Wie lange ist Microsoft 365 kostenlos? Testversion, Office Online & Business-Tarife 2026

Inhalt in Kürze

• 30 Tage kostenlose Testversion für Microsoft 365 Family (privat) und Microsoft 365 Business Standard (bis 25 Nutzer) — voller Desktop-Funktionsumfang, inkl. 1 TB OneDrive.
• Dauerhaft kostenlos: Microsoft 365 für das Web — Word, Excel, PowerPoint im Browser, 5 GB OneDrive. Eingeschränkt, aber für viele Alltagsaufgaben ausreichend.
• Kostenlos für Bildung: Microsoft 365 A1 — Word, Excel, Teams, OneDrive für Schüler, Studierende und Lehrkräfte mit gültiger Bildungs-E-Mail-Adresse.
• Kostenlose Alternativen: LibreOffice (lokal, Open Source), Google Workspace Free, Apple iWork — solide für private Nutzung, im Business-Umfeld aber mit Grenzen.
• Für Unternehmen gilt: Dauerhaft kostenlos ist nichts, das DSGVO-konform Teams-, E-Mail- und Admin-Funktionen bietet. Business-Lizenzen starten bei ~6 €/User/Monat.

Microsoft Office Testversion 2026 — die 4 legalen Wege

1. Microsoft 365 Family Trial (30 Tage) — volle Desktop-Apps für bis zu 6 Personen, 6 × 1 TB OneDrive. Kreditkarte pflicht, Auto-Verlängerung auf 99 €/Jahr wenn nicht vorher gekündigt.
2. Microsoft 365 Business Standard/Premium Trial (30 Tage) — bis zu 25 User, Teams + Exchange + SharePoint inklusive. Nach Trial: Business Premium ~22 €/User/Monat (mit Intune & Defender), Business Standard ~12,50 €/User/Monat.
3. Microsoft 365 für das Web (dauerhaft kostenlos) — Word, Excel, PowerPoint im Browser über office.com mit privatem Microsoft-Konto. 5 GB OneDrive, keine Desktop-Funktionen, kein Offline-Modus.
4. Microsoft 365 A1 für Bildung (dauerhaft kostenlos) — Web-Apps + Teams + 1 TB OneDrive für Schüler, Studierende und Lehrkräfte mit gültiger Schul-/Hochschul-E-Mail-Adresse.

Wichtig 2026: Office 2024 (Home & Business, LTSC) hat keine kostenlose Testversion — Microsoft hat das Trial-Angebot für Einmalkauf-Lizenzen bereits 2021 eingestellt. Wer Office-Desktop testen will, muss den M365-Trial-Weg gehen.

„Kann ich Word kostenlos nutzen?” — die Frage landet jeden Monat tausendfach bei Google. Die kurze Antwort: Ja, in bestimmten Varianten. Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an, was Sie damit vorhaben. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, welche Microsoft-365-Varianten wirklich gratis sind, wie lange die Testphase läuft — und wann es sich nicht mehr lohnt, den kostenlosen Weg zu gehen.

Ist Microsoft 365 kostenlos? — Die kurze Antwort

Microsoft 365 ist nicht dauerhaft kostenlos. Es gibt aber drei legale Wege, Word, Excel & Co. ohne Bezahlung zu nutzen:

1. Microsoft 365 für das Web — dauerhaft gratis, im Browser, mit reduziertem Funktionsumfang
2. 30-Tage-Testversion — voller Desktop-Umfang (Family für Privat, Business Standard für Unternehmen)
3. Microsoft 365 A1 (Education) — dauerhaft kostenlos für Schüler, Studierende und Lehrkräfte

Alles darüber hinaus — komplette Desktop-Apps, gemeinsames Business-Postfach, Admin-Center, DSGVO-konforme Team-Einrichtung — ist kostenpflichtig. Unter welchen Voraussetzungen welche Variante sinnvoll ist, schlüsseln wir im Folgenden auf.

Die kostenlosen Microsoft-Angebote im Überblick

Stand: April 2026. Preise und Paketinhalte können sich ändern — Microsoft passt die Tarife regelmäßig an. Die offizielle Übersicht steht auf der Microsoft-Testversion-Seite.

Microsoft 365 für das Web: Was die Gratis-Variante wirklich kann

Viele wissen es gar nicht: Unter microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web können Sie Word, Excel, PowerPoint und Outlook dauerhaft kostenlos im Browser nutzen — mit einem privaten Microsoft-Konto.

Was enthalten ist:

• Word, Excel, PowerPoint, OneNote als Web-Apps
• 5 GB OneDrive-Speicher
• Outlook.com mit eigener @outlook.com-Adresse
• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten (Co-Authoring)
• Grundlegende Vorlagen und Designer-Funktionen

Was fehlt gegenüber der Desktop-Version:

• Keine erweiterten Excel-Funktionen (Makros, VBA, Power Query)
• Keine komplexe Word-Formatierung (Serienbriefe, Referenzen sind eingeschränkt)
• Kein Offline-Arbeiten (Sie brauchen durchgehend Internet)
• Keine Desktop-Add-Ins
• Deutlich begrenzter OneDrive-Speicher (5 GB statt 1 TB)
• Keine Outlook-Desktop-Funktionen wie Regeln, Add-Ins, PST-Import

Für einen Brief, eine Präsentation oder eine einfache Kalkulation reicht das vollkommen. Sobald Serienbriefe, komplexe Pivots oder Offline-Arbeit ins Spiel kommen, stößt die Web-Variante an Grenzen.

Die 30-Tage-Testversion: Was genau kostenlos ist

Die klassische Testphase bringt Microsoft 365 in der vollen Ausbaustufe — 30 Tage lang. Es gibt sie in verschiedenen Varianten:

Microsoft 365 Family (Testversion) — für bis zu 6 Personen, volle Desktop-Apps, je 1 TB OneDrive pro Nutzer. Nach 30 Tagen kostet das Paket regulär ca. 10 €/Monat oder 99 €/Jahr. Für die Registrierung brauchen Sie eine Kreditkarte oder eine Debitkarte mit Guthaben — sonst lässt Microsoft keine Testversion zu.

Microsoft 365 Business Standard (Testversion) — für Unternehmen, bis 25 Nutzer können die Apps 30 Tage kostenlos nutzen. Inklusive Teams, Exchange Online mit eigener Firmen-Domain, SharePoint, OneDrive for Business. Laut offiziellem Microsoft-Angebot konvertiert der Testzeitraum automatisch in ein kostenpflichtiges Abo, wenn nicht vorher gekündigt wird.

Windows 365 Business Trial — testet den virtuellen Cloud-PC 30 Tage kostenlos. Passt zu Unternehmen, die Homeoffice-Arbeitsplätze ohne lokale Hardware-Installation umsetzen wollen.

Nach Ablauf der 30 Tage: Das Abo läuft automatisch in ein kostenpflichtiges über. Wer nicht weiternutzen möchte, muss vor Ablauf der 30 Tage im Microsoft-Konto unter „Abonnements” kündigen. Die Daten bleiben danach noch 30 Tage in OneDrive erhalten, dann werden sie endgültig gelöscht.

Für wen reicht die kostenlose Variante — für wen nicht?

Kurz und ehrlich:

Kostenlose Web-Variante reicht für:

• Einen einzelnen Brief, eine Einladung, ein Lebenslauf
• Schüler und Studierende mit einfachen Aufgaben
• Gelegentliche Excel-Tabellen ohne Makros
• Kollaboration an einem geteilten Dokument mit Kollegen
• Präsentationen ohne Designer-Effekte

Kostenlose Web-Variante reicht NICHT für:

• Ihr Unternehmen mit eigener Domain und Firmen-E-Mail
• Serienbriefe, komplexe Pivots, Makros
• Backup-pflichtige Kundenkommunikation
• DSGVO-konformes Datenmanagement (privates Konto ohne Auftragsverarbeitungsvertrag)
• Teams-Telefonie, SharePoint-Intranet, Exchange mit Firmen-Domain

Für alle Business-Anforderungen führt an einer Microsoft-365-Lizenz — oder einer echten Alternative wie Google Workspace Business — kein Weg vorbei.

Die meisten unserer Neukunden haben Microsoft 365 bereits — nutzen aber nur E-Mail und vielleicht Word. Da liegt so viel Potenzial brach: Teams, SharePoint, Intune, Autopilot. Wir helfen, das freizuschalten.

Jens HagelGeschäftsführer, hagel IT-Services GmbH

Kostenlose Alternativen: LibreOffice, Google Docs, Apple iWork

Wer dauerhaft kostenlos arbeiten möchte und dabei mehr als nur Web-Apps braucht, hat drei seriöse Alternativen zu Microsoft 365:

LibreOffice ist der solide Standard für alle, die Office komplett offline und Open-Source wollen. Die Dateiformate .docx und .xlsx werden gelesen und geschrieben — bei komplexen Layouts gibt es gelegentlich Darstellungsprobleme. Laut Vergleich von IONOS ist LibreOffice für Privatnutzer die beste kostenlose Alternative.

Google Docs/Sheets/Slides (Teil von Google Workspace Free) funktioniert hervorragend für Kollaboration im Browser. DSGVO-Thematik muss im Business-Kontext aber geprüft werden — die kostenfreie Variante nutzt ein privates Google-Konto ohne Auftragsverarbeitungsvertrag.

Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote) ist kostenlos auf jedem Mac und iPad. Die Apps sind hervorragend designt — die Exportkompatibilität zu Word und Excel ist aber nicht immer verlustfrei.

Microsoft 365 für Unternehmen: Warum „kostenlos” nicht reicht

Wenn Sie ein Unternehmen führen, haben Sie eine andere Frage als „wie spare ich 7 Euro im Monat?” — nämlich: „Wie stelle ich sicher, dass unsere Dokumente, E-Mails und Kundendaten rechtssicher, gesichert und jederzeit verfügbar sind?”

Diese Frage beantworten die kostenlosen Varianten nicht. Hier die Kernpunkte, die eine Business-Lizenz erst leistet:

DSGVO-Konformität: Mit der Business-Lizenz bekommen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Microsoft. Ohne AVV ist jede geschäftliche Datenverarbeitung in OneDrive oder Outlook.com rechtlich angreifbar.

Eigene Domain: Mit Business Basic & Standard nutzen Sie E-Mail-Adressen wie name@ihrefirma.de. Die kostenlose Variante bindet Sie an @outlook.com — unprofessionell und im B2B-Geschäft nicht akzeptabel.

Admin-Center: Sie verwalten alle Nutzer zentral — können Rechte vergeben, Lizenzen umverteilen, ausgeschiedene Mitarbeiter sperren. Ohne Admin-Center müssten Sie jeden Account einzeln anfassen.

Backup & Compliance: Die Business-Pläne bieten Aufbewahrungsrichtlinien, Audit-Logs und Compliance-Funktionen. Pflichten wie GoBD und BSI-Grundschutz lassen sich ohne diese Features nicht sauber abbilden.

Teams für Unternehmen: Die kostenlose Teams-Variante reicht nicht für geschäftliche Telefonie, keine eigene Domain im Teams-Bereich, keine PSTN-Integration.

Support: Mit Business-Lizenz haben Sie Anspruch auf Microsoft-Support. Bei der kostenlosen Variante gilt: Community-Forum und Selbsthilfe.

Die echten Kosten einer M365-Lizenz für Unternehmen

Wenn Sie den Sprung von „kostenlos” zu „professionell” machen, sind das die aktuellen Business-Tarife (Stand April 2026):

Die genaue Preisgestaltung für Einzelnutzer (Microsoft 365 Personal/Family) finden Sie in unserem Detail-Guide „Was kostet Microsoft 365 für Privatpersonen?” und zu den Kauflizenzen in „Wie viel kostet Microsoft 365 für immer?”. Für die Geschäftskundeneinrichtung sehen Sie sich unseren Managed-IT-Service an, der M365-Migration und laufende Lizenzoptimierung übernimmt.

Für kleine Teams reichen oft Basic oder Standard. Sobald IT-Sicherheit, Geräteverwaltung und Zero-Trust eine Rolle spielen — was für Unternehmen ab ca. 20 Mitarbeitern de facto Pflicht ist — sollten Sie Business Premium in Betracht ziehen. Wir sehen die Lizenz regelmäßig bei Neukunden als Effizienz-Hebel: Die integrierten Defender- und Intune-Funktionen ersetzen oft drei einzelne Drittlösungen.

Microsoft 365 für Bildung (A1) — die dauerhaft kostenlose Lücke

Eine oft übersehene Variante: Microsoft 365 A1 — kostenlos für berechtigte Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen. Schüler, Studierende und Lehrkräfte bekommen:

• Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook als Web-Apps
• Microsoft Teams for Education (Klassen-Chats, Aufgaben, Kursnotizbuch)
• 1 TB OneDrive-Speicher
• Identitäts- und Zugriffsverwaltung

Wichtig: A1 ist die reine Web-Variante. Desktop-Apps sind in A3 und A5 enthalten (beide kostenpflichtig, aber mit Bildungsrabatt). Voraussetzung für A1 ist eine gültige Schul- oder Hochschul-E-Mail-Adresse — Microsoft prüft die Berechtigung bei der Registrierung. Mehr dazu im offiziellen Microsoft Learn Leitfaden zur Education-Plan-Auswahl.

Die häufigsten Stolperfallen bei der kostenlosen Testversion

Drei Dinge, die Nutzer immer wieder überraschen:

1. Kreditkartenpflicht bei der Registrierung. Auch die 30-Tage-Testversion verlangt eine Zahlungsmethode. Microsoft bucht nichts ab — sofern Sie rechtzeitig kündigen. Ohne Karte keine Testversion.

2. Automatische Verlängerung. Nach 30 Tagen läuft das Abo automatisch in ein kostenpflichtiges über. Wer das nicht will: direkt nach der Registrierung im Microsoft-Konto unter „Abonnement” die automatische Verlängerung deaktivieren.

3. Datenlöschung nach Ablauf. Wenn Sie die Testversion nicht in ein Abo umwandeln, bleiben Ihre OneDrive-Daten noch 30 Tage verfügbar — danach werden sie gelöscht. Also: rechtzeitig lokal sichern.

Aus der Praxis — so läuft der Einstieg im Mittelstand

Wir sehen als IT-Dienstleister für den Mittelstand in Hamburg und Norddeutschland immer wieder denselben Pfad: Ein Unternehmen startet mit einer kostenlosen Testversion, entscheidet sich nach drei Wochen fürs Bleiben — und stellt dann fest, dass die Migration aus dem alten System (Exchange, Google Workspace, lokales Office) mehr Planung braucht als gedacht.

Was in der Testphase oft unterschätzt wird:

• E-Mail-Migration: Alte E-Mails aus dem bisherigen Hosting (IMAP, Exchange, Gmail) nach Microsoft 365 zu holen, dauert je nach Volumen 2–10 Stunden und sollte ohne Datenverlust laufen.
• Teams-Einrichtung: Teams strukturell richtig aufzusetzen (Kanäle, Berechtigungen, SharePoint-Backend) ist eine eigene Planungsaufgabe — und geht in der Testphase meist unter.
• Geräteverwaltung: Sobald Sie mehrere Laptops im Einsatz haben, führt an Intune oder einer vergleichbaren MDM-Lösung kein Weg vorbei.

Wer Microsoft 365 professionell einführen will, findet in unserem Modern-Workplace-Leitfaden für Hamburg die wichtigsten Einstiegsfragen.

Häufige Fragen zu kostenlosen Office-Varianten

Kann ich Word dauerhaft kostenlos nutzen? Ja — die Web-Version von Word ist kostenlos, solange Sie ein Microsoft-Konto haben. Volle Desktop-Funktionalität nur mit Microsoft-365-Lizenz oder 30-Tage-Testversion.

Brauche ich eine Kreditkarte für die Testversion? Ja. Microsoft verlangt seit Jahren eine Zahlungsmethode, bucht aber während der 30 Tage nichts ab.

Kann ich die Testversion verlängern? Nein. Nach Ablauf der 30 Tage gibt es keine offizielle Möglichkeit zur Verlängerung mit demselben Konto. Ein zweites Microsoft-Konto für einen zweiten Test ist technisch möglich, nicht aber von Microsoft vorgesehen.

Was ist der Unterschied zwischen Office und Microsoft 365? Office war früher ein Einmalkauf (Office 2021 als letzte Einzellizenz ohne Cloud). Microsoft 365 ist das Abo-Modell mit stetigen Updates, Cloud-Speicher und neuen Funktionen — und heute der Standard.

Gibt es Office 2024 als Einmalkauf? Ja — Microsoft hat 2024 die Office LTSC 2024-Kauflizenz und Office Home & Business 2024 veröffentlicht. Einmalkauf, keine Cloud-Features, keine neuen Funktionen nach Release. Details im Beitrag „Wie viel kostet Microsoft 365 für immer?”.

Fazit — Was Sie wählen sollten

Für Privatnutzer mit leichten Anforderungen: Microsoft 365 für das Web reicht für Briefe, einfache Tabellen, Präsentationen. Wer mehr Speicher oder Desktop-Funktionen will, nimmt die 30-Tage-Testversion und entscheidet sich dann bewusst für oder gegen das Abo.

Für Schüler, Studierende und Lehrkräfte: Microsoft 365 A1 ist dauerhaft kostenlos — keine Ausrede mehr, mit OpenOffice zu arbeiten.

Für Unternehmen: Die kostenlose Web-Variante ist keine Option. DSGVO, eigene Domain, Admin-Center, Backup und Support sind Pflicht — und beginnen bei ca. 6 €/User/Monat mit Microsoft 365 Business Basic. Wer IT-Sicherheit ernst nimmt, landet schnell bei Business Premium (ca. 22 €/User/Monat) — inklusive Intune und Defender.

Wer unsicher ist, ob der eigene Tarif noch passt, bekommt von uns einen ehrlichen Check des Lizenz-Mix — ohne Vertriebsdruck, in 15 Minuten.

Weiterführende Quellen:

• Microsoft: Kostenloses Microsoft 365 Online
• Microsoft: Testversion Microsoft 365 Family
• Microsoft: Business Standard 1 Monat kostenlos testen
• Microsoft Learn: Testen oder Kaufen eines Microsoft 365 Business-Abonnements