nicht so technikaffin sind.

Denken Sie daran, dass eine reibungslose Implementierung eine klare Kommunikation und eine angemessene Einarbeitung erfordert, damit jeder die Bedeutung von MFA und den Schutz des Unternehmens versteht.

Überwachen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre MFA-Einstellungen

Cybersicherheit ist ein kontinuierlicher Prozess, keine einmalige Aufgabe. Die regelmäßige Überprüfung Ihrer MFA-Einstellungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Schutz stark bleibt. Das sollten Sie tun:

MFA-Methoden auf dem neuesten Stand halten

Erwägen Sie die Einführung stärkerer Verifizierungsmethoden, wie z.B. biometrische Scans, oder den Wechsel zu sichereren Authentifizierungstechnologien, sobald diese verfügbar sind.

Bewerten Sie den Authentifizierungsbedarf neu

Bewerten Sie regelmäßig, welche Benutzer, Konten und Systeme MFA benötigen, da sich die geschäftlichen Prioritäten und Risiken weiterentwickeln.

Reagieren Sie schnell auf Änderungen

Wenn Mitarbeiter ihre Sicherheitsgeräte (z.B. Telefone oder Token) verlieren, stellen Sie sicher, dass sie ihre MFA-Einstellungen schnell aktualisieren oder zurücksetzen können. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter auch daran, ihre MFA-Einstellungen zu aktualisieren, wenn sie ihre Telefonnummer ändern oder den Zugang zu einem Authentifizierungsgerät verlieren.

Testen Sie Ihr MFA-System regelmäßig

Nach der Implementierung ist es wichtig, Ihr MFA-System regelmäßig zu testen, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Regelmäßige Tests ermöglichen es Ihnen, Schwachstellen zu erkennen, potenzielle Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die besten Praktiken befolgen. Dazu könnten auch simulierte Phishing-Übungen gehören, um zu sehen, ob die Mitarbeiter MFA erfolgreich nutzen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Benutzerfreundlichkeit zu überwachen. Wenn die MFA für die Mitarbeiter umständlich oder unbequem ist, suchen sie möglicherweise nach Möglichkeiten, sie zu umgehen. Das Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, und regelmäßige Tests können helfen, dieses Gleichgewicht zu halten.

Häufige Herausforderungen bei der MFA-Implementierung und wie man sie überwindet

Obwohl MFA erhebliche Sicherheitsvorteile bietet, kann der Implementierungsprozess auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringen. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Hürden, mit denen kleine Unternehmen bei der Implementierung von MFA konfrontiert werden, sowie Tipps, wie Sie diese überwinden können:

Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen

Einige Mitarbeiter sträuben sich gegen MFA, weil sie es als lästig empfinden, mehrere Formen der Verifizierung eingeben zu müssen. Um dies zu überwinden, sollten Sie die Bedeutung von MFA für den Schutz des Unternehmens vor Cyber-Bedrohungen betonen. Das Angebot von Schulungen und Unterstützung, um die Mitarbeiter durch den Einrichtungsprozess zu führen, kann dazu beitragen, die Bedenken zu zerstreuen.

Integration in bestehende Systeme

Nicht alle Anwendungen und Systeme sind MFA-fähig, was die Integration erschweren kann. Es ist wichtig, eine MFA-Lösung zu wählen, die sich gut in Ihr bestehendes Softwarepaket integrieren lässt. Viele MFA-Anbieter bieten vorgefertigte Integrationen für gängige Unternehmenstools an oder unterstützen Sie bei Bedarf mit individuellen Konfigurationen.

Kostenüberlegungen

Die Kosten für die Implementierung von MFA können ein Problem darstellen, insbesondere für kleine Unternehmen mit knappen Budgets. Beginnen Sie mit kostenlosen oder kostengünstigen Lösungen wie Google Authenticator oder dem Basisplan von Duo Security. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie robustere, skalierbare Lösungen ausprobieren.

Geräte-Management

Es kann eine logistische Herausforderung sein, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu den erforderlichen Geräten (z.B. Telefone oder Sicherheits-Token) für MFA haben. Ziehen Sie den Einsatz von Cloud-basierten Authentifizierungs-Apps (wie Authy) in Betracht, die sich über mehrere Geräte hinweg synchronisieren lassen. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, in Verbindung zu bleiben, ohne sich auf ein einziges Gerät zu verlassen.

Umgang mit verlorenen oder gestohlenen Geräten

Wenn Mitarbeiter ihre MFA-Geräte verlieren oder diese gestohlen werden, kann dies zu Zugriffsproblemen und Sicherheitsrisiken führen. Legen Sie deshalb eine Richtlinie zur Geräteverwaltung fest, um MFA schnell zu deaktivieren oder zurückzusetzen. Ziehen Sie Lösungen in Betracht, die es Benutzern ermöglichen, den Zugang aus der Ferne wiederherzustellen oder zurückzusetzen. Die Bereitstellung von Backup-Codes oder alternativen Authentifizierungsmethoden kann dazu beitragen, eine nahtlose Wiederherstellung des Zugangs zu gewährleisten, ohne die Sicherheit bei solchen Vorfällen zu gefährden.

Jetzt ist es an der Zeit, MFA zu implementieren

Die Multi-Faktor-Authentifizierung ist eine der effektivsten Maßnahmen, die Sie zum Schutz Ihres Unternehmens vor Cyber-Bedrohungen ergreifen können. Durch das Hinzufügen dieser zusätzlichen Sicherheitsebene verringern Sie das Risiko von unberechtigtem Zugriff, Datenverletzungen und finanziellen Verlusten erheblich.

Beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Systeme zu bewerten, die richtige MFA-Lösung auszuwählen und sie für Ihre kritischen Anwendungen zu implementieren. Vergessen Sie nicht, Ihr Team zu schulen und Ihre Sicherheitseinstellungen regelmäßig zu aktualisieren, um den sich entwickelnden Cyber-Bedrohungen einen Schritt voraus zu sein.

Wenn Sie bereit sind, die Sicherheit Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe zu heben, oder wenn Sie Hilfe bei der Implementierung von MFA benötigen, können Sie uns gerne kontaktieren. Als IT-Dienstleister in Hamburg und Umgebung helfen wir Ihnen dabei, Ihr Unternehmen zu sichern und das zu schützen, was am wichtigsten ist.

Jens Hagel

Gründer und Inhaber der hagel IT-Services GmbH. Technikfan mit Leidenschaft – stets auf der Suche nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung.